医药电子商务交易系统.doc

安徽医药招标中心 医药电子商务交易系统医药电子商务交易系统 用户使用手册用户使用手册 软件开发 安徽省医药招标中心 手册编号 OPV1 04 用户角色 采购方 医疗机构 发布日期 2008 年 9 月 安徽医药招标中心 目目 录录 1商品说明商品说明 1 2业务流程说明业务流程说明 2 2 1采购药品目录 2 2 2采购方制定采购计划 发送订单 2 2 3配送企业确认订单 2 2 4电子合同的生成 3 2 5药品的发货 到货确认 3 2 6药品的退货 退货确认 3 3名词解释名词解释 3 4通用操作方法说明通用操作方法说明 4 4 1页面按钮说明 4 5功能操作功能操作 6 5 1登录与退出系统 6 5 1 1登录 6 5 1 2退出 7 5 1 3取回密码 7 5 2设置管理 9 5 2 1界面设置 9 5 2 2用户密码修改 9 5 3企业信息子系统 11 5 3 1本企业信息查看 11 5 3 2企业信息综合查询 12 5 4交易产品 12 5 5合同成交子系统 16 5 5 1电子合同 16 5 6订单管理子系统 18 5 6 1制定采购计划 18 5 6 2药品到货确认 20 5 6 3退货处理 22 5 6 4交易记录查询 24 5 6 5交易客户管理 24 5 7结算子系统 25 5 7 1应付帐款管理 25 5 7 2已付款管理 25 5 7 3企业累计信息 26 6系统要求系统要求 27 7软件声明软件声明 27 8技术支持技术支持 28 安徽医药招标中心 第 1 页 1商品说明商品说明 安徽省医药电子商务系统 以下简称 商务系统 为独立的第三方药品电 子交易平台 为医疗机构 药品生产企业 药品经营企业的药品交易提供服务 并致力维护交易各方利益的均衡 是一个完全开放 公开 公平 公正的医药 电子交易系统 同时监管部门可对药品流通进行全过程跟踪和处理 实现从药 品品种相关数据搜集处理 药品生产 经营 企业资质审查 药品交易全程实 时监控 以保证药品交易的规范 便捷 有效 交易系统设置四个角色 分别为政府监管部门 运营商 采购方 配送企 业 政府监管部门包括纠风办 卫生 药监 物价等政府相关部门 运营商为 交易系统的建设者 即安徽省医药招标中心 是交易系统的日常维护和商业运 营的主体 采购方为非盈利性和盈利性医疗机构 配送商为承担药品销售及配 送的药品经营企业 本使用手册适用于采购方 医院 角色 安徽医药招标中心 第 2 页 药品采购系统包括权限管理子系统 交易产品 企业信息子系统 订单管 理子系统 合同成交子系统 结算子系统 监管中心 权限管理子系统包括用 户 用户权限分配 企业信息子系统包括生产商 经销商 配送商 医疗机构 企业信息综合 交易产品包括 交易产品 医院采购目录 订单管理子系统 制定采购计划 买方 供应商确认订单 卖方 药品发货处理 卖方 药品 到货确认 买方 退货处理 买方 商家退货确认 卖方 交易记录查询 交易客户管理等功能模块 合同成交子系统包括合同成交 数字签名 模块 交易结算子系统包括应收帐款管理 应付帐款管理 已收款管理 已付款管理 企业累计信息管理 交易服务费管理 监管中心包括投诉处理 信息发布 市 场与交易处理等模块 2业务流程说明业务流程说明 2 1采购药品目录采购药品目录 明确采购商品的范围 采购商品的配送企业 数据来源为政府指导下的药 品集中招标 药品限价竞价等项目的执行结果 其中有商品的采购价 零售价 默认的配送企业等等 2 2采购方制定采购计划 发送订单采购方制定采购计划 发送订单 采购方制定采购计划 采购方已确定本企业欲采购商品的范围和相应的配 送企业 然后由此来挑选商品进行拟定采购计划 填写药品名称 采购量后保 存 由采购方的管理者审核后 系统会自动按照不同配送企业对采购计划进行 拆分 生成多张订单 并自动发送 2 3配送企业确认订单配送企业确认订单 配送企业进入交易页面 点击进入供应商确认订单 即可对采购方发过来 的订单进行阅读并处理 对于没有库存的商品做缺货处理 对于有充足货源的 商品 应满足所有的订单量 填写的出库数量应当等于订单量 对于货源不足 安徽医药招标中心 第 3 页 的商品 可和买方沟通后 先满足一部分的订单量 填写的出库数量应当小于 订单量 2 4电子合同的生成电子合同的生成 交易环节中电子合同的产生依赖两个环节 一个是配送企业确认订单 另一 个是采购方对订单进行审核 双方审核通过的订单 即生成电子合同 当采购 方常规要素设置中合同审核条件设置为自动通过确认时 只要配送企业确认的 订单 即可直接生成电子合同 2 5药品的发货 到货确认药品的发货 到货确认 电子合同生成以后 配送企业确认商品正式出库 并实现分批发货 采购 方在采购订单的到货确认界面可以用来对配送企业的发货情况进行确认 如果 部分商品数目有偏差 可输入真实到货量 其余缺失的数量 就会产生差异处 理列表返回给供应商 应收应付的金额根据实际到货情况形成 2 6药品的退货 退货确认药品的退货 退货确认 退货 如果采购方对某些商品想要进行退货操作 可以点击进入采购退货 单 选择某些商品进行退货 退货确认 配送企业收到采购方的退货商品后 在网上的药品退货确认模 块进行商品和数目的确认 审核通过即表示认可了退货的条目和数量 3名词解释名词解释 采购计划 采购计划 采购方通过网上系统制定的采购商品列表和数量 订单 订单 采购方制定好采购计划审核通过后生成订单 系统按不同配送企业 拆分采购计划 生成订单 同时生成唯一订单号 合同 合同 经配送企业和采购方双方确认后的订单 称为合同 具有法律效应 安徽医药招标中心 第 4 页 4通用操作方法说明通用操作方法说明 4 1页面按钮说明页面按钮说明 新 增 单击按钮 打开一个新增编辑窗口 保 存 选中一条数据后双击 或打开一个显示选中数据详细信息的编辑页面 修改后点击保存按钮 删 除 选中数据后 在其首行打勾 如果当前数据符合系统约束的条件 单击 按钮 删除所选数据 统 计 单击按钮 可选择已提供的分类汇总模版 根据需要设置查 看分类汇总报表 更 多 单击按钮 显示如下可操作按钮菜单 选择需要的按钮执行 对应的操作 图 1 1 1 更多 统 计 单击统计按钮 可选择已提供的分类汇总模版 根据需要设置查看分类 汇总报表 导 出 单击 导出 打开一个导出编辑窗口 可用系统默认的文件名或自定 义文件名 设置导出文件类型 Excel CSV 文本文件 导出 可以链接查看导出目录 打 印 单击 打印 根据缺省或选择的模板打印当前页 导 入 单击 导入 打开一个导入编辑窗口 导入 Excel 文件 批量创建数据 可以提高工作效率 但请注意导入使用的 Excel 文件格式 导入的 excel 文件格式可通过下 载模板得到 同时文件的容量上限为 1MB 超过 1MB 的文件必须拆分成多个文件 安徽医药招标中心 第 5 页 复 制 选中某条数据后在其行首打勾 然后单击 复制 等同打开一个新增的 页面 所有值都默认为所选数据行 可以根据需要编辑后保存 短 信 单击 短信 将指定表单的内容在指定时间或定期发送到用户的手机上 批量新增 单击 批量新增 打开一个批量新增编辑窗口 可以同时编辑 20 条数 据 比新增工作效率高 修改选中行 在选中某些数据行后 单击 修改选中行 打开一个修改页面 填写 需要修改的数据后提交 所有选中行的部分值都会按照修改内容发生改变 修改结果集 打开一个批量修改页面 填写后提交 所有符合查询条件的数据行都 会按照修改内容发生改变 刷 新 单击按钮 与服务器交换数据 更新当前页面 保 存 行 单据按钮 保存输入数据并且在特定情况下打开新的页面添 加明细数据 复 制 到 单击按钮 打开一个复制编辑窗口 复制数据库现有的数据 节省了重复工作的时间 提 交 单击按钮 提交当前编辑的数据 查 询 在上面查询页面填写好条件后 点击按钮 在下面的页面显示满足 条件的结果 设置模板 单击按钮 打开一个设置模板页面 编辑后保存 以后 在此页面新增时 就会以此模板的样式显示 关闭窗口 单击按钮 放弃对当前数据的编辑操作 并关闭编辑窗口 增加批注 单击按钮 在新窗口打开批注编辑页面为该页添加或修改批注 用户 可以在系统中对任何对象添加批注 只要有权限查看此对象 批注可以新增 但不能修改 和删除 最后一个增加的批注将直接显示在相关的对象的界面上 由于批注的不可撤销性 批注可以作为用户对对象签名的手段 当前过滤设置 如所示的表示当前显示数据满足的过滤条 件 安徽医药招标中心 第 6 页 5功能操作功能操作 5 1登录与退出系统登录与退出系统 5 1 1登录 打开首页如下图所示 在页面左侧用户登录处直接点击 登录 按钮进入 登录 页面 点击进入登录的界面如下图所示 输入用户名和密码 点击登录按钮 就可以进入管理页面了 安徽医药招标中心 第 7 页 5 1 2退出 登录成功后 可随时点击页面上方导航栏的 注销 按钮来注销用户登录 身份如下图所示 也可以随时点击 首页 按钮返回登陆后首页如上图所示 5 1 3取回密码 如果忘记密码后 点击取回密码按钮就可以取回密码了 点击取回密码按钮 如下图所示 填上相应的内容 如下图所示 安徽医药招标中心 第 8 页 点击下一步 如图所示 填上在第一次登录的时候系统让您输入的问题与答案 如下图所示 点击下一步 如图所示 填上新密码 密码要保持一致 如下图所示 点击确定 如下图所示 这样密码就好了 就可以用新的密码登录了 登录后进入子系统在系统导航栏 目下点击 密码找回设置 如下图所示 安徽医药招标中心 第 9 页 在此页面上增写您便于记忆的问题和答案 按 确定 按钮提交后此次设置已 完成 5 2设置管理 5 2 1界面设置 登录后请点击页面上方导航栏的 设置 按钮来进入设置页面 我们的系 统为您提供六种不同的颜色的界面 您可以根据自己的喜好来选择自己所喜欢 的颜色界面 如下图所示 5 2 2用户密码修改 登录后 在系统导航栏目下您可以看到左侧有 修改密码 密码找回设 安徽医药招标中心 第 10 页 置 我的文件夹 三个子栏目 如下图所示 点击 修改密码 子栏目 您就可以进入修改密码页面了 修改密码页面 如下图所示 页面中间是密码修改口 输入新密码后确定即可成功保存修改 系统要求密码 必须为数字 大小写字母组合 最小六位 不支持空格 有效期一年 另 登录后 在页面右上角点击设置链接 进入设置页面如上图 然后点 击右下角的修改密码链接即可进入修改密码页面 这样我们也可以修改密码了 修改页面如下图 页面中间是密码修改口 输入新密码后确定即可成功保存修改 系统要求 安徽医药招标中心 第 11 页 密码必须为数字 大小写字母组合 最小六位 不支持空格 有效期一年 在修改完用户名和密码以后 请重新登录 以使新用户名和密码生效 边界值 密码位数边界值为 0 16 5 3企业信息企业信息子系统子系统 5 3 1本企业信息查看本企业信息查看 采购方 医院 登录后 如下图所示 点击 公共基础 打开 医疗机构 如下图所示 即可查看本企业名片 双击此条信息就看到现有的企业完整信息 如下图所示 5 3 2企业信息综合查询企业信息综合查询 点击打开 企业 综合 即可查看所有企业名片 完整信息 通过上面 安徽医药招标中心 第 12 页 的查询条件进行过滤查找 如下图所示 查找方式包括 全称 模糊查找 简称 模糊查找 机构编码 经营许 可证 模糊查找 企业根据自身填写一项或者多项的查询条件 查询条件的关 系是 与 的关系 5 4交易产品交易产品 5 4 1 1 交易产品交易产品 本系统所能用到的产品都是从药招集中采购所入围的产品 没有入围的产品 是无法进入该交易产品中的 但采购方可以在这交易产品栏里查到任何可以需 要的类似的产品 如下图所示 用户可通过上面的查询条件进行过滤查找 找到相应的产品 如下图所示 安徽医药招标中心 第 13 页 5 4 1 2 医院采购目录医院采购目录 如果医院需要采购某种药品 医院制单员可以在此界面上添加相应的采购目 录 点击医院采购目录在点后 如下图所示 选上相应的选项 采购目录编码是医院自己为了便于自身企业管理而设的编 码 点击保存如下图所示 点击关闭按钮 再点击后如下图所示 医院制单员也可以通过导入的方式进行批量新增采购目录 本系统所有的页 面都提供了 excel 批量导入功能 点击更多如下图所示 安徽医药招标中心 第 14 页 选择导入 首次导入请点击 下载模板 见下图所 示 保存模板后 把数据输入下载的模版 excel 后 保存 点击浏览 找到本地已经刚输入好采购目录的 excel 表格 点击 导入 按 钮 系统自动进行字段读取和匹配 如果没有错误 系统会显示成功导入 否 则系统会显示出错误数据集 并给出错误类型描述 请操作者按照提示找到未 成功导入的采购目录 了解原因 以便再次导入 为了提高导入速度 减小出 错可能 我们建议每次导入的商品尽量不要超过 500 条 注意 以下几种情况下 商品信息导入时会提示出错 A 中文符号和英文符号的区别 B 相应的配送企业不属于有效配送企业 C 某采购目录在本医院的采购目录中已经存在 D 产品编码重复 成功导入的采购目录会进入该医院采购目录 返回采购目录列表界面可以查 看到所有已经添加好的采购目录 并进行查缺补漏 剔除不需要商品的操作 这样医院如果缺少采购目录上的产品 就可以制定相应的采购计划 安徽医药招标中心 第 15 页 医院制单员也可以对所做的采购目录进行相应的修改 有两种方式 一是 双击要修改的采购目录单 如下图所示 二是点击如下图所示 修改完后点击保存 然后再点击使其恢复到只读的模式 医院制单员也可以对其进行删除 只要选中要删除的采购目录 点击删除 按钮 那条采购目录就会被删除了 5 5合同成交子系统合同成交子系统 5 5 1电子合同电子合同 电子合同是采购方 医院 与配送方进行交易产品所签订的电子合同 为 以后产品交易提供依据 医院人员点击交易系统树型结构下的合同成交子系统 电子合同 界面如下 图所示 安徽医药招标中心 第 16 页 医院人员点击 新增 按钮 如下图所示 填上相关内容 以及要采购的药品目录 点击如下图所示 然后点击 签名 按钮 如下图所示 安徽医药招标中心 第 17 页 再次点击签名按钮出现如下对话框 按确定后 此次签名就已完成 回到电子合同页面 在页面上甲方已签章显示 为 是 甲方签字人和甲方签字日期系统将会自动填上 如下图所示 安徽医药招标中心 第 18 页 医院人员也可以在补充条款中 填上相应的细节 这样医院方签名已完成 等待配送商的签名 只要配送商确认签名后 系统会 自动的将此单据设为提交状态 此合同就不能更改 这样 电子合同就自动生 成了 如下图所示 只要合同还是未提交状态 医院就可以更改和取消此条合同 但配送商是 没有权限更改合同的内容 只有签名的权限 另医院想取消此次合同可以按 进入取消签名页面 如下图所示 点击取消签名按钮后出现下图所示对话框 安徽医药招标中心 第 19 页 按确定后此次合同就正式取消了 5 6订单管理子系统订单管理子系统 登录成功后 可以点击进入交易系统进行药品交易操作 下面结合流程 图详细介绍每个子模块的功能特点和操作方法 5 6 1制定采购计划制定采购计划 流程 流程 医院根据实际的需求制定采购计划后 提交 然后经由本医院审核 后发送 点击订单管理子系统下的子菜单制定采购计划 进行相应的增加采购计划 手工新增 点击 新增 按钮 如下图所示 填上相应的内容 点击 保存 按钮后 如下图所示 安徽医药招标中心 第 20 页 然后新增相应的采购计划单明细 只要填上采购目录编号 药品可以不填 会在保存后自动查找出相应药品 添加到药品栏中 点击 保存行 按钮 如下图所示 再点击 保存 按钮 如下图所示 也可以做多个采购计划单明细 然后点击 提交 按钮 系统会提示是否要 执行此动作 如果点否 系统还回到上面的界面 如果点是 系统会再提 安徽医药招标中心 第 21 页 示出 该计划单已下单 商家正在确认中 点确定后会显示如下图所示 制定采购计划可以由医院的制单员进行添加 也可以由主任进行添加 但采 购计划保存后 必须由医院的主任经过确认后 选中所要提交的行 点击 提交 按钮后 如下图所示 然后双击你所选中的行就可以查看订单已经提交页面了 如下图所示 在提交前 制单员或医院主任可以对其进行修改和删除 一旦被提交 就不 能修改了 提交后 就等着供应商进行确认了 5 6 2药品到货确认药品到货确认 医院采购员或者主任点击订单管理子系统 药品到货确认 如下图所示 安徽医药招标中心 第 22 页 绿颜色的单据表示已经确认过的全部到货药品 黑色的单据表示还没有完全确认的到货药品 双击上图第四条 如下图所示 因为医院的采购计划单 计划采购该药品数为 100 而发货方由于某种原 因只发了 50 所以未到货列表的界面上显示了该条信息 现在到待入库列表界面如下图所示 医院收到该药品的具体数量后 就在到货数量栏里填上相应的数量 点击 保 存 按钮 此单据的状态已改变 已经到了已到货列表栏里 如下图所示 在订单明细综合列表 如下图所示 安徽医药招标中心 第 23 页 如果配送商发货的数量小于采购计划数量 而医院又不想要该药品剩余的数 量 可以点击 作废 按钮 如下图所示 结果如下图所示 系统会自动地将此单据传到配送商的界面上 而且在订单明细综合列表里也 做了纪录 如下图所示 如果待入库列表上的数额与真正到货的数量有差距 可以在该栏里填上相 应的数量 保存后 会产生差异处理列表 传到配送商的界面上等待确认 这样药品采购就完成了 5 6 3退货处理退货处理 如果发现配送商的药品有质量问题或者有其他原因的话 医院可以将配送 商发的药品退回去 点击订单管理子系统 退货处理 界面如下 点击 新增 按钮如下图所示 填上相关数据 点击 保存 按钮后 如下图所示 安徽医药招标中心 第 24 页 添加采购退货单明细 在下面填上要退的相应药品以及退货数量 然后点击保 存如下图所示 关闭窗口如下图所示 选中未提交的单据 点击 提交 按钮后 如下图所示 这样采购方 医院 就可以等待配送商对此单据进行同意确认 如果配送商已确认 如下图所示 因双方商议过采购方 医院 的退货单被配送商驳回 驳回后的页面如下图所 示 安徽医药招标中心 第 25 页 医院制单人员可以删除此次退货记录 5 6 4交易记录查询交易记录查询 采购方 医院 点击子系统中左边树型结构中的交易记录查询 界面如下图 所示 采购方可以通过上面的查询条件来进行查询 双击箭头所指的那条记录就可以查看到此次交易的详细信息 如下图所示 安徽医药招标中心 第 26 页 5 6 5交易客户管理交易客户管理 采购方 医院 点击子系统中的左边树型结构中的交易客户管理 界面如下图 所示 采购方可以通过上面的查询条件来进行查询 双击箭头所指的那条记录就可以查看到此次交易的详细信息 界面如下图所示 5 7结算子系统结算子系统 目的 目的 通过网上交易系统 对已经成功签订药品交易合同中采购方 医院 到货确认药品进行付款结算 通过银行的系统接口完成支付 减轻用户奔 波银行的辛苦 避免现金交易带来的风险 5 7 1应付帐款管理应付帐款管理 采购方 医院 在收到配送商的药品并且确认后 对于采购方 医院 来说 系统会自动会按照交易价产生相应的应付款 而采购方如果提出退 货的申请 并且配送方同意接收退后 系统也会自动产生相应的应付款 注意 金额为正数的表示 该医院要付给配送商的钱 如果为负数 则表注意 金额为正数的表示 该医院要付给配送商的钱 如果为负数 则表 安徽医药招标中心 第 27 页 示为由于退货产生的金额 示为由于退货产生的金额 采购方 医院 在点击结算子系统 应付款管理 界面如下图所示 其中 订货单产生的应付单据如下图所示 由退货单产生的单据如下图所示 5 7 2已付款管理已付款管理 该界面的目的为采购方 医院 根据采购单 医院在已付款管理进行的填写一 系列的账目和退货成功后 配送商还款的信息 他们的金额为负数 点击已付款 界面如图所示 手工新增如下图所示 保存如图所示 安徽医药招标中心 第 28 页 关闭窗口如图所示 然后选择该项进行提交 就会在企业累计信息里产生相应的