会议运营管理

会议运营管理OperationandManagementofMeeting 主讲人王冀川 本课程安排说明 课程目标 考核要求 学习要求 需要说明的其它问题 第一讲会议概述 教学设计 PartI学习新内容 导入新课当今世界 各种名目的会议每时每刻都在进行 大到国与国之间 小到家庭成员之间 其目的是为了开展政治 经济 科技 教育 文化等方面的合作与交流 或是为了人与人之间协调关系 交流思想 联络感情 解决矛盾 会议已经成为人类社会活动中不可缺少的一种交流方式 那么 什么是会议 它有哪些特点和作用 会议活动的基本要素有哪些 会议的分类与工作原则是什么 下面我们就以上的问题进行学习和讨论 案例分析与讨论 问题一 会议的涵义 特点和作用 案例1 迷茫的李秘书小李大学刚毕业 就应聘到一家公司做行政秘书 有一次 公司准备召开 管理培训会议 会议组织安排工作自然就落在小李身上 小李一时傻了眼 虽然是从名牌大学中文系毕业 但是她对会议策划组织方面的知识 对于会议的重要性 多样性以及复杂性却不甚了解 无从下手 于是 小李到办公室 虚心向一位经验丰富的老秘书求教 老秘书听后耐心地告诉小李 秘书工作主要是 三办 即办文 办会 办事 所以 根据会议不同的要求 目的 搞好会务工作是秘书的一项经常而又重要的工作 一般来说 遇到公司要开会 秘书主要要搞清楚开什么会 确定怎么开会和选择开会时间和地点 还要考虑参会人员名单等等 会议对于公司更好地开展工作起着相当大的作用 会议具有多样性 不同的会议目的 就会有不同的会议组织工作 即使是摆放桌子 如果是不同的会议 要求也不一样 像小型日常办公会议 就可以摆放成椭圆形或 回 字形 如果是一些茶话会 宴会等一般可摆放成 星点形 一些大型会议还要做好会前的策划准备工作 会中服务工作和会议的善后工作 环节较多 也比较复杂 所以就要求秘书尽量策划周密 服务到位 小李听后茅塞顿开 积极地去筹备会议了 思考题1 根据自己的理解 说说什么是会议 2 召开会议的目的有哪些 案例2 草拟经理工作例会讨论稿龙腾房地产公司以前有时会出现信息不流通 问题解决不及时的情况 赵总经理刚刚走马上任 准备制定一套例会制度 旨在加强部门之间的沟通 联系和协作 建立监督机制 提高工作效率 进而推动公司逐步走向规范化管理 所以 赵总经理准备召开一次关于讨论制定工作例会的会议 他让秘书先草拟一份工作例会制度以便在会上讨论 秘书接到任务后 就去拟写了 1 会议时间 每月1日至5日之间 具体时间会前通知 2 参会人员 公司领导 各部门经理 3 会议需提交的材料 各部门须于会前将上月的工作总结和本月的工作计划准备好 4 会议形式 原则上 各部门均需汇报工作 各部门可根据工作侧重点有选择地汇报 会上将根据部门存在的问题共同研究解决方案 公司领导根据各部门工作情况提出要求 秘书拟好之后 拿去请赵总经理审批 赵总经理看了之后 认为秘书拟写得太笼统 作为制度来讲也不够严密 赵总经理针对工作例会制度提出了如下要求 1 会议时间 每月1日至5日之间 具体时间会前通知 2 参会人员 公司领导 各部门经理 若部门经理出差可以委托副经理或一名代表参会 3 会议需提交的材料 各部门须于会前将上月的工作总结和本月的工作计划以电子文档形式呈报给公司领导 并提供一份打印材料给分管领导 4 会议纪律 要求与会人员准时到会 开会期间不接手机 并将手机设置为关机或振动状态 5 会议形式 各部门均需汇报工作 各部门可根据工作侧重点有选择地汇报 需要重点汇报工作的部门将提前通知 会上将根据部门存在的问题共同研究解决方案 公司领导根据各部门工作情况提出要求 会后 总经理办公室将会议内容形成纪要 并发放到公司领导和各部门 6 会议决议的落实 各部门要及时贯彻落实会议精神 需要几个部门协调解决问题时 由总经理办公室协调 督促 思考题会议有那些特点 案例3 卓有成效的会议万铭公司是一家新兴的高科技企业 经过几年的努力 已在华东地区 华中地区成立了多家分公司 当初公司刚刚组建时 公司总经理就曾希望能打造一支优秀的管理团队 让集体的智慧发挥作用 避免出现个人决策的随意性及失误 为此 万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨区域的网络会议 在会议上 总部各部门的经理 总监都要跟各分公司的经理 总监进行沟通和交流 在会议上 大家一起讨论某件事情做还是不做 怎么做 先做什么 再做什么 经过多次讨论之后才形成一个集体的决议 有时公司也召开会议 征求员工的意见 员工把意见提出来 通过讨论形成决议 因为是员工自己认同的 这也就会鼓舞员工更好地做好事情 这种决策集合了上上下下全体员工的智慧 而不是公司单个领导坐在办公室里 拍拍脑袋决定的 凭借其独特的管理方法 公司团对越来越具活力 公司发展也越来越红火 案例4 宏宇公司总经理对本月工作有三项决定 他可以通过两种方法告知其部下 20人 一是请秘书通过电话或发邮件方式转达二是开一个20分钟的小会 宣布决定和回答部下提问 如果采用第一种方法 他的秘书至少需要20分钟的时间来将决定通知下去 如果部下有疑问 那需要更多的时间质疑和解答 而且通过转达 难免信息失真 但是如果开个20分钟的小会就完全可以解决问题了 思考题根据上述两个案例 分析召开会议的作用 归纳与总结 1 应知部分 会议的涵义会议是指3个以上的人组成的群体为研究问题 交流思想 获取知识 表达观点 贯彻指示 分析对策 安排任务等明确会议的目的 在特定的时间和地点 遵循一定的会议规则 围绕会议议题和主题 展开讨论 最终使与会者达成共识 得出结论的活动 会议有广义和狭义之分 狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动 即传统的会议 广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式 形成会议的主要条件是 有明确的指导思想 预期目标 具体议题 有明确的时间 地点 有主持人和参加人员 会议的特点 目的性 组织计划性 群体沟通性 交流方式的多样性 会议的作用 集思广益 科学决策的作用 发扬民主 动员群众 宣传教育的作用 传达信息 资源共享 学习交流 开拓思路的作用 协调矛盾 统一思想 促进生产 推动工作的作用 国际交流 跨文化的沟通作用 2 应会部分能够根据工作的实际情况和已有的条件 判断是否需要召开会议以及召开什么样的会议 课堂训练 1 背景材料2003年春夏之交 非典 肆虐 锦江公司董事长对此事非常重视 让秘书通知公司经理 党总支书记 副书记 各部门负责人以及公司 防非典 委员会成员于下午14 00在公司总部2楼会议室召开 防非典 工作会议 会议目的就是为了加强企业对 非典 流入的控制 完善企业对 非典 突发事件的紧急处理措施 做好 防非典 的后勤保障工作 各位与会者围绕明确的会议目标 结合本部门自身情况 对如何做好 防非典 展开讨论 2 要求 将班级分成多个小组 让每组的学生分别扮演董事长 公司总经理 党支部书记 副书记 各部门负责人以及公司 防非典 委员会成员 围绕既定目的 按照上述情景对完善 防非典 措施各抒己见 展开讨论 根据上述背景材料 总结此次会议的目的 特点和作用 小结此次会议是一种围绕特定目标进行的 以口头发言或书面交流为主要方式的 有组织 有计划的商议活动 本此会议起到了集思广益 科学决策 协调矛盾 统一思想的作用 问题二 会议活动的基本要素 案例5 优秀企业成功经验高层研讨会简报由中国企业联合会和企业家协会主办 北京火石文化传播公司协办的 优秀企业成功经验高层研讨会 于2001年7月19日在青岛海尔国际培训中心隆重开幕了 会期为4天 会议邀请到美国通用电气公司 摩托罗拉公司 海尔公司的高层领导参加会议 同时也邀请了一些知名企业的董事长 总经理 企业高级经营管理人员 还邀请了一些专家和学者一起参加会议 大家济济一堂 共同探讨了 企业管理本质 新经济与企业战略 也共同分享了海尔文化与管理理念 会议主要采用了参观考察海尔工业园 详细了解海尔十七年的发展历程与企业文化理念以及了解海尔的车间管理 工作管理 资本管理 蔬菜管理 文化管理 物流管理 领导行为管理 员工班组管理等理念 与一些企业高层领导就 现代企业股权激励机制设计 等课题进行研讨 并与海尔人对话等形式进行 会议举行得非常成功 案例6 2005年11月13日 吉林石油化工公司发生爆炸 含有苯及其他有毒物质的污水泄入松花江 这条河是哈尔滨的主要水源 市民的不信任和恐慌情绪迅速在整个城市蔓延 政府由于担心发生环境灾难决定停止供水4天 因此人们疯狂地去超市抢购矿泉水和啤酒 作为本地产品的哈尔滨啤酒却被传言啤酒水源可能受到了污染 人们纷纷去购买其他品牌的啤酒 即使哈啤一位副总经理表示哈啤的水源一直来自厂内地下80米的深井 自来水只是非生产用水 但是对于多数哈啤消费者而言 他们不了解深井水与松花江水的严格划分 对哈啤集团关于深井水的解释还是存有顾虑 就在11月22日也就是全面停水的前一天 哈啤高层深夜召开了会议 整整讨论了4个小时 最终达成共识 节约出一部分啤酒酿造所用的地下深井水 协同政府在厂区前开设指定供水站 设置4个水龙头 免费向市民供应最优质的地下深井矿泉水 同时 哈啤集团还派出印有哈啤标志的两辆流动供水车 为街区的孤寡老人 送水上门 哈尔滨的各大新闻媒体纷纷刊出以 哈啤雪中送炭 滴水成泉爱心荡漾 为标题的文章 哈啤用自己的决心和行动表达了对受灾人民的关心 一时间 哈啤在人民心中又重新树立了一种形象 人民又可以放心地去购买哈啤了 可见 4个小时的会议给哈啤集团带来转机 这与会议事先正确确定主题 如何在关键时刻为市民服务 同时也消除市民的顾虑 有关 使会议有效地进行 并且通过对会议决策的执行 使会议结果与预期目标一致 使哈啤集团度过了难关 问题思考 1 从上述材料可以看出 一个成功的会议应由哪些要素构成 2 各个要素对会议的成功召开有什么作用和意义 归纳与总结 1 应知部分 会议活动的七个基本要素 会议人员 会议名称 会议议题 会议的时间 会议地点 会议方式 会议结果 2 应会部分能够将关于会议活动基本要素的的理论知识运用到某一具体的会议筹备 策划工作中去 课堂训练训练一1 背景材料星期二上午 上海欣达贸易公司准备召开一个紧急会议 总经理让小王迅速通知人事部 财务部 销售部 进出口部等部门的负责人 让他们在上午10 00准时在公司会议室开会 王秘书一一通知了各部门的负责人 各部门的负责人虽然接到了通知 但个个心里纳闷 开什么会呢 这么紧急 也不知道要准备些什么会议材料 有的部门负责人就打电话给王秘书 王秘书回答说 我也不知道啊 总经理让我这么通知的 2 操作要求 分小组修改上述背景材料 将正确的处理方式演练出来 班级讨论 造成出现这种尴尬局面的原因是什么 3 小结 训练二1 背景材料上海惠达科技有限公司准备在11月15日上午召开一次咨询工作会议 公司拟邀请一些专家 学者以及其他企业单位的负责人共同探讨公司发展之路 为了能让与会者有充分时间安排好工作 公司决定提前将通知发给有关与会者 秘书发出书面通知后不久 公司总经理突然指示 这次会议十分重要 还要邀请区科改委有关领导来参加 听听他们的意见 以便更好地推动公司工作发展 可是经过联系 区科改委的林主任11月15日正好在外地出差 要到11月16日才能回来 于是 秘书再次发补充通知 通知各位与会者会议时间改在11月17日召开 后来 林主任的秘书打来电话说 林主任在外地出差的时间可能还要延长几天 他还要去当地一些企业视察工作 因此 公司的咨询工作会议没有能确定会议时间 只能一拖再拖 2 操作要求 分小组讨论 造成会议出现这种结果的原因是什么 班级讨论如何避免上述情况的出现 3 小结思考题 上海宏达公司准备下个星期要召开季度销售会议 但是这个星期销售部经理在外地出差 要到下个星期二上午才能回来 如果你作为销售部秘书 授权给你安排会议的日程 你该把这次会议安排在什么时候召开 问题三 会议的种类与工作原则 案例7 富有成效的内部会议迪特尼 包威斯是一家拥有12000余名员工的大公司 经过20多年的不断实践 该公司逐步完善了员工意见沟通系统 该公司的员工意见沟通系统主要通过每月召开的员工协调会议和每年举办的主管汇报和员工大会来体现 在员工协调会议中 管理人员和员工共聚一堂 商讨一些彼此关心的问题 在开会之前 员工可事先将建议和怨言反映给参加会议的员工代表 代表们在协调会议上把意见转达给管理部门 管理部门也可以利用这个机会 同时将公司政策和计划讲解给代表们听 双方进行广泛的讨论 员工可以通过会议了解详尽的管理信息资料 主管也可以通过召开会议来汇报包括公司发展情况 财务报表分析 员工福利改善 公司面临的挑战以及对协调会议所提出的主要问题的解答等 在1980年全球经济衰退中 迪特尼 包威斯公司的生产率以每年10 以上的速度递增 公司员工的缺勤率低于3 流动率低于12 在同行业中最低 问题思考 根据迪特尼 包威斯公司取得的效果 谈谈会议的作用和重要性 案例8 欧莱雅会议 尽管电子商务 电话 传真等改变了我们的上午生活 带来了全新的沟通模式 但在应用这些沟通渠道的同时 欧莱雅公司仍然更加钟情于会议制度 把各种员工会议作为面对面的最佳沟通渠道 欧莱雅公司认识到 各种员工会议 使各个层面的欧莱雅员工能够坐在一起 面对面地开展交流与沟通 便于工作的顺利进行 欧莱雅会议 包括 公司管理委员会会议 每个月 公司上层管理委员会定期开会 会议的内容主要是关于公司的重大决策 重要问题和沟通与讨论 事业部层面管理委员会 每个忌妒 公司各事业部的部门经理在一起召开事业部管理委员会 在中国 欧莱雅有50多名负责各事业部的部门经理 集中到上海的中国总部 通常在希尔顿酒店举行为期一天的会议 由每一个事业部的负责人介绍各自部门的重大活动 最新动态 不定期会议 公司各个部门的经理回不定期举行本职能部门的会议 召集公司分支机构的负责人参加 沟通公司最新动态 传达公司的决策等等 比如欧莱雅在北京 广州各设有地区人事部会经常参加总部人事部举行的会议 总部在人事 市场 财务等众多领域与分支机构进行沟通 支持分公司在各地开展各种培训活动 问题思考 会议的种类有哪些 案例9 某商贸集团公司总经理告诉秘书小周 今天下午2点在一楼会议室召开个部门经理会议 讨论下个月的工作安排 协调各部门工作 小周立即打开邮件发送窗口 在窗口中拟写会议通知 内容如下 各部门经理 兹定于9月18日下午2 00在一楼会议室召开各部门经理会议 请务必准时出席 发完毕 为确保通知到位 他又电话通知各部门经理 告知开会的时间和地点 具体情况请他们查阅邮件 会议开始后 总经理要求各部门经理汇报本部门下个月的工作安排情况 各部门经理因事先不清楚会议议题 都没有做准备 总经理非常恼火 责备秘书小周为什么发送会议通知时没有写上会议内容 并指责各部门经理安排工作没有超前意识 一个小时的会议只是泛泛而谈 会议在沉闷的气氛中结束 问题思考 根据案例 分析是什么原因影响了本次会议的效率 举办成功而高效的会议 应注意哪些方面 归纳与总结 1 应知部分 会议的种类 按会议的规模划分 小型会议 中型会议 大型会议 特大型会议 按会议的内容划分 综合性会议 专题性会议 按会议的性质划分 决策性会议 非决策性会议 按会议所跨地域范围划分 国际性会议 全国性会议 地区性会议 部门性会议 按会议的目的划分 说明会议 研究会议 解决问题会议 沟通协调会议 创意会议 按会议的形式划分 圆桌会议 公开讨论会议 代表人会议 演讲型讨论会议 小组讨论会 议会型讨论 头脑风暴会议 远程电信会议 按会议的职级划分 股东会议 董事会议 高级管理人员会议 中层管理人员会议 职工大会 部门会议 会议的工作原则 必要性 高效性 目标性 严肃性 节俭性 影响会议效率的因素 会议目的 内容与议题的确定 围绕会议议题的有关材料准备情况 会议主持人的素质和与会人员的构成情况 会议的组织领导水平 课堂训练 训练一 1 背景材料在日本富士山县 辽宁省青年友好参观团团长接过日本官方送上的会议程序 只见上面写着 中方发言时间 5分钟 他不禁愣住了 在中国像这种类型会议 发言者一般都需要一个多小时来进行演讲 而现在日方只给自己5分钟 参观团团长只好把原来的讲稿从11页删减成5页 3页 还不行 最后删至1页半 把原先准备的洋洋洒洒的关于中日合作历史渊源等内容全部删去 而是言简意赅的阐述了中日合作的重要性 现状和对未来的展望 第二天我方团长像别的发言者一样 跑步上场 他的发言干脆利落 因被台下几次掌声打断 才拖延了30秒 事后 他感慨地说 这件事给我们的启示太多了 2 训练要求 各小组讨论 这事件 到底对我方有何启示 讨论日方官员这样安排外宾的发言时间是否合适 3 小结 训练二 1 背景材料12月5日上午 上海金光机械加工有限公司召开下一年度的财务预算会议 会议由总经理主持 总经理秘书记录 会上 部门经理各抒己见 生产部经理觉得首先必须将车间里已经使用多年并且经常发生故障的机器淘汰 重新购买一批新机床 厂务部经理认为产品的搬运量很大 原来的七辆铲车超负荷运载 工作效率不是很高希望能再购买三辆铲车 财务部经理根据今年的资金运用情况 认为明年应该适当控制成本 采购部经理则认为明年下半年的原材料势必涨价 需尽早订购 否则将来的产品会出