报销管理制度.doc

编号：M/0146-20-03-3-25 版次3/0 发布日期2010.03.28 报销管理办法 1、目的规范各项开支的审批流程和完善付款审核的内部控制制度。2、适用范围和可阅读范围本制度规定了费用报销、采购付款等款项支付的相关审批流程。阅读范围为公司各部门。3、职责各部门必须根据财务部要求，在每年1月30日前将年度预算数分解到每月，运用间接费用模板进行年度预算的跟踪。同时将考核指标分解到每月，运用间接费用模板进行滚动预算的跟踪。并由财务部进行督查考核。责任部门职责描述财务部1.负责公司所有费用的审核、报销、跟踪、考核。2.负责审核各部门报销单据有无在模板中登记，审核报销单据的真实性、合法性、准确性。3.负责依据审核无误的、手续齐全的费用单据办理报销手续。4.负责间接费用、直接成本模板数据口径的统一，组织各部门运用间接费用、直接成本模板进行费用、成本预算执行情况跟踪，控制、揭示差异、分析原因，提出改进意见。5.负责间接费用、直接成本模板数据汇总、分析，提供考核数据。人力资源部1.负责公司职工薪酬（含劳动保护费）、劳务费年度预算、考核指标的分解，按明细费用项目分解到各部门。2.负责公司职工薪酬（含劳动保护费）、劳务费报销前的模板登记并盖章确认。3.负责部门内部各项费用年度预算、考核指标的分解，并进行费用报销前的模板登记并盖章确认。4.每批费用报销单据做一张汇总表，其内容包括：单据张数、费用项目、月度预算、报销金额、节超金额、制表人、部门负责人、分管领导、财务审核。5.退休、退养员工的薪资每月7日报送财务部，9日核发；在岗员工薪资每月12日报送财务部，15日核发；劳务费每月9日报财务部审核，10日核发；其他费用均在每月15日、25日集中报销。 6.负责公司职工薪酬（含劳动保护费）、劳务费的专题分析。综合部1.负责公司办公费、差旅费、业务招待费、样品酒费用年度预算、考核指标的分解，按明细费用项目分解到各部门。2.负责公司办公费、差旅费、业务招待费、样品酒报销前的模板登记并盖章确认。3.负责部门内部各项费用年度预算、考核指标的分解，并进行费用报销前的模板登记并盖章确认。4.每批费用报销单据做一张汇总表，其内容包括：单据张数、费用项目、月度预算、报销金额、节超金额、制表人、部门负责人、分管领导、财务审核。5.除驾驶员的路桥过路费每星期报销一次，其他费用均在每月15日、25日集中报销。 6.负责公司每月办公费、差旅费、业务招待费、样品酒的专题分析。生产部1.负责部门内部各项费用年度预算、考核指标的分解，并进行费用报销前的模板登记并盖章确认。2.每批费用报销单据做一张汇总表，其内容包括：单据张数、费用项目、月度预算、报销金额、节超金额、制表人、部门负责人、分管领导、财务审核。3.每批采购发票报销单据做一张汇总表，其内容包括：单据张数、物料名称、结存量、采购申请数量、金额，报销数量、金额，节超数量、金额，制表人、部门负责人、分管领导、财务审核。4.所有已到厂的物料必须在当月发票报账，否则因发票未及时报账而造成费用递延超预算的，按超额的5%对采购员和该部门仓管人员进行处罚。5.物资采购发票每星期报销一次，其他费用均在每月15日、25日集中报销。 6.负责叉车用油、叉车修理费、成品库领用纸箱、成品库酒损、物资库存量、库龄的专题分析。品管部1.负责部门内部各项费用年度预算、考核指标的分解，并进行费用报销前的模板登记并盖章确认。2.每批费用报销单据做一张汇总表，其内容包括：单据张数、费用项目、月度预算、报销金额、节超金额、制表人、部门负责人、分管领导、财务审核。3.费用均在每月15日、25日集中报销。 4.负责每月试验检验费、售后服务费的专题分析，包括市场协调费、酒质赔偿、包装售后投诉等。工程部1.负责依据集团战略投资管理总部批复，审核各部门固定资产新增、报废手续，登记台帐，盖章确认。2.负责公司公用工程费用年度预算、考核指标的分解，按明细费用项目分解到各部门。并进行费用报销前的模板登记并盖章确认。3.负责部门内部各项费用年度预算、考核指标的分解，并进行费用报销前的模板登记并盖章确认。4.每批费用报销单据做一张汇总表，其内容包括：单据张数、费用项目、月度预算、报销金额、节超金额、制表人、部门负责人、分管领导、财务审核。5.费用均在每月15日、25日集中报销。 6.负责每月固定资产、公用工程及部门费用完成情况分析。车间部门1.负责每月包装辅料、酿造辅料、修理费、机物料、各项消耗指标完成情况的分析。2.负责每月二级库帐内、账外配件使用情况分析。4、相关文件清单及术语、法律法规4.1 文件清单M/0146-20-03-3-25F01A 费用报销汇总表 M/0146-20-03-3-25F02A 预算外支出审批单M/0146-20-03-3-25F03A 物资采购发票报销汇总表企业会计制度5、KPI指标无6、识别出来的重要管理授权事项无7、识别出来的重大违规事项及追究制度违规事项追究制度违反本管理规定给公司造成损失资产损失责任追究制度8、程序内容流程关键控制点要点说明1.0报销管理流程1.1费用报销1.1.1首先部门对照预算，由部门负责人签批，其次经分管领导签字审批，并经相关职能部门审核登记，最后由职能部门将原始报销凭证汇总后交给财务部，财务部按照会计制度和本公司的内部管理制度，对照各部门预算，对原始报销凭证进行审核并签字确认。1.2费用审核报批1.2.1财务部有权不予接受不真实、不合法的原始凭证，并向公司管理层汇报；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回。并要求报销人更正、补充。经过以上程序后由财务部负责将报销单据交副总会计师审批，最后交总经理签批，签批程序结束后通知经办人完成报销手续。1.3预算内费用报销审批权限1.3.1报销单在经副总会计师签批后，报总经理批准后财务部安排付款或入账1.4预算内费用报销审批流程1.4.1见流程示意图财务部出纳初审签字1.5预算外费用审批1.5.1凡无预算的所有开支，一律由经办部门通过填制预算外支出审批单报批后方可办理报销付款。1.6采购报销付款审批流程（含固定资产采购）1.6.1采购报销付款审批流程同费用报销审批流程。1.6.2采购报销付款管理办法。1.6.2.1物资采购单笔金额在人民币2000元以下（含2000元）的报销单据，经以上审批流程后由财务安排直接付款。1.6.2.2物资采购单笔金额在2000元以上的报销单据，经相关审批流程，财务作为应付账款当月入账。1.6.2.3已计入应付账款的款项办理支付时，申请人应另外填写应付账款付款申请经部门负责人审批后交财务部，财务部核对金额无误后经副总会计师、总经理核准后办理支付。1.6.2.4生产部应在每月8日前提报当月采购明细的付款计划给财务部，由财务部对照合同条款及余额和帐龄进行核实后交副总会计师与总经理签批后财务部方可进行支付。1.7采购付款审批流程图1.7.1见流程示意图1.8在建工程及大修技改等相关付款审批流程1.8.1在建工程及大修技改付款审批流程同费用报销审批流程。1.8.2在建工程及大修技改单笔金额在人民币2000元以下（含2000元）的报销单据，经以上审批流程后由财务安排直接付款。1.8.3在建工程及大修技改单笔金额在2000元以上的报销单据，经相关审批流程，财务作为其他应付款当月入账。1.8.4已计入其他应付款的在建工程及大修技改款项办理支付时，申请人应另外填写付款申请经部门负责人审批后交财务部，财务部核对金额无误后经副总会计师、总经理核准后办理支付。1.8.5工程部应在每月8日前根据财务部提供的当月可用于工程付款的资金计划支付数提报财务部当月工程相关的明细付款计划，由财务部对照合同条款及余额和帐龄进行核实后交副总会计师与总经理签批后财务部方可进行支付。1.9 各项费用申请付款要点1.9.1见流程示意图1.10其他付款规定1.10.1预付款：除集团统一采购物资、资产设备按照采购总部要求支付预付款外，其他物资、资产设备采购原则上不允许预付款，如个别物资因市场价格波动等特殊原因需要预付款，必须经总经理同意后方可办理预付款，预付款不得超过采购总额的30%。1.10.2预付款可能存在的风险：对方不履行合同的风险；对方通过签订合同进行诈骗的风险；对方因法律纠纷导致的资产被冻结的风险; 对方因经营等问题而破产的风险。1.10.3对于以上各类预付款，如签订合同，必须附上合同会签单复印件。1.10.4开具增值税发票用：企业名称：税 号：地 址： 电 话：开户银行：帐 号：1.10.5凡与本制度相抵触的规定，按本制度执行。9.流程示意简图1.4.1预算内费用报销审批流程图职能部门审核盖章部门负责人审核并签字分管领导审核签字各部门准确填写各项报销凭证总经理核准签字副总会计师审核签字财务部负责人审核签字财务部出纳初审签字出纳付款1.7.1采购付款审批流程图2000元以下出纳按审批后的外来原始凭证粘贴单办理付款新发生采购行为填写外来原始凭证粘贴单审批流程同费用审批流程2000元以上财务按审批后的外来原始凭证粘贴单计入应付账款财务核对月初采购付款计划财务核实应付账款余额数申请人填写应付账款申请单出纳按审批后的应付账款申请书办理付款副总会计师签字总经理审批1.9.1 各项费用申请付款的要点类别所需清单相关文件物资采购类1、增值税发票2、必须附有请购单（ORACLE系统上线后实施）3、入库的需开具入库单、过磅单4、原、辅材料采购需有订单（ORACLE系统上线后实施）5、招标以外单笔10000元以上物资采购需提供2家以上供应商报价资料。6、对外委托加工物资，金额超过20000元以上的需提供2家以上的报价资料购买固定资产类1、审批完备的固定资产购置申请书，必须有正规发票。2、2万元以上的固定资产购置必须要通过招议标程序，签订合同3、2万元以下的固定资产购置必须提供两家以上供应商的原始报价单。4、设备进厂开箱验收单5、固定资产验收移交单1、固定资产管理规定2、固定资产购置申请书3、设备进厂开箱验收单其他资本性支出类1、提供合同会签单2、按合同进度付款3、支付进度款时，需附有发票或收据办公用品及劳防用品1、请购时根据预算填写请购单或物品申请单（ORACLE系统上线后实施）2、购买后填写入库单3、领用时填写领料单或领用凭据日常费用1、附上正规发票及正规收据，符合规定的必须开具增值税发票办公费差旅费业务费样品酒1、办公费、差旅费、业务费、样品酒先经综合部审核盖章后，再按相关审批流程办理报销。差旅费、通讯费及招待费用管理规定培训费用1、培训费先由人力资源部审核，经人力资源部审核签字后再按相关审批流程办理报销。进口相关付汇手续提供：1、合同 2、发票3、报关单 4、提货单（空运可复印件） 5、对方开户行及账号6、合资合作设备提供外管局批文10、记录或模板 附件1：M/0146-20-03-3-25F01A 费用报销汇总表 附件2：M/0146-20-03-3-25F02A