延国店—质序—001控制程序03.doc

延边国际饭店有限公司 程序文件编号：延国店质序001 文件控制程序受控代码03发布部门：质量管理部修 改 码起 草 人：王英男修改日期尚未修改审 核 人：赵国超 A版 2010624 批 准 人孙涛前 言本程序为本饭店规定了与质量管理体系有关的文件和资料的审批、发布、控制的工作程序，若其它规定与本程序有抵触时，应以本程序为准。本程序 2010 年 6 月 24 日首次发布，版本号A版；本程序 2010 年 6 月 24 日生效；本程序由质量管理部提出；本程序由质量管理部归口并解释；本程序起草人：王英男本程序审定人：赵国超 本程序批准人：孙 涛 若修改或换版，应由总经理批准，受控版本应在修改记录中记载。修 改 记 录修改码修改日期生效日期修改章节修改人批准人修改原因/标记 1 目的本程序明确了质量体系有关文件的编写、审批、发布和更改的工作程序和职责，以保证有效版本的文件。2 适用范围本程序用于质量管理体系有关的文件。3 职责3.1 总经理负责质量手册和程序文件的批准。3.2 管理者代表负责质量手册和程序文件的组织编写、修改和审核。3.3质管部负责质量手册、程序文件和管理规定的编写、修改、发布、控制和管理。4 程序4.1 文件资料控制的范畴与标识4.1.1文件的分类a) 质量管理体系文件（质量手册、程序文件、部门作业指导书、质量记录等）；b) 各类公文、行业规定及法律法规；c) 技术文件（服务标准、规程规范、标准菜谱及有关技术资料等）；d) 来自分承包方及顾客方的与本饭店质量管理体系有关的文件。4.1.2文件的标识a)各部门依据本饭店规定对文件进行编号、标识、记录；b)文件分为受控文件和非受控文件。受控文件仅供本饭店内部使用。受控文件包括质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录。受控文件加盖“受控文件”印章，并编受控文件代码，文件使用者须妥善保管，不得翻印、外借、赠送；c)非受控文件为受控文件以外的其它文件及资料。非受控文件发出后，不再进行更改和换版；d)质管部须保管有效的标准、规程、规范，对作废标准须及时剔除，替代标准及时补入，并在文件上加盖“受控文件”印章； e)作废文件及时从现场撤出。需保留的作废和过期文件加盖“作废保留，仅供参考”的标识。4.2质量管理体系文件的编写质量手册和程序文件由管理者代表负责组织编写；各部门负责本部门作业指导书、质量记录的编写；法规、标准、规程、规范有效版本目录由质管部负责编写。4.3质量管理体系文件的审核和批准4.3.1质量手册和程序文件、饭店统一使用的管理规定、部门作业文件由管理者代表审核，总经理批准。以上审核、批准程序应严格执行。如遇审核人、批准人不在，有急需审核、批准的文件由授权人执行。4.4 文件的发放和复制4.4.1质量手册和程序文件的发放由质管部填写文件资料发放审批记录，经管理者代表批准后，按批准的发放范围发放文件，并填写文件资料的配置、发放记录。4.4.2部门质量管理体系文件的发放由部门负责人指定人员填写文件资料发放审批记录，经部门负责人批准后，按批准的发放范围发放文件。4.4.3文件领用人在文件资料的配置、发放记录上签名，领取相应文件。4.4.4文件资料发放审批记录和文件资料的配置、发放记录上应有受控号、文件名称、文件编号、申请部门、申请人、批准人、发布日期、领用日期、册数、签名及修改、更换等的记载。4.4.5当文件使用至严重损坏而影响正常使用时，应到发放部门办理更换手续，交回破损文件，按原文件的受控号补发新文件。4.4.6当文件使用人将文件丢失后，丢失人向直接上级书面报告丢失情况，经批准后，详细填写文件补领/复印申请表（见附录B）并报质管部，质管部审核后向丢失人进行补发，补发文件时应给予新的受控号，注明丢失文件的受控号作废，并加盖“受控文件”印章。4.4.7 法律、法规、标准、规范的发放、配置应填写并保存文件资料的配置、发放记录。4.4.8对外来公文和资料，由行政办公室进行收文登记并呈送总经理批示，按总经理批示进行送阅，送阅完成后，保存外来公文。4.4.9与质量有关的文件资料的复印，须由申请部门填写文件补领/复印申请表（见附录B），经本部门负责人和质管部负责人签字同意后方可复印。4.4.10非受控文件，经管理者代表同意后可提供给顾客，由提供人员在文件或资料封面上作非受控标记。4.4.11作废和过期文件应予回收，经质管部审核，对无保留价值的文件报管理者代表同意后，加盖“作废”印章，予以销毁，需保留销毁文件的清单。由质管部与文件发布部门共同负责执行销毁。4.5 文件资料的管理4.5.1各部门负责人指定人员保管文件时要保持文件资料的最新版本。4.5.2各部门负责将标准、规程、规范报至质管部，质管部负责发放、管理及更改控制和有效版本目录的公布，每半年公布一次作废及替代标准规程的目录。4.5.3质管部每季度对上述工作进行监督、检查。4.5.4部门负责人每季度对本部门各类在用文件的有效性及文件持有者的情况进行检查，发现问题及时处理。4.6文件的更改文件或文件页次需要修改时，部门负责人书面说明更改原因，原因中应注明文件的版次、编号、修订依据、修订摘要以及文件更改后的生效日期等内容，报管理者代表审核，经总经理批准后，质管部加盖“受控文件”印章执行，质管部按原文件编号做好改版记录，收回旧版本，按修改后的内容执行，原件即行废止，按本程序4.4.11处理， 5 附录文件资料发放审批记录文件补领/复印申请表文件资料的配置、发放记录记录A格式 文件资料发放审批记录 编号：延国店质表001文件名称文件编号发放范围申请部门申请人日期批准人日期记录B格式文件补领/复印申请表编号：延国店质表002文件名称文件编号申请部门补领/复印 份数 份复印页码共 页第 页补领/复印原因新编文件破损补