公司档案管理办法

档案管理办法档案管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为了进一步规范公司档案管理 维护档案的完整与安全 更好地为公司各项工作提供及时有效的档案信息 充分发挥档案的 价值 根据 中华人民共和国档案法 及 河南省档案管理规定 结合公司实际 制定本办法 第二条第二条 本办法所称档案是指公司的行政文书档案 基本建设 项目档案和音像档案 公司行政部门是档案管理部门 各部门应指 定专 兼 职档案员负责做好档案材料的收集 整理 立卷 归档 工作 并将专 兼 职档案人员名单在公司档案室备案 财务档案 人事档案分别由财务部门 企管部门进行整理 归档 保管 档案 室只提供档案存放空间 第二章第二章 归档范围归档范围 第三条第三条 凡是反映公司工作 具有查考利用价值的文件材料 均 属归档范围 主要包括文书档案 基本建设项目档案和音像档案 第四条第四条 文书档案包括上级机关文件 公司文件 相关单位文件 等 文书档案归档范围和保管期限见附表 1 第五条第五条 基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿 决 策到建成投产 使用 的全过程中形成的 应当归档保存的文件 包括基本建设项目的提出 调研 可行性研究 评估 决策 计划 勘测 设计 合同 施工 调试 生产准备 竣工 试生产 使用 等工作活动中形成的文字材料 图纸 图表 计算材料 声像材料 等形式与载体的文字材料 基本建设项目文件材料归档范围和保管期限见附表 2 第六条第六条 设备档案是指进厂设备的随及资料 装箱单 说明书 合格证 性能检验报告 安装调试记录 图纸等 及生产过程或技 改采购时的技术资料 第七条第七条 音像档案包括 一 公司重要工作及公司领导重大事务活动的纪实照片 录 音 录像 二 反映公司概貌的音像材料 三 公司召开重要会议形成的音像资料 四 公司领导在国内外重大活动中形成的音像资料 五 公司重要活动或重大事故形成的音像资料 六 上级领导授予公司的奖状 奖旗 证书等 第三章第三章 归档要求归档要求 第八条第八条 立卷归档的文件 应遵循文件形成规律的特点 保持文 件材料之间的有机联系 保证文件齐全 完整 便于保管和利用 第九条第九条 立卷归档的文件一律要求原件 部门要求者可存复印件 复制品 第十条第十条 立卷归档的文件材料种类 份数 页数均应齐全完整 第十一条第十一条 归档文件的整理单位一般以每份文件为一件 文件正 本与定稿为一件 正文与附件为一件 转发与被转发为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 起草文件 批阅文件不得用铅笔 和原珠笔 一律用钢笔或签字笔 第十二条第十二条 文件材料应区别不同情况进行排列 不可分割的文 件材料应顺序排列 即批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 重要法规性文件的历次修改稿顺序排列在定 稿之后 结论在前调查材料在后 文字在前图纸在后的原则有序排 列 第十三条第十三条 跨年度的请示与批复归档于复文年度 跨年度的总结 归档于针对的最后年度 没有复文的归档于针对的第一年度 跨年 度会议文件归档于会议召开年度 第十四条第十四条 音像资料应保证原版原件 图像清晰 音像档案应 加以必要的文字说明 一般包括时间 地点 内容 人物 背景 摄影者等 第十五条第十五条 案卷需要注明标题及保管期限 卷首为卷内文件目录 卷内文件均应顺序排列并在每页右上角统一编号 卷尾为填写案卷 情况说明及立卷人签字的备考表 案卷所有文字均应工整清晰 第十六条第十六条 案卷装订应保证结实 整齐 美观 永久 长期保管 的案卷 应用线绳以三孔装订 装订前应注意文件底边和装订对侧 的整齐 装订线不得压盖字迹 第十七条第十七条 文件装订时应拆除金属物 折叠整齐 装订线以外有 字迹的应加边 残破的文件应修补好 第十八条第十八条 归档时间及份数 各部门及车间要按时收 搜 集 整理各类文件材料 文书档 案在次年三月底前整理归档 基建归档在工程竣工后三个月内归档 周期长的项目可分阶段 分单项归档 设备档案在设备开箱时必须 会同档案人员进行技术资料核对登记并归档 重要的上级批文 省 建投来文和声像档案随及归档 归档文件材料一般为一份 重要的 利用频繁的和有特殊需要 的可适当增加份数 具有长期保存价值的电子文件 应制成一套相 应的纸质文件一并归档 第四章第四章 档案的管理档案的管理 第十九条第十九条 档案管理应根据各类档案形成内容 保管期限分门别 类登记保管 确保系统化 条理化和标准化 应充分运用计算机网 络技术 逐步实现档案管理的科学化和现代化 第二十条第二十条 各部门文件材料负责人应按规定立卷 存档 每年存 档时应履行档案移交签字手续 不得无故延期或拒交 如因特殊情 况不能按时移交的 须向公司档案室说明 第二十一条第二十一条 个人不得私自留存公司重要文件 资料 该归档 的文件资料必须按规定及时归档 部门 个人留存文件资料 不按 规定时间及时归档 视情节一次罚款 100 500 元 给公司造成损失 按损失额大小 依照 职工奖罚制度 予以处罚 直至追究法律责 任 第二十二条第二十二条 各部门移交的档案清单一式两份 由交接双方清点 无误后签字 各存一份 以备查考 第二十三条第二十三条 档案的保管期限原则上分永久 长期和短期 长期 为 15 50 年 短期为 1 15 年 第五章第五章 档案的借阅档案的借阅 第二十四条第二十四条 档案原则上不外借 如需借走档案 须经所属部门 负责人签字后方可办理借阅手续 重要档案借阅须经分管领导批准 借阅时间一般不超过七天 用后及时归还 特殊情况需要长期借阅 须经分管领导批准 第二十五条第二十五条 借阅档案必须要爱护 不准在档案文件上批注 勾 划 涂改 严禁对卷内文件折叠 撕毁或拆卷 第二十六条第二十六条 严格遵守保密制度 严格控制借阅范围 借阅档案 要妥善保管 不得将借阅档案带出公司 不得转借他人 严防泄密 和遗失 第二十七条第二十七条 绝密级文件 资料不得全文抄录 确因工作必须摘 录的 须经公司领导批准 并履行登记手续 未经同意 不得擅自 复印 翻印和摘抄 第二十八条第二十八条 保密文件的复制必须履行审批 登记手续 要严格 按照批准的份数 不得擅自多印留存 复制文件应按原文密级进行 管理 复制中形成的废页应作为密件销毁 第二十九条第二十九条 查阅 借阅 复印档案如发生丢失现象 要追究当 事人责任 造成经济损失的给予行政处分 严重者开除 第三十条第三十条 各部门 下属人员 经部门领导同意后 原则上只允 许查阅本部门移交的档案 超出此范围 一般的须经公司行政部经 理批准 重要的机密视档案分类情况由公司领导批准方能查阅 第三十一条第三十一条 外单位查阅档案要持介绍信 一般性的必须经公司 行政部经理批准 重要的机密须经公司领导批准 第三十二条第三十二条 各类档案原则上不能借出档案室 以确保档案原件 的安全 第三十三条第三十三条 凡需借出档案室的档案一律要登记 借阅期为一周 到半个月 延长时间须重新登记 在借阅期内如遇到非常情况或借 阅人调动 公差 休假 探亲时 应及时返还借用的档案材料 第三十四条第三十四条 借阅的档案 资料不准涂改 污损 抽换 剪接拆 散 不准乱写乱画 不准转借他人 返还档案资料时要逐张清点 经审查无问题 方可履行注销手续 第三十五条第三十五条 财务档案和人事档案要财务部门和企管部门派人随 同查阅 并在指定阅档室内阅档 未经批准不得抄录 第三十六条第三十六条 查阅人要求复印所查文件材料 一般的由公司行政 部经理批准 重要的由公司领导批准 第三十七条第三十七条 查阅档案的人员 必须遵守档案室有关规定 必须 严守阅卷的保密要求 不得泄露案卷保密内容 第六章第六章 档案的鉴定与销毁档案的鉴定与销毁 第三十八条第三十八条 公司档案保存价值鉴定小组负责鉴定档案保管期限 鉴定小组由公司分管领导 有关部门负责人及档案管理部门负责人 组织 第三十九条第三十九条 档案的销毁由档案保存价值鉴定小组进行严格审查 提出存毁意见 报分管领导批准后 档案管理部门执行 第四十条第四十条 销毁档案应由两人以上在指定地点监销 监销人须在 销毁清册上签字 第七章第七章 档案保密制度档案保密制度 第四十一条第四十一条 档案管理须严格遵守档案保密制度 一 对公司下发的保密文件及重要会议资料各单位进行妥善 保管 并进行登记管理 不得乱扔乱放 二 在对外交往 公共场所 私人交往 通信中不得泄漏公 司机密 不得向外提供档案和档案内容 三 严禁档案文件材料外出复印 严禁向废品收购部门出售 档案文件材料 四 如发现泄密 盗窃或出卖档案者 视情节轻重给予通报 批评和经济制裁 涉嫌犯罪的 移交司法机关依法追究刑事责任 第八章第八章 档案密级档案密级 第四十二条第四十二条 按照企业有关保密的规定 凡涉及企业生产经营和 利益的 尚未公开或不准公布的事项 都属于保密的范围 第第四十三四十三条条 保密等级分为 机密 秘密 二种 机密 是重要的公司秘密 泄露会使公司的生产 经营 安全和利益遭受 严重的损害 秘密 是一般的公司秘密 泄露会使公司的生产 经营 安全和利益遭受损害 一 股东会 董事会会议纪要 决议 记录及会议资料 机 密 二 未经公开的公司总体规划和详细规划档案资料 机密 三 重要科研生产设计 施工资料 机密 四 未经公开的与国内外有关单位签订的合同 协议等文件 材料 机密 五 未经公开的上级单位的重要批复 秘密 六 公司在法律事务中形成的文件材料 秘密 七 未经公开的总经理办公会议和经济分析会议纪要 记录 和讨论通过的文件材料 秘密 八 公司环保 安全 消防工作的验收及竣工决算验收过程 中形成的重要文件材料 秘密 九 对公司人员的影响大 问题严重的处分材料 秘密 第九章第九章 附附 则则 第四十四条第四十四条 本办法由公司档案管理部门负责解释 第四十五条第四十五条 本办法自发布之日起试行 附件 1 文书档案归档范围和保管期限表文书档案归档范围和保管期限表 1 党委及成立相关组织的会议的文件材料 1 1 领导人讲话 选举结果 讨论通过的文件 决议 纪要 会议记录 简 报 重要的照片 录音 像 带等文件材料 永久 1 2 小组会议记录 参考文件 计划 总结等文件材料长期 2 公司召开的股东会 董事会会议的决议 决定 纪要 记录 重要的声 像材料等 永久 3 上级机关召开的重要会议文件材料 3 1 主要文件材料长期 3 2 其它文件材料短期 4 上级来文 4 1 上级批文和上级单位颁发的针对本单位要执行的重要的文件材料永久 4 2 上级单位下发的属本单位要执行的一般文件材料长期 4 3 其它需要执行的文件材料短期 5 上级领导视察本单位工作时形成的题词 讲话 声像等重要文件材料永久 6 公司印发的 包括转发及与其他单位联合印发的 各种正式文件的签发 稿 印刷稿及重要文件的修改稿 永久 7 公司经理办公会的记录 纪要 专题会议纪要 讨论通过的文件永久 8 公司召开的经济分析会等一般专业会议文件材料 8 1 纪要 通知 总结 讲话 报告 重要的声像材料长期 8 2 典型材料 代表发言 简报短期 9 公司领导因公务活动形成的重要文件 电报 及从其他部门带回与公司 有关的文件 长期 10 公司在法律事务中形成的文件材料长期 11 上级单位的重要的批复 原件 永久 12 公司工作活动的工作总结 报告 12 1 主要职能活动年度和年度以上的 重要专题的永久 12 2 半年的 季度的 一般专题的长期 13 公司计划 规划 控制数字 13 1 年度和年度以上的永久 13 2 季度的 月份的短期 14 公司环保 安全 消防 职业病防治工作的验收 工程竣工决算验收 过程中形成的重要文件材料 永久 15 安全例会 隐患整改材料长期 16 公司成立 合并 机构设置 撤并 名称更改 组织简则 工作条例 人员编制 启用印信文件材料 永久 17 公司制定的章程 各项规章制度等文件永久 18 公章使用登记表 收文 发文登记簿长期 19 公司内部机构负责人的任免材料长期 20 公司劳动模范 先进工作者等的文件材料长期 21 公司对有关人员的处分材料 21 1 影响大 问题严重的永久 21 2 一般的长期 22 公司组织沿革 大事记 反映公司重要活动事件的文字材料 荣誉奖 励证书 永久 23 公司财产 物资 档案等的交接凭证长期 24 公司与国内外有关单位签订的合同 协定 协议书等文件材料 永久 25 公司关于出国考察 友好往来 参加会议等外事活动中形成的请示 报告 计划 考察总结 会议纪要 互赠礼品清单 工作往来文件等 永久 26 相关单位与公司在工作中形成的文件 26 1 重要的长期 26 2 一般的短期 附件 2 基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表基本建设项目文件材料归档范围和保管期限表 序号序号归归 档档 文文 件件保管期限保管期限 一一可行性研究 任务书可行性研究 任务书 1 项目建议书及批复永久 2 可行性研究报告永久 3 项目评估永久 4 环境预测 调查报告永久 5 设计任务书 计划任务书永久 二二设计基础材料设计基础材料 1 工程地质 勘察设计 勘察报告 地质图 勘察记录 化验报告 重要土 岩样及说明永久 2 地形 地貌 控制点 建筑物 构筑物及重要设备安装测量定位 观测记录永久 3 水文 气象 地震等其他设计基础材料永久 三三设计文件设计文件 1 初步设计永久 2 技术设计永久 3 施工图设计短期 4 技术秘密材料永久 5 设计计算书长期 6 关键技术试验永久 7 总体规划设计永久 8 设计评价 鉴定及审批永久 四四工程管理文件工程管理文件 1 征用土地批准文件及红线图 拆迁 补偿协议书永久 2 承发包合同 协议书 招标 投标文件永久 3 施工执照永久 4 环保三同时 消防 卫生等文件 水 暖 电 煤气供应协议书永久 五五施工文件施工文件 1 1 土建施工文件土建施工文件 开工招工 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要长期 施工组织设计 施工方案 施工计划 施工技术措施 施工安全措施 施工工 艺 长期 原村料及构件出厂证明长期 建筑材料试验报告长期 设计变更 工程更改洽商单 材料代用核定审批永久 施工定位测量 地质勘察永久 土 岩试验报告 基础处理 基础工程施工图永久 施工记录 日记 大事记长期 隐蔽工程验收记录永久 工程记录及测试 沉陷 位移 变形观测 记录事故处理报告永久 分项 分部 单位工程质量检查 评定长期 交工验收记录证明长期 施工总结 技术总结长期 竣工报告 竣工验收报告永久 2 2 设备及管线安装施工文件设备及管线安装施工文件 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要长期 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施长期 设计变更 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批长期 焊接试验记录 报告 施工检验 探伤记录长期 隐蔽工程检查验收记录长期 强度 密闭性试验报告长期 设备调试记录短期 施工安装记录 安装质量检查 评定 事故处理报告长期 系统调试 试验记录长期 管线清洗 通水 消毒记录短期 管线标高 位置 坡度质量评定长期 中间交工验收记录证明 工程质量评定长期 竣工报告 竣工验收报告长期 3 3 电气 仪表安装施工文件电气 仪表安装施工文件 开工报告 工程技术要求 技术交底 图纸会审长期 施工组织设计 施工方案 施工计划 技术措施长期 设计变更 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批长期 调试 整定记录长期 性能测试和校核长期 施工安装记录 质量检查评定 事故处理报告长期 操作 联动试验长期 电气装置交接记录长期 中间交工验收记录 工程质量评定长期 竣工报告 竣工验收报告长期 六六竣工文件竣工文件 1 项目竣工验收报告永久 2 全部竣工图永久 3 项目质量评审材料永久 4 工程现场声像材料永久 5 竣工验收会议决议文件永久 七七生产技术设备 试生产生产技术设备 试生产 1 技术准备计划长期 2 试生产管理 技术责任制长期 3 开停车方案短期 4 设备试车 验收 运装 维护记录长期 5 试生产产品质量鉴定报告长期 6 安全操作规程 事故分析报告长期 7 运行记录短期 8 技术培训材料短期 9 产品技术参数 性能 图纸永久 10 工业卫生 劳动保护材料短期 八八工艺 设备工艺 设备 1 工艺说明 规程 路线 试验 技术总结长期 2 产品检验 包装 工装图 检测记录长期 3 制浆 造纸