合肥市劳动局综合档案管理系统建设方案 精品.doc

合肥市劳动局综合档案管理系统项目概述项目名称项目名称为合肥市劳动局综合档案管理系统。领导机构和项目实施机构项目领导和实施机构为合肥市劳动局。运行维护机构项目运行维护机构为合肥市劳动局。项目背景随着各行业各领域的信息化水平的不断提高以及对档案信息化的认识不断深入，档案管理工作日益受到重视，人们对档案管理信息系统的定位提出了越来越高要求的同时也面临着许多新的问题。档案管理信息化主要面临着如下新的应用需求和挑战：档案类型繁多、层出不穷。档案管理信息系统需要管理的档案种类越来越多、越来越复杂，几乎涉及到了各行各业所有的档案信息，包括实体档案和电子档案。这要求档案管理信息系统几乎要包容所有的档案实体类型和电子档案类型，并能管理好。同时，还要适当兼容将来可能出现的档案实体类型和电子档案类型；信息档案化。各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一定的产生和利用后，这些系统中的信息累计得越来越多，这些信息系统内的电子信息的出口却是一个重大问题，需要按档案管理规章制度的要求归档到档案管理系统中；开放性应用。档案管理信息系统不再是一个简单的封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中重要的应用系统。它需要与几乎所有的信息系统、尤其是业务系统进行一体化联接，实现信息的双向流动和共享。因而，要求档案系统具有良好的开放性和数据兼容能力；档案管理工作前移，为现实工作服务。档案管理信息系统不再被认为是起到保管过期资料的作用，而被要求深入到各个业务过程中，从信息的产生阶段和现行阶段就介入，以便为现实工作服务。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作紧密结合；新应用要求和新技术集成。随着档案管理应用的需求不断深入，需要集成进入更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术；异构数据海量存储。在档案管理范围不断扩大、应用不断深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的、多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系结构。针对上述出现的新的问题和要求，各级政府部门也在逐渐加强数字化档案管理的建设，合肥市劳动局综合档案管理系统也正是在此背景下的建设项目。合肥市劳动局在新大楼的建设中，规划出600平米的档案室，拥有500立方米的密集架，用于连接所有二级机构，本项目建设方案也是基于此环境的设计。需求分析总体设计要求（1）系统适用年限要求：保证软硬件至少在5年内满足需要，在对系统更新时，系统所有数据可以通过适当的迁移或不需转换即可完整无误地转入新的系统中。（2）支撑软件要求：系统的支撑软件要采用目前最先进的体系结构，与原有系统具有良好的接口和高度兼容性，并根据客户的具体业务要求选取性价比最高的方案。（3）数据库系统要求：要充分满足大容量数据存储和利用的要求，并保证系统的安全性和稳定性。（4）网络通信要求：档案管理中心网络满足主干千兆、桌面百兆的数据通信要求，政务专网、政务外网满足100M通讯要求，支持多种连接协议（Ipv6、XML、J2SE等）。（5）用户操作要求：符合通用软件的操作习惯，能够简单方便地处理相应业务，用户不需要做特殊的技术均可以方便地操作系统。（6）系统响应要求：不考虑网络传输速度影响，在应用系统建设时选择的硬件产品的条件下，对于百万记录级（文字）复杂联合条件检索时，系统响应速度不低于10秒，其他多媒体文件目录搜索速度也应不低于该速度，全文检索可以稍低一些。（7）安全保密要求：安全保密对一个系统的安全运行非常重要，对系统的所有用户进行分级管理，设置不同的角色，每个角色分配不同的操作权限和数据权限，电子档案管理中心用户和政务专网用户登录系统都要进行身份验证，到电子档案管理中心利用档案的用户，需用户出示有效证件，系统进行登记后，由系统管理员进行临时赋权，给予其一个临时用户名和密码，系统超级用户可用智能卡和计算机认证相结合的方式进行控制，系统指定超级用户用哪些计算机，超级用户必须同时提供正确的智能卡和用户密码才可以进入系统。系统也可考虑内嵌防火墙软件、安全IP技术、Kerberos v5安全认证功能等安全技术。业务需求建设综合档案管理系统，通过对业务系统电子文件的在线归档和对原有电子档案的集中管理，建立庞大的电子档案数据库，可以实现档案信息资源共享。扩展市劳动局利用档案的渠道，提高档案管理现代化水平，为方便社会各界查找利用档案和全面开发利用档案信息资源创造条件。建设综合档案管理系统，便于各级党委、政府及其职能部门及时、系统利用档案进行科学的规划、决策，提高工作效率；有利于提高政府工作透明度，树立“服务政府”形象，密切政府与人民群众的联系。系统软件需求合肥市劳动局综合档案管理系统应支持多层结构，可以根据需要灵活配置；信息系统平台以公共组件为核心组成部分，结合业务组件一起来完成面向角色的服务；安全控制级别体系在系统的各个层次上，支持多种安全控制手段如用户授权、数据加密、网络控制等；标准规范接口允许授权用户以标准方式接入，系统提供定制接口，以满足党政平台上不断运行的应用系统中的数据可以转入档案管理系统中，确保系统的可扩展性。软件体系结构如下图所示：安全控制级别合肥市劳动局综合档案管理系统标准规范接口应用软件应用软件应用软件应用软件应用软件业务组件业务组件业务组件业务组件业务组件合肥市劳动局信息系统公共组件公共组件公共组件公共组件公共组件数字化处理系统工具软件系统软件合肥市统一政务处理平台基础架构服务软件系统平台包括：系统软件、工具软件、应用系统、信息发布系统。系统软件：主要是提供工具软件、应用软件等的运行平台，系统操作平台。工具软件：主要是提供操作人员在使用电脑时某些方面的方便快捷功能。系统中兼容MS OFFICE 、WPS、ACDSee等应用软件系统。信息发布系统：根据档案门类和档案利用者的不同，通过信息发布系统可把档案发布到不同级别的网络上（市劳动局内网、政务专网、政务外网网站）。应用软件：通过数据的输入、输出、交换、转换、流通、共享等，实现数据管理和辅助领导决策。数据接口标准定义和数据交换技术l 基于XML实现数据交换l 数据接口规范定义：基于国家标准的基本档案类型，我们运用XML技术制定了相应的标准，以便实现合肥市劳动局和合肥市档案馆的数据交换。通过接口来进行数据转移需满足以下要求：l 数据的完整性：指转入的目录数据、电子文件全文在转入前后数量完全一致，内容没有错误；l 数据的原始性：要保证目录数据与全文文件的对应关系及目录数据各字段的对应关系正确；l 数据的安全性：应防止通过接口程序造成敏感数据的泄密或造成数据的不可读；l 转移的方便性：数据转移应具有操作上的简便性，由一般的操作人员即可进行。系统安全需求安全性是管理系统最重要的系统需求之一，它包括系统安全性和信息安全性。系统要采取多层保护和防范措施，既要防止非法用户的侵入，又要保证系统各类使用者分级按权限操作，同时要保证系统长期稳定地运行。具体包括加密通信、防病毒、防火墙、防黑客、安全认证、网络安全审计、网络诊断和性能分析、网络监控和检测等方面，设计时要充分考虑各方面的因素：（1）网络安全产品要采用国家保密局规定的国产的产品（如防火墙等）。（2）机房建设要充分考虑防火、防雷、防盗、防尘、防磁、防潮、恒温等方面。（3）要充分考虑网络结构的安全性与开放性，做到安全性与开放性的统一。（4）既要考虑网络协议的通用性与兼容性，又要充分考虑到它所带来的安全隐患。（5）在服务器和数据库的选择上要充分考虑系统的安全性。（6）要保证安全系统具有身份识别、权限控制、数据加密、数据完整性保护、信息过滤等功能。（7）具有攻击检测和系统日志分析的功能。（8）采用国产专用密码算法。（9）具有统一角色管理和用户管理平台。（10）具有强大的安全事件审计功能。根据安全需求，合肥市劳动局综合档案管理系统安全体系在技术层面主要包括：l 位于数据链路层及网络层的信道加密及管理模块l 网络防火墙、访问代理、攻击检测等模块l 数字证书应用管理模块l 用户权限分级管理、用户组权限管理l 文档加密管理、文档访问控制l 系统监控、日志分析、系统管理模块l WEB监控和在线保护模块l 防病毒：建立多层次分级的病毒防卫体系系统功能指标l 适合性系统为指定的任务和用户目标提供一组合适功能的能力。适合性测试是为了发现软件在运行过程中，由于功能或操作未依照用户手册或需求规格说明书规定执行而造成功能未实现、功能或操作未能提供合理的和可接受的结果以实现用户的任务所期望的特定目标的情况。l 准确性系统提供所需精确度的正确或相符结果及效能的能力。准确性测试是为了发现软件在运行过程中，不适当的数据引起的结果不正确或不精确、实际操作规程与操作手册描述不符引起的结果不正确或不精确。l 互操作性系统与一个或更多的规定系统进行交互的能力。互操作性测试是为了发现软件在运行过程中，在与其它软件或设备传递过程中出现的缺少数据及命令的情况。l 安全性系统保护信息和数据的能力，以使未授权不能访问或修改，但不拒绝授权人或系统的访问。安全性测试是为了发现软件在运行过程中，信息及数据的泄漏、重要数据的丢失、非法入侵、非法操作。l 功能依从性系统依从与功能性相关标准、约定或法规的能力。功能依从性测试是为了发现软件在运行过程中，软件与相关标准、约定或法规不相符合的情况。安全性指标l 用户权限限制：考察对不同的用户权限限制情况。l 用户和密码封闭性：对于相应用户及密码进行次数限制。l 数据备份与恢复手段：系统是否提供备份及恢复功能，备份手段如何，是否可自定义备份策略。l 留痕功能：系统是否有操作日志，操作日志记录的操作情况的全面性和准确性，是否包括主要要素如操作员、操作日期、使用模块等。l 数据传输安全性：对于有特殊安全要求的数据传输，应对传输的数据进行必要的加密处理。系统性能指标l 通信效率：应用软件系统的网络的使用频度与带宽占用。l 设备效率：应用软件系统对数据库服务器、应用服务器的CPU占用率、内存占用率、磁盘占用率、输入输出等资源的效率，包括软件在不工作状态下对于硬件资源的占用情况和进行业务处理过程中对于硬件资源的占用情况。l 执行效率：典型业务操作的执行效率，例如关键的查询、统计等的响应时间等，特别是在大数据量、大并发用户数情况下的响应速度，包括设备的响应速度。l 网络效率：应用软件系统涉及的包括网络仿真、网络故障分析、性能优化、网络应用性能监控 、网络预测等。总体建设方案总体设计原则（一）系统性原则从系统论的观点出发，以实现系统总体功能为目的，来构建整个系统结构，以达到最优化的目标，系统从整体来规划设计，可以分步实施。（二）先进性原则系统设计的技术水平应达到国内外同期同类系统的整体水平，并保证系统在今后一段时间不落后。（三）标准化原则坚持标准有二层含义，一是坚持技术标准和采用主流技术，保证系统开放灵活，并具有坚实的可持续发展基础；二是要形成业务模式和服务方法。 （四）可扩展性原则在发展迅速的IT领域，应用环境，系统的硬件或软件都会不断地加以更新，因此，系统的可扩展性以及前后兼容一致性好坏决定着系统的发展步伐。（五）采用开放技术原则开放技术是业界的主流技术，采用开放式系统平台已成本开发商、集成商和用户的共识，因为开放不仅意味着标准，也意味着用户能够以更小的投资获得更高的性能，同时降低整个系统开发和维护成本。（六）可靠性原则系统对可靠性有着很高的要求。一方面要强调整个系统高可靠性，不仅能够在正常情况下的稳定运行，而且保证在意外情况故障或重负载情况下系统的稳定性，另一方面要保证在业务高峰期间的系统响应能力。（七）安全性原则整个系统具有良好的安全管理功能，从数据传输、存贮、检索、提取、入库、发布、管理等各个层面和角度都具有相应的安全机制，并建立一个安全实用、全面的计算机网络管理系统。 （八）实用性原则提供友好的用户操作界面，具备直观易用的人机界面，使得系统操作方便、快速、简捷，满足业务人员日常工作习惯和流程。（九）易维护和升级原则系统易于维护，不仅要求在系统建设和开发过程中的每个环节，必须遵循有关国际、国家主流技术标准，而且要求开发单位具有良好的售后技术支持和完善的服务体系。（十）统分结合的建设原则在规划上统一规划;在建设上，可以分布实施，分子系统实施。总体建设目标系统建设的总目标是以现代信息技术为基础，借助电子政务专网网络资源，遵循“科学规划、分布实施、安全保密、切实可行”的原则，根据实际工作需要，在加强档案数字化基础设施建设的同时，逐步实现办公自动化、档案数字化、电子文件归档和电子档案管理规范化、档案信息查询网络化，最终全面实现合肥市劳动局的档案数字化管理。系统逻辑结构综合档案管理系统逻辑结构可以分为以下四个部份：信息采集、档案管理、档案利用、系统设置与维护。其体系结构示意图如下：信息采集部分，主要完成各种渠道的数据采集工作。通过数据一体化接口，按信息采集流程要求，将各个信息系统中的待归档信息直接采集到档案管理信息系统中或通过通用数据交换平台采集到档案管理信息系统中；通过收集整编流程，可实现分散式档案整理和移交、集中式档案移交和整理。对多全宗的单位，可实现逐级整理和逐级整理和移交；通过数据导入功能，可实现离线数据的收集、历史数据的导入以及将数字化加工系统产生的电子档案数据导入到系统中；与电子档案的信息采集过程相对应，往往伴随着实体档案的收集、整理、移交和接收。在处理电子档案的业务流程中，同时处理了实体档案的这些相关工作。档案管理部分，主要完成日常的档案管理工作。其中，档案数据管理，主要完成档案信息的日常管理和维护工作；综合管理，主要完成与实体保管相关的各项工作；档案统计，主要完成与档案管理工作相关的各种统计工作；鉴定销毁，主要完成档案的鉴定工作和销毁管理工作。开发利用部分，主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。一方面提供与实体相关的利用，另一方面通过网络提供各种方式的档案检索和利用，包括信息发布、全文检索、分类检索等多种网上信息检索利用方式。专用检索引擎是针对各业务系统对档案信息的特殊需求专门开发，供各业务系统调用，以便为各业务系统提供专用信息服务，使各业务系统能方便地提取档案信息并按业务系统要求展现。系统维护部分，主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。包括各种数据结构设置和维护、赋限管理、系统参数设置和维护、日志管理等。系统设置与维护为整个档案管理系统提供了全部后台的支持，是档案管理系统的基础平台。它提供了档案类型、全宗、分类结构的定制，可以满足用户的各类档案资源的管理需求，并可以满足系统的扩展需求。同时将归档文件整理的规则形成系统的控制设置，使得整个归档流程规范化、标准化。另外提供了数据的日常维护、系统的维护和一些必要设置工具，是系统管理员的强大工具包。系统技术路线综合档案管理系统采用C/S和B/S混合方式实现不同的功能需求。其中系统维护部分、档案管理部分、文件管理功能、收集整编功能、数据倒入功能、编研开发功能、借阅管理功能、光盘发布功能等交互性处理要求较强的部分采用C/S方式实现。采用DELPHI语言开发；面向广大档案利用用户的档案检索功能和利用赋权申请功能采用B/S方式实现。B/S模式通过WEB/中间件/服务器的J2EE技术架构实现。以XML作为数据接口标准，以Web Service 标准作为基础服务描述标准和数据接口标准。同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术，全文检索技术， XML技术，档案管理平台技术，双层PDF技术、流媒体技术等。系统功能设计存储体系结构综合档案管理系统对异构数据的组织和存储采取了“目录-文件”存储结构，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件服务器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。通过这种存储体系结构，可实现灵活的分布式的海量存储。不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以实现分类存储和分布式存储。这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩充要求。档案管理数据管理进行档案数据的日常维护工作，主要包括如下几个方面的工作： 目录树的维护。用户根据实际需要进行添加、删除、修改档案类型节点 档案数据的增删改。进行必要的档案数据的录入、删除或修改； 档案目录打印。报表打印是档案工作人员日常工作之一，本系统中为用户提供各种符合国家标准的档案报表如：案卷目录、分类目录、备考表、卷内目录等，打印方法简便快捷。 选择显示字段。利用此功能，用户可以根据需要选择要显示的字段信息和显示顺序，以方便查看档案信息。 加（解）锁。可以对 “案卷”或“案卷内文件”列表中的一条或多条数据进行加锁，已加锁的数据就无法再进行操作，只有管理员进行解锁后才能够操作。综合管理主要完成与档案实体保管管理相关的工作： 设备管理。主要提供对于档案管理设备的登记管理，包括密集架、密集柜、底图柜等。 库房管理。主要提供库房人员对实体档案的必要管理工作，主要功能有档案位置索引，档案上架，进出库登记及管理，温湿度管理，日志台帐维护等功能。存放位置索引，设置档案存放位置是档案保管工作的一部分，为了方便档案管理人员日常查找，设置一个存放位置索引表，批量地设置存放位置，更能提高档案管理人员的工作效率。档案上架，对档案上架过程进行管理，区分上架目录和未上架目录，并对相关上架、下架和转移的工作进行相应记录。库房日志管理，建立记录库房日常工作的库房日志台帐，并对其提供登记、检索、变更、统计等方面的相应功能。可按照用户要求订制。库房温湿度管理，房温湿度管理也就是在每天的指定时间对档案库房进行温湿度测量并登记，并且对每月和每年的库房温湿度进行自动计算统计，同时生成月统计表、年统计表并打印输出。档案出入库管理，出入库管理主要针对日常库房记录进行登记，通过它可以完成检索、添加、修改、删除的功能。库房管理支持多库存、跨地域的分布式存储。档案实体以分布式保管和集中式保管相结合的方式进行档案保管工作。这样可因地制宜地进行档案保管工作。同时，可建立统一目录数据，统一管理所有库房的实体档案。通过这种方式，能实时掌握所有档案的保管状态和各库房的档案存储状况。档案统计图 1 统计报表功能示意图统计报表功能可以对电子档案库所有档案类型下的工程项目库、案卷库和文件库中的所有字段进行自定义的统计和报表输出。可以打印所有档案管理所需的信息，例如：卷内目录、案卷目录、备考表等。该功能由新建统计项、修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性、报表设计和报表模板管理等功能模块组成。提供给用户充分的自定义空间，能够根据用户的需要进行各种形式的自定义统计并生成相应的统计报表打印输出，档案字段信息改变后可以在调用报表打印时自行设计报表格式。新建统计项。可以建立电子档案库中所有字段的统计项目，即从库中选出那些字段需要统计和打印。由以下步骤来实现：图 2 统计项建立示意图选统计表：使得用户可以从库中选择要统计和打印的子库。例如：党群关系案卷库、文件库。定义关联关系：由于可以选多个库，所以要定义库与库之间的关联关系。例如：案卷库中的档号字段应对应文件库中的所属卷号。选统计字段：在所选库中确定要统计和打印的字段。排列顺序：可确定统计报表中记录的排序。定义检索条件：用于定义统计报表所打印的记录范围。修改统计项、删除统计项、复制统计项、修改属性。可以方便用户生成新的统计项，只要对已有统计项做较小的改动，无须从头开始。可实现按不同时段进行统计，生成统计报表。生成的统计报表可以通过多种报答方式展现（数字表格、直方图等）。报表设计，使用户可以根据统计项建立和设计各种形式的报表，以满足用户的各种需求。该功能模块结合了WORD的排版功能和EXECL的统计功能，可以输出图文并茂的统计报表。总之，通过报表设计功能可以实现任何复杂报表的打印和统计，满足各种用户对报表的不同要求。报表模板管理，用户可通过系统提供的添加、删除和编辑操作将所设计的报表格式当作模板存起来，为用户以后的使用提供方便。鉴定销毁档案管理员可以将过期的档案检索出来，提出鉴定申请，领导批示后进行鉴定和销毁。在系统日志中能够记录销毁信息（如申请人、批准人、销毁原因、销毁日期等），以便于对历史销毁操作记录进行检索。鉴定处理：档案管理员根据收到的相关领导签字审批后的鉴定申请单，可以根据上面的批示进行鉴定处理（更改密级、保管期限、销毁或还原），销毁的档案将放入回收站。回收站管理：销毁操作后的档案全部放在回收站内，回收站管理提供给用户对回收站内的档案进行全部清空、删除、还原、打印和检索等功能。销毁日志库检索：销毁日志库记录了所有的销毁记录。用户可对其进行检索和查询。并打印结果。多全宗管理综合档案管理系统可以实现多全宗管理。针对政府单位的档案管理和行业化的档案管理，可对多级单位进行统一的档案管理。针对这些类型单位内立档单位众多、档案多级管理、地理分散等的特点，可以实现数据集中或相对集中存储、业务分布式处理、实体属地管理；可实现档案统一管理、统一规划，并可实现跨地域的档案管理应用。文件管理文件管理是文档一体化的开端，本功能模块为办公室文书提供了一个简洁规范的收发文件管理界面，将文件的收发管理纳入档案管理的轨道，使文书在收发登记的同时，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，反复利用”，在不增加办公室文书工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。文件管理模块可以实现对文件的分类、登记、修改、删除，以及各种文件报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。从数据一体化接口归档过来的档案数据首先进入文件管理库中，经过在此功能项下的归档鉴定和补全工作，归档到收集整编库中。收集整编图 3 收集整编功能示意图在实际档案工作中，经常是首先收集零散文件（收集工作可能是相关部门或相关办公系统完成的），之后进行组卷归档。这一过程可以在整理编目子系统中完成，您可以完全依照自己的方式收集资料，在归档前库中存放所有内容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分类、组卷、归档。归档文件的整理规则根据系统维护中的设置可以根据相关制度和规范进行定义，虽然有国家档案局的归档文件整理规则，但各单位对不同类型的归档文件的整理工作都不尽相同。因此，系统在系统设置与维护子系统中专门有针对归档文件整理规则的设置，例如排序方式、档号的组成规则、组盒（卷）规则等，档案管理人员可以通过设置不同档案类型的文件整理规则来规范各部门和基层档案部门的归档文件整理工作。针对不同的档案类型，会有不同的整理（立卷）规则，系统完全可以应用于各类不同的整理方式和整理规则。图 4 归档文件整理方式如上图所示，其中：整理方式可以通过权限的控制，实现对分散整理和集中整理方式的选择和控制；而整理规则，则可以通过系统提供的“系统维护”中的参数设置，实现对不同档案类型整理规则的定义，使用户在进行归档文件整理（使用文件管理和收集整编功能）时，可以按照定义的规则自动实现整理编目。在收集整编子系统中我们采用了视图的方式，用于控制使用者的权限，使得部门兼职档案人员只能看到本部门的归档文件，而档案管理人员则可以看到所有部门的归档文件，监控所有部门的归档文件整理工作，并接收或打回部门整理好的归档文件。因此，收集整编是提供给档案管理人员、部门兼职档案员进行归档文件整理的公共模块。在收集整编子系统中涉及到大量归档文件整理的功能，例如：自动组卷、案卷调整、拆卷、接收、打回、检索、自动排序、文件调整等。系统在开发的过程中完全依照国家档案局的标准，支持文书档案的最新立卷规则，用户只需设定好组盒规则，然后利用自动组盒功能，就可以轻松高效的进行文件归档。系统设置与维护系统设置档案管理的设置主要针对档案系统的系统管理人员。用于对本单位档案管理的组织结构进行搭建和定制，对归档文件整理的规范进行定义，对系统常用的一些数据建立数据字典以方便使用。因为不会经常使用，一经定好，就不会轻易改动了（因为会影响数据），所以一般只提供系统管理员和项目实施的技术人员使用。 全宗设置本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的安全性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进行档案的集中管理提供了技术手段。删除、修改某个全宗时，将删除、修改该全宗下的所有库及数据,最好不要轻易删除、修改全宗。 分类表设置分类表就是指企业档案管理中所遵循的分类规范表。建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进行管理及树状检索。用户可以自己定义分类表的层次和内容，具有很高的灵活性。分类表管理就是按照层次结构建立一个分类表。 档案库设置档案库的设置功能可以提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构。 机构设置用来设置本单位机构、处室或部门，为权限控制及立卷提供基础。 原文服务器设置用来设置原文服务器的相关信息，如：服务器名、FTP路径、FTP用户名、FTP密码等。系统维护 主题词库维护可对主题词库进行增、删、改等操作，实现在档案著录时主题词的自动标引。 档号设置案卷和文件的档号是区分案卷和文件的重要标识，不同单位也有不同的规则，档号设置功能就是提供管理员一个定义不同档案类型档号形成规则的工具。 系统排序设置系统可以将各个库中的文件按照一定规则自动进行排序，这样可以方便整理。 显示字段设置显示字段设置功能就可以实现数据表格对档案目录信息显示内容的设置。 修改口令设置超级用户或系统管理人员登陆口令，以确保系统的安全性。 用户管理设置有权登录本系统的用户或组的权限。允许进行按角色进行赋权的操作，可以将已定义完成的角色赋予新增加的用户及用户组，使其继承角色所拥有的权限，大大提高权限设置的速度及效率。 批量挂接可使档案扫描所形成的电子文件与其所对应的著录条目进行快速、批量的链接，使档案的信息著录与档案原件的扫描可分开进行。使用此功能前需对扫描形成的电子文件的命名规则进行定义。 整体备份可对软件系统中已录入数据库进行备份，提高系统的数据安全性。 整体恢复可将已备份数据快速恢复到新系统中。 数据回收站管理系统提供了类似于操作系统中回收站的功能，将用户删除的条目放于回收站中，用户可对回收站中的数据进行还原或清空的操作，这样可以避免用户误操作导致的数据丢失。建议用户应及时将回收站中无用的记录清除掉。 系统日志管理忠实记录下用户登录软件后所进行的操作，如用户登录、退出系统的时间、用户进出软件中主要功能模块的时间、用户对数据的操作（删除）及用户使用软件过程中的出错提示等。开发利用借阅管理图 5 借阅管理功能示意图借阅管理功能分为纸介质档案的借阅管理和电子档案的检索统计两部分。主要功能如上图所示，包括：借阅管理、归还管理、催还管理、借阅统计和检索统计。 借阅管理借阅管理主要完成纸介质档案的借阅登记，以便于对用户的借阅进行管理。档案管理员记录用户要借阅的档案类型、是否已归档、借阅案卷还是文件、借阅日期、借阅者、借阅期限和同意借阅的领导等信息，检索到用户所需的档案进行借阅登记，并打印借阅单。另外，系统可以设定缺省的借阅时间和缺省的个人借阅份数。借阅登记后的档案，系统会自动记录下所剩的份数，为以后的借阅、归还、催还和统计提供参考。 归还管理归还管理可对用户归还的档案进行登记，同时更改系统中所记录的档案所剩份数，并提供了续借功能。 催还管理由于用户借阅和归还都进行了登记和管理，所以系统可以通过催还管理对过期未还的档案或已借出若干天的档案进行统计和打印催还单。可以按借阅人来催还、按借阅组来催还、按日期催还和按被借阅的某一档案来催还。 借阅统计系统对纸介质档案的借阅提供了大量的统计方式，并可随时打印统计结果。按借阅人查询：统计并打印借阅人(档案用户)在某一时间段内借阅档案的次数及档案详细信息。按时间查询：统计并打印在某一时间段内被借阅的所有档案及其详细信息。按档案查询：统计并打印某一时间段内某个档案被借阅的情况(包括借阅次数,借阅人,借阅时间,归还日期,档案类型等)。借阅频率查询：统计并打印某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。按操作者查询：统计并打印某一时间段内借阅管理员的操作次数及其操作对象，该功能可用于统计档案管理人员的工作量。 检索统计用于统计和监控用户通过网络对电子档案的访问和利用情况。可以将档号、题名、浏览/拷贝次数和时间列表统计。并可对网上用户对电子档案的浏览情况和拷贝情况分别进行统计，统计方式如下：按检索人统计：可以统计并打印某一用户在某一时间段内对档案文件浏览或拷贝的次数及其详细信息按时间统计：可以统计并打印某一时间段内所有档案用户对档案文件浏览或拷贝的情况按文件统计：统计并打印某一时间段内指定档案文件被浏览、拷贝下载的次数及其详细信息浏览/拷贝频率统计：统计并打印某一时间段内被浏览或拷贝下载的所有档案文件各自的累计次数, 以此可以评测档案利用价值的高低。 预约管理用于处理用户在网上预约的档案，为用户办理借阅手续。所有用户在网上通过访问档案网站和使用检索查询系统借阅预约的信息都能显示出来，由档案管理人员进行办理，等待用户提取。统计年报实现系统自动生成与国家统一的年度档基表对应的统计年报表，此部分的报表固定格式和报表中相关字段的查询SQL语句由项目实施人员负责编制完成，使用人员在应用时只需要在提示框中输入要统计数据的年份即可生成相应的统计数据。档案编研可实现大事记、专题及组织延革等的编写,并提供与档案原件的挂接，提高编写效率，并实现与编辑软件的无缝联结，可自动形成相关表格。如下图所示：图 6 档案编研功能示意图信息服务子系统档案信息服务子系统是面向全体用户的，因此采用B/S的方式，通过应用服务器处理查询请求。用户通过档案信息服务网站，可以了解各项规章制度、通知、大事记、查询档案，浏览和下载档案原文等。网站首页主要组成：图 7 网站首页示意图规章制度：发布各项规章制度，并及时更新，供全员浏览。通知：随时发布各项通知，用简便快捷的方式让全体人员得到通知。大事记：记录历年来发展过程中发生的重大事件，并不断增加更新。查询登陆：通过用户名和密码的认证，登陆到查询档案主界面。档案信息服务网站主要具有如下特点：B/S结构，客户端无须安装任何软件，便于维护和升级；可将档案的编研成果、公用信息随时在网页上发布。例如：组织沿革、大事记、专题内容、史料汇编、政策法规、规章制度、工作流程等；可与电子档案数据库连接，进行档案信息的查询和利用；对档案检索查询的权限完全受档案管理软件中权限设置的控制，充分保证档案的安全性；模糊检索功能；可支持200多种图形图象等电子文件的浏览和显示，并支持多媒体文件的播放，完全解决了IE浏览器显示文件格式有限的问题；可外挂浏览器和汉字库。其中档案信息查询是信息服务网站的最主要的功能。档案信息查询功能如下图所示：图 8 档案信息查询功能示意图档案信息查询网页由档案信息查询、个人借阅查询、赋权申请和网上借阅预约四个模块组成。其中档案信息查询包含：条件检索、分类检索、跨类检索和全文检索四种检索方式。条件检索就是先选择档案类型，然后根据输入的条件组合进行检索，可以很精确地查询到所需档案信息；分类检索则可以根据档案的分类表进行检索查询；跨类检索则可以允许用户随便输入条件，在所有档案类型中进行检索查询；而全文检索则可以根据文件的正文内容进行检索和查询，全文检索依赖与TRS全文检索系统。检索到的档案信息可以根据权限提供用户浏览和下载，如果用户需要下载电子档案原文，则可以通过数字水印系统将电子档案原文嵌入水印，并通过网上认证服务器的认证，提供用户使用。个人借阅查询则可以显示出用户借阅档案的情况。而网上借阅预约则允许用户将检索查询到的所需档案提出借阅申请，借阅申请可以反应到档案管理人员的借阅管理系统中，由档案管理人员打印借阅单，等待用户去借阅实体。当用户需要浏览、下载或借阅超出自身权限范围的档案资料时，可以提出赋权申请，由单位领导对其进行临时赋权，使其在一段时间、或在有限次数的范围内可以浏览、下载或借阅该档案。光盘制作按照用户自定义的查询条件将用户所需的数据导出成为光盘文件，继而可以在安装了光盘刻录设备和软件的机器上刻录成为档案数据光盘，刻录好的数据光盘可以做到脱离原数据环境进行数据的浏览和查询。工作量统计根据用户的实际需求实现了档案室相关操作人员的工作量统计，包括增删改条目信息，挂接或删除电子原文。扩展功能数字化加工管理子系统在收集整编功能中，已提供了功能较强的档案扫描、图像处理、OCR识别及挂接功能，适合于具体工作人员进行小批量档案扫描输入。但对于大量的历史存量档案或新产生的大量档案，需要借助专门的数字化加工管理系统，由多人进行批量加工。为此，专门开发了与档案管理信息系统配套的档案数字化加工管理子系统。档案数字化加工管理子系统利用各种专业扫描仪、数码设备、流媒体采集工作站等，将纸质档案、照片档案、影像档案等实体档案或模拟信号的档案转换成数字档案，并将数字化信息的存储到海量存储载体中。对纸质文件档案，扫描成影像档案后，可采用OCR技术，实现扫描结果的文本转化。并对档案进行相应的著录标引工作。数字化加工是本子系统的核心部份，实现了整个过程中的功能和流程的控制管理，由扫描、图像处理、OCR识别、著录标引和校对五部份组成。数字加工及著录标引主流程如下图所示：图 9 数字加工及著录标引流程图项目经理建立案卷，确定加工流程和分配工作任务；针对用户不同的档案来源，选择不同的数据加工方式。其中原始磁介质可以通过系统的数据采集接口，驱动原始磁介质的数据采集设备实现原始数据的采集录入；纸介质文件则可通过高速图像扫描仪进行扫描录入；电子文件则可以通过辅助工具提供的数据转换功能转成标准的图像或文本文件； 上述过程需要对图像文件格式制定规范和标准。扫描后的图像可以转入图像处理系统，对扫描图像进行处理和优化；处理好的图像根据图像的质量和用户的需求，可以通过图像档案形成流程、双层PDF档案形成流程或纯数字化档案形成流程进行著录标引，分别形成图像档案、双层PDF档案和纯数字还原档案；其中图像档案主要针对手写、无法识别或不需要形成纯文本的档案，最终通过著录加工可以形成图像（TIF或JPG）、PDF文件及XML文件；纯数字化档案可以通过OCR识别、手工录入、校对等手段，形成标准的文本。优点是全文信息全，便于检索和利用；缺点是工作量巨大。最终通过识别、著录加工可以形成图像（TIF或JPG）、文本TXT文件、PDF文件及XML文件；双层PDF档案是特有的存储格式，综合了纯数字化档案的有点，同时又克服了工作量大的缺点，是一个理想的档案存储方式。双层PDF就是通过OCR的快速识别，形成文本，将文本和图像一起形成双层PDF文件。这样文件中既有图像，又有识别后的文本，完全满足上述纯数字化档案的所有优点，又是在自动快速识别的基础上完成的，不会带来巨大的工作量。最终通过识别、著录加工可以形成图像（TIF或JPG）、双层PDF文件及XML文件；数据一体化归档接口综合档案管理系通不是一个孤立的系统，而是一个由底至上的全面开放的系统。亦即，可与各类信息系统进行一体化数据对接，将各个数据产生系统产生的待归档数据通过数据一体化归档流程进行归档，实现数据的有序流动和共享。各数据产生系统产生的待归档数据，先归档到档案系统中责任部门的整编库中，由责任部门的档案管理人员进行归档鉴定和补全，最终归档到档案数据库中，同时建立全文检索的索引；在规划数据一体化归档流程时，需开发相应的接口程序和有效的数据处理过程，以保证电子文件的真实性、可靠性、完整性和可用性。数据一体化归档流程需要注重以下几个方面： 业务数据转换标准：规定从数据产生系统导出的档案数据目录（属性）结构要求和原文（正文）要求。同时，给出数据转换业务规范，如文件名转换成题名等。 数据结构转换标准：规定了业务数据的数据结构及字段项转换对应关系和要求，如字段类型、长度等。 数据产生系统归档操作要求：规定那些信息内容必须归档，归档时需补录的内容、检查校验的内容和要求，归档时机要求等； 档案管理系统补录要求：档案管理系统需补录的内容和要求，如保管期限等。 档案管理系统文件转换要求：所有的电子文件都转换成几种标准的文件格式。 电子文件保真性处理要求：可采用数字签名或者电子印章。上述规定的数据一体化归档接口适用于大部分信息系统的归档，包括OA、工程管理系统、ERP、PDM、各种业务系统等。数据一体化归档流程可嵌入到业务系统的具体流程中，实现随办随归、同步建档。使档案管理工作前移，及时、规范地收集业务系统的归档数据，并为业务系统提供及时全面的信息服务，以达到与现实工作结合、为现实工作服务的目的。门户系统集成综合档案管理系统可与门户系统集成，实现信息系统一体化整合。主要包括以下三个方面的开发工作：档案管理信息系统入口：在PORTAL上链接上档案管理信息系统的入口和信息服务子系统的入口，使用户可通过PORTAL轻权方便地进行档案管理或检索利用档案信息。统一身份认证与权限管理：通过与PORTAL集成，借助于PORTAL提供的统一用户认证功能实现用户身份认证，档案系统从PORTAL读取合法用户列表信息，并对合法用户进行赋权。用户登陆时，由PORTAL进行合法用户判断、由档案管理系统进行档案权限判断。这样用户只需在PORTAL上登陆一次，就可按各信息系统的授权访问多个系统。待办事宜与即时通讯：在综合档案管理系统中，可提供各种审批程流、如实体借阅审批流程、电子文件下载审批流程、鉴定销毁审批流程等；同时，需发送到期档案催还通知、借阅预约成功通知等。档案系统中涉及的这些审批相关信息和通知信息需调用PORTAL提供的待办事宜接口，将相关信息插入到相关人员的待办事宜项中，供其处理。同时也可利用PORTAL提供的即时通讯功能，通过手机短信等方式提醒相关人员及时处理。通过上述开发工作，可使档案系统与门户系统完美集成。CA集成综合档案管理系统可与CA集成，进行用户认证、加密、数字签名、电子印章等与安全相关的各种应用集成。通过这些安全应用集成，可满足特定用户的安全需求。利用审批流程在综合档案管理系统中，可针对实体借阅、电子文件下载、鉴定销毁等敏感业务提供审批流程；通过这些审批流程，可较好地管理这些敏感业。审批程流可在档案系统中独立实现（借助PORTAL），也可借助OA中的审批流程实现。专用检索引擎在档案管理信息系统与其它信息系统和环境紧密结合的大背景下，信息的双向交互流动成为必然。档案系统在收集其它系统产生的数据的同时，如何为其它系统的用户提供及时准确的档案信息服务成为档案系统是否成功的重要标志。通常情况下，用户通过信息服务子系统网站即可检索到所需要的档案信息，但如果业务子系统中的用户需要专用的档案信息与业务处理紧密配合，则需要档案管理信息系统提供专用的检索引擎，供业务系统调用。专用检索引擎开发需要依据业务系统对档案信息的需求，定向提取档案信息内容，并通过一定的自动处理，以业务系统需要的展现方式，集成展现在用户的业务系统中。使档案信息服务与业务处理容为一体。系统技术特点图像处理技术综合档案管理系统中内嵌图像处理技术，可以用于电子档案原文的扫描和图像处理。在文件管理、收集整编、档案管理子系统中，都可以在数据录入和维护时自动打开图像处理模块，完成纸介质文件的扫描录入或对扫描文件的图像处理功能，利用系统中的图像挂接功能来实现图像文件与档案目录的自动对应。图像处理模块最大的特点就是除了可以满足需求中所要求的图像处理功能外，还可以实现批量的图像扫描和自动处理的功能，是一个功能强大的图像扫描和处理模块。该模块具有以下功能：图像的扫描、图像的旋转、图像缩放、图像幅面调整、图像分辨率调整、图像压缩格式转换、消蓝、去污、纠斜、合并等。OCR技术的应用与图像处理技术一样， OCR（汉字识别）技术也已嵌入到综合档案管理系统当中，在系统的所需要的操作中，可以随时调动OCR功能，实现图像汉字的识别。OCR技术主要应用与以下几方面：OCR汉字识别技术在文书档案的数字化和再利用方面可以发挥重要的作用。首先，在扫描电子文档的识别中，通过其独有的版面分析功能，不仅可以快速实现文档的扫描识别，同时还可以自动提取当中的档案关键信息，自动识别后填入档案的目录信息当中，大大减轻了录入工作量，而且为文书档案的批量录入提供了可能。其次，快速OCR技术将扫描文件自动识别，与原图象形成PDF文件，为全文检索提供了针对图像文件自动建立索引的功能。再次，在用户检索查询当中可以选定所需文件内容，自动对其进行识别，形成可以编辑的文档，以便于再利用。档案管理平台技术档案管理平台技术是档案管理系统的核心技术，以关系数据库为基础，为用户提供了构建符合自身要求的档案管理架构的工具，其中包括：全宗管理、档案类型管理、数据库结构定义、界面生成器、报表生成器、分类表和目录树管理、用户机构和权限管理、代码表和数据字典管理等功能模块。 用户通过上述管理平台，可以根据需求定制各类档案的管理结构，不仅可以满足常规档案的管理工作，而且使得系统可以轻松胜任各类业务档案的管理需求。详见 “系统设置与维护”部份内容。全文检索技术在常规的数据库检索查询中一直存在三个主要问题：非结构化信息的检索问题。档案管理系统是根据我们建立的档案分类和目录进行检索查询，但不能对大量的原文内容（电子文件）进行检索查询；我们不能将各种档案的结构化、非结构化数据进行统一的查询，而用户