行政管理制度手册.docx

成都广和工程项目管理有限公司SICHUAN ZHENGHE LANDSCAPE DESIGN Co.,LTD.行政管理制度（2010年第一版）行政管理制度起草杜霞日期2010.8.16修订刘云江日期2010.8.20审核蒋朝辉日期2010.8.23审批蒋朝辉日期2010.8.24修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人审批人2010-10-9已修订增加3.2.6、3.2.7、6.4及4、5全款；修改3.1.5刘云江蒋朝辉蒋朝辉2010-12-3新起草工作计划管理制度刘云江各部门会签新起草2011-1-24已修订增加差旅报销标准及相关条款刘云江各部门会签蒋朝辉目录一、业务管理规定ZH-ADM-0013二、文件管理制度ZH-ADM-0023协调通知单ZH-ADM-F002013通 知ZH-ADM-F002023文件签领登记表ZH-ADM-F002033文件签阅单ZH-ADM-F002043三、印章管理制度ZH-ADM-0033印章使用登记表ZH-ADM-F003013印章外出登记表ZH-ADM-F003023四、考勤管理制度ZH-ADM-0043职员请假单ZH-ADM-F004013考勤情况统计表ZH-ADM-F004023五、车辆管理制度ZH-ADM-0053派车单ZH-ADM-F005033车辆报修申请单ZH-ADM-F005013私车公用申请单ZH-ADM-F005043行车日志ZH-ADM-F005023六、出差管理制度ZH-ADM-0063出差审批单ZH-ADM-F006013七、档案资料管理制度ZH-ADM-0073档案借用审批表ZH-ADM-F007013档案借阅登记表ZH-ADM-F007023档案封面格式ZH-ADM-F007033文件档案卷内目录ZH-ADM-F007043档案总目录ZH-ADM-F007053卷内备查表ZH-ADM-F007063八、公司会议管理制度ZH-ADM-0083成都广和会议纪要 ZH-ADM-F008013工作计划表及完成情况表ZH-ADM-F008023九、办公用品管理制度ZH-ADM-0093办公用品采购登记表ZH-ADM-F009013办公用品领用登记表ZH-ADM-F009023十、办公固定资产管理制度ZH-ADM-0103固定资产入库登记表ZH-ADM-F010013固定资产领用登记表ZH-ADM-F010023固定资产申购单ZH-ADM-F010033资产盘点表ZH-ADM-F010043十一、工作计划管理制度ZH-ADM-0113年/月度工作计划表ZH-ADM-F01101/23工作计划编制流程ZH-ADM-P011013周工作计划表 ZH-ADM-F008033一、业务管理规定ZH-ADM-0011. 总则公司业务管理是建立在公司经营管理目标和发展方向确立的基础上，坚持 “以客户为中心，以过程为导向，平衡效率与控制的关系，持续改进。”四项原则，通过计划、执行、检查和调整四个手段保证具体业务开展的管理方式，达到公司预期的管理形象和效益，实现公司与个人的合作前景。2.业务管理的基本原则：2.1客户中心原则客户满意是企业生存和发展的基础，公司各项业务管理工作均必须以客户为中心，充分识别客户需求和期望，并将其转化为相应的内部业务管理规范。公司各级经理人员必须认识到：对项目施工效益的追求并不仅仅体现在现阶段的规模和利润水平上，而更重要的是公司长远的发展潜力和机会，为客户创造价值应成为“正和”业务管理的根本宗旨。公司内部业务管理的策划、执行和控制，应系统地体现客户中心原则的要求。对业务管理活动是否必要、是否正确，以及是否能够取得预期效果的评价，均应以客户是否满意，是否为客户更多价值为基础。2.2过程导向原则过程决定结果已成为经理人员普遍接受的公理。业务管理的本质就体现在，为实现业务成果的预期，我们必须倾力关注其形成过程。业务过程是公司基本的价值链，各项业务活动的设计、责权划分、工作关系的建立，以及资源调配，均应以业务过程运作需要确定。业务管理整体效益和水平的提升，直接取决于相关业务过程的有效性（目标实现程度）、效率（投入产出比）和适应性（随环境变化而易于调整）。业务过程导向原则要求我们以客户需求为前提，持续地确定、分析、改进关键业务的责任、方法和要求，将相关资源（人、信息、物资）合理地安排到一系列有机的价值活动中，以产生期望的成果。2.3效率与控制平衡原则效率与控制是企业管理中必然存在的一对矛盾，有效地把握控制与效率的平衡正是管理水平的体现。控制的目的在于预防问题的发生，消除或降低失败风险，控制的代价是管理成本的增加和运作效率的下降，因此控制与效率的平衡在企业管理中非常重要。控制的操作表现为业务运作的规范化，但任何规范的要求都必须以合理化为前提，因此针对不同的业务运作，需要根据其技术成熟程度、市场竞争状况、工作人员能力和经验，以及以往过失的经历，进行全面的分析和评估，从而决定控制程度和方式。效率与控制平衡的原则，要求公司综合考虑发展机会与风险控制、眼前效益与长远效益等诸多因素，从而决定集权与分权的有机匹配。2.4持续改进原则持续改进是企业管理追求的永恒目标，有效的业务管理必须具有自我评价、自我完善的能力。实现持续改进需要正视业务管理系统可能存在的问题，充分认识、理解现实状况与预期目标之间的差距，根据客户评价、市场竞争、内部动作，以及总部发展战略的需要，清晰界定业务管理系统中有待改进的事项。没有最好，只有更好。永无止境的事业决定了“正和”人必须保持务实进取的精神，不断完善业务管理运作，为客户提供更好的产品和服务。持续改进原则要求各级管理人员必须戒除满足现状的心态，关注业务管理运作的实际状况，发现问题、分析问题、解决问题，从而有效预防问题的发生或再发生。3.业务管理的基本手段3.1业务计划手段公司分年度和季度确定公司业务计划要求，公司业务计划是通过合理分析和组织公司和市场资源，达到公司的预期业务目标，公司业务计划采用PROJECT专业软件制作。 公司业务计划（简称“一级计划”）是公司所有部门规划总结的任务成果，再细分给公司各部门的协同完成的指令。公司业务计划分年度和季度拟定，年度计划在每年12月10日起由总经理办公会组织拟定，在12月20前在全公司范围内颁布并制定各公司各部门的年度绩效考核指标，季度业务计划由公司总经理办公会在每季度前10天内予以颁布，季度计划是在不允许懈怠的原则下分阶段控制计划实现的方式。公司各部门在接到公司业务计划的指令后，应规划部门内的业务计划，部门内的业务计划（简称“二级计划”），二级计划是各部门负责人规划部门员工团队任务的手段，也是下达绩效指标的方式。二级计划应在一级计划颁布后一周内制定并报公司主管副总审核完毕，在公司总经办备案。为保证二级计划实施的可行性，公司各部门的横向沟通和信息共享将是必然，这种沟通渠道由总经办负责营造。3.2业务执行手段公司业务的执行是指工程任务实施的节点是否达到要求、工程成本是否在总控和分控范围之内，公司形象是否得到很好的维护和延展，公司的员工是否有锻炼的机会和进步的绩效。业务的执行是在任务计划分配范围内，依靠公司所有员工系统工作，达到业务目标。部门负责人对业务执行负有组织责任，须在业务管理的基本原则内执行业务，总经办对主办与协办部门负有协调的义务。3.3业务检查手段检查是业务执行过程中的控制与管理手段，检查的手段来自公司自检、甲方公司和行业监管部门三个方面。公司自检主要是主管工长的质量检查、主管部门的权限范围内的业务检查和公司范围内的控制检查，检查的依据为合同文件、图纸规范、施工组织设计、公司体系文件等。公司范围内的检查是公司根据项目情况制订的检查范围和时间频率目标，由公司总经办确定项目检查小组对项目进行符合性检查，包括节点进度、节点质量、节点成本和安全文明施工管理，以及项目团队建设等。公司业务检查还包括公司各部门协同能力的调研，具体指标是在计划范围内，各业务部门接受业务督办单的数量。甲方依据合同及施工文件和甲方企业标准对我公司施工项目的过程实施检查，公司在业务执行之前应充分了解和学习甲方的企业标准，并对照出具对照的工作规范，有必要的话应组织实地学习与培训。行业监管部门检查是我们公司通过项目管理进行有效的政策沟通与树立形象的方式之一，我们不应该认为更多的是应对，而是项目运作过程中的基本要求，是一把绝对准尺。3.4业务调整手段业务在执行过程中通过检查的手段来调整项目实施与管理的精准度，是维护项目达到业务计划目标的手段，公司鼓励所有员工面对困难、实事求是、有自我批评与纠错意识，发挥团队协同能力，在保证业务达到最终目标的前提下，合理使用公司预备资源，调整业务步骤，而非通过急于求成、野蛮作业的方式达到业务管理的目的。公司的考核指标是以项目生产至交付并回款为周期的，我们要求实现安全、质量、利润、公司管理形象等多方面和谐共存共赢，每个季度是公司业务计划检查的基本时间节点，每周例会是控制业务管理的基本单元，公司认为不松懈、有耐心、合理的调节整顿是业务管理的有效保障。二、文件管理制度ZH-ADM-0021. 总则文件管理制度所包括的文件内容为经济合同以外的制度文件、部门业务文件、公司行政发文和对外文件的起草、审核与颁发（收文）管理，该制度适应于公司和项目部范围。2.文件起草及签发：2.1公司各部门工作制度、作业规范及公司业务协调机制规定,由各部门负责起草交主管副总审核后，由公司总经理确认签发。2.2公司各部门的业务文件由各部门经办人起草，由部门经理或项目经理审核、总经办报公司总经理审批后签发,部门业务文件为协调通知单分“协办”与“督办”两种形式（格式详见记录表单），“协办”形式是在公司一级业务计划范围内，某项业务主体责任部门针对于协办部门的不力配合发出的第一次配合要求；“督办”形式是第二次配合要求，“督办”形式协调通知单的签发将直接影响协办部门经理的绩效奖金，原则上是每签发一次将扣除其绩效奖金人民币5000元，“督办”形式协调通知单签发后未能在规定时间内完成协办业务，扣除协办部门奖金10000元，协办部门经理年内不得晋升。2.3公司行政发文和对外发文由总经理或主管副总经理委托总经办主任起草，交由总经理审核、签发。3.文件格式：3.1文件和记录的编写格式：3.1.1文中图文颜色：未作特殊说明文中图文的颜色均为黑色。 3.1.2标题：用小3号黑体字，居中排列。3.1.3正文：用小4号宋体字。3.1.4行距：20磅。3.1.5页边距：上下为2cm、左右为2.5cm。3.1.6页眉：各类文件均应在页眉上使用公司标准logo，并调整适当的比例，logo应与左页边线对齐，不得压住页眉线。页眉顶端距离1.2cm，页眉底端距离1.0cm。3.1.7页脚：用于标识页码，如“5”居中标识。3.1.8撰文单位落款：一律使用全称，如，“成都广和工程项目管理有限公司”、“ 成本管理部”等。3.1.9落款日期：用汉字将年、月、日标全；0应使用“零”或“”；如2010年8月20日，写成“二零一零年八月二十日”或“二一年八月二十日”。3.1.10抄送：如有抄送，在文件最后一页最后一行加下划线，线下写明“抄送：XX部门、领导”。3.1.11文件的特定格式：信函格式、会议纪要格式、传真格式等均按公司提供的样表执行。3.1.12装订要求：日常文件在左上角装订，需装订的文件应在左侧装订，装订应不掉页。3.2公司文件管理范围的所有文件首页须有公司LOGO和公司中英文名称，并有公司总经理签名。3.3公司行政发文包括公司年度经营目标和月工作计划、新政策或新制度的颁布、通知、新员工到职公示、员工调动或升迁公示、奖罚公告等文件均须有公司总经理签名并加盖公司公章，并在全公司范围内以纸质文件进行发布，在公司网站或其它渠道内进行传阅。文件具体格式详见记录。3.4公司对外文件包括对上级主管单位、外联合作单位所呈报或发送的纸质或传真文件，对外文件须有呈报或发送的主体单位或个人名称、抄送人名称、发文日期和文件内容简述（用一句话概括）。文件中当将对方单位列为贵单位尊称时，文件末尾应有总经理或总经理授权人签名并加盖公司或项目部公章。3.5公司对外收文由总经办主任统一办理，项目部收文由项目经理统一办理，任何公司外部文件的收取，应做到收文之前了解并确认文件的来源、内容简要，如在职责范围内不能判断是否能收取，应及时通报公司主管副总经理，由副总经理上报总经理决断，不可自行决定，文件收取应做好收取记录。4.记录4.1协调通知单ZH-ADM-F002014.2通知ZH-ADM-F002024.3文件签领登记表ZH-ADM-F002034.4文件签阅单ZH-ADM-F00204协调通知单ZH-ADM-F00201（对内）主 题编 号提出部门联系人电 话接收部门负责人协调要求请予以:请督办请协办协调内容:副总经理批示总经理批示注:每一份协调单只针对一项业务发放，协调内容要说明业务情况，并提出协调业务的完成时间要求。 通 知ZH-ADM-F00202成都广和工程项目管理有限公司二一年 月二 日 签发：抄送：文件签领登记表ZH-ADM-F00203日期文件编号文件名称收件部门份数领件人备注文件签阅单ZH-ADM-F00204文件名称主要内容承办部门承办人： 年 月 日负责人： 年 月 日分管领导年 月 日会签部门是否会签：否 是 会签意见（填写不下可自行另付纸张）总经理 签字： 年 月 日三、印章管理制度ZH-ADM-0031. 公司印章分为：公司公章、财务专用章、合同专用章和业务章，必须按公司要求严格管理，严禁违章使用。2. 印章实行专人保管2.1公司公章由总经办主任保管。2.2合同专用章由副总经理保管。2.3财务专用章，由财务部会计保管，银行印鉴的私章由公司出纳保管。2.4工程预算章由公司相关主管副总或由主管副总委托人保管。3. 印章的使用3.1严禁开具盖有公章的空白介绍信和空白合同。因特殊需要必须经总经理批准，并签领备案，领用人返回须报告使用情况，空白退回。3.2公司的公章、合同专用章、业务专用章的使用，必须经审批人本人签字，并在印章使用登记表上登记清楚使用情况后方可使用。3.3财务专用章和银行账户印鉴，由财务部严格管理使用。任何人不得盖空白票据。特殊需要必须经总经理批准，并签领备案，领用人返回须报告使用情况，如未使用须空白退回。3.4严禁任何员工随身携带各种印章外出办事，特殊情况一定要有借条，说明理由，在保证安全的情况下，方可带章外出。4.记录4.1印章使用登记表ZH-ADM-F003014.2印章外出登记表ZH-ADM-F0030266 / 66 印章使用登记表ZH-ADM-F00301日 期部 门用何章文件名称份 数经办人批准人备 注印章外出登记表ZH-ADM-F00302日 期用何章事 由经办人批准人备 注四、考勤管理制度ZH-ADM-0041. 目的本规定规范公司全体员工的考勤管理，促使员工遵守工作出勤纪律，从而树立员工的纪律意识，形成良好的企业文化氛围，增强企业凝聚力。2 .适用范围适用于公司全体员工的考勤管理。3. 管理内容3.1 工作时间3.1.1 由于工作性质不同，公司项目管理部根据实际工作情况调整工作时间，每月可安排休息3天。3.1.2公司总部原则上一周工作5天，日常工作时间按时令调整（以公司通知为准）。3.2休假规定3.2.1国家法定节假日无特殊工作要求的，公司总部按国家规定休息，项目部由于工作特殊性视工程进度而定。（具体按放假通知执行） 3.2.2 正式员工结婚公司给予一周全薪婚假。3.2.3正式职员的直系亲属去世，公司均给予七天全薪丧假。3.2.4正式员工产假，按国家规定执行，假期计发基本工资。 3.2.5因工作需要处于长期加班不能休假者可报部门经理批准安排时间调休，但一年只能调休一次，调休时间最长不能超过五天，以年度为单位，越年不累计。3.2.6由于工作需要，公司职员无论级别高低，任何人不得以任何理由、借口拖延工作进度；其为公司的额外付出的，结合实际工作状态的考核，公司将在年度奖金中将给予相应考虑。3.2.7病假期间薪资按国家规定执行，员工休病假必须出具医院出具的请假证明；事假一个月不能超过2（含）天，一年累计不能超过7天，事假为扣薪假。3.2.8员工请假超过3天以上者必须由副总经理审批，少于3天由部门经理审批，少于2天（不含2天）由上级主管审批。原则上是上级审批直属下级请假。部门经理及总监级的请假（无论天数）需直接由总经理批示。3.2.9员工请假或休假须向主管领导说明业务交接安排并汇集相关资料，领导休假须写明书面授权委托书交专人负责，并汇集相关资料或由主管总监代理,受委托人或代理人应知会其以下机构员工，休假人员应留下其休假地址，联系方式便于紧急联系。3.2.10员工请假或休假，必须填写请假单按规定审批后交考勤员。3.3考勤统计3.3.1对正常办公工作日进行考勤，常设办公地点采用考勤打卡制，非常设办公地点以签到或点名制。考勤记录进行上午上班和下午下班两次考勤。3.3.2员工外勤或夜间加班翌日不能正常考勤打卡应经部门主管批准，事后由相应部门主管签卡，方可计为正常考勤。3.3.3员工的日常出勤状态由各部门主管考核，当日反馈给考勤员。3.3.4考勤员在每月的5号之前，将上月考勤情况统计表及原始记录上报总经办，由总经办汇总后上报财务部，财务据此在当月工资中扣发罚款，任何人无权干涉考勤登记及执行过程。3.4非正常考勤规定3.4.1迟到3.4.1.1员工上班迟到10-30分钟（含）计迟到1次，每迟到1次扣罚工资20元。3.4.1.2月累计迟到5-10分钟以内每3次按迟到1次处理。如1个月内迟到5-10分钟在5个（含）以上，则按每迟到一次都计算1次迟到进行扣罚，并计书面警告1次。3.4.1.3员工上班迟到31-60分钟以上（含）计迟到2次。3.4.1.4员工上班无故迟到60分钟以上计旷工半天。3.4.2早退3.4.2.1员工提前30分钟（含）以内打下班卡计早退1次，每早退1次扣罚工资20元。3.4.2.2员工提前31-60分钟（含）打下班卡计早退2次。3.4.2.3员工提前60分钟以上打下班卡计旷工半天。3.4.3以下情况均视为旷工a) 查岗中无故缺勤的；b) 未请假擅自不上班的；c) 迟到1小时以上的；d) 补假未获批准的；旷工按0.5工作日开始计算，不足0.5工作日按0.5工作日计算；每旷工0.5工作日扣发5%月薪金。 3.4.3 季度统计旷工超过3个工作日或年度统计超过8个工作日的予以解除劳动合同，不给予任何经济补偿。4.记录4.1 职员请假单ZH-ADM-F004014.2 考勤情况统计表ZH-ADM-F00402姓 名部 门申请日期：请假时间由 年 月 日 时到 年 月 日 时共计 天/小时请假事由：事假病假婚假丧假其它细节说明：部门主管确认副总确认职员请假单ZH-ADM-F00401考勤情况统计表ZH-ADM-F00402统计年月年 月统 计 人卡片数量共 张统计日期姓 名出勤天数请假迟到早退旷工次数累计缺勤罚款金额备 注时时时时时时时时时时时时时时总经办审核： 日期： 总经理审批： 日期：五、车辆管理制度ZH-ADM-0051.目的为规范公司及项目部车辆管理,更好地服务于公司及各项目部的日常工作和方便员工，并确保公司员工安全行驶，特制定公司车辆管理规定。2. 适用范围适用于公司及项目部车辆使用、总经办所属驾驶员的管理。 3 .管理内容3.1车辆管理3.1.1总经办负责公司行政车辆、总经理用车、副总经理用车及项目部用车的清洁、维修、保养工作；召集驾驶员安全行驶会议、安排车辆年检、处理交通事故、车辆的保险办理、油卡充值、行车证、养路费缴纳等工作；3.1.2总经办主任负责公司用车和司机的管理及相关车辆的调度。3.1.3公司允许职员因公驾驶公司车辆外出（所在城市范围内，当日可返回的）。公司职员的驾驶资格由总经办组织考核并备案。3.1.4严禁公车私用和私自将车辆外借（总经理特批情况除外）。3.1.5总经办应做好车辆调度及油卡充值领用的记录及维修等方面日常管理工作。并记录好公司车辆百公里油耗。3.1.6公司每台车辆坚持行车日志制，每次出车完毕后，由驾驶员（用车人）记录，总经办负责不定时抽查行车日志记录。 3.1.7驾驶员离职时，随车证件及随车记载的各种表格应进行移交，总经办负责督查。3.1.8公司车辆原则上实行专人驾驶，专人负责。但因公司实际和工作需要，车辆使用可动态管理。3.1.9员工外出办事，如车辆调配不过来，员工应自行解决交通问题，公司报销公交车票；若必需打出租车，应征得上级领导同意。员工不得以不派车为由拖延工作。3.1.10员工应在产生的出租车、公交车票据背后须简明扼要因公办事时间、事项、参与人，并在次日到总经办做好费用登记，作为报销查询依据。凡报销审核当时查无记录，和时间超过7天的，一律不能报销。3.2车辆的使用3.2.1员工因工作需要用车应向所在部门领导报告，经批准后在用车前一个工作日向总经办申请派车。遇紧急情况用车由副总经理批准方可派车。 3.2.2申请派车应填写派车单，总经办核实后排入派车计划。3.2.3派车原则依据先后顺序安排，但应考虑上级优先和重要事务优先。3.2.4用车连续两天或在外过夜的，需经副总经理同意后方可执行。3.2.5每台车辆的行车日志记录每月月底由驾驶员收集上报到总经办处。3.2.6项目因公需要长期用车的，项目经理按公司规定到总经办办理公车借调手续，并指定专人负责车辆使用、维保等对接事宜，并填写行车日志。3.2.7项目借调车辆油耗公司按正常使用情况核定定额执行，由项目经理每月充值本车的油卡凭票据定额报销。如确因工作原因短期有严重超出核定范围的情况，可凭行车日志将超出部分实报实销。3.3车辆的维修及养护3.3.1车辆的保养、维修由公司专职司机负责按公司规定到公司定点厂家保养维修。车辆需保养时，司机应根据车辆的具体情况进行安排。维修前由驾驶员填写车辆报修单，由总经办主任进行费用审核，报总经理批准后送至指定厂家维修；车辆需大修的，需打报告履行报批手续，总经理批准后，方可进行维修。3.3.2车辆在行驶途中发生故障或其它损耗，急需修复或更换零部件的可向总经办主任报告后在发生地点就近修理。3.3.3任何车辆在修理后，由车辆主管核检后，方可进行费用报销。3.3.4本着勤俭节约的原则，可自行修理的故障，驾驶员应自行修理。3.4驾驶员管理规定3.4.1驾驶员应遵守交通法规，认真驾驶车辆，确保安全行车，凡因驾驶员个人原因造成的违法（如：闯红灯、不按分道线行驶、随意停车、在禁鸣区域鸣笛、走禁行路、未带驾驶证等），驾驶员本人承担全部责任，罚款自行解决。3.4.2驾驶员平时应保持车辆清洁并在每天出车前对车辆进行例行检查，使车辆始终处于良好的待发状态。3.4.3驾驶员凭已核准的派车单出车，不得私自用车。在出车时，驾车应安全平稳。3.4.4驾驶员驾驶执照的年检，由驾驶员自行负责。3.4.5驾驶员应严格按照规定时间发车，积极配合办事人员的工作，不得有私自甩人现 象。3.4.6因公使用车辆发生事故、且责任不属我方驾驶人时，修理费用实报实销。3.4.7由驾驶员自身责任造成重大交通事故（参照交通法的定义）的，由驾驶员按交通法承担相应的责任，与公司无关；并赔偿带给公司的相应损失；完全因驾驶员责任，造成普通交通事故的，由驾驶员向公司赔偿对方及已方车辆所维修的费用。4.公司员工私车公用申请补助、流程4.1私车公用申请条件：由于工作需要须经常使用员工自有车辆外出办事，视为“私车”公用。4.2私车公用车辆必须办理交强险及至少二种主要商业保险，并由车主将该车辆的有效证件复印件（包括行驶证、驾驶证、交强险及商业保险单）交由总经办备查；私车公用车辆保险或年审到期前，车主须按时参加年审及保险，并于到期当月重新向总经办补齐资料。4.3凡已购私车的公司员工，因工作需要且自愿将私车作为工作用车的，由本人填写私车公用申请单提出申请，报所在部门负责人、总经办主任、分管领导逐级审核，总经理审批。4.4因工作需要驾驶车辆外出工作的员工，或总经办确定不能统一安排工作用车，前述员工均须填写派车单经审批后方可自行驾驶私车外出；派车单作为报销补助的重要依据（补助含核定油费、实际产生的过路费及停车费）。4.5费用核算:出车返回时凭派车单（须填写实际行程路线、公里数）和核定油耗填写费用报销单，油费具体核定标准=实际公里数百公里核定油耗油费单价130%。相应报销流程按费用报销管理制度 报销。5.相关规定5.1上述车辆的年审、保险、维护、维修、清洁、违章处罚、交通事故、行车安全等一切责任和相关费用概由车主本人自行承担。5.2凡未按上述规定执行,用车所发生的一切费用均由用车人自行承担，公司均不予报销。5.3 公司全体员工必须严格区分车辆属性，严禁适用本制度的私车损公肥私，凡公车私用、公费支付私车各种费用的，公司对责任人处以已报销费用200%的罚款，并作辞退或开除处理。6.记录6.1派车单ZH-ADM-F005036.2车辆报修单申请表ZH-ADM-F005016.3行车日志ZH-ADM-F005026.4私车公用申请单ZH-ADM-F00504派车单ZH-ADM-F00503用车人预计用车时间事由及行车路线部门负责人总经办派车人指定驾驶员分管副总经理本次实际里程（驾驶员填写）车辆报修申请单ZH-ADM-F00501报修日期报修人车 型车牌号车辆故障及保养内容自 修外 修预计费用总经办总经理/副总经理私车公用申请单ZH-ADM-F00504 编号：申请人申请时间车型牌号车辆购买时间保险险种保险日期申请原因部门负责人签字总经办复核分管领导审核总经理审批抄送单位总经办、财务管理部行车日志ZH-ADM-F00502车型及车牌号：日期行车事由及路线出车时间起止行驶里程（km）返回时间用车人签字驾驶员签字备 注 （特殊情况及违纪现象记录）-六、出差管理制度ZH-ADM-006 1.目的 为了进一步规范企业员工出差管理工作，提高工作效率，合理控制差旅费开支，特制定本制度。2.原则2.1 本着高效、节约、迅速的原则，出色完成公司指派的任务2.2 不延误工作进程；不铺张浪费；不无故耽误返回时间。3.管理细则3.1 员工因公出差须填写出差审批单，同时附公司总经理批准的出差工作计划，并按规定流程审批。3.2员工出差必须经公司分管领导同意并由总经理审批之后，方可到财务借取出差费用。借款须填写借款单。3.3出差人员必须行前留下通讯地址、联系电话给总经办，行前无法留存有关资料时，到达之后要通知公司总经办和相关领导人，并保持联系。3.4 因公务紧急，未能履行出差审批手续的，出差前可以电话方式请示，出差归来后补办手续。3.5 出差人员因特殊原因无法在预定期限返回销差而必须延长滞留的，根据出差者申请，经调查无误后支给出差旅费。3.6 出差人员交通工具除可利用企业车辆外，以利用火车、汽车为原则。但因紧急情况经总经理核准者可乘坐飞机。3.7员工因工作需要超出的开支，须事先征得分管领导同意。3.8业务出差必要的开支需在出差审批单上列明原因。3.9 所有出差人员的行程、住宿及出差成果要求等，须由经办部门提前申报，经总经办组织审批后，方可实行。3.10在外地出差要维护公司形象和声誉，保守公司机密。遇有超出职权的业务需要决定时，必须征得有决定权的领导同意后方可答复，不得自作主张。3.11返回报到时间：工作日上午抵达，下午须到公司正常上班，下午抵达，则第二日上午到公司正常上班。4.费用报销4.1出差人员返回公司后，5天内应按规定到财务部报账。填写差旅费报销单，并将原始发票粘在所附凭单上，由经办人签字，部门经理、总经办、财务人员审核签字后，报总经理审批，予以报销。4.2业务必要费用报销，须列明原因，所附单据必须有税务部门的正式发票，列明企业抬头，数字清晰，先由经办人签名，部门经理、总经办、财务人员签字后，报总经理审批，予以报销，超审批外的费用一律自理。4.3所有员工出差所发生的差旅费，均分列入项目成本。4.4公司借款及报销原则为：前款不清，后款不借。4.5差旅费包括铁路、船舶、飞机等交通费，出差补贴、住宿费、通信费，以及出差过程中发生的相关正当费用。4.6员工出差，因特殊情况在征得分管领导同意后，需乘座火车软卧、轮船二等舱、飞机普通舱及以上的费用经总经理或分管副总核准后报销；其它交通费用经核准后按规定报销。4.7住宿费按核定的住宿天数据实报销，住宿条件的选择原则以经济舒适为主，视出差目的而定。4.8出差补贴用于出差人的饮食和杂费支出，按实际出差天数报销；1日以上出差的补贴若上午出差或下午返回按全额报销，下午出差或上午返回按半额报销；多人出差若统一安排伙食，则统一报销，但报销金额不得超出当次出差人员补贴的总额；出差中若发生业务招待费用，则当餐不再报销出差补贴，则当日按出差补贴的40%计算。4.9出差中的传真、信函、汇款等通信费用经审核后按实报销。4.10出差中因特殊原因发生的超出规定的费用，报总经办核准后报销。4.11员工差旅费如有虚报不实者，将追回全部虚报款项，并从重处罚。4.12员工在成都市行政区内外出办事当日往返不按出差计算，原则上不支付交通费以外的任何费用，交通费凭乘车凭证据实报销；员工在成都市行政区外外出办事当日返回的，不作为出差不计发补贴。4.13出差人员事先经批准事假的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费（按出差人应享受标准），多开支的部分由个人自理；如果绕道车、船费少于直线单程车、船费时，应凭车、船票价按实报销，不发绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿费和交通费。4.14同性2人一起出差者，原则上不各住一间,住宿费按2人中较高标准报销。4.15由公司派车出差的司机若统一安排伙食，司机按50%报销出差补贴，未安排伙食，则按100%报销。市内陪同领导接待出车的司机未随同就餐，每餐按20元给予补贴。4.16出差时间界定：上下午的时间界定为12：00。5差旅费报销标准： (公司安排食宿的情况,不享受以下补贴)出差员工岗位等级住宿费出差补贴省内及其它地、县级城市省会、直辖市及沿海城市省内及其它地、县级城市省会、直辖市及沿海城市F级以上实报实销实报实销40元50元E级250元以内300元以内C、D级200元以内250元以内A、B级150元以内200元以内备注：岗位等级A-F级别设置参见公司人力资源管理制度。6员工出差机场接送6.1公司领导出差由总经办统一安排接送机服务；其它员工出差由本部出发的送机可由总经办安排，若从非公司本部直接前往机场，则乘坐出租车到最近的机场大巴点乘坐大巴；返回时，应乘坐机场大巴进入市区后再乘坐出租车返回家中或公司，所产生的交通费用在差旅费中一并报销。7. 其他7.1其它特殊业务出差如参加会议等，会务费按实报销。会务费中已包括住宿、交通、伙食费的，不另报销差旅费用。7.2以下情况不作为出差处理： 属于异地招聘入职并在异地工作的员工 因工作要求，需长期外派到异地项目工作 本地和异地项目员工因公到公司办事，由公司总经办安排食宿，原则上只安排午餐。7.3其它按本制度执行。8.记录8.1出差审批单ZH-ADM-F006018.2费用报销单ZH-ADM-F00602略8.3借款单ZH-ADM-F00603略出差审批单ZH-ADM-F00601出差前填写出差人员名单姓名经费来源及列支渠道部门出差事由说明出差到达地及单位预计出差时间 年 月 日至 年 月 日费用估计（元）部门领导审批总（副总）经理审批出差返回后填写出差返回时间工作完成情况费用超标申报说明（不超标则可以不填写下表）类别超标原因部门领导审批总经理审批交通工具住宿伙食其他其他其他年 月 日 七、档案资料管理制度ZH-ADM-0071.目的规范本单位在各项工作活动中直接形成的、已经办理完毕的、具有查考保存价值的各种文字、图纸、表格、声像等不同形式和载体的文件材料归档管理工作。2.适用范围公司全体员工及各部门。3.归档范围3.1行政人事类：制度体制文件、行政管理文件、人力资源文件、固定易耗资产管理文 件等（总经办负责）。3.2成本管理类：招投标资料、材料合同、预决算资料等（成本管理部负责）。3.3技术资料类：项目施工组织设计方案、专项施工方案设计、测绘、技术图纸资料等（项目管理部、工程管理部负责）。3.4工程项目类：设计图纸、变更、承包分包合同、签证、付款会审、检查、验收等施工过程管理文件（ 工程管理部、项目经理部负责）。3.5财务管理类：账册单据、报表、计划审计、核算材料、注册年审资料、税务统筹资料等（财务管理部负责）。3.6项目管理部档案资料：包括但不局限于：过程试验资料、经济技术变更资料和竣工图资料三部分组成，并按项目所在地档案馆要求进行管理。4. 归档的要求4.1应归档的文件材料要收集齐全、完整、核对准确，按照文件材料的形成规律及其内在联系进行分门别类。4.2归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档，相关业务