QA-QP-01-化信息管理程序-新.doc

POLICY方针 PROCEDURE程序WORK INSTRUCTION指导书Documented information management procedure 文件化信息管理程序Status状态: EffectiveDoc Number文件编号:QA-QP-01Revision版本:0Department部门:QAImplementation2016-11-01Location位置:SOCDate执行日期:Purpose 目的: 为了本公司质量管理体系文件，得到正确的编写、审批、发布、回收和管理，并确保各相关部门可适时获得适当的文件。 Scope范围: 适用于本公司所有与质量管理体系相关的文件，覆盖所有产品、所有部门、包括与供应商和客户相关的文件。Responsibilities职责: 1. 文件的编制与审批：a. 一阶文件：质量经理制定，厂长批准；b. 二阶文件：部门经理制定，各相关部门和厂长会签批准；c. 三阶文件：各部门自行制定，由部门经理批准。d. 四阶文件：相关部门负责人审查，品质主管确认。2. 文件的管理：文件的编码、标识、分发、回收和管理，包括外来文件，由质量部负责管理；其中图纸发放、回收和控制由工程部执行。Definitions定义: 1. 一阶文件：质量手册2. 二阶文件：程序文件3. 三阶文件：作业指导书、设备说明书、检验指导书、产品规格，图纸及其它技术文件等； 4. 四阶文件：表单、记录5. 外来文件：与本公司相关的法律法规、标准、技术文件，供应商和客户提供的技术文件。Procedure程序:1. 文件编号与版本a. 为了方便查询和追溯，每一份文件和表单都要进行编号，编号规则如下图。责任部门代号一览表： 责任部门代号责任部门代号总经理GM工程部EN质量部QA物料仓库MP生产部PD人事部HR采购部PU销售部SA文件代号、文件序号和表单产生的二码流水号 相关说明：文件类别代码序号质量手册QMXX(0199)程序文件QPXX(0199)产品标准SPXX(0199)通用作业指导书WIXX(0199)生产过程操作指导书、检验指导书成型CXXX(0199)百叶窗BLXX(0199)边框BKXX(0199)Kit、BBGKT/BGXX(0199)设备使用说明书二位设备名代码XX(0199)IQC进料检验指导书WI料号外来文件EXXX(0199)表单编码：与某份文件相关表单：以文件的编码后再加二码流水号，例如在程序文件QA-QP-01所产生的第一张表单，其编号为QA-QP-0101，第二张表单其编号为QA-QP-0102；未基于某份文件的独立表单，则编码规则为：部门-RD-XXXX(00019999),例如生产第一份表单编号为PD-RD-0001， 生产第二份表单编号为PD-RD-0002；b. 文件版本：首版为R0，换版为R1, R22. 文件制定、归档： a. 作业文件：各责任部门依据实际需求，制定与本部门相关的文件，填写文件发布申请单，交由经相关部门经理批准后，将文件电子档发给文控进行归档、受控。文控将其收录入受控文件一览表。b. 图纸：收到更新图纸后，发给文控中心，文控中心将图纸存入服务器上“图纸”文件夹，并将旧版图纸移入“过期图纸”。3. 文件分发：a. 文件发行：经批准发行的文件，由文控盖“受控文件”印章后发行，文件需求方在文件分发与回收记录表上签字接收。 b. 文件修订、回收、废止：由文件制定单位填写文件发布申请单，交由对应部门主管审批后，发给文控中心发行新版；发行新版文件时，由文管中心回收旧版文件，加盖红色“文件作废”章，并记录于文件分发与回收记录表中。作废原件保存一年，到期后销毁。 如在回收过程中发现原文件持有单位有文件遗失现象，应即刻寻回，如果确实无能力找回时，文件遗失责任人应于文件遗失记录表上填写遗失原因。4. 外来文件管制a. 外来文件由质量部确认，由文控中心于外来文件清单中登录。b. 外来文件使用过程中如发现有异常时，应报告质量部门处理，使用部门不得私自更改其中内容；如果属客户财产，如需更改应实时联络客户共同探讨。c. 为维护客户权益，来自客户的外来文件只能局限于使用部门应用或参考，他人不能随便借阅或申请影印。d. 对于业务原因需将顾客资料发给供应商的必须获得顾客的事先确认；否则必须将其进行转化才可以发放，发放应由发放部门做好发放纪录。e. 外来文件过期或失效后，由质量部将其从外来文件清单中移除，并回收已发放的文件。5. 文件档案管理a. 经文控中心加盖“受控文件”章之文件均视为正式受控文件。若记录写错，不可使用涂改液修改，可于错误处划掉，并且签名。b. 文控人员每年对文件查核其完整性、版本是否更新、有无按要求保管等。如果发现异常，应及时更正。 Records记录:QA-QP-0101受控文件一览表 QA-QP-0102 文件发布申请单 QA-QP-0103文件分发与回收记录表 QA-QP-0104文件遗失记录表QA-QP-0105外来文件申请单 Departments Involved涉及的部门:Production 生产Purchasing 采购QA 质量Engineering工程Warehouse 仓库HR 人事Associated Documents 相关文件:N/A无Attachment 附件NADocument Revis