投标管理制度.doc

投标管理制度一.目的为进一步加强公司市场开发工作，规范投标工作的管理，明确投标过程各环节的责、权、利，增加投标工作的有效性和工作效率，充分调动公司及各单位参与市场竞争的积极性，特制定本管理办法。二.适用范围本管理办法适用于公司对外的所有投标活动和项目。对于投标工作，各个有关部门和参加人员必须认真对待、相互配合，按时保质完成各自的任务，保证投标文件的质量。三.职责分工（一）投标部是投标工作的组织与主要执行部门，主要职责：1. 负责项目投标文件（资格预审、投标函、商务标、技术标）的编制工作。2. 负责招标文件购买与投标文件递交开标工作。3. 负责整个标前业务接触、投标书编制的整体组织与策划。4. 负责投标保证金（保函）开具，业主投标保证金收据的索取。5. 负责参加开标会议，并进行标后投标分析。（二）人事行政部是投标工作的协助部门，主要职责：1、负责提供公司营业执照、资质证书、荣誉证书等相关证件、资料的原件，出具公司介绍信。2、按招标文件的要求在投标文件上审核、盖章。3、负责提供投标所需的项目经理证件，协助提供其他人员的职称证、学历证等。4、协助投标部在投标文件商务部分的编制工作。（三）财务部是投标工作的协助部门，主要职责：1、协助完成投标保证金（或投标保函）、公司资信证明、财务状况、审计报告、银行资信、银行查证等内容的提供。（四）预算部是投标部门的协助部门，主要职责：负责最终投标清单的编制、投标单价分析、配合总经理确定投标价格。四工作程序 投标工作由投标部进行组织与策划，首先由投标专员将各项项目信息进行汇总并进行筛选，将对口的项目进行立项，报公司领导批准后进行立项审批投标。开始进行投标工作后工作流程必须经历如下阶段：1、市场前期，投标部根据市场规划进行工程项目的跟踪，了解市场动态，关注各类招标信息。2、投标项目的建立接到投标邀请书/资格预审公告后，投标部负责了解招标项目的具体情况，填写新增项目通知，内容包括：拟投标项目概况、项目跟踪情况、我公司在该项目中的优势，给定项目编号，报公司领导审批。由总经理助理将新增项目通知发至财务部、预算部和人事行政部，关于此项投标的所有费用均纳入该项目。需参加的投标项目由投标部安排招标文件/资格预审文件的购买。购买招标文件所需公司资质等文件由投标部在公司办理借用手续，并保证及时归还。3、需财务部办理内容投标部在取得招标文件2天内，根据招标文件要求，把需财务部办理内容按财务部要求时间和文件要求交给财务部，财务部在规定的时间内完成相关工作：1. 投标保证金。2. 银行资信证明。公司资信证明。3. 银行查证证明。4. 公司财务状况。5. 审计报告。4、投标工作会议由投标部主管组织整个投标过程。5、招标会议在各相关人员接到招标文件四天内组织会议，内容包括：由投标部主管对招标项目做重要说明。明确投标项目的时间安排。明确投标项目负责人、投标授权人并确定投标原则。明确投标项目经理、项目总工等主要人员的选择。确定投标项目编制人员、审查审核人员及相关职责。技术重点、难点问题的讨论。确定技术文件的完成时间。6、其它要求如需参加标前会议和现场考察，由投标部主管负责安排，确实有必要时预算部予以配合。投标部主管负责收集各系统需澄清的问题，包括：商务和技术问题，汇总后向招标单位发传真，并追踪确认招标单位的回复。招标单位发来的标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由投标部主管负责发放到相关人员手中，保证相关人员手中文件的有效性。7、商务文件投标部主管及专员负责依据招标文件，制作商务文件及技术文件，包括：授权书及其公证、公司资格文件、投标其他表格和相关文件及技术标。投标部主管依据招标文件，准备资信证明、财务状况表等文件，将时间、特殊内容要求等告知资金财务部。如投标以联营体方式，由投标部主管负责：与联营体方联络，并保存相关往来文件。负责联合投标协议书的草拟。投标专员完成产品授权书、资格证明、公司资质、检测报告、产品样本等资料的索取工作，进行汇总并附目录。投标部专员负责投标过程中与招标单位往来文件的保存、整理、移交。8、投标文件审核与审批投标文件在递交前须经过部门内部人员互审审查、部门负责人审查审批二个环节，每个环节必须有相关的书面记录并予以保存。9、审核主要内容1. 技术和商务投标文件是否满足招标文件要求。2. 投标文件整体结构是否完整、无误。 3. 设备选型是否满足招标文件需求。4. 技术和商务投标文字和表达是否正确。10、文件装订和密封投标部主管及专员负责整个投标文件的装订、密封工作。所有投标编制人员一起完成投标文件的复印、装订和密封工作。开标后，如有问题需澄清，则在接到澄清文件后，由投标部主管将需澄清问题转发给相关人员，由投标部主管组织相关人员编制澄清文件，直至招标单位满意。11、投标情况的跟踪及终止投标部负责追踪投标情况、投标保证金追回等工作。如项目未中标，由投标部专员整理文件存档。投标部主管交回投标保证金，如项目中标，后续工作由外联部继续跟进。投标部专员负责投标文件的存档移交工作，至少包括以下内容：1. 招标资料，包括招标文件（含商务和技术）、图纸、补遗书等。2. 投标资料，包括投标文件（含商务和技术）、投标图纸、澄清文件等。3. 所有与投标有关联的电子文档，包括招标文件（如有）、商务文件、技术文件、图纸等。五、投标奖励与处罚1、编标补助（含加班工资） 鼓励编标人员在确保标书响应招标文件的前提下，多运用新工艺、新技术，不断提高投标文件的编制质量。为提高投标文件编制质量，在确保投标文件不发生较大错误而影响中标的前提下，公司将根据投标项目工作量的大小及难易程度并结合开标后反馈的评标情况，对编标人员（以单个工程组成的编标小组为单位）给予一定补助（含加班工资）。 （1）投标额在 万元以上的工程，每完成一个项目的投标，公司按项目给予 元的补助。 （2）投标额在 万元以下的工程，每完成一个项目的投标，公司按项目给予 元的补助。 （3）投标补助的发放，按照与责任和完成工作量挂勾的原则，由销售部负责人制定具体的分配办法报公司领导批准后实施。 2、处罚 （1）投标文件只要出现一处较大错误