财务档案流程

广东省电信实业集团广州市有限公司电信器材分公司财务档案流程文件编号：修订状态：1.目的为规范财务档案管理，保证财务资料真实、完整，加强对本单位财务档案工作的管理。2.适用范围适用于公司财务档案的管理。3.流程、职责和关键控制点流 程职 责关键控制点相关文件/记录开 始F广东省电信实业集团财务管理办法F广东省电信实业集团会计核算办法整理档案F会计F财务档案包括：1、 会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证；2、 会计账簿类：总账、明细账、日记账；3、 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表和财务情况说明书；4、 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单等。F穗电实业财务【2002】13号F穗电实业【2003】23号F广州市电信 实业有限公司财务工作考核评分细则分类、组卷F会计F按上述财务档案分类分别立卷，装订成册，时间要求：1、 月度结束1020天内；2、 季度结束1530天内；3、 年度结束后45月内。编制清册F会计F按归档要求编制财务档案保管清册。F会计档案管理规范档案保管F会计F财务档案保管要领：分类归档、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。分类归档后的财务档案，要有序地存放于专用铁皮文件柜内，存放地点、柜号、位置等应及时在编制的保管清册中记录反映，以方便查阅。档案查阅F查阅部门F财务档案不得借出；F如有特殊需要，经财务部经理批准并办理登记手续后可提供查阅或复制。档案转移F财务部F综合部F财务档案保管员保管财务档案一年期满后，由财务档案保管员编制移交清册交综合部档案室保管。移交的档案，原则上应当保持原卷册的封装。档案销毁F财务部F会计档案有一定的保管期限，保管期限分为永久和定期二类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。超过保管期限的会计档案可以销毁。销毁前应遵循一定的程序：1、 编制会计档案销毁清册；2、 总经理在销毁清册上签署意见；3、 销毁会计档案需设监销人员，监销人员在销毁会计档案前，要对照销毁清册清点核对；4、 销毁会计档案，要由档案机构和会计机构共同派员监销；5、 销毁后，监销人员要在档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。F但对保管期满而未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在财务档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。F企业档案保管期限表保 持F会计F对保管期内的档案，按档案管理要求执行。结 束4.电算化会计档案的管理4.1 电算化会计档案内容包括：储存在计算机硬盘上的会计数据以及磁盘或光盘储存的会计数据和计算机打印的记账凭证、会计账簿、会计报表、电算化会计科目及科目代码簿、报表取数公式、上机操作记录簿和故障记录簿等数据资料；4.2 会计软件的全套文档资料以及会计软件程序，视同会计档案保管，其保管期限截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年；4.3 计算机打印输出的凭证、账簿、报表的保管期限与手工方式完成一致；4.4 电算化会计档案存放要求：电算化会计档案资料管理要做好防盗、防火、防潮、防虫、防磁和防尘等工作，其中年度决算后的会计软件账套档案要备份双份，统一标号，贴写保护标签，存放在两个不同地点的铁皮保险柜中，并及时在编制的会计档案保管清册中记录反映；4.5 会计软盘、光盘的管理：重要的会计资料采用光盘储存，尽量减少使用磁盘储存会计档案，使用时要注意：1） 不要用手触摸暴露在保护套外的盘面；2） 不要用尖硬的物体刻划光盘盘面；3） 不得弯曲或重压软盘、光盘；4） 软盘用后，要及时贴写保护标签；5） 正确执行操作规程，轻拿轻放软盘和光