天景地产甲供材料设备采购招标管理流程-LC003甲供采购招标管理流程.doc

工程付款管理流程编号：版号：页码：第 2 页 共 5 页流程手册文件编号：TJ-CG-LC003版本：1.0甲供采购招标管理流程编制日期审核日期批准日期修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人甲供采购招标管理流程编号：TJ-CG-LC003版号：1.0页码：第 9 页 共 9 页1. 目标：实施本程序确保招标工作公正、公平、公开，加强公司的廉政建设管理，满足公司以最合理的价格、较长的支付时限，采购优质且性价比最高的产品。2. 适用范围：本流程适用于天景公司“甲供材料设备及电梯、发电机”采购招标的管理过程；3. 术语和定义：甲供：甲方直接采购。4. 部门职责：4.1 合同造价部：负责甲供合同条款中计量条款的审核，以及合同执行中进度完成量及签证的审核把关、款项支付手续办理等工作；对于合格供应商名录，材料设备部与合同造价部共享资源，进行合格供应商评定；4.2 材料设备部：负责市场信息的收集；对所有甲供组织招标邀请，牵头组织评标，代表公司签订甲供采购合同；4.3 工程部：负责执行合同签订后工序安排、质量、进度、造价控制等施工管理工作；4.4 设计研发部：负责提供可供招标的各项技术标准、图纸及技术要求，及甲供采购的各项技术条款审核；4.5 总经办：负责编制与完善招标文件中的法律条款；负责监督开标；参与评标工作；4.6 合同评审小组：由总经理、各分管领导组成，负责对供应商的选定和合同的审批（见6权限与标准）。5. 工作程序：活动步骤及说明负责部门输出1. 招标文件编制1.1 材料设备部负责依据甲供清单、甲供预算及汇总的甲供采购管理计划牵头编制分项或分类合并项的标书；1.2 标书中应附带该项招标的标准合同格式（合同格式随标书一同审阅，并随标书一同发出，有利于投标单位明确了解合同条款，减少和缩短合同谈判及审批流程时间）。其中：l 材料设备部负责编制标书中的商务条款；l 设计研发部负责编制标书中的技术条款；l 合同造价部负责编制标书中的计量及结算条款；l 工程部负责编制标书中工程进度、质量及工程管理要求的条款；l 总经办负责编制完善标书中的法律条款；材料设备部设计研发部合同造价部工程部总经办标书2. 接受供应商报名，筛选合格供应商2.1 负责接受一切合格供应商的报名请求，收集一套完整的供应商资料（工商执照、资质文件、经证明的业绩清单等）并负责登记形成供应商数据库；报名的供应商填写材料设备供应商登记信息表；2.2 筛选出不少于5家的备选合格供应商名单；2.3 由材设部分管领导（工程副总监）决定是否需要对以上供应商进行考察；材料设备部材料设备供应商登记信息表备选合格供应商名单3. 填写预选的供应商评价报告3.1 由材料设备部与工程部一起，填写不少于5家预选合格供应商评价报告，附上样品验证报告及样品实样、供应商或施工方提供的证实资料，送合同评审小组确定不少于3家合格供应商。材料设备部负责流转或组织会议确定并形成记录。（详见公司材料设备供应商管理指引）；3.2 或者由材料设备部填写不少于3家预选优良供应商评价报告，送合同评审小组确定不少于2家优良供应商。材料设备部负责流转或组织会议确定并形成记录。（详见公司材料设备供应商管理指引）；材料设备部工程部预选合格供应商评价报告4. 组织发标、答疑及招标文件的补充4.1 材料设备部负责依据确定的不少于“3家合格供应商”或不少于“2家优良供应商”原则进行发标，并负责组织工程部、设计研发部、合同造价部答疑及招标文件的补充；4.2 招标补充文件形成过程参见标书的形成过程；材料设备部5. 组织接收投标书及相关澄清文件5.1 材料设备部负责接收和保存供应商所有的“投标书”和“澄清文件”；5.2 优良供应商不进行供应商的评选流程，直接接受价格审查；材料设备部6. 组织开标6.1 监督开标人员：合同评审小组、总经办、工程部负责人必须参加监督开标，否则开标无效；6.2 材料设备部、工程部、设计研发部进行技术标的评审，完成技术标评审报告表；6.3 材料设备部组织经济标的评标，汇总技术标和经济标，填写开标评标记录，并请开标监标人当场签字确认；材料设备部技术标评审报告表、开标评标记录7. 共同整理形成投标书对比表7.1 开标后，由工程部经理、材料设备部经理共同组织工程部、材料设备部对投标标书进行归类整理，形成由两部门经理签字的投标书对比表格；7.2 如果投标人表达不清晰可向投标人发出答疑书，接收投标人澄清文件；材料设备部工程部投标书对比表格8. 评标并确定中标人8.1 材料设备部主持评标，参加评标的人按合同金额如下：l 招标合同金额100万以内，带职董事（材料设备部经理）主持并审核100万以内的甲供合同，工程副总监主持并审核100万以内的电梯和发电机合同；评标时设计、工程、合同造价和财务分管领导参加会审，工程部、设计研发部和合同造价部经理或副经理必须参加，否则评标无效；l 招标合同金额100万以上，总经理主持评标会；评标时合同评审小组全体人员、工程部经理、合同造价部和设计研发部经理必须参加，否则评标无效；8.2 评标原则：价格、质量、供货周期、垫资能力、支付方式、售后服务及备品备件供应等；8.3 评标材料：招标书、投标书、澄清文件、答疑文件考察报告、投标书对比表格；评标材料必须在两个工作日之前传送给各位参评人员；8.4 投票人：参与评标投票人数必须为奇数，一人一票。工程部、材料设备部人员仅介绍投标人及标书情况，无投票权；8.5 材料设备部根据得票多少对供应商排队，并当场公布，确定第一、二、三中标人；材料设备部工程部合同造价部设计研发部领导层9. 合同及价格谈判材料设备部牵头组织合同谈判，工程部参加。依照排队顺序选出前3名进行合同及价格谈判：9.1 材料设备部负责合同商务条款谈判；9.2 工程部负责质量、进度、造价控制、工序安排、质量控制方法和要求等施工管理和合同执行条款的谈判；9.3 设计研发部负责技术标准、图纸及技术要求的谈判；9.4 公司总经理可授权谈判代表直接参与重大合同谈判或要求与推荐之外的供应商重新谈判；10. 合同审批10.1材料设备部、工程部依据谈判结果，由两部门经理联名签署形成合同会签单，该会签单需列明部门意见及附合同文本（不签字），提交总经办；10.2由总经办负责合同会签单流转：总经办负责审核法律条款合同造价部负责审核价格分管领导审核会审（见6“权限与标准”）总经理批准合同经办人修订材设部经理签字总经办盖章。合同正本总经办统一存档，复印件送合同造价部一份、工程部一份、材料设备部一份、财务部一份；材料设备部工程部总经办领导层合同会签单11. 合同签订及签订合同分工11.1各个部门依照分工，负责合同签订工作（合同分工详见合同管理流程）；各个部门12. 合同交底12.1凡材料设备部签订合同，于合同签订3天内组织合同造价部、财务部和其它需要执行该合同的部门进行合同交底，并按本规定所明确的合同执行责任分工完成交底工作；材料设备部签订的“发电机供货及安装及降噪合同、电梯供货及安装合同”交底后，合同管理及执行由工程部负责。交底会后由材料设备部起草形成合同交底会议纪要交参会部门签订后存档，并将纪要全文OA发各参会部门经理及合同评审小组；材料设备部工程部合同造价部合同评审小组合同交底会议纪要13. 评估13.1合同执行后，材料设备部组织对材料设备供应商进行履约评估。材料设备部工程部物管公司供应商履约评估表6. 权限与标准事项标准责任部门协助部门分管领导其它领导总经理材料设备采购招标及评标100万以内材料设备部工程部、合同造价部、设计研发部、总经办带职董事（材设部经理）主持审核（100万以内的甲供合同）；工程副总监主持审核（100万以内的电梯和发电机合同）工程总监会审（工期、工程服务条款）；副总（兼财务总监）会审（法律、价格和支付条款）；总工程师、设计分管领导会审；批准所有采购合同100万以上带职董事（材设部经理）、工程副总监审核（按照以上分工）工程总监、总工程师、设计分管领导、副总（兼财务总监）会审主持100万以上合同评标甲供材及电梯、发电机采购合同审订带职董事（材设部经理）主持审核（甲供合同）；工程副总监主持审核（电梯、发电机合同）工程总监会审（工期、工程服务条款）；副总（兼财务总监）会审（法律、价格和支付条款）批准7. 主要文档：文档名称编制部门主要内容接收部门提交时限/频率备选合格供应商名单材料设备部备选信息接