人事助理工作流程.docx

第一章 招聘一、社会招聘联系渠道（如前程无忧） 根据人事主管安排，与相关渠道进行沟通：确定发布时间、发布简章内容，在规定时间完成信息发布；设计制作招聘宣传网每日刷新职位简历筛选、汇总及通知面试简历筛选及汇总 根据不同职位的要求（与人事主管沟通）筛选简历，筛选过程中如有异常情况（如不符合标准的很多等）及时汇报人事主管； 就筛选结果按职位制作汇总表（总人数、姓名、性别、联系方式、应聘职位）上交至人事主管； 人事主管确定面试形式及面试时间。 2、通知面试的流程： 面试前一天短信通知应聘者（重点需电话邀请）汇总面试人数告知人事主管面试开始前3-4小时，短信提醒如“盛大温馨提示” 汇总最终面试人数，提前2小时告知人事主管。物资、人员准备1、面试：面试登记表、题目（无领导小组讨论题目、演讲题目、笔试题目)、评分表、白纸、备用笔；（小组讨论题目、笔为面试官备一套）2、笔试：笔试试卷、评分表、备用笔；3、面试人员：与人事主管沟通面试官人选，提前通知各个面试官：面试的时间、形式、应聘人员基本信息等。面试当天面试环境维护：保证面试环境的安静（关上门窗、挂上签到地点、请勿打扰的门牌）；面试前的登记（简历需注明序号及应聘职位）、接待工作（引导至休息室休息：为提前到的应聘者倒茶、提供书籍、告知大概面试时间）提前15分钟再次与人事主管沟通具体面试时间、到位人数，并上交简历；应聘者的座位（按序号坐）、序号安排；5、通知面试人员进入面试室（上一个面试完就安排下一个进入）。通知面试结果：一般选择面试的第二天短信通知。注意事项：短信通知：务必明确确表明时间（日期加星期，不得有误），短信发送后应确认应聘者收到短信，未回复的及时联系。接待工作：引导至休息室时需明确告知应聘者休息室地点；接待时应面带微笑，礼貌对待应聘者；迅速记住应聘者的姓名，以某某经理称呼；及时通告面试时间，若面试者等候时间较长需向其表示歉意并告知需等候的大概时间。如有特殊情况应及时与人事主管沟通。二、校园招聘 联系展位： 电话联系学校就业中心确定展会或宣讲会的时间、地点将营业执照副本和招聘简章传至邮箱传回执单。出发前：1、资料设备准备及招聘人员安排： 资料设备：易拉宝、横幅、喷绘、宣传手册、音响、投影仪、电脑、招聘试卷、备用笔、白纸、剪刀、胶带、宣讲时间地点通知单； 招聘人员：与人事主管确定参加人员，提前告知工作内容、时间、地点等。 出发前一天提醒相应人员出发时间及准备事项。 2、与协作方联系：确定驾车路线、核对宣讲地点，并电话联系相关学院就业老师做好宣传工作。面试当天1、维持现场秩序2、宣讲会开始时：介绍公司参会领导，并有请宣讲人3、面试或笔试开始时：收集简历并注明应聘岗位，对人员进行分组，计时；其他与社会招聘当日流程类似。招聘会后工作：招聘现场物资的整理、简历的汇总；向学校老师表示感谢（就业办电话感谢，院系老师短信感谢）；第二天短信通知面试结果；人员确定录用后，向学校发学生录用函，以加强学校对我公司的认可。员工报到一、员工报到当日1、员工报到当日的前一天下午，短信提醒报到时间并表示欢迎。2、新员工报到后，微笑欢迎，安排座次（提前和人事主管沟通）并告知当日日程。3、在培训前带领新员工介绍公司新老员工认识。二、收集入职资料 1、往届生（社会经验）资料：个人简历、身份证原件及复印件、学历证明原件及复印件、学位证原件及复印件、原单位离职证明（原单位电话必须有）、一寸近期免冠照片。 2、应届生：个人简历、学生证原件及复印件、学习成绩单（院系盖章）、就业协议书、就业推荐表、获奖证明原件及复印件、一寸近期免冠照片，毕业后上交学位证、学历证原件及复印件验收。三、发放相关资料发放相应相关资料：员工通讯录、员工手册、入职通知单、工作用具(如工作包、文件夹、笔记本、笔)视情况发放。四、入职资料审核并登记资料验收，填写入职登记表 员工上交资料后，发放入职登记表，一天内填写，填写完毕收回，更新员工档案，人事助理对其相关证件进行核查后报人事主管审核，无误后原件当日退回。汇总新同事入职资料上交情况及审核情况，制作汇总表，报上级人事主管审批；同时对于相应资料没有交齐的在一周之内追踪到位。和学校或原单位取得联系1、应届毕业生：签订就业协议，向学校回接收函；2、往届生：电话访问（入职2-3天内）基本情况是否属实，是否在原单位工作、工作表现如何、为何离职、原单位意见。 五、安排员工入住员工宿舍1、报到前1-2日提前沟通是否需要安排住宿，如果需要，且公司有空余床位，可通知员工带好相应物品，当日安排入住；2、员工入住前需填写入住登记表，同时视情况签订宿舍入住协议；3、给新同事安排床位，带领入住。 第三章员工档案管理 一、更新员工档案 1、员工入职资料收齐后第一时间更新员工档案，同时将更新后的员工档案表发至人事主管； 2、员工签订劳动合同、办理保险、离职等一切与员工信息有关的都及时更新档案。 二、档案的传递、保管1、员工档案属重要机密，由人力资源部全权负责保管、档案信息汇总表由人力资源部进行管理与更新。任何人未经授权不得查看员工档案；2、档案更新后人力资源部内部应进行及时传递，保证相关人员的档案为最新。第四章 培训一、培训前准备工作1、设备：投影仪、激光笔、电脑、排插、音响等提前查看完好性2、资料：学员名单（学员基本情况交予培训讲师）、产品资料、员工手册、公司宣传资料、笔记本/笔（每人一套）、考勤表（大于5人的培训，员工签到）；3、针对居住较远的员工，视情况安排住宿。二、培训当日1、设备调试：电脑、投影、音响等，提前20分钟准备到位。严禁由导师调试，助理不管现状出现。2、会议室环境布置：提前20分钟播放音乐（音乐选择提神、激励的）、座次、茶水、窗帘等，保持环境的安静。3、学员入室：提前15分钟邀请学员进入培训室，告知培训日程、考勤、就餐等事宜。4、培训讲师：讲课时间提醒。5、午休安排：中午在新员工就餐结束前为其开门，安排休息，下午培训前10分钟提醒开课时间。6、培训结束：问候学员学习情况，收拾培训设备，清理培训现场7、期间如有异常及时与人事主管沟通。二、培训考核协助1、协助相关讲师出考试试卷；2、监考、收集试卷交由相关负责人审批，结束后统计分数。第五章 考勤管理一、每日统计考勤1、每日登记办公室员工出勤情况，当日如有旷到、迟到、早退员工及时与人事主管汇报；2、未按正常出勤的员工，在签到表中注明，迟到或早退时间；3、每周汇报考勤过程中出现的问题，与上级汇报;4、月末将销售服务部报过来市场人员休息时间与财务核对后，制作当月员工考勤表。二、考勤表及汇总表上级时间 每月月末最后一天下午下班前上交当月考勤表及汇总表，交由人事主管审查。兼职人员（司机、讲师）考勤（需要市场人员签字） 准确记录兼职人员出勤时间，兼职结束后，第一时间将其出勤时间与市场人员核对后，上报至人事主管。员工请假1、提前备好假条2、假条归档第六章 绩效考核一、数据收集汇总（暂由主管执行）二、信息发布 将当月各位员工考核成绩及工资条发至员工邮箱。并通知员工查看。第七章 离职手续办理发放离职申请表1、将离职申请表交由离职人员，并告知如何填写，收回后查看各部门是否签字，交接是否完毕。2、仔细考虑离职人员后期是否还有补款或扣款事件，及时告知人事主管。3、入住员工宿舍的办理退宿手续，两日内清离。4、员工离职后需保留其有效联系方式及财务账号。发放离职证明及解除劳动合同证明送离职员工