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行政管理中心（行政事务部）管理制度及规范二、会议管理制度（一）会议管理制度制度名称会议管理制度编 号02-1执行部门（人员）会务管理专员监督部门行政事务部考证部门被服务部门、董事办第1章 总则第1条 目的为了建立科学规范的会议制度，提高会议质量，降低会议成本，加强信息沟通，确保会议内容及议定事项得到有效落实，以便有效地提升集团运营水平，特制定本办法。第2条 适用范围集团召开的各种会议均应参照本制度进行管理。第3条 管理原则一、精简原则：大力压缩会议，尽量缩短会期，减少与会人员，同类会议合并召开；二、高效原则：召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分；三、务实原则：会议应集中精力研究和解决实际问题，务求实效；四、节约原则：会议要厉行节约，尽量降低成本，严禁铺张浪费。第2章 会议组织第3条 集团级会议，是指集团全体员工大会、全集团管理人员大会及各种代表大会，应由董事会批准，各相关部门组织召开，集团领导参加。第4条 专业会议，是指集团的各职能管理中心、各部门综合会议，由分管集团领导批准，主管部门负责组织召开。第5条 各部门召开的工作会议由各部门领导决定并负责组织。第6条 上级或外单位在集团召开的会议(如现场会、报告会、办公会等)或集团之间的业务会(如联营洽谈会、关系户座谈会等)一律由集团组织安排，相关部门协助做好会务工作。第3章 会议安排第7条 为避免会议过多或重复，集团一律将正常性的会议纳入例会制，原则上要按照例行规定的时间、地点和内容组织召开。（注：以文件或OA方式另行通知）第8条 凡涉及多部门负责人参加的会议，均需于会议召开前1日经部门或分管领导批准后，报行政事务部汇总，并由行政事务部统一安排召开。第9条 行政事务部统一编制会议计划并装订，分发到集团相关部门。（会议计划应注明时间、地点、参加人、会议内容、提醒与会人员做好会议准备）第10条 对于已列入会议计划的会议，如需改期或遇特殊情况需安排其他会议时，召集部门应提前1天报请行政事务部，并经集团相关领导同意。第11条 对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，集团有权安排合并召开。 第12条 对于准备不充分、重复性或无多大作用的会议，行政事务部有权拒绝安排。第13条 各部门会期必须服从集团统一安排，各部门会议不应安排在与集团例会同期召开(与会人员不发生时间冲突的除外)，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第4章 会场纪律第14条 开会前10分钟与会人员必须到达会场，同时将手机调到振动状态或关闭。会议期间严禁接打手机。第15条 会场内严禁吸烟，未经批准，不得在会议期间进行私自讨论。第16条 与会人员因为特殊原因不能按时出席会议的，须在会前向会议组织部门请假，并以书面形式说明不能按时出席会议的原因(特殊情况可以采取口头形式请假)，得到组织部门批准后才能请假。第17条 与会人员在会议中途因有急事需离开，要向会议主持人或直接领导提出申请，得到批准后方可离开。第5章 会议室管理第18条 会议室由行政事务部指定专人负责管理，各管理中心及部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政事务部提出申请，进行统筹安排。第20条 会议室的卫生由行政部事务安排人员维护，在每次会议召开前后均要进行打扫，并做好日常保洁工作。第21条 会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则如造成设备损坏应按价赔偿。第6章 附则第22条 行政事务部负责本制度的起草工作。第23条 董事办负责本制度的核准工作。第24条 本制度自发布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（二）会议室使用制度制度名称会议室使用制度编 号02-2执行部门（人员）会务管理专员监督部门行政事务部考证部门会议室使用部门、行政管理中心第1条 为加强会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。第2条 集团会议室的使用与管理均应参照本制度执行。第3条 会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则。如遇会议室被占用，行政事务部将负责协调。第4条 会议室由行政事务部派专人管理。各部门若需使用，需提前向行政事务部提交申请，由行政事务部统一安排。第5条 一般情况下，会议室按照申请的先后顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。第6条 如部门或个人临时取消会议室的使用申请，再使用时需重新申请。第7条 参会人员应在所预约的时间到达会议室，如超过10分钟未达到会议室，行政事务部有权对会议室的使用另作安排。第8条 参会人员应自觉保持会议室的清洁、卫生，禁止随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。第9条 参会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏公物由使用单位按价赔偿。第10条 会议室的所有设施设备，未经允许，不得带出会议室。第11条 会议结束后，使用会议室的人员应及时与会议室管理员联系，关好门窗、空调、电视、投影仪和音响设备。第12 条 本制度由行政事务部负责解释。第13 条 本制度自下发之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（三） 会议设备管理制度制度名称会议设备管理制度编 号02-3执行部门（人员）会务管理专员监督部门行政事务部考证部门会议室使用部门、行政管理中心第1条 为加强对会议设备的管理，确保会议设备的正常使用，特制定本制度。第2条 集团各项会议设备管理均应参照本制度执行。第3条 会议设备的使用与管理1会议设备由行政事务部统一管理，其他任何部门或人员未经行政事务部会务管理专员同意，不得接触和使用会议设备。2相关部门和人员在会议室召开会议时，应爱护室内各项设备，不得随意挪动会议室的设施设备；如确需挪动位置，应在会议设备保管人员的技术指导下进行，否则造成的后果由当事人承担。3会议服务人员发现会议设备因使用者操作不当及人为造成损坏的，应及时向行政事务部报告，分析原因，明确责任，并要求责任人作出赔偿。第4条 会议设备的保管与维护1行政事务部指定专人负责办公设备的保管工作，当会议设备保管人员因离职、调动等发生变化时，应及时指派其他人员接管。2会务管理专员应定期开展检测工作，一般每 1 周检查一次，并做好检查记录，发现问题及时处理，以确保会议设备正常运行。3会议设备保管人员发现会议设备出现问题时应及时上报，严禁未经批准私自修理、拆卸。4会议设备因老化、损耗及其他原因报废时，由行政事务部提出申请，经专业人员检测后，报主管负责人审批，审批通过后方能办理报废手续。第5条 本制度由行政事务部负责制定。第6条 本制度自公布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字三、文件收发管理制度（一）收文操作规范制度名称收文操作规范编 号03-1执行部门（人员）文印管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1条 为进一步规范收文管理工作，提高公文处理的效率，特制定本规范。第2条 收文范围1. 外部单位与集团之间关于管理、检查、监督、业务衔接等事务的所有往来公函。2. 集团内部公文。第3条 收文承办、催办1. 承办人员应按要求办理。急件应马上处理，予以答复；一般要办理的文件，一天应办理完毕，最迟不能超过两天；承办人员在规定期限内办不完的，应说明理由，并告知其主管领导。2. 已办结的收文，由承办单位在“收文阅办单”上注明处理结果，并在签署姓名、日期后及时交回行政事务部。3. 收文的催办由行政事务部负责，对送交有关职能部门办理的重要文件，要定期进行跟踪检查。4. 收文的处理、传阅，最多不能超过一周，阅文者应在当日返还行政事务部。第4条 收文整理归档文印管理专员对来文每月进行一次正常性清理，每季度进行一次系统性清理，并按档案管理的规范化要求保存、立卷、归档。第5条 收文保密工作1. 文印管理专员应严格遵守保密制度，严防文件散失、泄密和失密。2. 对发生文件丢失、被盗、泄密、失密事件者，要严肃处理，并追究部门领导的责任。第6条 本规范由行政事务部负责解释。第7条 本规范自颁布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（二） 发文操作规范制度名称发文操作规范编 号03-2执行部门（人员）文印管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1条 为规范集团发文管理，提高发文效率，确保发文质量、文书安全、传递及时，特制定本规范。第2条 行政事务部统一负责集团文件的审核、发布工作。第3条 文稿起草1. 文稿要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定。2. 文稿起草完毕后，需仔细审核，并打印，填写“发文签批单”，经相关部门负责人签字后送行政事务部审阅。第4条 会签对于内容涉及多个部门的文件，发文前由拟稿人组织相关部门会签。行政事务部负责对会签情况进行审核。第5条 签发文稿核校无误后，送分管副总裁（总裁、董事长）签发。对于一般性业务文件，可由发文部门分管领导签发；涉及集团重要事项的发文由总裁、董事长签发。第6条装封、分发和递送1. 核送装订好的文件份额后，分别装入信封，写好收文单位，并按需要加盖密级、急件、挂号等印章。2. 发出文件之前应填写“发文登记表”。3. 集团发文后要告知相关中心、部门、各子公司相关负责人，并对哪个层级通晓文件内容作出严格要求，而且进行不定时检查、核实。第7条 文件存档对已印发的文件，发文部门应将发文底稿、文件签发单、两份正式文件及电子文件等资料及时交行政事务部整理归档。第8条 本规范的最终解释权归行政事务部。第9条 本规范自发布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字五、印照使用与保管制度（一）印章保管使用制度制度名称印章保管使用制度编 号05-1执行部门文印管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1章 总则第1条 目的为保障集团的合法权益，规范印章管理，减少因印章使用不当而带来的损失，依据国家的相关法律法规，结合实际情况，特制定本制度。第2条 适用范围集团内部所有印章的刻制、使用和保管等均应遵循本制度。第3条 印章的种类1.正式印章，是指集团章、董事会章、监事会章以及集团所属分支机构印章。2.专用印章，是指集团人事专用章、各职能部门章、董事会办公室章、总裁办公室章、监事会办公室章、保卫工作专用章以及分支机构财务专用章、分公司人事专用章等用于指定用途的印章。3.人名用章，是指法定代表人、分支机构负责人以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。第2章 印章的刻制第4条 印章刻制依据1.集团印章、董事会和监事会印章，由集团行政事务部根据有关单位核发的证、照及有关批准文件制发。2.分公司印章，由分公司根据有关批准单位核发的证、照及有关批准文件制发。3.集团内部各部门之间的信函往来，以部门负责人签字或内部网上部门信箱为准。若部门因工作需要而要求刻制印章，应另行申请，限定使用范围，经集团领导批准后方可刻制。4.印章不能继续使用的，使用单位应向上级主管部门提出书面申报。第3章 印章的使用管理第5条 印章使用范围1.公章的使用范围如下。(1)发送正式公文、电函、传真件等。(2)报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。(3)用于授权委托书、人事任免、劳动合同和对外介绍等。(4)签订重要业务合同、协议等。(5)颁发上岗证、先进集体和个人荣誉证书等。(6)需要代表本单位加盖行政公章的其他批件、文本、凭证和材料等。2.董事会、监事会印章的使用根据公司章程规定的范围及职权行使。3.分公司和职能部门印章的使用范围是根据集团、分公司的授权用于公章使用范围的部分或全部。4.各职能部门印章使用范围如下。(1)在其职权范围内，与集团内部对口业务部门的电文、通知和函件等工作联系。(2)用于对外开展工作的介绍信和授权范围内的工作函件等。第6条 印章使用申请1.使用集团或高级职员名章外出时应当填写“印章使用申请单”，详细写明申请事项，征得部门领导签字同意后，连同需盖章文件一并交给印章管理人。2.使用部门印章和分公司印章时，需在“申请单”上填写用章理由，然后送交所属部门经理，获认可后，连同需要用印文件一并交给印章管理人。第7条 集团印章原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查“用印申请单”上是否有批准人的印章。第8条 代理实施用印的人要在事后将用印依据和“用印申请单”交印章管理人审查。同时用印依据及“用印申请单”上应有代理人印章（签字）。第9条 集团印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需经行政事务部经理批准，并由申请用印人写出借据并标明借用时间。第10条 常规用印或需要再次用印的文件，如事先与印章主管人取得联系或有文字证明者，可省去填写“用印申请单”的手续。印章主管人应将文件名称及制发文件人姓名记入一览表以备查考。第4章 印章的停用第11条 印章内容需要变更或机构终止时，应停止使用有关印章并交由行政事务部予以封存或销毁。第12条 因印章内容变更或机构终止而停止使用印章时，印章管理部门在印章停用日内，由保管人写出印章停用说明，经部门领导签字后上报行政事务部。第13条 印章散失、损毁、被盗时，印章管理者应及时向集团递交说明原因的报告书，在公开声明作废后，按规定程序申请重新刻制。第14条 除特别需要外，由行政事务部经理将废止印章保存年。第5章印章的保管第15条 集团印章的保管，应实行印章专人保管、负责人印章与财务专用章分管的制度，并严格执行保管人交接制度。第16条 启用正式印章、人事专用章前，有关部门应将印章保管人员的名单报集团主管部门备案。在印章使用过程中，保管人员如有变动，应在变动当日内通知集团主管部门。第17条 印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人。单位领导应指定临时保管人，并做好交接记录。第18条 印章颁发单位和使用单位均须把已启用的各类印章印模，以及批准启用的有关文件立卷归档，永久保存。第19条 印章保管人员必须认真负责，遵守纪律，秉公办事。印章保管人员如果出现以下行为，将视情节严重程度给予处分，触犯法律的将移交司法机关处理：1.因保管不善造成印章丢失的；2.把关不严，用印后造成重大错误和损失等不良后果的；3.私自留存、使用应予销毁或上交的印章的；4.非法使用印章的。第6章附则第21条本制度由行政事务部负责最终解释。第22条本制度自公布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（二）证照保管使用规定制度名称证照保管使用规定编 号05-2执行部门文印管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1条 为加强对集团证照的管理，确保证照的安全和正常使用，特制定本规定。第2条 集团所有的证照管理工作均须参照本规定执行。第3条 证照管理部门行政事务部是集团证照管理的职能部门，负责各种证照的申报、登记、变更、年检、注销，以及证照的保管、登记、备案等工作。第4条 证照的使用1使用证照的正、副本原件或复印件时，必须填写“用证、照审批单”，经使用部门负责人签字后、交由行政事务部经理、行政管理中心主任（副主任）审批，审批通过后方可借用。2借用证照的原件时必须保证证照的安全与完整，使用完毕后要及时送还。3使用、借用复印件时，无需留存的须将复印件归还行政事务部。4各类证照未经批准，任何人不得随意复印、外借，更不许擅自使用集团的证照进行担保。第5条 证照的保管1文印管理专员需提醒主管领导安排相关人员及时验证。不及时验证者，造成的各类损失由相关责任人承担。2文印管理专员必须妥善保管各类证照，如出现损坏或丢失，除应立即向主管领导报告外，还应与发证机关联系，及时办理证照的挂失和补办手续。 3文印管理专员因工作需要而调动岗位时，应填制“证件移交清册”，移交人和接交人在与证件清单核对数目后在“证件移交清册”上签字确认。 第6条 本规定由行政事务部负责解释。第7条 本规定自发布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字七、档案管理制度（一）档案管理制度制度名称档案管理制度编 号07-1执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1章 总则第1条 目的为加强集团的文书立卷工作，规范集团档案管理，特制定本制度。第2条 适用范围本集团在经营活动中形成的各种有保存价值的文字材料，均应按规定进行管理。第3条 管理部门1文书结案后，原稿由行政事务部归档，经办部门根据实际需要留存影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经文档管理专员同意后妥善保存，文书管理部门以影印本归档。第2章 档案管理第4条 文件点收文件结案移送归档时，应根据如下原则进行点收。1检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查归入。2文件如经过抽查，应有管理部门主管的签字确认。3文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。4与此无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。5如发现有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第5条 文件整理点收文件后，应对文件按照以下方式进行整理。1中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。2右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角，并理齐钉牢。3文件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划一。第6条 档案分类1档案分类应视其内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。具体原则是先以部门区分，然后依档案性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。2档案分类应力求切合实用。如因档案较多、三级分类不够用，可在第三级之后增设第四级“细类”。3同一“小类”（或“细类”）的案件以装订于一个档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档类装订，并于“小类”（或“细类”）之后增设“卷次”编号，以便查考。4每一档夹的封面内首页应设“目次表”，归档时依序编号、登录，并以一案一个“目次”编号为原则。5档号的表示方式如下：A1A2B1B2C1C2D1E1E2其中A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。第7条 档案名称及编号1档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定的范畴，不能笼统含糊。2各级分类、卷次及目次编号，均以十进阿拉伯数字表示，其位数使用视档案多少及增长情形斟酌决定。3档案分类各级名称确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，按一定顺序依次排列，以便查阅。4档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来公司规模扩大或业务增多时，随时增补之用。5档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟订“新旧档案分类编号对照表”，以免混淆。第8条 档号编订1新档案应从“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，以此来编列档号。2档案如果归属前案，应查明前案的档号并予以同号编列。3档号以“一案一号”为原则，遇有一档案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档号。4档号应自左向右编列，右方装订的档案，应将档号填写于档案首页的左上角，左方装订者则填写于右上角。第9条 档案整理1归档文件，应依目次号以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。2档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。第10条 保存期限文件保存期限除政府有关法令或本集团其他规章特别规定者外，依下列规定办理。文件保存期限规定保存期限范围永久保存章程、股东名册、组织规程及办事细则、董事会及股东会记录、财务报表、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、工程设计图、其他经核定须永久保存的文书10年保存预算书、决算书、会计凭证、事业计划资料、其他经核定须保存10年的文书5年保存期满或解除的合约、其他经核定保存5年的文书1年保存结案后无长期保存必要者备注各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期予以保存第11条 档案清理1档案管理人员应定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，应给予销毁。销毁前应造册呈副总裁核准，并于目录附注栏内注明销毁日期。2保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，保留其资料，并在做相应等级注册。第12条 调卷程序1各部门经办人员因业务需要调阅档案时，应填写“调卷单”，经其部门主管核准后报经行政事务部调阅。2文档管理专员接到“调卷单”，经核查后，取出该项档案，并于“调卷单”上写明借出日期，然后将档案交于调卷人员。档案管理人员将“调卷单”按归还日期先后顺序整理，以备催还。3在档案室当众借阅者，免填“调卷单”。4档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档夹。“调卷单”由档案管理人员留存备查。第13条 调卷管理1借阅档案须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上档案文件须由经理级领导批准后方能借阅。2案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。3调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还。4调阅的档案应与经办业务有关，如调阅与经办业务无关的案件，应经文书管理部门主管同意。5借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。6交还档案时必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。7外单位借阅档案应持有单位介绍信并经本集团主管副总裁以上级别批准后方能借阅，但不得将档案带离档案室。8外单位摘抄卷内档案时应经本集团主管副总裁以上级别同意，并对摘抄材料进行审查签章。第3章 附则第14条 本制度由行政事务部负责解释。第15条 本制度自公布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（二）档案借阅管理制度制度名称档案借阅管理制度编 号07-2执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1条 为了规范档案的借阅管理工作，保证档案资料的完整与安全，特制定本制度。第2条 集团各项档案资料的借阅管理工作均应参照本制度执行。第3条 一般情况下，档案材料不可借出。确需要借出时，必须经行政事务部经理批准，履行登记手续并自觉遵守借阅时间，按期归还。第4条 一般档案借阅不超过_3_天，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案室保管。凡需延期使用者，要办理续借手续。第5条 查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销手续。档案管理人员对查阅归还的档案，应仔细清点，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。第6条 凡需要摘抄的档案，档案人员对摘抄材料应认真核对，严格把关，并经相关领导批准后方可进行操作。第7条 借阅的档案不得转借他人，不准拆卷、抽页、剪裁，不准删改、圈点或勾画档案内容，保证档案归还时完好无损。 第8条 集团档案原则上不对外借出，如因特殊情况必须借出，需由借阅单位负责人递交介绍信，经本公司主管领导签字批准后，方可办理查阅手续。第9条 借阅机密、秘密、绝密档案时一律按照档案安全保密标准中的要求办理。第10条 档案工作人员应热情周到地为用户提供档案使用服务，加强业务指导与监督。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事件的发生。第11条 本制度由行政事务部负责解释。第12条 本制度自2011年10月01日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字八、文书资料管理制度（一）文书管理制度制度名称文书管理制度编 号08-1执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1章 总则第1条 目的为使集团文书管理规范化，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。第2条 范围界定本制度所指的“文书”是指往来公文、报告、会议决策、规定、合同书、专利许可证、各种账簿等各种文件、资料。第3条 适用范围本制度适用于对集团内部所有公文文书的管理。第2章 文书制作规范第4条 文书的制作要领1文书内容必须简明扼要、一事一议，语言、措辞力求准确规范。2起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时需另附相关材料与文件。3必须明确起草文书人的责任，并正确署名。4修改请示提案书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。第5条 文书的署名1集团内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或不涉及各部门且内容不重要的文书，只需要部门署名；如果是重要文书，按责任范围由部门经理、各中心主任、副总裁、总裁、董事长，或者署有关部门的主管姓名和职务。2对外文书，如合同、责任状等重要文书，一律署董事长（总裁）职务和姓名。如果是董事长（总裁）委托事项，可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务和姓名。第6条 文书的盖章1在文书正本上必须要加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门的印章。2如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。3以部门或集团名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。第3章 文书的收发第7条 到达文书全部由文档管理专员接收，并按下列要求处置。1一般文书予以启封，并分送各部门。2私人信件直接送收信人。3分送各部门的文书若有差错，必须立即退回。第8条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上作好登记。第9条 需要邮寄或专人递交的文书，必须注明发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需回复或回执。如是集团内部文书，原则上不需封缄。第4章 文书的处理第10条 普通文书处理1部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及其他必要的处理，或者由指定下属对文书进行具体处理。2处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。第11条 机密文书处理1机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。2亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启，如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。第12条 与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商，如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。第5章 文书的整理与保存第13条 文书的整理与保存1全部完结的文书，在结办后三天内，交文档管理专员归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。2员工个人不得保存集团公文，凡参加会议带回的文件，应及时交行政事务部登记保管，调离集团的员工应将文件和记录本清理移交。（子公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，直接归主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。）第14条 文书的保存年限1永久保存文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定，重要的契约书、协议书、登记注册文书，股票关系文书、重要的诉讼关系文书，重要的政府许可证件，有关集团历史的文书、决算书和其他重要的文书。2保存10年文书包括：请求审批提案文书，人事任命文书，奖金工资与津贴有关文书，财务会计账簿、传票与会计分析报表以及除永久保存以外的重要文书。3保存5年文书指不需要保存10年的次重要文书。4保存1年文书指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。第15条 注意事项1对于重要的机密文件，一律放在保险柜或者带锁的文件柜中。2如果职务部门划分发生变更或作出调整，必须在有关登记簿上注明变更与调整的理由，以及变更与调整的结果。第6章 文书的借阅与销毁第16条 各部门人员因工作需要借阅一般文件时，在经其部门负责人同意后方可借阅；对有密级的文件须经董事长或总裁同意后方可借阅。第17条 借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。第18条 对于多余、重复、无保存价值的文件，行政部应定期清理造册，并按有关规定办理申请销毁手续。机要文件一定要以焚烧的方式销毁。任何人不得擅自销毁文件或出售。不需立卷的文件材料应逐件登记，报集团领导批准后销毁。第7章 附则第19条 行政事务部对本制度拥有解释权。第20条 本制度自公布之日起实行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（二）资料借阅管理规定制度名称资料借阅管理规定编 号08-2执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1章 总则第1条 为了加强对集团资料的管理和利用，确保资料的完整与安全，使现存资料能够更好地为集团各项工作服务，特制定本规定。第2条 本规定适用于集团阅览室存放的文件、报纸、杂志、内刊和音像制品等各项资料的借阅管理。第2章 借阅时间第3条 资料借阅时间统一为周一到周五8:0017:00，地点为资料保管室。第4条 如果超出规定时间急需借阅资料，须经部门负责人签字后，报行政事务部经理审批，审批通过后联系文档管理专员办理借阅手续。第5条 资料的借阅期限为_1_天；因工作急需借用的资料，可适当放宽借阅时间，但最长借阅期限不超过_3_天。第3章 借阅规则第6条 资料管理人员应严格按照规定，主动、热情地做好资料借阅管理工作。严禁擅离职守，严防泄密、失密等事故的发生。第7条 集团文件资料、音像等一般只允许在公司资料室内查阅，未经许可，任何人不得私自将文书、音像等资料带出室外。第8条 图书、杂志等资料可以借出，但借阅期限不得超过_1_天，逾期不能归还者，需到资料室办理续借手续。第9条 对长期借阅资料不归还，不说明原因，又不办理续借手续者，资料保管人员要通知借阅部门负责人催还，否则对其整个部门暂停资料借阅。第10条 员工必须爱护所借资料，不得污染、损坏、拆散、遗失，不得涂改、圈划、批注和剪裁。如造成借阅资料丢失或损坏，应按原价的_1.5_倍予以赔偿。第11条 资料保管人员对借阅人借出和归还的资料，要当面进行清点，核对后予以登记。每年年底，资料保管人员要对全年借出资料进行清点、催还。如借阅人有工作需要，可重新办理续借手续。第12条 凡调出、离职或较长时间外出工作、学习的人员，离开公司前必须归还全部所借资料，否则不能办理调离手续。第13条 文档管理专员及资料借阅人员应严格遵守上述规定，对违反规定者，视情节轻重给予批评教育、罚款等处分。第4章 附则第14条 本规定未尽事宜，可参照集团相关规定执行。第15条 本规定的最终解释权归行政事务部。第16条 本规定自公布之日起实施。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（三）资料销毁管理规定制度名称资料销毁管理规定编 号08-3执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1条 目的为规范集团文件资料的回收销毁工作，确保信息安全，防止泄密事件的发生，特制定本规定。第2条 职责划分1行政事务部具体负责资料销毁工作。2其他部门配合完成资料销毁工作。第3条 资料销毁程序1文档管理专员填写“文件资料销毁审批表”交行政事务部经理、行政管理中心主任审核，凡属密级的文件资料，必须由董事长或总裁批准方可销毁。2文档管理专员统计、整理经批准允许销毁的资料，认真核对后编制“销毁清单”。3由总裁或分管副总裁指定两名监销人，在销毁资料前，对拟销毁资料进行认真清点与复核，资料销毁后，分别在“销毁清单”上签字。4资料销毁工作结束后，资料管理人员应及时做好资料的整理、检索调整等善后处理工作，并做好已销毁资料的登记造册、存档工作。第4条 需要销毁的内部文件、资料和图表等，应登记造册，一律由行政部组织处理，不得由个人私自处理、销毁，并严禁作为废品出售。第5条 对违反本规定造成失、泄密者，要追究其责任，对后果严重者将严肃处理，直至依法追究其相应的法律责任。第6条 本规定由行政事务部负责解释。第7条 本规定自下发之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字（四）资料保密管理规定制度名称资料保密管理规定编 号08-4执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心第1章总则第1条 目的为了保证集团的整体利益和长远利益，使集团长期、稳定、高效地发展，特制定本规定。第2条 保密范围1.集团重大决策中的秘密事项。2.集团尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策。3.集团内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录。4.集团财务预决算报告及各类财务报表、统计报表。5.集团掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息。6.集团职员人事档案，工资性、劳务性收入及资料。（目前由人资管理中心负责）7.其他经集团确定应当保密的事项。第3条 保密级别的划分1.绝密：一旦泄露会使集团利益遭受特别严重的损害。2.机密：一旦泄露会使集团利益遭受严重的损害，如设计说明书、设计图纸、源代码等。3.秘密：一旦泄露会使集团利益遭受较大的损害，如质量报告、软件修改记录单等。第4条适用范围所有工作人员，都负有保守集团秘密的义务。第2章保密管理第5条 秘密文件保管应与普通文件区别开，按等级、期限加强保护。第6条 档案室为材料保管重地，无关人员一律不准出入。第7条 档案室(柜)内一切设备、设施，任何人未经许可不得使用或随意翻动。第8条 行政事务部应定期检查保密场所的电器设备、防盗、消防器材的完好状态，确保秘密档案材料的安全；对保密文件应专门登记造册，并定期清查，防止丢失和错漏。第9条 传阅保密材料由机要人员统一掌握，划定传阅范围，不得自行扩大，不得让无关人员阅览，严格控制传阅件的行踪，以防丢失。第10条 严格限定密件的接触范围。凡查阅集团密件者，一律须办理申请批准手续和登记手续，方可使用“文件调阅单”。第11条 对保密内容未经许可，任何人不得擅自摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏；否则由此造成的后果由当事人承担责任。第12条 集团员工发现集团秘密已经泄露或可能泄露时应立即采取补救措施并及时报告行政事务部，行政事务部需立即作出相应处理。第13条 集团按照有关法律规定，与相关工作人员签订保密协议和竞业限制协议，以维护双方的合法权益。第14条 集团工作人员离开集团时，必须将有关的技术信息和经营信息的全部资料全部交回。第3章密级变更及解密第15条 因工作需要或环境变化需要变更密级的，由原产生密件部门或行政主管提出申请，交具有相应权限的集团领导批准变更。第16条 对尚在保密期内的文件事项，因工作需要或环境变化，需公开但不损害集团利益的，由原产生密件部门或行政事务部经理提出申请，交拥有相应权限的主管领导批准解密。保密期届满，除要求继续保密事项外，可自行解密。第4章违纪处理第17条 对违反本规定的人员，视情节轻重，分别给予教育、经济处罚和纪律处分。情节特别严重的，公司将依法追究其法律责任。第18条 利用职权强制他人违反本规定的，应给予警告处分，并处以1000元以上的罚款；性质严重的，予以辞退。第5章附则第19条 本规定未尽事宜，由集团另行规定。第20条 本规定自发布之日起执行。修订记录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字九、财产物资管理制度（一）、固定资产管理制度制度名称固定资产管理制度编 号09-1执行部门（人员）文档管理专员监督部门行政事务部考证部门行政管理中心、财务管理中心第1章 总则第1条 目的为了加强对集团固定资产的管理，掌握固定资产的构成与使用情况，确保财产不受损失，依据国家相关法律法规，结合集团实际情况，特制定本制度。第2条 使用范围规定固定资产的标准是：使用期限超过一年的建筑物、机器设备、车辆、仪器仪表，以及其他与经营活动有关的设备、器具、工具等：不属于经营活动的主要设备而单位价值在_元以上，使用期限超过_年的资产；或资产金额在_元以下，但集团认为有管控必要的资产。第3条 管理部门固定资产中办公设备和厂房的管理部门为行政管理中心；财务管理中心负责固定资产的综合核算，全面掌握固定资产的增减变化情况，以及正确计提折旧等财务核算。第2章 固定资产购置申请管理第4条 需要添置固定资产的各部门、各单位，以签呈的形式上报。经领导批准后，由行政事务部进行相应的采购作业、验收和入库工作。第5条 各部门按时编制资产购置计划，填制“固定资产购置申请表”，于每月_5_日前报行政事务部审批。 第6条 特殊情况却是需要计划外购置的，要先填制“固定财产购置申请表”，然后办理追报审批手续，追报手续与报批手续相同。 第7条 各部门要严格按审批计划购置固定资产。商用固定资产由集团统一组织采购。 第8条 审批后的“固定资产购置申请表“均为一式三份，审批单位和申报单位个留一份。财务管理中心按审批结果拨付款项。第3章 固定资产验收第9条 房屋建筑物的验收房屋建筑物经施工单位施工完成后，行政事务部会同工程部门、使用部门共同验收。依据决算金额定房产值，并对与工程有关的各种合同、图纸等原始资料进行整理、归档，填制“工程项目登记表”。第10 条 购进的固定资产验收固定资产到达使用单位后，行政事务部会同购置经办部门和使用部门（必要时请有关技术部门）共同验收，属固定资产的还要对固定资产的外观、固件、备件、工具和技术资料进行核查、清点，填写“固定资产验收单”。购置经办部门、行政事务部及技术部门在“固定资产验收单”上签字，凭“固定资产验收单”和正式发票到财务管理中心报账。行政事务部进行登记、编号和建账。第4章 固定资产编号、建账、建卡第11条 固定资产编号1行政事务部按照“固定资产分类代码”编号，并将编号牌（标签）钉（贴）在固定资产实物上。2对已调出、售出、报废的固定资产，在销账后，为避免今后因编号重复而引起管理混乱，其编号将不再重复使用。第12条 固定资产建账1固定资产入库后，依据“入库单”上的内容填写实物账，内容包括日期、物品名称、规格型号、单位、数量和单价。2行政事务部根据“固定资产验收单”和有关凭证建立“固定资产台账”。第13条 固定资产管理卡的建立建立实物账后，根据“入库单”将资产情况详细填入“固定资产管理卡”。“固定资产管理卡”一式两份，经使用部门签字确认后，行政事务部和使用部门各留一份。第5章 固定资产的领取、使用和保管第14条 固定资产领取人的确定固定资产的领取人必须是该财产的保管人，若该资产是共用，则必须明确保管人，由保管人领取。第15条 固定资产的领取保管人持“出库单”领取资产，“出库单”上要有上级领导、部门主管人员的签字方可生效。保管人领取资产的同时，还应在“固定资产管理卡”上签字。第16条 固定资产的领取1资产领出后，使用者即保管人应严格按照该资产的操作说明使用和保管。2固件、工具登记后交使用部门保管，重要备件由库房保管，技术资料及说明书由资产管理部门归档，使用部门可留存复印件。第6章 固定资产调拨、报修管理第17条 固定资产调拨管理1固定资产的变动，具体实施要依据“固定资产调拨单”。资产调出单位的负责人应先在“调拨单”上确认。诶有调出和调入单位负责人核准的“调拨单”，不能调拨固定资产。2“调拨单”以传真的方式传送，调出和调入单位财务以及调出、调入部门各留存一份复印件。3办事处需要调拨固定资产的，需求单位以签呈的形式上报集团，核准后进行调拨。4调拨资产时，“固定资产保管卡”应随调拨的固定资产由调出单位转入导入单位。第18条 固定资产保修管理1由使用部门填写“固定资产报修单”，报本单位行政事务部审批。维修后由行政事务部和使用部门分别在“固定资产卡”上做相应记录。2固定资产维修审批权限（1）开支