第三章--账务处理系统PPT课件

1 第三章账务处理系统 一 账务处理系统概述二 凭证处理三 账簿处理四 自动转账五 对账和结账六 往来核算管理 2 学习目标 1 理解账务处理系统的概念 特点 了解账务处理系统过程与主要功能 2 明确凭证处理过程 熟练掌握记账凭证的填制 审核与记账操作 3 掌握凭证的查询 修改方法 4 掌握各种账簿的查询方法 5 理解自动转账的原理 掌握自动转账凭证的设置与生成6 明确现金与往来核算内容 掌握出纳的基本业务 了解各种往来辅助核算的运用 7 了解对账与结账的方法 3 3 1账务处理系统概述 3 1 1账务处理系统的概念和特点账务处理是会计工作的基础环节 也是会计业务处理的主要内容 在会计电算化系统中 账务处理系统作为核心子系统 与工资 固定资产 存货 销售和应收 应付等子系统联系紧密 存在大量数据交流 报表和财务分析系统也需从账务处理系统中取得相应的会计数据 因此 账务处理系统是会计软件的中枢 是整个电算化会计系统最基本和最重要的内容 1 基本概念会计的日常核算工作包括填制审核会计凭证 登记账簿 编制财务报告等 这些内容构成会计核算工作的重心 在会计电算化系统中 将会计科目设置 填制审核会计凭证 登记账簿等系统统称为账务处理 完成账务处理工作的子系统称为账务处理系统 另将编制财务报告作为报表子系统处理 4 3 1 1账务处理系统的概念和特点 2 特点与会计软件其他处理系统相比较 账务处理系统具有的特点 1 会计数据的综合性在会计软件中 除账务系统外 其他子系统均侧重于会计核算的某一方面或会计管理的某个环节 其数据经过加工整理后 传递给账务处理系统 由此 账务处理系统归集了经营活动中的大量会计数据 能综合反映单位的财务状况和经营情况 2 会计制度的规范性从账务处理系统的综合性可以看出 其输出的会计信息全面反映了单位的经济状况 这些信息不仅仅为单位管理者服务 也必须为财政 工商 税务 银行 审计和各级各类投资者服务 因此 账务处理系统必须符合国家规定的会计制度 按规范的要求设计会计科目体系 组织会计核算工作 保证所输出的会计凭证 账簿等资料符合各方面的需求 而其他子系统在符合会计制度的前提下 为满足单位实际需要灵活进行设置和调整 5 3 1 2账务处理系统的基本流程 在电算化工作方式下 账务处理系统是从会计凭证输入开始的 通过计算机对会计数据进行处理 生成各类凭证 账簿文件 最后产生科目余额文件 具体操作步骤如下 1 输入记账凭证或生成机制凭证 手工凭证是指会计人员根据审核无误的原始凭证 按照相应的记账方法 使用键盘 鼠标等输入工具在计算机上编制的会计凭证 机制凭证是指由会计软件设定或会计人员根据单位实际需要设置 让计算机自动生成的记账凭证 通过会计人员手工输入记账凭证和计算机自动生成的记账凭证 完成凭证填制的会计处理工作 2 审核输入的凭证无论是手工输入的凭证还是机制凭证 都需要再次进行审核 以确保其正确性 6 3 1 2账务处理系统的基本流程 3 人工控制下的计算机自动记录在计算机条件下的记账操作是指分别更新记账凭证文件 科目余额及发生额文件 辅助账文件 并删除临时凭证文件中已记账的凭证 4 账簿输出账簿输出是指按照会计人员设置的输出条件 生成并输出各种总分类账 日记账 明细账分类和记账凭证科目汇总表 5 银行对账银行对账是指会计人员将银行对账单录入计算机软件中的对账文件 经过与凭证处理生成的对账文件相核对 自动产生银行存款余额调节表 7 3 2凭证处理 会计凭证处理是记录经济业务 明确经济责任并具以登记账簿的重要文件 是登记账簿的依据 对会计凭证进行处理是日常账务处理中最为频繁的工作 也是电算化账务处理系统中最基本的工作 目前的电算化会计系统是以记账凭证数据作为系统的最基础数据 记账凭证数据的正确性是决定系统输出正确与否的基础 凭证处理是整个系统数据的入口 一般账务处理的凭证处理功能流程如下 8 填制凭证 审核凭证 凭证汇总表 凭证正确无误 是出纳凭证吗 记账 修改凭证 稽核并签字 选定凭证 出纳签字 是 否 9 3 2 1凭证输入 凭证输入就是将若干张经济业务相同的原始凭证单据集中编制成一条条记录 形成一张完整的记账凭证 输入计算机 凭证输入是电算化系统主要数据的录入口 包括凭证头和凭证正文两大部分 凭证头包括凭证类别 凭证编号 凭证日期和附件张数等 凭证正文包括摘要 会计分录和金额等 在实行计算机处理账务后 电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证 因而使用者要确保记账凭证输入的准确完整 在实际工作中 用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证 也可以先有人工制单而后集中输入 用户采用哪种方式应根据本单位实际情况而定 一般来说 业务量不多或基础比较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式 而在第一年使用或人机并行阶段 则比较适合采用后台处理方式 1 凭证头的编制 1 凭证类别输入凭证类别字 也可以利用参照功能 参照选择一个凭证类别 系统将自动生成为凭证编号 10 3 2 1凭证输入 2 凭证编号一般情况下 由系统分类按月自动编制 即每类凭证每月从1号开始 以后按照当前期间同类凭证的最大号加1给出 3 制单日期系统会自动给出上一次录入的同类凭证最后一张的日期 如果日期不对 可进行修改或参照输入 凭证录入的日期若在当前的会计期间之前 则系统不允许输入 4 附单据数在 附单据数 处输入原始单据张数 根据填制记账凭证所依据的原始凭证实际张数输入 2 凭证正文内容填制 1 摘要摘要是对记账凭证输入本笔分录的业务说明 在电算化会计系统中 摘要是以行为单位编制的 很多会计软件要求凭证中的每一行都要有一个相对独立的摘要 摘要的编写要求简洁明了 或单击参照按钮选入常用摘要 常用摘要的选入不会清楚原来输入的内容 11 3 2 1凭证输入 2 会计科目在栏目中录入会计科目的方法有很多种 一是可以根据会计科目代码直接录入 在录入过程中系统会提示代码对应的科目名称 二是如果在科目设置中定义了助记码 则可以在此处直接输入助记码 系统会根据助记码查到需要的科目 三是用系统提供的参照功能 直接选定相应的科目 在会计科目的输入过程中 软件可提供一些自动检测功能 如不是末及科目 则给出提示 要求用户输入最明细的科目 3 金额金额是相应会计科目的借方或贷方发生额 金额可以手动输入 也可以通过计算机得出 各种会计软件都在凭证金额输入这步提供了一些快捷方式 例如 按空格键 可在借方和贷方金额栏切换 在T3软件中 在金额处按 系统将根据借贷方差额自动计算此笔分录的金额 4 合计合计是指一张凭证上的借方金额合计和贷方金额合计 在电算化会计系统中 凭证合计数由计算机根据借方和贷方发生额自动计算得出 在合计栏可以看出借贷方是否平衡 若不平衡 系统会提示用户修改并拒绝接受 直到修改平衡后才准予保存凭证 12 3 2 1凭证输入 5 签字签字是指填制记账凭证 审核记账凭证 记账以及出纳等人员的签字 在会计软件中 系统按照当前操作人员的用户名 自动在凭证中执行签字 6 辅助核算项目通过科目设置可知 许多会计科目在完成一般会计核算的基础上 还有进行辅助核算的要求 为实现这些辅助核算 在凭证输入过程中 凡是涉及这些科目的分录 在输入会计科目结束后 系统会根据该科目的辅助核算要求自动提示用户输入不同的辅助核算数据 1 若录入的科目是银行存款 且在初始化设置中定义了结算类型 系统会提示用户输入结算方式 结算号和票据日期 即采用何种银行结账结算方式 银行结算凭证的号码和票据填制的日期 该信息主要为以后银行对账提供原始依据 2 若录入的科目有数据核算要求 系统要求用户输入数量和单价 用户根据相应原始凭证输入数量和单价并选择金额方向后 系统自动按数量乘以单价计算金额 数量和单价信息为以后数量金额账的输出提供依据 3 若录入的科目有外币核算要求 应将凭证格式改为外币式 如果系统有其它辅助核算 则先输入其他辅助核算后 再输入外币信息 13 3 2 1凭证输入 4 若录入的科目设置了往来核算属性 则系统提示用户输入往来单位 经手人 票号等信息 往来客户 可输入代码客户 供应商简称 经手人 可输入该笔业务经手人员代码或简称 而 票号 则根据原始凭证数据录入 5 若录入的科目设置了部门或个人属性 则根据屏幕提示输入部门 个人的代码或名称 也可以参照功能输入 6 若科目定义了项目核算 则屏幕提示用户输入各项目的信息 如工程项目可设置料 工 费等自定义项 核算该科目每一笔业务的全部信息 辅助核算信息并不是每张凭证必有的内容 只有在设置了辅助核算的科目出现在记账凭证中时 才需要输入辅助核算信息 各单位可以根据本单位实际情况设置一种或几种辅助核算 以满足经营管理的需求 3 辅助性凭证输入功能为了方便凭证输入 提高输入速度 会计软件为用户提供了多种辅助性凭证输入功能 1 常用摘要输入功能日常填制凭证的过程中 因业务的重复发生 经常会有许多摘要完全相同或大部分相同 如果将这些常用摘要储存起来 在填制会计凭证时可以随意调用 必将大大提高业务处理效率 调整常用摘要可以在输入摘要时直接输入摘要代码或单击参照按钮参照输入 14 3 2 1凭证输入 2 编码提示输入功能在输入凭证时 为提高速度 往往需要输入编码 如摘要编码 科目编码 往来单位编码 部门编码等 为辅助这些编码的输入 会计软件能提供编码提示功能 即当光标位于特定内容的输入对话框时 出现与这一输入内容相对应项目的编码与内容的对照表 3 常用凭证输入功能在单位里 会计业务都有其规范性 因而在日常填制凭证的过程中 经常会有许多凭证完全相同或部分相同 如果将这些日常凭证储存起来 在天之会计凭证时课随时调用 必将大大提高业务处理的效率 确切的说 常用凭证 提供的是常用会计凭证的模板 在调用日常凭证后 仍可做修改 使其符合当时会计业务需要 15 3 2 2凭证输入的操作实例 例3 1 2012年1月10日 以银行存款支付所欠长白公司贷款20000元 注意 会计软件通常对一张会计凭证中的笔数没有限制 但用户仍应按照会计制度的规定 一张记账凭证记录一笔完整的会计业务 不能将不同的业务记录在一张凭证上 对于同一个往来单位来说 名称要前后一致 如不能有时用 用友公司 有时用 用友集团公司 像这样的名称前后不一致 系统则将其当成两个单位 用友T3软件中凭证一旦保存 其凭证类别 凭证编号将不能修改 凭证填制时借方和贷方的摘要不能为空 16 3 2 3凭证查询 凭证查询是指按照给定的条件查找满足条件的凭证 并显示出来 包括对未记账凭证的查询和已记账凭证的查询 从查询条件的设置和凭证的输出格式来看 不同软件采取的手段不尽相同 主要有简单查询和综合查询两种基本形式 简单查询是输入凭证月份 凭证号或制单人 审核人等少量要素来查询相应凭证 同时可以以此为基础向前或向后联系翻阅未记账凭证 已记账凭证或全部凭证 综合查询是由系统提供给用户的可对多个输入条件进行任意组合的查询方式 输入查询条件后 由系统根据用户设置的条件在指定范围进行查询 用友T3软件的总账系统填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口 同时也提供了强大的信息查询功能 在凭证画面中有信息时可直接查看到的 如科目 摘要 金额等 有些信息时通过某些操作间接查看到的 如各分录的辅助信息 当前分录行号 当前科目最新余额 外部系统制单信息等 17 3 2 4凭证修改和删除 在电算化方式下 尽管系统采取了多种抑制错误产生的措施 但操作错误依然是难以避免的 由于记账凭证的任何错误都将影响系统最终核算结果的正确性 为此 一般系统均提供了多种方便的凭证修改功能 对于重复填制的记账凭证或确实不便于修改的记账凭证 系统通常也提供了凭证的删除功能 1 凭证修改电算化会计系统中 由于记账凭证是按数据组织过程以不同数据库方式存储在计算机中 所以其修改与手功方式下记账凭证的修改存在不同 1 错误凭证的 无痕迹 修改所谓无痕迹 即不留下任何曾经修改的线索和痕迹 在电算化账务处理系统中 有两种状态下的错误凭证可实现无痕迹的修改 一是凭证输入后 还未通过审核的凭证 二是尽管已通过审核但未记账的凭证 未通过审核的错误凭证可以通过凭证的编辑输入功能直接进行修改 已通过审核的凭证首先通过凭证审核取消功能审核后 再通过凭证的编辑输入功能进行修改 2 错误凭证的 有痕迹 修改所谓有痕迹 即留下曾经修改修改的线索和痕迹 会计电算化系统是通过保留错误凭证和更正凭证的方式留下修改痕迹的 若发现已记账的凭证有误 要求对此类凭证的修改留下审计线索 18 3 2 4凭证修改和删除 例3 2 某企业用现金支付本月厂部办公室电话费90元 但输入该笔业务的付款凭证时发生错误 误记为借 制造费用90贷 库存现金902 凭证删除如果填制的凭证出现重记等错误 并且已经保存 在审核和记账之前可以作废并删除记账凭证 多数会计软件在执行凭证删除功能时 往往会分为两步进行 第一步对欲删除的凭证打上 作废 标志 已作废的记账凭证在凭证查询中还可以查看得到 仍保留原有凭证内容和凭证编号 作废凭证不能修改 不能审核 通过 凭证恢复 功能可以取消凭证作废状态 第二步通过对运行 整理凭证 功能 真正删除相关凭证 例3 3 将2012年1月17日摘要为 提取现金 的记账凭证彻底删除 19 3 2 5凭证审核与出纳签字 1 凭证审核凭证审核是指审核人员按照会计制度和会计软件的要求 对记账凭证所进行的检查和核对 审核内容 记账凭证是否与原始凭证相符 经纪业务是否正确 记账凭证相关项目是否填写齐全 会计分录是否正确等 审核中如发现有错误或有异议时 应交于凭证填制人员进行修改或做其他处理 在凭证审计的过程应注意 1 制单人填制的每一张凭证都必须经过具有审核权限的人员审核后 才能作为正式凭证进行记账处理 2 凭证制单人和审核人不能为同一人 即任何操作员都不能审核自己编制的凭证 例3 4 审核2012年1月的记账凭证 20 3 2 5凭证审核与出纳签字 2 出纳签字出纳凭证由于涉及企业现金收入与支出 应加强对出纳凭证的管理 注意 1 企业可根据实际需要决定是否要对出纳凭证进行出纳签字管理 若不需要此功能 可在 选项 中取消 出纳凭证必须经由出纳签字 的设置 2 凭证一经签字 就不能被修改 删除 只有被取消签字后才可以进行修改或删除 3 取消签字只能由出纳人自己进行 4 不是所有的记账凭证都需要出纳签字 如转账凭证就不需要出纳签字 21 3 2 6凭证汇总 在手工会计核算方式下 会计人员一般按凭证种类汇总某一时间范围内的记账凭证 生成汇总表 并据以登记总分类账 在会计电算化方式下 虽然对记账凭证来说凭证汇总已无必要 但凭证汇总功能更加强大 用户可以汇总已记账凭证 也可以汇总未记账凭证 或汇总所有凭证业务内容 以便于在全部凭证未入账前 随时查看单位当前的财务状况和经营情况 凭证汇总不受时间和业务处理进度的约束 具体来说 凭证汇总就是将记账凭证按指定范围和条件汇总出相应科目的借 贷方发生额及余额 并生成凭证汇总表 主要分为两步 1 汇总条件2 生成凭证汇总表 3 2 7凭证记账 在电算化条件下 凭证记账就是将已经输入的记账凭证 经审核签字后 登记到总账 明细账 辅助账等相关账簿中 凭证经过记账以后 不允许修改 但可以通过前面所述的 红字冲销法 或 补充登记法 进行更正 22 3 3账簿管理 企业发生的经济业务 经过制单 审核 记账等程序后 就形成了正式的会计账簿 对发生的经济业务进行查询 统计分析等操作时 都可以通过账簿管理来完成 查询账簿时会计工作的另一个重要内容 处理现金 银行存款查询除外 账簿管理还包括基本会计核算账簿的查询和输出 以及各种辅助账的查询输出 在 账簿管理 系统中 用户可以方便的实现 总账 明细账 凭证联合查询等功能 分为以下几种 1 总分类账簿查询 2 明细分类账簿查询 3 多栏账的查询 4 余额表查询 5 部门与个人辅助核算查询 23 3 4自动转账 自动转账是指通过用户的设置 由系统