ERP系统在西南油气田公司物料管理中的应用.doc

2012-07-13#2012-07-13#2012-07-13#ER P 系统在西南油气田公司物料管理中的应用蓝强 1张英帅 2王农 3（1.中国石油西南油气田公司川西北气矿 四川 江油 621709）（2中国石油西南油气田物资公司 四川 成都 610017）（3.中国石油西南油气田公司 四川 成都 610051）要：随着经济的发展和科技的进步，信息技术与企业管理的关系愈发紧密和重要。通过勘探与生产 ERP 系统在中国摘石油西南油气田公司物料管理中的应用，阐述和分析了勘探与生产 ERP 系统 MM 模块（即物料管理模块）运行的机理、特点以及优势。关 键 词：ERP 系统；物资管理；应用一、引言ERP企业资源管理计划，是在先进的企业管理思想基础 上，应用信息技术实现对整个企业资源一体化管理。ERP 企业资源 管理系统整合了企业管理理念、企业业务流程、基础数据资料、人 力财力物力和计算机设备等信息，为企业管理层及员工提供了决 策运行的管理平台。物料管理模块（简称 MM 模块）是 ERP 系统后 勤模组中一个重要模块。MM 模块按功能可以划分为计划、采购、 库存 3 部分，涉及企业主数据管理、采购管理、仓储管理和财务管 理等多方面。本文就 ERP 系统在中国石油西南油气田物料管理中 的应用进行探讨。二、西南油气田公司物资信息管理系统应用概况图 1 ERP 系统实现了各业务模块的集成2005 年西南油气田公司根据信息化建设的要求，选用了北京三维开发 MIS 系统，期间取得了良好的运行效果。随着企业规模和 管理体制不断发展改革，原有物资信息管理系统已不能满足企业 信息化建设的需要。2009 年根据上级关于信息化建设的总体规划 部署，西南油气田公司采用了全球最大的企业管理软件供应商 SAP 提供的 ERP 软件。经过为期 1 年的建设，2010 年 8 月 8 日，中 国石油勘探与生产 ERP 系统（简称 ERP 系统）在公司正式上线运 行。公司物资管理信息系统由此从 MIS 系统阶段直接跃升至 ERP 阶段，实现了企业信息技术的跨越式发展与企业的“全面物资资源 管理”。三、ER P 系统的功能与优势（一）实现了系统内 MM 模块与其他相关模块的集成原有的 MIS 系统为一套支持基础数据记录、查询、汇总等功 能，系统独立运行于地区公司物资部门内的管理软件，它不能与地 区公司内部其他相关业务部门进行衔接。ERP 系统上线后，实现了跨地区、跨部门、跨公司的实时信息 整合。它在企业资源最优化配置的前提下，以财务为核心，整合了企业内部主要经营活动，集成了 HR(人事管理)、FI(财务会计)、CO(管理会计)、PM(设备管理)、MM(物料管理)、SD(销售)等主要功能模 块，实现了模块之间的相互集成融合。在物料管理中, ERP 系统实现了 MM 模块与其他紧密联系模 块（如 PM、SD、PS 等）的无缝集成，MM 模块与 FI、PS (项目模块)、 PM 之间的融合，实现了物流、资金流、信息流“三流合一”，提高了 资源的综合利用效率，实现了资源优化和信息共享, 达到了效率化在 MM 模块与 PS、PM 模块的衔接部分，系统实现了在需求计划管理中基础数据的一次性录入，减少了重复录入，多余数据被完 全取消。同时在 MM 模块中，库存管理与财务模块实现了无缝集成。在 ERP 系统上线之前，由于使用 MIS 系统，物资数据与财务数据不能 集成。导致物料管理与财务管理两本账，每月末，物资部门与财务 部门必须进行物料明细账的人工核对工作。不仅工作量庞大，而且 核对数据时容易出错。ERP 系统上线后，通过物料凭证和会计凭证 的相互关联，系统内自动实现了物料账和财务账“一本账”管理，不 仅省去了月末的对账工作，而且由于采用集成化业务处理取代了 传统人工操作，提高了工作效率，降低了人工失误率。（二）是一个不断规范和完善的信息系统企业信息化建设不是一劳永逸的，而是一个不断完善和发展 的过程。ERP 系统是一个能够根据企业实际情况进行扩展、不断完 善自身性能的开放系统。与原有的 MIS 系统相比，ERP 系统本身具 有很强大的内部功能开发能力，可以很容易地实现新功能的开发 和新流程的搭建。ERP 系统已经由最初的几千条事物码扩展到了 目前的 2 万多条事物码。2010- 2011 年期间，西南油气田公司在采用系统标准功能模块 的基础上，从实际业务需求出发，逐步开发系统新增功能，以满足 业务运行的需求。以 MM 模块为例，目前已开发的新功能中，涉及功能型开发 8 条，增强型开发 13 条，报表型开发 21 条，表单型开发 14 条，合计 56 条新增事物码，满足了该公司各类物资统计报表经营的目标（如图 1）。2012-07-13#2012-07-13#2012-07-13#及其他实际业务的需求，并且在实际应用中取得良好的运行效果。（三）对系统外软件具有良好兼容性ERP 系统对系统外软件具有很强的融合能力，对系统内不能 开发的新功能可以通过搭建通信接口方式，实现与多个业务系统 协同运作，支持日益广泛的 IT 应用。1.ERP 系统实现了与合同管理系统的融合。ERP 系统通过与 合同管理系统建立通信接口，实现了两个系统的融合。ERP 系统在 采购订单未审核前，将生成的采购订单锁定。在 ERP 系统中通过 接口程序将锁定状态的采购订单明细导入合同管理系统。在合同 管理系统中创建合同，同时关联 ERP 系统的采购订单，导入采购订单的明细。经过合同管理系统审批通过后，自动返回 ERP 系统。同时 ERP 系统将经过审核后的采购订单释放，从而实现了对采购 订单的内控审核（如图 2）出错机率。如果计划如需修改，相关人员可在系统内直接进行，不再经过中间重复环节，有效缩短了物资计划提报的周期，提高了需 求计划的准确性。2）ERP 系统流程设计的可配置性。ERP 系统可以根据内控要 求变化，灵活调整业务流程，从而实现业务流程的优化，同时与内 控管理紧密结合。ERP 系统的每个业务流程都是以工作流为基础 而搭建，可以根据实际业务流程的变化灵活调整工作流的顺序，从 而搭建新的业务内控流程。目前，ERP 系统的业务流程是基于内控 要求，在实际运行流程基础上搭建的；是经过内控审核，并能涵盖 业务流程关键控制点，同时也能满足企业实际需求的系统流程。它 可以根据未来内控要求变化，对业务流程进行相应的调整。因而， ERP 系统规范了企业业务流程，实现了与内控紧密结合，强化了企 业内部控制，降低了企业内部营运风险。（五）ERP 系统上线带动了企业管理模式更新ERP 系统不仅仅是一套管理软件，更重要的是一种科学管理 思想。通过对业务流程科学的设计以及权限划分，ERP 系统有效地整合了各种企业资源，提高了企业内部运营效率和整体经营管理 水平。在 MM 模块中，ERP 系统打破了原有 MIS 系统中传统项目管 理模式，引入按物料管理的通用库存管理方法。在需求计划管理中，ERP 系统采用了科学的 MRP，经过净需求计算、批量计算（静态批量、周期批量、优化周期批量）后，系统会自动产生相应的采购需 求建议及异常信息提示，改变了以往 MIS 系统单一的净需求计算 加入人工手动平库的模式。在 ERP 系统内可以根据需求实现批量平库和单独平库两种 自动平库模式。同时，ERP 系统也可以进行物料预测（预测是使用 不同数据模型的历史数据确定未来数值的过程）。通过不同预测模 型确定未来物料需求数量，不断监控物料安全库存和订货点，最终 达到提高工作效率，减少库存，优化库存的目标。在采购管理中，ERP 系统在 MM 模块中采用了采购计划法，既 保证了物料供应，又为采购人员节省了大量的时间和精力。同时为 采购人员提供分析工具，提高了采购效率，节省了采购成本。ERP 系统引入了国际通用的采购模式，能够适用目前所有采购情况，同 时结合优秀的流程设计，成功解决了 MIS 系统不能实现委外加工 采购的缺陷。在系统审核部分，ERP 系统能够实现个别审批和集中审批两 种审核方式，系统审核采用了电子化签核流程，实现了无纸化办 公，降低了生产运行成本。ERP 系统强调各模块内部的配合以及各模块之间的配合。各 模块的标准化业务流程中，每个工作流环环相扣。任何一个环节 的缺失，都会导致整个业务流程的中断或延迟。只有不同模块、不 同部门、不同岗位的人员间紧密配合、协同运行，才能顺利完成整 个 ERP 系统的运行。因此，ERP 系统的引入体现了一种良好的团 队协作。四、结语ERP 系统在西南油气田公司物料管理中运行以来，实现了物 资流、资金流、信息流的“三流合一”以及中石油企业内部各单位、 各个部门之间资源的优化和共享，提高了资源的综合利用效率， 达到了效率化经营的目标。同时引入现代化企业管理思想，提高 了企业物资管理水平及效率，为实现企业信息化管理打下了坚实 的基础。图 2 ERP 系统与合同管理系统的集成2.实现了与 MDM（公共数据编码平台）融合。物料编码是MM 模块和整个 ERP 系统运行的数据基础。ERP 系统采用了科学 的 11 位编码方式，在满足应用需求的基础上，尽量减少计算机数 据处理量。与原 MIS 系统 18 位编码方式相比，能够有效提高系统 数据处理效率，降低系统数据处理出错率。ERP 系统实现了 MDM 数据平台与供应商 Adobe 系统三套系 统的协同运作，实现了中石油企业内部单位物料编码及供应商基 础数据的统一，具有划时代的意义。在此基础上制定了严格的编码申报及审核程序，改变了过去 一物多码、编码不规范的现象。提高了编码质量，大大减少了冗余 编码的数量。与原有的 MIS 系统相比，编码品质有了质的飞跃。原 有 MIS 系统内编码数量接近 40 万条。经过 ERP 系统上线前的筛 选及上线后的补充，目前 ERP 系统内仅余 15 万条动态编码。同时 在 ERP 系统中，也可以通过 MDM 平台对其它油田系统内的现有 编码进行分发，分发到所需要系统，不需要再重复申报，减少了新 增编码申请的工作量。在提高工作效率同时，实现了整个中国石油 内部企业物料编码的统一。（四）实现了企业业务流程优化和各类资源的合理配置1）ERP 系统流程设计的科学性。克服了原有 MIS 系统的需求 计划提报流程及其重复工作量大、出错机率较高等缺陷，现有流程 通过对计划来源及性质进行精细划分，将需求计划分为 3 种途径， 在系统内直接提报。1 对涉及设备维修等技术性、专业性较强物 料需求计划，由相关设备技术人员以工单形式，在 ERP 系统内直 接提报；2 对涉及工程项目的物料需求计划，由项目技术人员以 预留结合项目 WBS 元素形式，在 ERP 系统中直接提报；3 对通 用性强的日常物资，由原有计划员以预留形式直接录入 ERP 系 统。这种科学的流程设计，合理分配了人力资源及工作