02物资供应管理办法.doc

物资供应管理办法第一章 总 则第一条：为加强本公司物资供应管理工作，本着管理规范，优化流程，效益优先，科学合理的原则，特制定本办法；第二条：在公司范围内执行本办法的目的是：在保障生产和基建需要的基础上，降低采购成本和节约储备资金，通过科学有效的管理提高整体经营绩效。第三条：本办法所称供应物资包括：生产或业务所需的外购原料、燃料、包装物、辅助材料、车辆和工程机械的配件等。各种设备、备品备件、进口物资及办公用品等暂不在此列。第四条：各子公司的物资管理部门均应参照本办法，建立一系列程序文件明确各级、各类人员的职责，权限和相互关系，使物资供应管理工作得到切实加强。第二章 采购物资分类第五条：公司采购物资分类(详见附表)：一、统一采购物资：即由股份公司供应部统一订购、统一结算的物资。具体包括：1.大宗原燃材料； 2.水泥包装物； 3.耐火材料、耐磨材料； 4.炸药； 5.润滑油； 6.输送胶带； 7.蓬布、收尘袋； 8.矿用汽车配件，轮胎； 9.标准砂； 10.基建工程材料； 11.劳保用品。 二、委托采购物资：即由股份公司供应部统一认价，供应部指定、委托采购各子公司分别结算的物资。具体包括：1、混合材（水渣除外）；2、电缆电线（指生产、技改用）；3、二类电器；4、通用轴承（汽车专用轴承视为汽车配件）；5、金属材料；6、标准紧固件；7、小五金8、燃油（汽油、柴油）；9、毛竹支架；10、小化工。三、零星采购物资：指上述范围以外的其它物资。该部分物资由供应部统一核定资金总额，在总额内由各子公司自行采购，自行结算。今后视用量变化情况，再作划分。第六条：采购物资分类适用于宁国水泥厂、铜陵海螺水泥有限公司及各粉磨子公司；白马山水泥厂及在建的荻港、枞阳、池州公司的物资由股份公司供应部统一管理。对当地采购成本低于统购价或生产急需的小批量物资，由供应部授权、委托各子公司就近采购，自行结算。第三章 计 划 管 理第七条：采购计划管理一、年度物资采购计划1、编制依据 年度生产经营目标； 专业管理委员会制订的各项单耗定额和工艺配比参数； 消耗、储备的历史数据；国家相关政策及市场环境因素预测。2、编制方法 各子公司根据本公司的下年度生产经营目标和工艺物耗配比参数，结合本公司的年末库存情况及历史消耗情况，制订下年度的物资供应计划，报送供应部。 供应部根据公司的年度生产经营目标，结合公司的库存资源，本着节约和提高单位产品使用效率的原则，对各子公司的年度物资计划进行平衡，制定公司年度采购计划，报公司批准后下达执行。 对于零星采购物资，由供应部根据各子公司历年消耗情况，核定全年采购总金额，经（集团）公司分管领导批准后，由各子公司自行采购。原则上不得超出限额。二、月度采购计划1、各子公司供应机构根据下月工厂生产、维修用料，考虑合理储备量编制月度物资采购计划，经子公司分管领导审批后，于每月25日前报送供应部。计划应列示明确的产品名称、规格型号、材质、数量、到货时间，对有特殊要求的材料需提供样品、图样、生产厂家等资料，计划还须根据物资的划分，分为统一采购物资采购计划、委托采购物资采购计划和零星采购额度计划三类。其中委托采购物资需标明拟采购单价。2、供应部计划主管依据以下方面审核计划： 各工厂的下月实际需用量； 各类物资的合理储备量（生产消耗情况、采购周期、运输时间）； 当前实际库存情况； 公司可供调剂的库存资源； 市场因素（市场价格变动、资源情况）； 经济订购批量； 全年物资限额（限额物资采购计划审核）。3、供应部计划主管根据上述内容进行审核，编制统一采购物资月度采购计划，报部分管领导核定和部长审签后，上报（集团）公司分管领导批准，于每月30日前将批准后的采购计划下达给相关计划员（采购管理人员）执行采购，并将计划的审批结果反馈给各子公司。4、委采物资采购计划经供应部计划主管审核，部分管领导核定和部长批准后，提交供应部采购主管认价并于三个工作日内反馈给各子公司。5、零星物资采购计划由供应部计划主管根据年初核准的年采购金额，按照每月分摊的原则，同时结合工厂的实际情况，对零星物资月度采购计划进行审核，从资金上进行控制。对超出限额的部分，由各子公司提出申请，说明使用情况及增加原因，经供应部审批后，报（集团）公司分管领导批准，方可执行采购。6、对须超储（超出合理储备量）的物资，由物资使用单位提出书面报告，说明超储的原因，经供应部计划主管审核，部分管领导或部长审签后，报（集团）公司分管领导批准。7、各子公司申报的紧急物资采购计划，经子公司主管领导审批后，交采购管理部门先行采购，后补计划审批手续。三、进口工程机械配件计划1、每个年（月）度前，各子公司晚将下一年（月）生产所需进口、工程机械配件计划打电报提报供应部；2、供应部按照计划审批程序对计划进行审核报批后交国际业务部实施采购；3、采购的实施、到货、验收及结算按，进出口业务管理办法执行。第八条：采购资金预算计划管理一、年度采购资金预算计划编制依据 年度生产经营综合计划； 年度物资采购计划； 流动资金状况；国家相关政策及市场环境因素预测。各子公司根据年度生产经营综合计划和年度物资采购计划，编制本公司年度采购资金预算计划，供应部结合公司流动资金状况平衡后，编制公司年度采购资金预算计划，报公司批准后反馈给给子公司。二、月度采购资金预算计划采购资金预算计划编制依据： 年度采购资金预算计划； 应付帐款情况； 下月物资采购计划。供应部计划主管每月30日前编制下月采购资金预算计划。采购资金预算计划经部分管领导和部长审签后，报（集团）公司分管领导批准，交财务部安排采购资金。供应部计划主管将已获批准的采购资金预算计划编制资金支付明细表，报部分管领导和部长审批后交结算员（结算中心），作为办理付款的依据。第四章 采 购 管 理第九条：采购前的准备：采购管理人员根据物资采购计划，对需求的各类物资的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证，进行采购前的准备工作。第十条：供货商资信审查：对经市场调查后选定的各物资供货商进行资信审查（如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉、产品质量等），以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。第十一条：供货商的确定：1、原则上对所有物资实行招标采购。 供应部会同相关部门拟定投标资格厂商，并根据情况报相关部门进行资格或质量认可。投标资格厂商不得少于3个。相关部门参与,集体招标、评标并初步确定中标单位，起草合同文本； 招标结果报公司领导审批。2、对不能衽招标采购的物资，需按货比三家、质量先行、效益优先的原则，会同相关部门一起做好与供货商 的谈判工作，以争取到最有利于我方的合同条款及合同价格。第十二条：经相关部门会签并报公司领导审批后，签订合同。第十三条：根据已签订的合同条款监督卖方对合同的履行。通知用料单位组织验收、入库。依据验收情况和合同相关条款等进行付款结算。及时处理合同执行过程中发生的相关事宜。 第十四条：统一采购物资、白马山水泥厂及荻港、枞阳、池州公司物资的采购均依照以上条款执行。第十五条：物资分类中规定的委托采购物资，由供应部统一认价后方可实施采购。对于子公司采购计划中可集中采购部分由供应部统一采购、分别结算。第十六条：结算程序：1、供应部应及时将所收的供应商结算票据，经初步审核后开具安徽海螺水泥股份有限公司统购物资货款通知单，经部领导审批后连同发票交各单位供应部门。对统购物资中采用委托付款的单位，需接到供应部的委托付款通知书后方可付款。2、各单位供应部门在收到供应部交送的结算票据后，应及时入帐，并将经各单位财务处审核签字后的货款通知单及时返回供应部以便供应部到财务部挂帐。要求：各子公司供应部门收到供应部交送的结算票据后，需在10日内将货款通知单返回供应部。3、供应部依据合同及财务部下达的当月用款计划办理汇款申请和付款委托。4、委托采购、零星采购物资结算由各单位自行办理。第五章 仓 储 管 理第十七条：原燃材料的验收1、原燃材料到达各单位后，收货单位装卸部门应在半小时内通知本单位供应部门和质检部门，质检部门接到到货通知后应立即前往取样化验。2、对于到达原燃材料，收货单位依据合同约定的品质标准，及时取样化验。对指标不符合合同要求的产品，应立即通知卸车部门停止卸车或卸下后单独堆放，同时进行复检并上报供应部处理。必要时供应部通知卖方尽快到达现场共同取样封存委送法定检验机构检验，所发生的费用由责任方承担。3、公司供应部在接到各单位通知后应立即同供应厂商联系及时处理，挽回损失，并在一周内将处理情况书面通知相关单位。4、在原燃材料供应紧张或遇到不可抗拒的自然灾害，不能满足供应时，为保证正常生产，经子公司质量管理部门同意，对部分虽然不合格，但经过处理可以使用的产品按照ISO9000标准中的紧急放行办法，各单位应及时组织卸车，确保生产需求，有关程序从简。5、各单位供应部门每周一次将本单位所收到的物资到货情况电传供应部（供应单位、数量、发站、质量状况），以利供应部及时了解各单位的物料到货情况。第十八条 其他物资的验收1、对于待验收入库的物资，需依据采购计划单、货物运单及明细码单、货物转运单等单据，由保管员与采购员对实物的数量、外观当面逐项核对、点清，并按规定的项目做好验收记录。若采购员不能到场验收，应由分管计划员参与验收。2、质量检验可根据物资的不同类别和要求采取直观检验、工具检验、化验或试验、试用以及送法检部门检验等办法。凡是质量、型号规格不符合要求、数量短缺或与采购计划不符，不得办理验收入库手续；凡是需由轨道衡、地中衡过磅计量的物资，在验收时需凭司磅员签字的过磅码单，才可办理入库验收手续。物资数量不符，差额在规定标准以内的可按实际数量入库，超出规定标准的作出记录，提交计划员、采购员或有关领导处理。3、对验收不合格或名称、规格、数量不符的物资，在处理前另行堆放，并及时通知有关部门和人员，在一周内处理完毕；对实物已到库，必要的验收凭证未到的物资，应卸车登记，妥善保管，待凭证送达后补办手续。4、验收时限要求：少量物资当场验收并登记入库；小批量物资两天内完成验收；大批量物资验收不得超过五天。5、物资验收合格后方可办理登帐、立卡、建档等正式入库手续。第十九条：物资日常保管与维护1、保管场所的选择与布置。根据物资的特性结合仓库条件，按编码实行分区、分类专项专储；性能不同、互有影响、灭火方法不同的物资不能一起存放。2、物资堆码遵守合理、牢固、定量、整齐、节约、先进先出的原则，采用不同堆码方法；对露天存放的物资上苫下垫、根据场地要求做到成行成线、成方成垛、标记清楚。3、在日常维护保养中，必须实行“预防为主、防治结合”的方针。认真做好防变质、防锈蚀等日常维护保养工作，对保管的物资可能发生的各种损失进行积极的预防。4、定期对物资进行在库检查，如检查数量（帐卡物）、质量、库房整洁情况、计量仪器、各种安全设备等。5、经有关部门技术人员确认已变质、损坏、淘汰的物资要及时清理，并单独存放，做上标识。填制积压、报废物资明细表，以便调剂和处理。第二十条：物资发放管理1、统一采购物资的领用：子公司各供应机构凭统购物资采购计划，在月度内根据生产、维修情况分次领料，保管员凭供应部计划主管、分管领导审批后的料单发料；对计划外用料，需经子公司分管领导审批。大宗原燃材料的领用由各子公司生产用料单位于每月三日前将上月实际消耗量开具领料单经审批后报各子公司供应机构。2、零星物资的领用，由各子公司用料单位凭用料计划在月度内根据生产、维修情况分次领用，保管员根据审批后的料单发料。3、物资发放坚持先进先出的原则，做到数量准确、质量合格、当面点清、手续清楚。对名称、型号规格、数量不明确的不发；无审批手续的不发；私自涂改或字迹不清的不发；领料单据不全的不发。待验收的物资原则上不发，如因生产、维修急需，必须经有关领导审批后才可发放。4、各子公司内不得建立二级库，已有的二级库应取消。仓库做到统一管理。5、物资的调配：对于仓库长期积压、闲置物资要及时上报供应部，由供应部物资调配处编制调配计划和调剂手册，按有关规定进行内部调剂或转让。6、废旧物资处理：废钢材由供应部统一组织、串换钢球。其他废旧物资处理按各子公司现行的废旧物资管理办法执行。做到废物利用，减少支出。第二十一条：物资盘点管理1、日常性盘点由仓库保管人员负责。仓库保管需做到帐、卡、物相符；物资的收发、价拨和记帐无差错；各类物资无超储、积压、变质、损坏现象发生；2、供应部负责组织半年、年终的全面盘点。盘点顺序为各单位先自查，供应部组织有关部门或人员进行抽查和重点检查。第二十二条：物资出入库计价管理1、入库物资以实际采购价格入帐，即以实际价计价；出库物资需在料单按统一规定划价后方可出库。2、收、发料单及时登记入帐。要求将审批、审核无误的收发料单按要求输入微机。3、对日常的库存信息，包括周报表、月报表、定额执行情况等按规定日期上报到供应部。第六章 信 息 管 理第二十三条：物资供应信息管理系统归口供应部管理，各单位应按照供应部的统一要求负责对系统进行建立、维护与使用。第二十四条：物资信息系统的数据录入、查询、复制、修改，报表的接收、发送和传递，应按照物资供应信息系统操作规程及管理办法规定使用统一的物资编码，做到在全系统内对各类物资进行统一描述。严禁越权操作，以防信息的丢失与泄密。第二十五条：对录入数据要适时、真实，不得虚报、迟报、瞒报，以保证数据库内容的详实、可靠。第二十六条：根据供应工作性质和业务流程特点，物资信息系统设计应包括：采购计划、统计报表、仓储管理、档案管理、综合查询、系统维护等模块。综合查询模块需具备合同责任查询系统，内容包括合同签订人、责任人、审批人、执行过程、价格比较、到货结算情况等，其它功能如：库存物资、客户档案查询等；仓储管理模块中应具备库存预警系统。 第二十七条：物资信息系统中各项数据、信息均系企业商业机密，应做到定期存盘备份，不得丢失或随意删除。第七章 监 督 管 理第二十八条：为了加强物资供应工作规范性，增加透明度，供应部、审计部、各单位纪检监察部门负责按照物资供应管理办法要求负责对物资供应全过程实施监督、检查。第二十九条：物资采购管理部门研究招标方案、制定招标条件、办法及确定中标单位，要通知审计部和同级纪检监察部门派员参加。审计部、纪检监察人员有权查阅文件、合同及相关资料，调查核实物资采购情况。第三十条：审计部、纪检监察部门可定期或不定期的对采购物资的价格、质量、数量、采购成本进行监督检查，对采购部门及其采购人员履行工作职责及经营行为进行监督，如实向公司领导或单位负责人报告物资采购中的有关情况，受理查处物资采购活动中的违纪行为。第三十一条：审计部、纪检监察部门应积极配合物资采购部门按照科学有效、公开公正