浅析工程材料采购合同签订流程.doc

浅析工程材料采购合同签订流程对于企业，尤其是建筑施工企业而言，材料采购合同是企业成本管理的一个重要组成部分，它关系到企业的成本核算和盈利空间的大小。因此，合同签订流程管理是施工企业经营管理中至关重要的环节。说到材料采购合同的签订流程，我们可以这样打个比方，就像去市场买菜。我们先是有了具体的购买需求，然后通过在市场上对多家菜价进行比较，最后确定要买哪一家的。签订合同也一样，首先，我们要对工程所需材料有大致的了解，这一步主要是通过工长和预算人员提供的工料分析和物资需用计划体现出来的。工长根据工程进度需要，结合预算人员对该部位所用材料的用量分析，编制出物资需用计划。这份计划提交到材料采购部门，相关负责人要对此种材料从质量、价格、服务等几个方面做市场调查，最后筛选出4-5家符合要求的供货商，作为备选。搜集供货商资质，会同工程、质检、材料、预算部门对其进行资格预审，然后通过多方竞标、评标等招投标程序，确定最终供货商。对未能选用的供货商应做好沟通，表示希望有下一次合作的机会，并分类别作为采购信息资源登记在企业材料采购信息库里。采购合同的签订阶段，双方如何在平等、互利的基础上订立合同条款，是合同签订过程中的关键。在此之前，让我们大致了解一下什么是买卖合同。所谓买卖合同是出卖人转移标的物的所有权于买受人，买受人支付价款的合同。买卖合同条款主要包括标的物的名称及规格、数量、单价和金额、标的物的验收、标的物的权属转移、交付期限和地点、付款方式及风险承担。具体到签订材料采购合同时，首先要对采购的材料进行全面了解，包括产品规格及特性、计价单位、验收标准、存放要求等。材料员应会同经济师、质检人员一起签订合同，签订过程中要注意的问题，包括产品的特性、运输方式及存放要求、验收标准、运费负担、付款方式、争端解决方式和出现不可抗力时的责任分担、质保期及对质保金的规定。特别要指出的是：（一）合同法第145条规定，“当事人没有约定交付地点或者约定不明确，标的物需要运输的，出卖人将标的物交付給第一承运人后，标的物的毁损、灭失的风险由买受人承担。”由此看来，在签订采购合同时，一定要注明具体的交付地点，避免不必要的风险承担。（二）关于在途运输标的物的风险转移。合同法第144条规定，“出卖人出卖交由承运人运输的在途标的物，除当事人另有约定的以外，毁损、灭失的风险自合同成立时起由买受人承担。本着对采购方（即买受人）有利的角度出发，在签订合同时，应明确约定标的物在运输途中出现的毁损、灭失由出卖人负责，把可能出现的风险降到最低。（三）违约金的问题。合同法第114条规定，违约金和违约行为造成的损失有密切联系，若违约金低于损失，可以请求法院予以增加，反之，可以要求法院予以减少。在实际签订合同中，应本着诚实信用、公平的原则，最好不约定违约金。如需约定，双方要制定合理的违约金范围，当发生违约事实时，不至于严重损害一方权益。在合同的履行阶段，不只是静止地按条款履行合同，而是在动态和变化中履行合同。由于双方经济利益的不同，对合同条款的理解、履行的程度均会有所不同，不仅在由谁履行上会产生理解差异，还会在履行多少、履行后果以及不履行的责任上产生争端。因此，譬如材料在进场验收时，材料人员应结合质检、工程相关人员，双方应本着互利、双赢的原则，最大限度地履行合同承诺。如产品进场验收合格，要及时组织进场卸货、存放、保管，及时办理入库与结算；如产品不合格，应及时与供货商协调、退货、办理相关退货手续，维护双方良好的信誉。 此外，还有两个需要注意的问题。（一）合同主体与授权签约人的问题。通过本人多年签订工程材料合同的经验，在签订合同之前，对方最好能提供以下资料：1、年检合格并加盖企业公章的营业执照。2、法人身份证明和身份证复印件。3、如果合同签订人不是法人，还要提供一份法人授权委托书和加盖企业公章的被委托人身份证复印件。（二）关于合同履行完毕后付款的问题。付款的前提条件是签订的合同合法、有效，并已经按合同要求履行完毕。买受人付款时，除应向合同签订人索要上述提到的资质证件外，还要核实合同内容、原始单据及已履行债务情况。特别要注意的是，当经办人与合同主体不一致时，应向经办人索要债权转移证明和授权委托书，以上手续齐全后，才可办理付款。若付款不是一次性付清，而是分几次付