公司文件管理制度.doc

XX公司文件密级普通编号XX-XXX-2011-001简称公司文件管理制度所属部门合同管理部版本第一版共 6页编制审核批准生效期XXXX年X月XX日公司文件管理制度一、目的（备注：采用四号仿宋体-GB2312加粗一一文件备注内容采用五号字体） 为对与公司经营管理行为有关的文件及资料进行控制，确保所有使用的文件具有统一性和有效性。二、适用范围 凡本公司之各种规定、程序、办法、标准及其一切相关事项与赖以执行的法律法规等外来文件。三、定义： 1、公司级文件：公司所有部门及个人都必须遵守的文件或制度； 2、部门级文件：多部门需要遵守的文件或制度； 3、部门内文件：在一个部门内执行的制度、标准。 4、名词定义： 4.1制度：指要求公司成员共同遵守的，按一定程序办事的规程性文件； 4.2办法：指公司针对某项工作依照其所需标准制定的考核奖惩性的文件； 4.3标准：指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件； 4.4通知：是批转下级、转发上级、传达事项，发布制度、任免人员时使用的文件； 4.5通报：是表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况的文件，是一种有较强的教育作用和指导作用的周知性下行文； 4.6报告：是向上级领导汇报工作、反映情况，答复上级领导询问的文件；4.7请示：是向上级领导请求指示，批准的文件;4.8批复：是指导性的下行文，是上级领导答复下属请示事项的公文；4.9函：是不相隶属的单位之间相互商洽工作，提出和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件；4. 10流程：是一组输入通过特定行动准则达到特定输出的过程：4. 11会议纪要：是记载、传达会议情况和议定事项的文件；4. 12计划：是部门单位或个人对未来一定时期内要做的工作或要完成的某项任务，提出某些设想，作出具体安排；4. 13总结：是国家机关、社会团体、企事业单位和个人对过去一段工作的回顾和分析评价，判明得失利弊，提高理性认识，用以指导今后工作的书面材料;4. 14方案：指部门或个人出台的项目性工作计划书;4. 15手册：指作为指导员工开展工作的程序、方法的综合性文件；四、职责1、总经办负责本文件的起草、执行、监督，修改工作；2、各部门负责本部门相关文件的起草、执行、监督及修改工作。五、文件管理程序1、文件编号XXXXXXXXZJB2011001 第几号文件（第1份文件）编制年份 （2011年）部门编号（总经办）公司名（公司缩写）2、文件起草及审批2.1文件起草：公司或部门认为有必要进行标准化的管理行为。公司级文件：总经办起草；部门级文件：牵头部门起草；部门内文件：部门自己起草。2.2文件审核：公司级文件：相关分管领导审核；部门级文件：相关部门会签审核；部门内文件：部门分工负责人审核。2.3文件批准：公司级文件：总经理批准；部门级文件：分管副总批准，若涉及到两个副总由总经理批准；部门内文件：分管副总批准。2.4文件的修订与废止：公司级文件：总经理批准；部门级文件：分管副总批准，若涉及到两个副总由总经理批准；部门内文件：分管副总批准。3、文件内容规定3.1标题：在眉首横线下空两格，用小2号访宋GB2312字体加粗：标题一般由“发文单位+介词（可省略）+事由+文种“组成。例：总经办（发文单位）关于（介词）加强车辆管理（事由）的通知（文种）。3.2正文：在文件标题下一行，每段空两格写起，正文一般由开头、主体、结尾三部分组成。3.3附件：附件是附在正文后的有关材料，包括随文转发报送的文件，颁发的规章制度及文件中的报表、数字统计、人员名单等。有附件的文件，应在正文下空一行左空2字用4号仿宋GB2312体字标识，后标全角冒号。附件如有序号使用阿拉伯数字。例：附件：1、采购计划表；2、采购定价表。3.4文件用纸一般采用标准的A4型纸。4、收文的管理4.1文件的签收4.1.1所有外来文件的签收（除领导亲启的外）均由总经办人员登记签收、拆封。在签收和拆封时，文书人员需注意检查封口，对开口和邮票撕毁的函件应查明原因；4.1.2所有正式文件都要进行分类编号整理，对于重要文件要做好保密工作。4.2文件的编号保管4.2.1公司级文件及部门级文件由总经办按文件管理制度统一进行编号；4.2.2部门内文件由各部门自行按文件管理制度规定进行编号，总经办监督。4.3文件的批阅与分转4.3.1凡正式文件需由总经办人员根据文件内容和性质阅签后，由文书分送领导或承办部门阅办，重要文件或急件应立刻承送领导（或分管领导）阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完；4.3.2一般性质的函、电，可由总经办直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同各部门联系后再分转处理；4.3.3为加速文件运转，文书应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门，如关系到两个以上的部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。4.4文件的传阅与催办4.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场合，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容；有密级的文件必须在总经办现场翻阅。4.4.2阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交给文书人员，如有领导“批示”、“拟办意见”的文件有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。4.4.3阅文时不得抄录全文，不得随意取走文件内任何文件及附件如确需工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。4.4.4文件阅完后应及时归还相关部门，切忌横传。5、发文的管理5.1发文的程序5.1.1如果各部门需要发文，应事先向相关领导提出申请；5.1.2草拟文稿时必须从本单位角度出发，做到情况确实鲜明、条理清楚、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整；5.1.3部门应根据有关规定对文稿进行修改；所有发文必须符合本文件管理制度，采用公司标准文件格式；5.1.4经部门审查修改后的文稿，送分管领导核对（对文稿内容质量负责）；5.1.5对修改较多的文稿，应由拟稿部门重新整理；5.1.6需经会签的文稿，应及时送会签部门会签；5.1.7文稿会签后应承送领导审批签发；5.1.8经领导批准签发后的文稿交由办总经办人员编号打印。6、文件会签6.1起草下列文件时进行会签6.1.1涉及全局性工作，需要相关部门协助的；6.1.2项目审批涉及多部门协同的；6.1.3主要领导及分领导认为有必要会签的；6.1.4其他需要会签的文件6.2会签审核的内容6.2.1文件是否必要可行：6.2.2文件是否符合企业相关制度、规定等；6.2.3文件是否符合程序和权限；6.2.4文件是否规范科学、准确恰当6.2.5文件会签不允许不签批任何意见，且意见要鲜明。6.3文件会签的程序6.3.1各部门负责起草各部门文件并组织会签，需要会签的文稿经负责人同意后，由拟稿人负责送相关部门会签；6.3.2会签一般应在半个工作日内完成；6.3.3文件会签后应及时通知主办部门；6.3.4会签后的文件由起草人根据领导意见进行整理后交由行政部进行文件的编号扣签发。7、文件的借阅和清退7.1各部门有关工作人员工作需要借阅一般文件，需进行登记；对有密级的文件需经过相关负责人同意后方可借阅；7.2总经办人员对承办的文件应抓紧催办，应定期对事情已经办妥的部门文件和领导要求限期清退的文件，进行收缴清退工作。（一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清）。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导汇报。8、文件立卷归档的要求8.1文件立卷应按照内容、名称、时间顺序，分门别类的进行归档；8.2重要工作、重要会议形成的文件材料要及时立卷归档；8.3立卷时要把文件的批复、正本、附件、底稿收集齐全，保证材料的完整性。9、文件的回收销毁9.1对于多余、重复、过期和无保存价值的文件，办公室应定期清理造册，并按上