明源房地产ERP256—费用管理操作手册.doc

明源地产明源地产 ERPERP 费用管理系统费用管理系统 V5 0V5 0 操作手册操作手册 售后服务咨询热线 0755 86309765 售后服务电子邮件 service w ww ww w m my ys so of ft t c co om m c cn n 2 前言前言 感谢您使用 明源地产费用管理系统 V5 0 用户操作手册 本手册大纲按费用管理系统的功能 模块顺序进行组织 您可以根据自己在实际中所负责的工作中所遇到的问题 在本手册中选择对应 的章节进行查阅和参考 希望通过阅读本手册 可以使您快速的掌握费用系统的应用 手册大纲介绍手册大纲介绍 第一章主要讲述了明源地产费用管理系统的基础数据设置 第二 七章主要结合客户的实际费 用管理流程 讲解费用管理在系统中的具体操作步骤 手册各章节内容按以下方式进行组织 业务概述 操作步骤 操作图示 字段说明 提示信息 本手册的编写约定 本手册的编写约定 格格 式式意意 义义 模块名称 窗口中的按钮 窗体中的标签页 小项说明 用于在大项下无先后次序的小项说明 大项说明 用于无先后次序的明细条目的说明 提示 这个图标提醒您 如果您想把事情做的好些 就要牢记这些信息 警告 如果您想避免不必要的损失 就要牢记这些信息 常见问题及解决方法 版权声明版权声明 本手册版权归明源软件所有 未经授权 禁止以任何方式复制传播 3 第第 1 章章基础设置基础设置 1 1 1部门费用科目 1 1 2预算部门设置 3 1 3合同类别设置 5 1 4合作伙伴管理 8 1 4 1登记合作伙伴 10 1 4 2重名合作伙伴 12 1 5部门人数设置 12 1 6业务参数设置 13 1 6 1 配置类参数说明 13 1 6 2 各模块业务参数说明 15 第第 2 章章部门费用预算部门费用预算 17 2 1事项管理 17 2 2部门费用预算 20 2 2 1 编制事项预算 22 2 2 2 年度预算审批 22 2 2 3 上报年度预算 23 2 2 4 追加预算 24 2 2 5 预算调整审批 26 2 3公司年度预算审核 28 2 3 1 年度预算审核 29 2 3 2 上报年度预算 31 2 3 3 新开预算版本 32 2 4部门费用资金计划 33 2 5部门费用分析 34 第第 3 章章部门费用执行部门费用执行 37 3 1合同登记 37 3 1 1如何登记合同 37 3 1 2合同关联合约规划 39 3 1 3合同关联中间科目 41 3 1 4合同关联部门费用 42 3 1 5编辑合同信息 44 3 1 6合同审批 46 3 1 7合同其它操作 48 3 2合同变更 49 3 2 1登记合同变更 49 3 2 2合同变更审批 51 3 2 3确认变更金额 52 3 3付款计划 52 3 3 1如何编制付款计划 52 3 3 2如何明确付款计划 54 3 4付款申请 54 3 4 1新增付款申请 54 4 3 4 2付款申请审批 58 3 4 3付款申请其它功能 59 3 5日常报销申请 59 3 5 1 新增日常报销 60 3 5 2 日常报销审批 63 3 6领借款申请 64 3 6 1 新增 编辑领借款 65 3 6 2 领借款审批 66 3 7付款登记 68 3 7 1 日常报销 68 3 7 2 领借款 70 3 7 3 合同付款 76 第第 4 章章 部门费用执行分析部门费用执行分析 78 4 1公司费用分析 78 4 2人均费用分析 79 4 3个人费用分析 81 第第 5 章章工作流审批工作流审批 82 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 1 第第 1 章章 基础设置基础设置 基础数据设置模块主要是为后面费用管理提供基础数据 基础设置包括 项目信息 费格科 目设置 预算部门设置 业务参数设置等 1 1 部门费用科目部门费用科目 从广义定义上所有支出都是指费用 从狭义定义上费用是指除成本外的期间费用 如管理费 用 财务费用 销售费用等 费用科目是由集团统一维护 界面说明 选择 基础设置 下的 部门费用科目 模块 系统支持引入 新增 修改 删除 导出科 目 导入科目 打印等功能来维护部门费用科目 图 1 1 费用科目设置包括的功能如下 新增费用科目 引入费用科目 设置控制科目 新增费用科目新增费用科目 操作步骤 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 2 1 打开如上图所示的标签页 2 选择新增科目的父级科目名称 例如在销售费用下新增科目 需先选择销售费用 3 点击列表上的 新增 按钮 打开 新增费用科目 窗口 如图所示 4 录入费用科目相关信息 是否预算控制 选择 是 则当科目预算超过预警和强 控比例时 不允许发起审批 选择 否 则当前费用科目不做控制 5 完成后 保存即可 图 1 2 提示 如果当前科目已有预算 则不允许新增科目 科目所属类型只允许在二级科目下编辑 其它子级科目为只读 自动继承其父级科目的 值 编辑 删除部门费用科目编辑 删除部门费用科目 双击部门费用名称 即可对费用科目进行修改 选择费用科目名称 在 更多操作 下 选择删除 引入费用科目引入费用科目 系统支持引入其它年度的费用科目 操作如下 1 点击列表上的 引入 按钮 打开 引入对话框 2 选择需要引入的年度科目 完成后 点击确定 设置科目是否预算控制设置科目是否预算控制 Comment zhaolw1 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 3 科目的是否控制属性在标准科目中进行设置 系统支持对部门费用科目批量设置 是否预算 控制 对于控制预算的科目 当科目预算超过预警和强控比例时 不允许发起审批 图 1 3 操作步骤 1 点击列表上的 设置控制科目 按钮 打开 设置控制科目 对话框 2 对控制的科目打 如图所示 3 对于打 的科目 当科目预算超过预警或强控比例时 不允许发起审批 提示 如果同级树上设置了多个 预算控制科目 按最接近末级科目的预算控制科 目进行控制费用的使用 1 2 预算部门设置预算部门设置 预算部门设置是管理集团所有需要制订费用预算的部门 预算部门分两类 组织架构部门 和特殊预算部门 预算部门设置 模块包括的功能如下 新增 修改特殊预算部门 设置职能部门 删除特殊预算部门 新增 修改特殊预算部门新增 修改特殊预算部门 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 4 特殊预算部门主要为解决不归属于具体部门的公司老总或非末级部门的部门经理需要独 立做预算 需要单独为这些人建立预算部门 例如 例如 地产公司的董事长的费用支出相对独立 在编制预算的时需要为董事长单独 进行编制 由于费用预算编制的基础对象是部门而不是人 所以需要建立特殊预算部门 来进行处理 在分公司的总经理也存在同样的情况 界面说明 选择 基础数据设置 下的 预算部门设置 模块 打开如下图所示界面 在系统中可在 各个级别的职能部门下新增特殊部门 图 1 4 操作步骤 1 打开 预算部门设置 主界面 2 点击 新增特殊部门按钮 显示如下界面 3 录入 特殊部门 名称及相关信息 选择 费用使用人 和 预算编制人 4 完成后 点击 保存 或 保存关闭 5 双击列表中的特殊预算部门 可以对其进行修改 提示提示 末级职能部门下不允许新增特殊预算部门 特殊预算部门下不允许新增 特殊预算部门 界面展示当前公司的所有预算部门 包含特界面展示当前公司的所有预算部门 包含特 殊部门 的主要信息 殊部门 的主要信息 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 5 图 1 5 设置职能部门设置职能部门 双击末级职能部门名称 可以修改职能部门中的 费用负责人 预算编制人 及 说明 信息 其它信息不允许修改 删除特殊预算部门删除特殊预算部门 在主界面中选择 特殊部门 在 更多操作 中选择删除即可 提示提示 界面上的组织架构数据取自系统管理 组织架构 在 预算部门设置 模块不允许能 增 删除组织架构部门 如果特殊预算部门已有执行数据 则不允许删除 1 3 合同类别设置合同类别设置 在项目执行的过程中往往会签订大量的合同 对合同进行分类管理 以方后便对合同进行查询 合同登记之前必须先设置合同类别 在签订合同时 可以直接选择合同的所属分类 建议用户设置合同类别时与成本科目的大类保持一致 新增合同类别新增合同类别 操作步骤 1 选择 基础设置 下的 合同类别设置 模块 选择合同类别 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 6 2 如果新增一级合同类别 选中 所有类别 点击 新增 按钮 3 在 新增合同类别 界面录入本级代码 合同类别简称等信息 详见 字段说明 4 录入后 点击 保存 或 保存 关闭 按钮即可 5 合同分类最多支持五级 不包括所有类别 图 2 1 字段说明字段说明 字字 段段说说 明明 本级代码手工录入 在公司内不允许重复 如果该合同类别或者下级合同类别已有合同签订则 不允许修改合同类别代码 合同类别简称简称比较符合用户使用习惯 但不能保证唯一性 对内管理的时候只要简称就可以了 合同类别名称全称可以保证唯一性 在对外报批报建的时候需要用到全称 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 7 字字 段段说说 明明 变更警戒比例默认取 业务参数设置 模块 配置类参数设置 的值 允许修改 不同类型的合同的对变更的控制是有差别的 比如总包合同金额比较大 变更可能会 控制在 5 这里统一根据不同类的合同设置一个合理的比例 如果超过这个预设的比 例 系统会以红色字体提醒 变更比例 变更金额合计 合同有效签约金额 付款警戒比例默认取 业务参数设置 模块 配置类参数设置 的值 允许修改 付款警戒比例是为了控制整个合同的付款情况 通常合同付款达到 80 左右 后面都会 留一些保修款和工程尾款 这里统一根据不同类的合同设置一个合理的比例 如果超过这个预设的比例 系统会 以红色字体提醒 付款比例 实付款金额合计 合同动态金额 同步更新下级类别 的变更比例及付款 比例警戒线 勾选该选项 则修改变更及付款警戒比例值时 会将下级合同类别的对应字段同步更 新 引入合同类别引入合同类别 系统支持引入其它公司合同类别 并可进行适当修改 从而可以减少工作量 操作步骤 1 在合同类别列表中 点击 引入 按钮 2 在 引入对象 中选择其它公司的合同类别 3 点击 确定 按钮 即完成引入 4 引入时 如果当前公司已有合同类别 系统会提示 引入操作会覆盖当前公司已有 合同类别 是否继续 如果选择是 继续后面操作 合同权限设置合同权限设置 系统可针对不同的合同类别进行授权 同时允许对合同类别进行批量授权 被授权的岗位才 有权限查看修改或删除合同 操作步骤 1 点击 权限设置 按钮 打开 合同类别权限设置 界面 如下图所示 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 8 2 选择要授权的合同类别 3 在组织 岗位中 将需要授权的岗位添加到授权列表中 如下图所示 4 完成后 点击 保存 按钮 图 2 2 1 4 合作伙伴管理合作伙伴管理 合作伙伴是广义的供应商的概念 指项目开发过程中所需要签订合约关系的所有乙方单位 其中包括施工单位 材料供应商 设计单位 咨询单位 甚至像政府等也称之为合作单位 建立广义的合作单位的好处是能统一 规范化管理合作伙伴 界面说明 该模块用于管理各公司对应项目的所有合作伙伴资料 包括合作伙伴的产品报价 员工信息 合同执行情况的评估 服务与资质的评价等 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 9 图 1 6 a 合作伙伴类别合作伙伴类别 数据来自 业务参数设置 基础数据设置 合作伙伴类别设置 b 服务与资质服务与资质 记录合作伙伴提供的产品的认证情况 服务与资质的信息本身来自于市场考察后的结论 在采购招投标的时候 系统是通过 服务与资质 来筛选合格的合作伙伴的 c 相关合同相关合同 与合作伙伴签订的所有合同 系统按权限过滤合同 d 员工资料员工资料 主要记录相关联系人的信息 e 产品报价产品报价 记录不同产品的报价 常用有 询价 投标价 中标价 网上报价 四种报价类型 当 对同一个产品有多次报价时 这里仅显示最新的报价 以往的会放在历史报价里 f 履约评估履约评估 如果这个合伙签订了合同 对合同的执行情况的评估 来自于合同执行模块 g 服务与资质服务与资质 对于合作伙伴均需要指定其 服务与资质 在采购招投标的时候 系统是通过 服务 与资质 来筛选合格的合作伙伴的 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 10 1 4 1登记合作伙伴登记合作伙伴 系统中记录的合作伙伴均是通过审核后真实 有效的合作伙伴 新建合作伙伴一般来源两个 方面 一是通过在市场上考察后 将了解到的潜在的合作伙伴信息记录在系统中 二是通过 外部网上注册的合作伙伴 审核有效后记录到系统中 操作步骤 在合作伙伴列表点击 新增 按钮 打开合作伙伴向导对话框 您只需要按照系统提示 的步骤进行操作 如下图所示 第一步 录入合作伙伴名称 点击第一步 录入合作伙伴名称 点击 下一步下一步 图 1 7 系统自动搜索全集团 公司范围内与输入的合作伙伴信息相匹配的记录 以供当前用户选 择 第二步 填写合作伙伴基本资料 点击第二步 填写合作伙伴基本资料 点击 确定确定 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 11 图 1 8 第三步 修改合作伙伴资料 完成后 保存 第三步 修改合作伙伴资料 完成后 保存 图 1 9 所属公司 表示该合作伙伴的应用范围 比如只选择深圳公司 那上海公司就没有权限查看 该合作伙伴 提示提示 在列表中双击合作伙伴记录 即可对合作伙伴信息进行修改 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 12 如果该合作伙伴已签订合同 则不允许删除 1 4 2重名合作伙伴重名合作伙伴 在实际业务中地产公司会有大量的合作伙伴信息 在这些信息中此模块用来对重名的合作伙 伴进行管理 选择重名合作伙伴后点 合并 按钮 弹出合并重名合作伙伴界面 操作步骤 1 选择合并合作伙伴列表中一条记录作为合并后的合作伙伴记录 其余记录将被删除且所 对应的业务指向合并后的合作伙伴记录 2 合作伙伴类型不一致的合作伙伴合并时 系统会提示用户是否继续合并 1 5 部门人数设置部门人数设置 此功能为设置总部各中心及分公司各职能部门的每月人数 部门平均人数以当月实际发工 资的人总数为准 分析部门人均费用时 以部门平均人数进行计算 通过设定专一岗位 在系统中输入各预算部门每月平均人数 界面说明 点击 基础设置 模块下的 部门月人数设置 系统按月度记录当前部门当月平均人数 如图所示 图 1 10 编辑编辑 保存保存 默认显示当前月份默认显示当前月份 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 13 点击 编辑 按钮 只允许在最末级部门下录入人数 上级部门和公司数据自动汇总下 级部门人数 导出导出 Excel 点击 导出 Excel 按钮 可将列表中的本月的部门实际人数到 Excel 1 6 业务参数设置业务参数设置 选择 基础数据设置 下的 业务参数设置 模块 此模块主要设置系统所用到的基础参 数 以便于后续模块中直接调用 提高系统的可配置性 业务参数设置模块主要包括 配置类参数设置 各模块业务参数 1 6 11 6 1 配置类参数说明配置类参数说明 选择 基础数据设置 下的 业务参数设置 模块 此模块主要设置系统所用到的基础参数 以 便于后续模块中直接调用 提高系统的可配置性 配置类参数说明配置类参数说明 参参 数数参数用途参数用途 集集 团团 级级 年度预算审批模式 参数用途 用于控制年度预算上报业务的审批模式 工作流审批 线下审批 合同审批模式 在 合同订立 模块下的 合同登记 中调用 非合同审批模式 在 合同订立 模块下的 合同登记 中调用 合同变更审批模式 在 合同执行 模块下的 合同变更 中调 用 付款申请审批模式 在 合同付款 模块中 付款申请 中调用 审审 批批 模模 式式 工作流审批 工作流审批 通过调 用 工作流 子系统 完成审批流程 线下审批 线下审批 审批流程 在系统外进行 在系 统中只记录审批结果 部门费用预算调整审批模式 用于在 部门费用预算 模块中 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 14 部门费用预算编制 控制部门费用预算调整务时采用的审批模 式 是否启用费用 100 分摊 如果启用 在用于控制新增 日常报销申请 时 科目分摊金额 必须要求等于报销金额 才允许保存 如果不启用 则不做控制 是否启用外币费用报 销 用于控制日常报销申请时 是否可以使用外币 如 港币 美元 等 是否控制领借款 参数用途 如果控制 将在公司领借款发起审批时 控制公司领 借款申请是否超全年预算 如果超全年预算 则不允许发起审批 否则不做控制 启用事项控制 参数用途 用于日常报销发起审批时 判断是否对超预算的事项 做控制 如果启用 当超事项科目的全年预算时 不允许发起审 批 详见日常报销审批 费用跨年使用周期 月 参数用途 用于控制用户可以使用上年度预算的前几个月份 例 如 选择 3 则允许在 2009 年使用上年度预算的前 3 个月份 选 择 0 指不支持跨年使用上年预算 费用预警比例设置 参数用途 判断日常报销发起审批时 是否超预警比例设置 如果超预警比例在发起审批时 会发送提醒消息给相关负责人 变更比例警戒线 为 合同类别设置 模块中的参数 新增一级合同类别时默认为 此处设置的变更比例警戒线的值 超出设置的警戒线时系统会以 红色字体提醒 付款比例警戒线 为 合同类别设置 模块中的参数 控制整个合同付款情况 新 增一级合同类别时会取该参数作为付款比例警戒线的默认值 超 出设置的警戒线时系统会以红色字体提醒 公公 司司 级级 参参 数数 系系 统统 参参 数数 是否要求百分百分解 付计划 如果选择 是 1 在登记合同付款条件时需将合同金额 100 分解付款计划 2 对付款计划发起申请时 付款计划必须 100 分解 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 15 合同付款条件是否自 动传到付款计划 为控制新增合同时录入的付款条件是否自动传递到合同的付款计 划中 为 合同登记 付款条件 和 付款计划 模块引用 是否启用外币合同若设为 是 则新增合同时可以选择外币 否则默认是人民币 控制领借款 期间 月 参数用途 设置日常报销时 判断申请人是否存在领借款日期的 月份已比申请日期 业务参数 控制领借款期间 N 月 的月份还 早的领借款 如果有系统会提示 申请人存在 N 月之前未冲账 完成的领借款 不允许发起审批 费用控制周期 参数用途 设置部门科目计算年度 累计预算 值的期间 选择 月 累计预算 为当前月及之前月份预算值之和 选择 季度 累计预算 为当前月所在季度及之前季度各月预 算值之和 选择 半年 累计预算 为如果当前月是 1 6 月份 为本年 1 6 月份预算之和 如果当前月是 7 12 月份 为全年预算之和 选择 一年 累计预算 为全年预算之和 1 6 21 6 2 各模块业务参数说明各模块业务参数说明 模块参 数说 明 编码规则设置设置材料 合同 非合同 变更单及付款申请的编号规则 用户可根据实际需要自行设置 编码规则设置完成后 增加 材料 合同 非合同 变更单 及付款申请单时 对应的编 号会根据设置的规则自动生成 此时再修改的编码规则不允 许保存 合作伙伴类别集团 级 合作伙伴管理模块使用 便于合作伙伴的分类管理 省份及城市设置 合作伙伴管理 模块的省份和城市信息 项项 目目 准准 备备 付款审批类型设置此参数在 付款计划 模块的 付款申请单 中使用 详见 付款审批类型设置 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 16 变更类型主要有设计变更 现场签证等 在 合同变更 模块中使用 支持跨公司引入 在 更多操作 菜单里添加 跨公司引入 可引入集团下除本公司外拥有此 参数设置的所有的公司 合合 同同 执执 行行 变更原因在 合同变更 模块中使用 支持跨公司引入 在 更多操 作 菜单里添加 跨公司引入 可引入集团下除本公司外拥 有此参数设置的所有的公司参数 款项类型及款项名 称 设置合同款项的类型及名称 在 付款计划 付款登记 模块中使用 支持跨公司引入 在 更多操作 菜单里点击 其它公司参数引入 显示集团下除本公司外拥有此参数设 置的所有公司 币种设置合同款项的币种 一般包含 人民币 美元等 在 合 同登记 模块中使用 付款银行设置合同款项的付款银行 在 付款登记 模块中使用 合合 同同 付付 款款 结算方式在 合同结算 模块中使用 支持跨公司引入 在 更多操 作 菜单里点击 其它公司参数引入 显示集团下除本公司 外拥有此参数设置的所有的公司 可供引用 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 17 第第 2 章章 部门费用预算部门费用预算 部门费用是企业在日常运作中发生的费用 这部分费用是通过部门为主体来发生 部门费用 不再是具体项目所产生的费用 如财务费用 管理费用 营销费用等都属于部门费用范畴 2 1 事项事项管理管理 事项可以理解为一个独立的重大项目 该项目的费用预算目标需要单独制定与审批 场景场景 1 1 市场部在下一年度需要组织某项目奠基仪式活动就可定义为一个事项 该事项的预 算组成可能包括多个方面如差旅费 招待费等 场景场景 2 2 工程部在编制费用预算时通常以其负责的每一个项目为事项进行编制 其管理目的 是以项目为单位进行费用的支出控制 在统计项目开发间接费时能够将工程部的相关费用提 取进行分析 界面说明 点击 部门费用预算 管理模块下的 事项管理 进入事项管理主界面 如图所示 图 2 1 事项管理 模块主要包括如下功能 按年度记录当前公司或部门的事项 按年度记录当前公司或部门的事项 集团内所有部门事项允许相互查看 集团内所有部门事项允许相互查看 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 18 新增 修改 删除事项 审核 取消审核事项 设置事项编码 设置事项是否启用 替换事项责任人 新增事项新增事项 操作步骤 1 在组织机构中选择新增事项的公司 2 在事项列表中点击 新增 按钮 3 录入事项的编码 名称 事项责任部门 责任人等信息 4 完成后保存即可 图 2 2 修改 删除事项修改 删除事项 双击事项列表 即可对事项进行编辑 如果事项已审核 只能进行查看 不允许修改 选择要删除的事项 在 更多操作 中选择 删除 如果事项已审核 则不允许删除 审核 取消审核事项审核 取消审核事项 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 19 各业务部门在确定本部门事项后 由集团或公司相关责任人进行审核 事项必须审核 后才能进行事项预算编制 操作步骤 1 在事项列表的 审核 菜单中点击 审核 如下图所示 2 打开 审核事项 对话框 3 确认事项信息后 点击 审核 即可 4 当事项审核通过后 事项信息不允许进行修改 5 审核后 如果需要对事项进行修改 可点击 审核 菜单下的 取消审核 图 2 3 设置事项编码设置事项编码 各业务部门在确定本部门事项后 由集团或公司财务部门人员进行审核 对审核完成 的事项进行统一编码 集团或公司相关人员如果要修改 必须通过 设置事项编码 来调整 操作步骤 1 在事项列表中点击 设置事项编码 按钮 2 打开 设置事项编码 对话框 3 只能修改 事项编码 事项编码允许重复 设置事项是否启用设置事项是否启用 在实际业务中 如果某事项在执行的过程中被取消了 需要将该事项禁用 禁用的事 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 20 项也可以再次启用 新增事项默认 启用 在 更多操作 下可设置事项是否启用或禁用 如下图所示 提示提示 禁用的事项在预算执行过程中不允许被使用 禁用的事项参与预算的分析 图 2 4 替换事项责任人替换事项责任人 当有人员岗位调用或人员离职的情况下 需要对事项的责任人进行重新指派 保证不 会因为人员调岗或离职导致原有事项责任无法确定 操作步骤 在 更多操作 下选择 替换责任人 可为事项重新设置责任人 后续与该事项相 关的编制和执行审批由新责任人进行处理 提示提示 责任部门为事项负责人所属部门 如果一个员工属于多个部门 必须选择其中一个 修改人 修改日期 显示最后一次修改人及修改日期 不允许编辑 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 21 2 2 部门费用预算部门费用预算 部门费用以年度为单位分解到月度进行编制 下一年度重新编制 部门费用预算编制包含 两部分 部门日常费用支出预算与本部门负责的事项费用支出预算 日常费用可以理解为 特殊的事项 部门费用预算模块的主要功能如下 编制部门费用预算 上报年度预算 年度预算审批 预算追加 预算调整审批 界面说明 点击 部门费用预算 管理模块下的 部门费用预算 打开如下图所示界面 预算部门 预算部门 当前用户在当前公司下拥有权限的特殊预算部门和末级职能部门 图 2 5 字段说明 a 年初预算 年初预算 本年第一次审核通过后费用科目上的年度目标 b 累计调整 累计调整 后续执行过程中费用科目发生的调整金额 点击累计调整字段打开该事项 对 应科目上预算调整申请历史数据 点击蓝色的日常费用可编辑费用科目预算点击蓝色的日常费用可编辑费用科目预算 当前月以红色显示 点击蓝色的日常费用超链接时 如果部门预算未审 核 双击可编制事项预算 如果部门预算已审核 双击可查看该事项预算 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 22 c 本年调整后 本年调整后 年初预算 累计调整预算 提示提示 当前月标题显示为红色 点击 累计调整 的超链接 打开当前事项 费项下所有的调整单据 2 2 12 2 1编制事项预算编制事项预算 部门费用预算必须按照年度进行编制 下一年度的部门费用必须重新制定 编制的内容是事 项 费用科目在 1 年 12 月度分解金额 操作步骤 1 在预算部门列表中选择 预算部门 只允许在末级部门下进行预算编制 2 点击 编制事项预算 按钮 或双击蓝色字体的事项 打开 编制事项预算 界 面 3 在编制预算之前需要先设置预算科目 请点击 设置事项科目 允许部门预算 编制人员选择费用科目 对本部门不需编制预算的科目可以进行过滤 4 在最末级科目下填写每月各科目预算数据 完成后 点击 保存 图 2 6 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 23 2 2 22 2 2年度预算审批年度预算审批 部门预算编制完成后 需要上报给公司相关责任人进行审批 公司审批所有部门预算后由公司财务部上报集团审批 集团将集团部门与分公司预算进行审批形成最终全集团费用预算目标 年度预算审批可以采用如下两种模式 工作流审批 线下审批 工作流审批工作流审批 在部门费用预算主界面点击 发起审批 按钮 详见 工作流审批 查看审批过程查看审批过程 点击 审批过程 按钮可查看流程审批的过程信息 在 更多操作 下可查看审批过 程记录 提示提示 集团可以打回公司或集团部门上报的预算 公司预算编制被集团打回后 在打回到 部门进行重新编制 只有集团全部审批通过后预算才生效 2 2 32 2 3上报年度预算上报年度预算 部门费用在编制完成后需要通过上报 工作流审批 来审批 如果采用线下审批模式 在系统中需先上报到公司 再由公司进行审批 操作步骤 1 点击 上报 按钮 系统提示 确实要上报年度预算吗 2 点击 确定 即上报到公司进行审核 详见 公司年度预算审核 3 上报后 不允许修改预算 可通过追加预算进行修订 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 24 图 2 7 取消上报取消上报 如果公司未进行审核 可以点击 上报 取消上报 取消上报主要用于重新调整预算 提示 如果存在正在 审核中 的部门年度预算时 则不允许 上报 2 2 42 2 4追加预算追加预算 已审核的预算一般不允许重新编制 如果需要调整各月的预算 必须通过追加预算来调整 追加预算的场景追加预算的场景 费用预算的调整包含了总额的追加 科目借调 时间借调等三种预算调整方式 1 费用预算总额追加 或减少 2 费用预算科目借调 3 时间借调 如何追加预算如何追加预算 由事项责任人及时了解所负责事项预算执行情况 对所负责事项对应科目的已发生金额超 过预算金额时给予提示 并对所负责事项预算存在不够用科目发起预算调整申请 预算审 核后 即不允许进行修改 可通过追加预算进行修订 操作步骤 1 选择需要追加预算的部门 如图所示 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 25 2 点击 追加预算 铵钮 打开 新增预算调整单 图 2 8 3 在 新增预算调整单 中录入调整信息 完成后保存即可 4 完成后 点击 审核 按钮 图 2 9 如何批量追加预算如何批量追加预算 事项审核后 通过批量增加对统一事项的多个科目进行一次性批量输入增加 操作步骤 事项 需要调整预算的事项名称事项 需要调整预算的事项名称 月份 预算调整所在时间月份 预算调整所在时间 金额 正数为调入 负数为调出金额 正数为调入 负数为调出 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 26 1 点击 批量新增 按钮 打开 追加预算 批量新增 对话框 2 首先选择事项 设置事项科目 操作界面如下图所示 3 录入本年度未来月份的预算 4 完成后 点击 确认关闭 图 2 10 查看所有追加预算查看所有追加预算 点击 查看所有追加预算 可查看当前部门本年所有的预算追加单 双击追加记录 可以未审核的记录进行修订 2 2 52 2 5预算调整审批预算调整审批 预算调整是由预算执行部门填写预算调整申请表 发起预算调整审批 由预算管理办公室 预算管理委员会对预算调整进行审核与审批 预算调整审批可以采用 工作流审批 和 线下审批 两种模式 下面分别介绍 工作流审批工作流审批 操作步骤 1 在 追加预算 菜单中选择选择 查看所有追加预算 如图所示 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 27 图 2 11 2 打开 查看调整单据 列表 列表中显示所有预算调整单 3 双击调整记录 打开 修改预算调整单 界面 如下图所示 在此界面可对单据发起 审批 详见 工作流审批 图 2 12 线下审批线下审批 如果采用线下审批模式 需要在系统外完成审批流程 在系统中记录通过审核结果 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 28 图 2 13 2 3 公司年度预算审核公司年度预算审核 公司年度预算将公司现负责的所有项目成本年度预算 销售收入年度预算 项目税费年度预 算进行汇总 然后组织相关人员进行审批 审批通过后进行上报到集团 公司年度预算审核模块的主要功能如下 年度预算审核 上报年度预算 新开预算版本 界面说明 当前公司为末级公司当前公司为末级公司 1 展示当前公司下所有预算部门和项目的年度预算 2 支持查看部门和项目年度预算当前版本的详细预算信息 3 选择最新版本时 可以对部门和项目的年度预算进行审核 取消审核 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 29 图 2 14 当前公司为非末级公司当前公司为非末级公司 1 展示当前公司下所有子级公司以及直属部门年度预算 2 双击公司或直属部门名称的超链接 可查看公司 部门预算当前版本的详细预算信息 3 选择最新版本时 支持对公司下的下级公司和直属部门的年度预算进行审核 取消审 核 图 2 15 当前公司为集团当前公司为集团 1 展示集团下所有子级公司以及直属部门年度预算 2 选择最新版本时 支持对集团的下级公司和直属部门的年度预算进行审核 取消审核 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 30 3 集团可以通过 新开预算版本 来开启一个新的年度预算版本 图 2 16 2 3 12 3 1年度预算审核年度预算审核 首先由部门的事项责任人上报部门预算 由公司进行审核 年度预算审批模式为 线下审 批 时 需要用户在系统外完成审批流程 在系统中记录审核的结果 年度预算审批模式为 工作流审批 当发起审批时 系统会调用工作流来完成审批流程 详见 工作流审批 图 2 17 年度预算审批模式为 线下审批 时 需要用户在系统外完成审批流程 在系统中记录审 核的结果 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 31 操作步骤 1 点击 部门费用预算 模块下的 公司年度预算审核 2 当部门上报后 此处状态显示 审核中 3 选择审核中的记录 允许多选 4 点击 审核 按钮 输入审核意见 图 2 18 取消审核年度预算取消审核年度预算 年度预算审核后 如果需要修订 可以由公司资金计划管理员进行取消审核 提示 仅选择最新版本时 才允许对公司下的项目成本 项目销售收入 项目税费 部门费 用的年度预算进行审核 取消审核 审核或取消审核后 在 更多操作 下的可查看审批过程记录 审核通过后 状态为 已审核 如果审批不通过 需要部门重新上报 2 3 22 3 2上报年度预算上报年度预算 上报功能是用于系统启用线下审批时 公司将各部门上报的年度预算 上报到集团进行审 核 集团审批通过后 形成集团最终预算目标 操作步骤 1 点击 部门费用预算 模块下的 公司年度预算审核 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 32 2 点击 上报 按钮 3 上报后 本项目年度预算状态置为 审核中 4 部门上报后 预算状态变为 审核中 图 2 19 提示 如果存在 审核中 的部门年度预算时 不允许 上报公司年度预算 2 3 32 3 3新开预算版本新开预算版本 在集团的年度预算审核界面 可以点击 新开预算版本 按钮 新开一个新的版本 新开版本后 在 更多操作 下的 年度预算版本管理 可查看到新开的版本 图 2 20 提示 当前组织架构为 集团级 才有新开预算版本功能 在 更多操作 下 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 33 才显示 年度预算版本管理 预算版本管理预算版本管理 在 更多操作 下的 年度预算版本管理 可查看到所有的年度预算版本 1 可修改各版本的信息 版本名称 修订原因 2 支持删除历史版本年度预算 查看历史年度预算查看历史年度预算 1 可查看各项目当前年度以前版本的历史预算信息 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 34 2 4 部门费用资金计划部门费用资金计划 费用资金计划展示的是部门或公司 集团整体费用整体支出情况 对未发生预算进行提前预 估分析 在费用执行的过程中 实际已发生金额小于预算金额时 需要明确判断剩余部分 的处理 保证未来支出的费用计划是相对准确的 界面说明 点击 部门费用预算 管理模块下的 部门费用资金计划 主界面如图所示 列表展示组 织机构下对应部门所有事项列表与费用该科目明细 对于为零的科目不予显示 图 2 21 字段说明 字字 段段说说 明明 年初预算年初预算显示科目对应 1 12 个月预算值之和 累计调整累计调整显示科目对应 1 12 个月调整值之和 本年调整后本年调整后年初预算 累计调整 部门费用资金计划组成 以前月份以前月份展示预算和实际付款金额 日常报销 无项目合同的已支付金额 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 35 字字 段段说说 明明 当前月份当前月份当前月的标题显示红色 展示预算 之前月份累计余额 预算 系统默认将以前月份累计余额放入当前月中 当前月份的预 算支出金额 以前月份累计余额 本月预算金额 以后月份以后月份显示预算分解金额 导出导出 Excel 将部门的费用资金计划列表导出 Excel 2 5 部门费用分析部门费用分析 预算管理人员需要实时了解预算的执行情况 部门费用分析通过比较实际执行结果与预算目 标 确定其差异额及其差异原因 如实际执行数据与预算目标的差异较大 企业预算管理办 公室应审慎调查 并判定其发生原因 以便采取适当的纠正措施 界面说明 点击 部门费用预算 管理模块下的 部门费用分析 进入部门费用分析主界面 打 开如下图所示界面 1 界面展示当前操作人有权限查看的部门的年度费用执行分析数据 2 用户可以查看到 累计已发生 累计预算 累计差额 累计使用率 全年预算 全 年使用率 全年预算余量 详见字段说明 集团费用分析集团费用分析 组织 组织 显示集团下所有部门和公司 在集团部门与公司层级下显示标准费用科目 汇 总字段是将集团下所有公司与集团所有部门按标准费用科目进行合并得出 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 36 图 2 22 字段说明 字字 段段说说 明明 累计已发生对应公司或集团部门下所有付款申请 包括日常报销 日期年度与 统计年度相等 月份小于等于统计月份的已审批付款申请分配到对应 科目下的金额合计 累计预算公司或集团部门审核通过的年度部门预算 年度与统计年度相等 月 份小于等于统计月份的预算分解对应科目下的金额合计 累计差额累计预算 累计已发生 累计使用率累计已发生 累计预算 全年预算公司或集团部门审核通过的年度部门预算 年度与统计年度相等 预 算分解到对应科目的金额合计 全年使用率累计已发生 全年预算 全年预算余量全年预算 累计已发生 生成分析数据生成分析数据 1 系统会定时通过数据库的作业调度来生成最新的 部门年度费用分析 数据 2 也可以手工生成最新的 部门年度费用分析 数据 点击生成按钮 可生成最新的 部门年度费用分析 数据 支持查询以前年度的预算分析数据 支持查询以前年度的预算分析数据 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 37 提示 一个年度只支持生成一套分析数据 按集团统一生成所有部门分析数据 系统每年底生成年度最终版本的分析数据 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 38 第第 3 章章 部门费用执行部门费用执行 3 1合同登记合同登记 地产公司在项目开发过程中 会签订多种类型的合同 合同登记模块即管理这些合同资料 3 1 1如何登记合同如何登记合同 界面说明 点击 部门费用执行 模块下的 合同登记 当前用户只能查看到自己有权限的合同 在系统中合同分预计合同 已定合同 非合同进行登记 图 3 1 预计合同预计合同 合同准备签订时 由合同经办人员完成合同及相关资料的收集 在规定时间内以 预计合同 录入到系统中 预计合同需要审批通过后才能正式签订 已定合同已定合同 已定合同适用于补录已发生合同 补充合同 合同签订后 由合同经办人在规定时间内以 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 39 已定合同 录入到系统中 非合同非合同 实际所发生的一些费用 如政府报批报建 税 日常管理费等 此类费用不需进项目成 本 在系统中以 非合同 进行登记 处理模式与合同相同 项目类型说明项目类型说明 根据合同科目归属不同 系统中将合同分为单项目合同 多项目合同 公司库存 无项目 合同 a 单项目合同单项目合同 指与项目直接相关的合同合同只对应一个项目为单项目合同 单项目合同的费用根据对 应的合约规划直接进项目成本 b 多项目合同多项目合同 合同签订时跨多个项目 在系统中称多项目合同 多项目合同的费用根据对应的合约规 划直接进项目成本 c 公司库存公司库存 主要用来处理单价采购合同 此类合同在签订时只能明确材料采购单价 无法明确合同 的总金额 因此无法直接进项目成本 d 无项目合同无项目合同 用来处理与项目无关的合同 比如办公用品采购合同 需选择部门费用 操作步骤 1 点击合同列表上的 新增 按钮 在弹出的菜单中选择合同属性 预计 已定合同 2 在 新增界面 输入合同相关信息 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 40 图 3 2 3 根据所属项目类型 选择对应的合约规划 中间科目或部门费用 详见 项目类型说 明 启用合同控制时 所属项目类型为 单项目或多项目 时 需选择合约规划 且一个合 约规划不允许重复被其它合同选择 如图所示 图 3 3 请注意说明文字请注意说明文字 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 41 a a 字段说明字段说明 可分摊金额 当前合同的有效签约 已分摊金额 合同有效签约金额分摊到各科目当中的金额 待分摊金额 有效签约金额 已分摊金额 b b 合约规划列表合约规划列表 合约规划列表中 蓝色 表示可选择的合约规划 双击选择蓝色字体的合约规划 红色 表示已被合同使用的合约规划 不可选择 c c 已选合约规划已选合约规划 一个合同允许对应多个合约规划 允许手工调整对应金额 系统自动将 可分摊金 额 填充到第一条记录中 对应金额 中 d d 差额处理差额处理 1 节约费用 进入规划余量 指合同签订金额小于合约规划金额 节省了一部分费 用 2 还有未发生的合同 差额部分将生成一个新的合约规划作为原合约规划的预留 3 进入预估变更 预测将要发生变更 可将多余的金额当作预估变更 当合约规划金额 合同对应金额时 差额部分从合约规划所属科目的规划余量中自 动扣除 并且所选 合约规划 字段以红色字体显示 3 1 2合同关联中间科目合同关联中间科目 中间科目是为了处理合同金额不明确 无法明确分摊科目的合同 此类合同无法直接进项目 成本 因此需要先通过选择 中间科目 科目进行挂帐 之后根据实际发生情况定期进行库 存结转明确各期分摊金额 进入项目成本 涉及到中间科目的合同有跨项目合同 单价采购合同 跨项目合同跨项目合同 新增合同时 将跨项目合同中未明确的部分费用放入中间科目进行临时存放也叫做入库操 作 在合同明确转出对象和转出金额后 将该合同的合约规划进行重新选择 操作步骤 1 所属项目类型选 多项目 将跨项目合同中明确的分摊金额部分选择 合约规划 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 42 2 不明确分摊科目部分选择 中间科目 只能选择末级科目 3 一个合同允许对应多个中间科目进行挂账 图 3 4 4 系统自动将合同 未明确部分的分摊金额 填充到第一条记录中 对应金额 中 如果 合同对应多个中间科目 需手工调整对应金额 5 完成后 点击 确定 图 3 5 特例 零星材料采购 只能选择最末级中间科目只能选择最末级中间科目 合同有效签约金额必须完全分合同有效签约金额必须完全分 解到合约规划或中间科目中 解到合约规划或中间科目中 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 43 项目实际过程中存在零星采购 这些有可能不签订具体合同 但费用应该归集到项目成 本中 对于 零星采购合同 需要对应到中间科目 单价采购合同 公司库存合同 单价采购合同 公司库存合同 新增合同时 所属项目类型选择公司库存 此类合同在合同登记合同时 由于金额不明 确 不需要选择合约规划或中间科目 付款时由于无法明确项目领用的数量和金额 需 在付款时将不明确的部分放入中间科目 提示 提示 以红色字体显示的合约规划或中间科目 表示当前科目的分摊金额已超过合约 规划金额 3 1 3合同关联部门费用合同关联部门费用 无项目合同是用来处理与项目无关的合同 比如办公用品采购合同 新增合同时 如果 所属项目类型 选择 无项目 需选择部门费用 如下图所示 图 3 6 选择 部门费用 界面如下图所示 选择部门费用科目 录入金额 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 44 图 3 7 登记合同付款条件登记合同付款条件 在登记合同时 在 付款条件 标签页中可录入合同约定的付款条件 图 3 8 注意 注意 这里所录入的付款条件会影响到合同的付款计划 如果系统参数设置 要求百 分百分解付款计划 且 合同付款条件是否自动传到付款计划 为 否 时 如果合 同有效签约金额未 100 分解成付款计划 系统会进行如下提示 明源全面预算管理系统 V5 0 操作手册 45 选择 是 可对付款计划进行调