浅谈商务秘书与上司的相处之道.doc

浅谈商务秘书与上司的相处之道2008年第32期(总第108期)现代企业文化MODERNENTERRISCUrURENO.32,2008(CumulativetyNO.108)浅谈商务秘书与上司的相处之道吴莹大玉(江西信息应用职业技术学院,江西南昌330043)摘要:一个商务秘书,要成为上司的得力助手,就必须学会与上司相处.文章从礼仪的角度谈了商务秘书与上司良好相处的几大途径:了解上司,尊重上司,体谅上司以及约束自己.通过这些途径与上司相处,达到赢得上司信任与器重的最终目的.关键词:商务秘书;上司;礼仪;相处之道现代秘书工作”是一种以领导工作为主要服务对象,以发挥参谋,助手作用为主要服务形式,以处理信息为主要服务或工作内容的服务性职业.”1l”秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导者实施管理的人员.”日从上述专家对秘书工作的论述中,我们可以得出,秘书的角色定位应该是辅助的功能.而在现代商务活动中,帮助其主管处理公司一切里里外外的业务就成了现代商务秘书的职责.现代商务秘书的主要工作就是协助主管执行工作的每一个细节,秘书或称其为助理的这些人,他们为了让他仃J的主管有更多时间来从事更高层的商业活动和计划,而将诸如每天早上应打开和回复的信件,资料的存档处理,电话的接听与回复处理,传真,拟稿与打印等繁琐的工作一并承担,更有甚者,与政府与国企事业单位的行政秘书不同的是,现代商务秘书所处的公司或机构,因为业务发展或所处的环境及背景的不同,秘书的职责并不是那么确定,除了做本身的主管交办的事情外,还要和其他部门的业务人员有着非常密切和重要的关系,并形成纵横交错而复杂的人际关系,这主要是现代商务秘书的工作职位经常既是秘书又是公司的职员的双重身份造成的,工作领域已无法细分.因此,现代商务秘书已演变成名副其实的”业务秘书”或”公关秘书”.基于此,现代商务秘书的角色定位除了辅佐功能外,它还具有另一重更为重要的意义,那就是参与了管理,也就是说,秘书工作的历练已成为秘书向上晋升为行政主管的重要阶梯,这样,对于活跃在商界的秘书们来说,与自己的上司融洽地相处并合作,将会为自己的事业及前途添上华丽的一笔.那么,如何才能同上司良好相处呢?下面笔者谈谈自己的看法:一,了解上司一个优秀的商务秘书在上岗后首先要做的事就是必须先了解自己的上司,对上司的工作作风,性格,办事习惯,起居规律,思维路子,语言特点,生活爱好及社交圈子,甚至上司的工作经历都应当了解得清清楚楚,这样才可以把服务工作做到恰到好处,才容易与上司配合默契,节拍一致,方便在工作中的沟通与相处.比如,上司为内向型的性格,喜欢独自思考问题与办理事务,这时,秘书最好是在事前当好参谋,收集并整理好一切可以得到的资料和数据,事后当好助手,而当上司独立思考时就不应该去打扰;如果上司是个外向型性格的人时,一58一因其善于人际交往,可能在工作中更喜欢集体交流,征询他人的意见,这时,秘书就应及时协助上司组织人员共同商量工作有计划有分寸去参与其中,发挥助手与参谋的作用.不同的上司会有不同的个性,当然也会有不同的特长与爱好.商务秘书在与上司的交往中,不仅要了解上司的性格脾气以更好地合作,也要了解上司的爱好与特长,并不失时机地向相关客户及合作伙伴们宣传,这样,既能博得上司的信任,还可以在一些社交场合起到意想不到的公关效果,以树立上司丰满的形象.比如,上司喜欢摄影或书法作品,作为秘书可以在合适的时机将上司的这些特长或爱好展现于人前,上司对文体娱乐活动有兴趣,可在工作之余,邀请上司去体育馆打场球或去歌厅唱一曲,以减轻工作压力并与同事良好相处.在这个问题上,还有一个连带意义的问题,就是秘书不但要了解领导的特长与爱好,还要有自己的特长,更重要的是要有适应能力,尽可能与上司的特长和爱好相接近,这样,秘书与上司的兴趣一致后,有了共同语言,在生活与工作上都便于服务.所以,作为一个优秀的商务秘书,不仪要了解上司的个性与处事风格,还要了解目标和压力,上司的优点和弱点,上司喜欢的工作态度等,只有这样,才可以全方位地了解自己的上司并更好地为之服务.附:四种人际风格的长处分析型驾驭型推理性强/一丝不苟独立/坦率/果断严肃/按部就班/谨慎小心实际/讲求效率平易型表现型态度合作/支持别人外向/热诚/说服力擅于外交/有耐心/忠诚喜爱趣味/率真二,尊重上司从工作及礼仪的角度上来说,秘书是必须尊重和服从上司的,上司的权威性必须在商务秘书的工作中体现出来.因此,无论秘书人员平时与上司相处得如何好,在工作中,与上司说话都要有分寸,不可称兄道弟,油腔滑调,即便是只有两个人在场时,同上司说话也应尊重.在公司同事或客户面前,不可非议上司,出语轻慢或是语气随便,有损上司的形象.在处理商务工作中,也须事事,处处,时时维护上司的权威.如在向他人介绍自己的上司时,态度要恭敬,不能只称呼姓或只叫名字,而应使用正规的全称:”这位是我的经理李”.与上司外出应酬时,要注意关照上司的口味爱好,在上司不胜酒力或身体不适时,应及时向客人说明不能饮酒的原因,有可能的话可适当替上司代饮.另外要记住秘书工作的潜隐性,秘书所做的一切都是代上司行事,即使秘书的良好态度和典雅的举止吸引了客户,或利用自身的权利给了客户一些公司允许利益,但这些,都应该以上司的名义而不可以秘书自己的名义进行,这也是尊重上司的一种表现.案例:某公司的一次产品发布会,会后,每个来宾都有一份很有特色的纪念品,有一参加发布会的专家因为对公司的纪念品情有独钟,就给公司秘书打了个电话,说非常喜欢这个纪念品,问可不可以再送几份,他想带给家人.公司的秘书想,这次发布会准备的纪念品很充足,还有一些没有发完,就没有征求上司的意见很爽快地答应了并让专家来拿.第二天,秘书给上司汇报工作时谈及此事,上司脸色非常不好,就此,秘书与上司之间有了隔阂.评:秘书在此事上犯了自作主张的错误,纪念品是可以送的,但秘书不该以自己的名义去送,而应该以上司的名义,这是对上司的一种尊重.尊重与服从自己的上司,并不是唯唯诺诺地奉承上司,必要时,秘书人员要能提出自己的意见,以供上司参考.一个正直英明的上司是不喜欢事事奉承的秘书的.对上司一味地奉承和附和,并不一定能给上司良好的印象,因为,秘书自己首先就降低了人格,所以,不能用那种卑微的身份换取上司的重视,不要被上司的地位或权势所吓倒,以为除了谄媚和驯服之外,什么也不能做.上司在事务与工作上负着领导的责任,可能他们在学识与经验上比较优越,但在必要的场合,秘书不要怕与他们有不同的观点,只要态度上是有礼的,谦恭的,忠实地说出自己的见解,反而是一种更深层次的尊重,并更能得到上司的赏识.三,体谅上司作为一个有独特个性的血肉之躯,上司也会像常人一样有情绪的高低不受控制的现象.秘书处于上司的身边,与上司一同处理事务,当上司情绪异常,肝火上旺时,秘书是最先承受来自上司的异常宣泄的.这时,秘书应本着宽容体谅的原则,怀着一颗善解人意之心,保持谦和的态度.要知道,在巨大的工作压力面前,上司承担的责任比普通人要重得多,神经高度紧张时的宣泄甚至是不择时机地宣泄都是心理的必然需要,作为秘书,大可不必去较真,待事情过后,上司自会为自己的失态后悔并向秘书表示歉意,而身为下属的秘书因为宽容与体谅会赢得上司更多的信任与器重.体凉上司还表现在正确地对待上司的隐私.一般来说,秘书无权也不可能得知上司的隐私,但由于与上司的关系密切,难免会在偶然的机会发现上司内心的隐秘,如听到了上司家人的电话,看到了上司与家人或其他人的不和的场面,听说了上司家人的一些传闻,甚至一同外出时上司在某些场合发生的尴尬故事种种这些,秘书应听过看过放过,让这些事”死”在自己的心里而决不能向任何人传扬.而当上司向秘书诉说自己的心事时,秘书人员应以朋友的身份听其倾诉,任其宣泄,并予以劝解或尽可能予以帮助.过后,秘书人员不可也不必主动提起这些事,也不可去作为知情者关心过问,这都是不恰当的,因为,上司在宣泄之后也许会后悔自己失言,也许会觉得让秘书了解太多的私事没有必要,更反感秘书将自己的私事挂在嘴上,因此,一个知礼的秘书,不要过问上司的私事,即使是真情关心,也只要”做”而不是”说”.台湾秘书总会会长童与聪女士,在她度过的三十年的职场生涯中,有二十八年是在德商赫司特度过的秘书生涯.她认为,要做好一个商务秘书的角色有五大原则”细心,耐心,同情心,爱心,感激心”,这”五心”原则,也就是说人的态度非常重要,碰上问题,要多替他人想想,童女士所说的”五心”原则,也在一定程度上说明了体谅上司是一个商务秘书和上司友好相处的秘诀.四,约束自己约束自己首先就是要认清秘书并非具有”特别身份”.商务秘书比其他部门的同事更容易接收情报或听到机密事项,这也是造成秘书微妙立场的主因.有时,在会议室倒茶时,就会得知人事调动的消息;有时,会听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话题等诸如此类的情报,所以,高级商务秘书常给其他部门的人一种特殊身份的印象.如果,秘书自己也以这种”特殊”为荣的话,就很难在公司同事和上司面前博得好印象.对于有经验的商务秘书来说,他会遵守谨慎性的原则,即谨守业务机密,少谈论他人之私务.这也是商务秘书应该有的基本素质.其次,约束自己的情绪.秘书不应该把自己的私人情绪带人工作中,不能以自己的私人问题影响工作,要明白,你是替上司工作而不是上司替你工作.一个合格的秘书,必须要有一个正确的工作心态,保持愉快的性情.在与各色人等接触时,秘书必然会遇到各种事情,难免会有情绪失控的时候,比如:吃惊,生气,委屈,得意,开心,满足等情绪,都要注意自己的表现,那些大惊小怪,皱眉头,大笑,得意忘形甚至哭泣,这些个人内心的喜怒哀乐皆形于色的活,工作就完全被个人情绪所控制,并受个人情绪的影响,这是秘书人员的大忌.因为这肯定会破坏你的工作成效,破坏工作整体.而怒是更不适合秘书这个职位的一种情绪,因为,秘书只是助手,是辅助者,他代表的是他的上司,他对谁发怒?所以,怒是必须反对的,如果控制不了自己的怒气,那,也许就该结束自己的秘书生涯.总之,与上司相处,很多时候,不能改变情势,不能改变别人,作为