货品收发制度

货品收发管理制度由于前段时间襄阳收发货品出现丢失情况，后期出现无法明确货品责任人，因此制定以下货品收发制度。防止以后出现货品丢失，无法明确责任人，导致后期纠纷。第一章 总则第一条 目的和范围为规范公司管理，明确商品流通各环节人员的权利、责任和义务，清晰商品流通流程，特制订货品收发管理制度（以下简称本制度）。本制度适用于公司内部所有部门、各级经销商及其所属店铺。所有因公司商品流通需要而发生的商品流通行为均适用本制度。第二条 相关责任人(一)发货方是指委托货运公司或者公司司机发货的物流部、店铺、经销商客户。(二)收货方是指接收货运公司或者店铺、经销商客户。(三)货运公司是指发货方和收货方委托发货的物流运输公司。第三条 货运公司的委托管理与货品丢失的追赔现在的货运市场较为混乱，多数货运公司设在各地的分点，都属于加盟性质，各加盟货运公司之间互不隶属，互不承担其他分点的责任（不同地方的同一名称的货运公司，不能相互承担赔偿责任）。发货方委托货运公司发货，应该选择信誉好的货运公司。发货方负责对自己委托的货运公司进行维护、跟进和管理。货物在运输过程中丢失，由发货方向自己委托的货运公司追赔。除收货或发货方有监控录相的以外，货品交接签字确认后责任由发货方转移至收货方。收货或发货方有监控录相的按照本制度第十八条承担责任。第四条 单据说明（一）调配单是发货方的发货明细单，调配单包含调配单号、日期、操作员、调出仓、调入仓、条码、数量等信息。（二）退货明细单是指公司统一印刷发放给客户手工填写的调配明细单。（三）装箱单是发货方的装箱单据，装箱单包含装箱单号、日期、调配单数、操作员、调出仓、箱号、锁扣号码、调配单号及对应数量、物品总数量、货品总数量等信息。一张装箱单有可能包含一张调配单，也有可能包含多张调配单。（四）运输单是发货方发货运输的单据。运输单包含运输单号、第X箱 ，共X箱、装箱单号、箱号、数量、体积、重量、发货方联系方式、收货方联系方式等信息。一张运输单有可能包含一张装箱单，也有可能包含多张装箱单第二章 发货单据第五条 发货方发货前必须做好系统和实物两方面的调配单、装箱单和运输单。第三章 发货包装标准第六条 基本包装要求（一）发货时纸箱作为最外层的包装，外面不能再加编织袋。（二）发货时货品分箱扫描，保证调配单与实物相符，每箱货品的调配单单独打印，独立放在编织袋里面。注：经销店铺的退货明细单即为调配单。所有发出的货品（包括店铺退回公司鉴定或要修补的货品）要求做调配单，做到帐实相符，若因未做单而出现丢衣事件由发货方承担。（三）脏品、次品的问题（类型、位置）写在贴纸上，并将帖纸粘在吊绳上。脏品、次品、损坏无法销售的货品与正品分开做调配单，在调配单上备注本单的质量问题，并单独包装。损坏无法销售的货品，需要有督导（或客户主管）提供资料说明原因。（四）为预防衣服在流通过程中被折扣牌及订书钉钩丝及钩破，要求发货方在发货时，必须将货品的折扣牌及订书钉全部取下。（五）所有货品（外购品牌、自营品牌、寄卖品牌）必须按季节（春夏/秋冬）、品牌、年份分开，整齐的装箱。（六）当季货品、过一季(经销商为当季、过一季、过两季、过三季)货品退仓时必须用同码的胶袋单件独立的包装,条形码朝外。过两季以上货品、次品可以不用包装,但是要在装箱时平放整齐，严禁条码缠绕在一起。（七）店铺或经销商退货时不允许手工篡改条码；没有条码的货品在退货时须每件用贴纸写上正确的条码编号，统一贴在主唛处。（八）所有附配件（配饰）的货品，配件（装饰花、腰带、丝巾等）必须随衣服包装。（九）衣架、店铺办公用品等非衣服类物品退仓，单独包装，在包装袋外面做好标记，便于区分。所有因更换、维修或其它原因退仓的物品，店铺或经销商须在物品上面标贴“店铺名称”及“退仓原因”，以便物料管理人员及时地处理。（十）肢体模特发货时每套部件必须成套的单独包装，不允许少部件，或多套模特部件混装一起。（十一）碗、茶杯、电脑、打印机等易碎品装箱时须用柔软填充物进行填充，注意包装防护，并在箱外注明“易碎品，请小心轻放！”，必要时可要求货运商打木架，起到防震、防压的作用，具体参照易碎品管理办法。 （十二）店铺发货每箱货品都要填写装箱单，帖在发货箱内侧，编织袋的外面。（十三）一个纸箱内只能有一个锁扣锁住的编织袋，编织袋内可有多个独立调配单的货品。（十四）每箱货品封箱打包后，发货方应该在最外层的纸箱正中央，帖上运输单。第七条 通过货运公司发货的包装要求（一）衣服、物品、调配单装在编织袋内，然后用一次性锁扣锁牢编织袋口。（二）除“中铁快运”可以在纸箱外加编织袋外，所有的发货都须把编织袋放在纸箱里面，并且编织袋必须翻过来，底部线头向内。纸箱作为整个包装的最外层，纸箱外面不能再加编织袋。（三）物流部发货应该用新纸箱，店铺退货如果用旧纸箱，应该检查纸箱的四周，保证纸箱没有破损，同时需除掉纸箱上面已经有的旧封箱胶纸。（四）纸箱外面用公司专用封箱胶纸封箱。胶纸封箱的要求如下：1、每个纸箱缝隙必须有两道封箱胶，两道封箱胶要求重叠部分的宽度为2到3厘米。2、封好的纸箱不得有裂口或者开口。3、不能在旧封箱胶外面再帖封箱胶。4、物流部发货使用发货专用封箱胶，店铺发货使用退货专用封箱胶。（五）发送货品时，应该注意发送货品的体积与纸箱大小相符，货品过多或者过少，纸箱容易破损导致被盗。第八条 通过公司司机送货的包装要求货品不必用编织袋包装，直接放在纸箱里，纸箱外用优美的专用封箱胶封好。第四章 录像监控第九条 录像保存时间物流部的出货扫描、封箱打包及退货开箱、扫描等操作的全部过程，均在录像监控下完成。物流部录像资料保存7天（东北西北区域发货录象为15天），在7天（东北西北区域发货录象为15天）内收货方提出货品丢失，物流部保证能提供录像资料。第十条 监控设备发生意外情况遇见录像机不能正常工作等特殊情况，必须马上停止扫描，并报总经办备案。第十一条录像监控作为责任鉴定的标准。第五章 发出货品第十二条 发出货品（一）物流部拣货员、数量复核员、运输员等环节做好货品交接。运输员与公司司机、委托的运输公司做好货品交接。货品交接签字确认后，责任发生转移。（二）物流部发货扫描操作时，操作人员应该在录像下展示店名。（三）发货方按货品包装要求严格包装货品。（四）称重要求如下： 1、店铺或经销商发货：公司原则上要求店铺在包装完成后，将货品交货运公司并用符合国家标准的称（推荐电子称）称货品的重量，并在运输单和系统上填写货品重量，若因店铺地区偏远等原因无法找到可以称重的货运公司，需事先与物流部负责人联络书面报备后，方可不予称重。2、物流部发货：包装完成后，用符合国家标准的称（推荐电子称）称货品的重量。在系统上填写货品重量。（五）填写、打印装箱单。（六）扫描出仓后及时发货。发货方在扫描操作后的2天内，一定要将货品发出。否则撤消调配单、装箱单、运输单。（七）登记发货情况。（八）按照包装要求封箱打包，贴运输单。 （九）通过公司司机发货的，发货方应该在货品交接本上做好登记，并同司机做好交接。（十）保存好所有单据，以便查验。第六章 接收货品第十三条 接收货品标准（一）公司司机送货的店铺以纸箱的外包装完好无损为接收交接标准。（二）通过运输公司发货的货品，店铺在接收货品时，应以纸箱内的“编织袋无破损”“一次性锁扣完好，锁扣的序列号码相符”为接收交接标准。不能只检查外包装，而应除掉最外层的纸箱，直接检查纸箱内的一次性锁扣和编织袋是否完好。（三）通过运输公司发货的货品，物流部司机在货运公司接收货品应以纸箱外包装无破损为接收交接标准。（四）货物回到物流部后，退货组应以纸箱无破损为接收标准。纸箱破损应以纸箱内“编织袋无破损”“一次性锁扣完好，锁扣的序列号码相符”为接收交接标准。第十四条 接收货品 （一）公司司机到店铺送货或取退货，双方按包装标准交接货品，凡不符合包装要求的，应该当面点数，数量不符的，在交接本上注明，由发货方负责追赔。发货方拒绝签名确认少货，收货方可以拒收货品。（二）公司司机到店铺送货或者取退货，包装符合要求，双方事后提出数量差异，依物流部的扫描录像数量为准。（三）委托运输公司发货的，收货方在接到货品时，应该按接收货品标准收货。（四）委托运输公司发货的，收货方在货运公司现场收货时，发现包装不符合要求，收货方应该在货运公司现场开箱点数，如数量相符则收货。如数量不符，则当场要求货运公司签字确认数量缺少，并且当场把货品缺少的情况通知发货方及其主管（或者经销客户主管）。具体操作要求如下:1. 发货方必须在接到通知后的20分钟内，通过自己委托发货的货运公司，要求最后交货的运输公司开具货量短缺的证明交给收货方。2. 当发货方无法要求货运公司开具货量缺少的证明时，收货方应该通知发货方的主管（或者经销客户经理），由发货方主管（或者经销客户经理）在20分钟内决定是否收货。决定收货的主管（或者经销客户经理）一定要马上发补发邮件或发短信给收货方。3. 收货方在收货的货运公司现场发现货量短缺的，有货运公司开具证明或者发货方主管（或者经销客户经理）发邮件确认的，说明货品包装出现问题由发货方或者货运公司造成，由发货方跟进理赔，收货方不负责任。4. 店铺或经销商请人提货的，应该要求委托提货人按公司规定操作。第十五条 确认收货。（一）收货方在接到货品的当天，在公司系统里做收货确认。（二）装箱单是按箱点收衣服、物品确认收货的凭证，收货方收到货品后必须认真核实，若有问题，须立即与发货方沟通解决。收货方可以要求发货方补做装箱单等方式证明当时装箱的单据数量，存档备案。第十六条 收货明细调入（一）收货方应该对货品逐件进行扫描入仓。收货时没有逐件扫描，事后提出数量差异无效。店铺或者经销商，应该在接到货品的1个工作日内扫描入仓。物流部应该在收到货后的7个工作日内扫描入仓，在换季退货高峰时，应该在10个工作日内扫描入仓。（二）收货方扫描数量有差异，应该在扫描货品的当天当场告诉发货方，并且将差异明细发给发货方。（三）收货方如确定货品数量不正确，一定要保存一次性锁扣、编织袋、纸箱。 （四）收货方发现货品差异当天就与发货方协调解决办法，双方不能达成解决共识的，收货方应在发现货品差异的3个工作日内，把纠纷提交总经办仲裁。（五）总经办应该在接到纠纷仲裁要求的一周内提出解决意见。第七章 责任承担第十七条 一般责任承担标准（一）各环节没有按照要求操作的，没有造成损失，则每次扣20分，造成损失的按照损失方案赔偿。（二）缺少单据的责任界定。1. 收货时发现货品内没有调配单、装箱单、运输单，收货方及时与发货方联络，由发货方补发单据，每次扣发货方20分，若事后发现货品丢失，发货方承担全部责任。2. 收货时发现货品内没有调配单、装箱单、运输单，收货方也没有对单据尽到检查的义务，每次收发货双方各扣20分，若事后发现货品丢失由收货方与发货方共同承担责任。3收货时有调配单、装箱单、运输单，收货方未核对单据，每次扣收货方当事人20分，若事后发现货品丢失由收货方承担全部责任。第十八条 监控录像鉴定责任承担标准（一）物流部是发货方，物流部能提出完整的录像证明物流部发货操作规范、数量准确，或者有流程备案的，按如下方式处理：1、店铺或者经销商能在货运公司现场证明包装问题，点数确认数量差异，说明责任在货运公司，由物流部负责向货运公司追赔。2、店铺或者经销商没有在货运公司现场证明包装有问题，事后发现数量有差异由店铺或者经销商赔偿。 (二) 店铺或者经销商是发货方，凡是物流部能提供录像证明物流部收货的包装符合标准（编织袋和锁扣完好无损），说明货运公司没有责任，物流部在收货环节也没有责任。物流部扫描录像证明店铺退货数量缺少，由店铺或者经销商赔偿。(三) 物流部提货时没有在货运公司现场提出包装不符合要求，扫描前又不能提供录像证明收到的货品包装符合标准，仅有录像证明数量差异，由物流部负责赔偿。 (四) 收货方超过了7天（东北西北区域15天）录像保存期，提出货品丢失，由收货