会议策划及费用预算

会议策划及费用预算一、 总体策划：拟定于10月24日举行，地点安排在XXX，历时约4个半小时。总体安排为上午报到、中午自助餐，下午1点至5：30分开会，晚餐为6：00。二、 大会议程梗概如下：具体会议议程由质保部拟订1. 主席台成员：（具体会议协商定）2. 会议主持： 3. 发言： 4. 表彰授牌仪式。5. 拍集体合照6. 分组讨论三、 人员分工：1. 秘书组：组长XX，组员：由XX相关人员组成。主要职责为，确定参加人员名单，做好通知联络工作，制作、发送邀请函，准备各类会议资料、文件、证书。2. 会务组：组长XX，组员：由XX相关人员组成，主要职责为，预订房间、会场，准备餐饮，摄影摄像，会议现场礼仪（迎宾、授牌）、会议现场布置（根据会议需要，话筒、投影、音乐、鲜花等）。3. XX为总负责，协调各工作，确认会议议程、确定会议讨论议题及相关资料（包含人员分组）、会议发言内容的分类与确认（发言内容包括公司介绍，近年发展情况，公司发展方向，对供方的诸如设备人员投入、体系等方面的要求等等）。四、 工作安排1. 通知：由秘书组发送邀请，联系参加单位，确定参加人员名单（单位、姓名、联系方式、到达时间、是否携带司机家属等其他人员，重要客户是否需车辆接送）。2. 资料准备：各类资料由秘书组准备。A、大会资料参加人员需人手一份，主要包括：会议议程、优秀供方文件、合格供方名单、公司近三年供方质量情况统计报告、餐桌安排单、供方意见反馈单。B、其他会议资料：签到表、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供方代表证（胸牌）、台签（主席台成员、优秀供方等）。3. 会议现场：由秘书组负责签到、发送纪念品、发放资料、重要客户安排接送。4. 旅游安排：由秘书组负责安排相关人员陪同。5. 会务准备：由会务组进行A、会前准备：预订房间、会场、菜单、酒水、会场内所需物品：会议室背景喷绘、签到台喷绘、话筒、音乐、投影、鲜花、立式讲台、会议室内水果。B、纪念品准备：推荐采用水晶摆件，上刻公司logo，及“衷心感谢您对我公司多年来的大力支持”字样，落款等。 C、会议准备：布置会场、排列座位、调试音乐、现场摄影就位等。D、安排礼仪人员进行现场引导服务。五、 其他要求1. 须正式向供方发送邀请函2. 公司参加人员需着装统一，厂服（西装、领带、白衬衫）3. 会议开始前，供方代表进场时，我方人员须夹道欢迎。4. 如有重要客户，经总经理同意后，可在第二日安排旅游。5. 需要发言的人员，务必事先告知。6. 注意晚宴桌次安排7. 会议邀请：XX；晚宴邀请：XXX一、大会筹备期工作安排负责人工作内容及计划完成日期工作人员备注1. 确定供方参加人员名单、本公司参加人员名单、邀请人员名单2. 优秀供方评选及发放文件3. 拟订并发送通知、邀请函4. 确定发言单位，并通知其准备5. 根据反馈信息确定实际与会人员名单、住宿情况、抵达情况，信息提供给会务组一份。6. 确定会议安排及大会议程、讨论议题。7. 拟订主席台成员名单8. 准备会议资料：会议议程、优秀供方文件、合格供方名单、公司近三年供方质量情况统计报告、讨论议题、餐桌安排单、供方意见反馈单9. 准备其他资料：签到表、题词簿、住宿单、合格供方挂牌、优秀供方挂牌、供方代表证（胸牌）、台签（主席台成员、优秀供方等）、会议用纸笔、发言稿、主持词1. 酒店预订：房间、会场、晚宴场地2. 纪念品准备：推荐采用水晶摆件，上刻公司logo，及“衷心感谢您对我公司多年来的大力支持”字样，落款等。3. 菜单确认、自带酒水准备、晚宴分桌台签4. 会场是否有舞台、立式演讲台5. 主会场喷绘背景、签到台喷绘背景6. 分会场内水果7. 司仪安排8. 集体照摄影联系9. 会场内物品预订：话筒、投影仪、横幅、会场摆放鲜花、路引10. 优秀供方授牌鲜花预订11. 现场摄影12. 根据秘书组信息，车辆准备二、大会期间工作安排工作内容及计划完成日期工作人员备注1.重要客户安排车辆接2.人员联系与引导3.签到、午餐券发放4.发送纪念品、合格供方牌、资料发放5.优秀供方授牌摆放按照文件顺序摆放6.房间分配单、用餐分配单提前交给酒店7.携带物资：根据物资清单8.排列座位、台签摆放优秀供方按照文件顺序摆放9.调试音乐10.礼仪引导人员入场11.摄影、集体照安排12.安排授牌礼仪候场引导人员按牌子摆放顺序对应13.会议结束，讨论之前安排合照14.晚宴酒水回收经费预算表名称供方大会简介预定时间地 点活动负责人工作人员费用 预算项目金 额备 注1住宿：房间XX元/间（ 23号XX间（含两间会务房），24号XX间标间）2中餐：自助餐XX元/人3晚餐：餐标XX元/桌，不含酒水4大会场：XX元/场5讨论小会场：XX元/场 XX个6酒水：每桌白酒一瓶（XX元）、红酒两瓶（共XX元）7酒水服务费 每桌XX8大堂吧休闲