用友致远OA协同办公系统产品实施方案.doc

模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 1 页 共 15 页 公司公司 用友致远办公通系统实施方案用友致远办公通系统实施方案 建立日期 修改日期 文控编号 客户项目经理 日 期 用友项目经理 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 2 页 共 15 页 日 期 内容目录内容目录 2 1 总体目标和路总体目标和路线线图图 4 1 1产品情况 4 1 2总体目标描述 4 1 3实施服务总路线图 4 2 项目范围项目范围 5 2 1组织范围 5 2 2功能范围及功能说明 5 2 2 1功能模块 5 2 2 2模块功能说明 5 2 2 2 1协同工作协同工作 5 2 2 2 2公文管理公文管理 6 2 2 2 3文档管理文档管理 6 2 2 2 4日程计划会议日程计划会议 6 2 2 2 5公共信息公共信息 7 2 2 2 6常用工具常用工具 7 2 2 2 7车辆管理车辆管理 7 2 2 2 8办公设备管理办公设备管理 8 2 2 2 9办公用品管理办公用品管理 8 2 2 2 10图书管理图书管理 8 2 3技术实施范围 9 2 4培训范围 9 3 项目验收内容和产品功能验收标准项目验收内容和产品功能验收标准 9 3 1项目验收里程碑 9 3 1 1里程碑1 项目小组成立 9 3 1 2里程碑2 标准版上线 9 3 1 3里程碑3 项目实施 9 3 1 4里程碑4 项目验收 9 3 2产品功能验收标准 10 3 2 1系统管理 10 3 2 2协同工作 10 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 3 页 共 15 页 3 2 3公文管理 10 3 2 4文档管理 11 3 2 5公共信息 11 3 2 6日程 计划 会议 12 3 2 7常用工具及个人设置 12 3 2 8车辆管理 12 3 2 9 办公设备管理 13 3 2 10 办公用品管理 13 3 2 11 图书管理 13 3 2 12 Office插件 13 3 2 13 ATX插件 13 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 4 页 共 15 页 总体目标和路线图总体目标和路线图 产品情况产品情况 产品名称产品名称版本版本单位单位数量数量 并发数量并发数量 用户不 用户不 限 限 产品单价产品单价 元 元 供货供货 时间时间 备注备注 用友办公通用友办公通2 32 标 准版 套 综合办公插件综合办公插件套 Office 插件插件套 RTXRTX 插件插件套 公文插件公文插件套 U8U8 插件插件套 总体目标描述总体目标描述 通过开发实施用友办公通 可把日常业务 事务 协作等信息在 公司的部门 群组 个人之间进行及时高效 有序可控 全程共享的沟通处理 提供协同工作 公文管 理 文档管理 公共信息 日程 会议管理 常用工具 外部系统联接以及系统管理等应用 模块 从而达到管理高效全面的管理效果 实施服务总路线图实施服务总路线图 说明 实施服务总路线图实施服务总路线图 任务任务 时间进度时间进度工作量工作量 天天 时间进度时间进度 一一 IT IT 咨询咨询 7 7 1 1 前期数据咨询 1 1 2 实施方案 6 二二 标准版上线标准版上线 6 6 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 5 页 共 15 页 2 1 向 公司发产品订单 1 2 2 接收办公通产品 5 2 3 系统安装1 2 4 需求调研 搜集需求 基础数 据录入 0 5 2 5 系统管理员培训0 5 2 6 关键应用确定0 5 2 7 应用数据录入0 5 三三 项目规划项目规划 1 1 3 1 项目小组成立 3 2 制定并审核项目主计划 3 3 召开项目启动会 四四 培训培训 3232 4 1 高层人员理念和操作培训 0 50 5 4 2 总部全员操作培训0 5 4 3 试运行7 4 4 总部二次全员培训1 4 5 分公司及办事处培训1 4 6 全公司正式运行 7 五五 运行维护运行维护 3030 11 1 数据备份 11 2 运行维护与指导 11 3 在线培训与指导 11 4 BUG 修改 合计合计 4848 项目范项目范围围 组织范围组织范围 组织范围是指本系统开发实施服务的主体 本工作任务书所指项目开发实施服务的主 体包括且仅限于下表所列内容 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 6 页 共 15 页 功能范围功能范围及功能说明及功能说明 功能模块功能模块 登录页面 系统首页 协同工作 公文管理 文档管理 日程计划会议 公共信息 常用 工具 Office 插件 综合办公插件 RTX 插件 模块功能说明模块功能说明 协同工作协同工作 协同工作是办公中最常用 最重要的部分 80 的办公中的事务 事件都可以通过此 功能发起和处理 是使用者之间的主要沟通处理渠道和工作平台 日常办公中 可以利用新建 待发功能发起一个协同事件诉求 通过流程角色定义 内容格 式的编辑后 发送给接收处理者 发送完成后 发起者可以在已发事项中跟踪每一个接收 者的处理状态和结果 及时催办和掌控信息 作为接收处理者 可以在待办事项中查阅别 人发送给自己的协同工作信息 即对该信息发表自己意见 态度 加载自己的附件等 如 此有序的事件信息循环往复 达到日常协同工作的全面 准确 及时沟通和交流 处理完 成后 接收者还可以继续在已办事项中继续查看其他人的意见和态度 最后 使用者可以 根据自己的意愿删除信息或将信息保存在自己的个人档案夹中 在协同中 使用者可以根据自己的办公特点 将自己最常用的流程对象和格式组合并 保存起来 成为属于自己的个人模板 使用时无需再挑选格式和设置流程 可以直接输入 新的信息内容并发送 从而进一步提高工作效率 在协同中 每个人可以根据自己的信息归集方式建立完全符合个人需要的档案夹结构 个性化的档案夹犹如自己的文件柜 配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地 查找到目标信息 另外系统还提供了小巧精悍的在线即时通讯 可以随时向在线的对象发送消息 系统 提供内嵌的文字表格编辑器 对简单的文字处理无需第三方产品 从而方便使用者操作 并降低系统成本 系统提供消息通知提醒机制 使用者进入系统时或使用中 与你相关提示信息自动推 到眼前 公文管理公文管理 实现公文的行文 流转 制度档案的建立和共享等应用 可以用它来进行公文起草 签审 核校 签发 接收处理 归档 查询等 公文发起功能 只能由被授权的个人使用 其他未经授权的人只有接收处理功能 确保公文等重要管理信 息的真实性和严肃性 通过灵活的流程定义 确定每个接受 处理节点的人员 用类似与协同工作的处理方式 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 7 页 共 15 页 对文件进行审阅 批示 修改 并供整个流程中的人员跟踪和查阅 提供全文批注功能 对电子公文进行手写批注并留下批注痕迹 并可以实现对于不同 批注人的批注按不同电子笔迹颜色分层次查看 智能手写识别功能 可将手迹识别成正规字 体 用户不再受诸如拼音 五笔等机械输入方式的束缚 此外 还插入手写签名和电子盖 章的功能 同时系统提供了集中式档案文件夹管理功能 由被授权的档案管理员来进行对相关文 件的存档和对档案信息的管理 档案管理员还可以把使用单位的制度 过去的公文直接存 档 通过授权借阅查询 有效帮助使用单位达成管理规范 同时最大限度共享关键信息 对于重要的文件和档案 还可以通过各种存储形式备份 文档管理文档管理 文档管理是对个人档案和单位档案进行集中式信息管理 并可以授权下级部门的档案 管理员 实现不同部门或下级单位的多档案员管理 另外 预设 我的共享目录 和 我 的借阅文档 对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档 并按权限进行设置 分别为读权限 查看 写权限 归档 新建权 可建子目录并拥有该子目录管理权 管 理权 读 写 增 删 更名 移动 授权 协同信息也可以预归档至文档系统 日程计划会议日程计划会议 实现对时间 事件和资源的有效管理 并提供会议安排等功能 使用者不仅可以利用日程管理有效利用自己的时间 并对个人工作进行日 月 周计划 按照工作需要将自己的日程 计划授权给他人 领导 查看 他人也可添加意见 从而大大 方便上下级的计划管理和沟通 对于企业来说非常重要 管好计划的企业才是好企业 另 外利用会议功能可以进行对会议的召集和会议室等资源的申请使用 系统还可支持提醒 自动日期时间适配 私密事件隐藏 以及日历 周历 月历记事模式 公共信息公共信息 公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所 公告 调查是一种有针对性批量发布信息的方式 是管理中常见的应用 可以按照职 务级别 部门或全部发布信息 调查的投票功能帮助管理者及时掌握大范围的调查反馈 公共信息中公告和调查的发起功能只有被授权人才能使用 讨论是一种电子白板 每个人都可以在讨论区进行互动讨论 帮助使用单位加强团体 沟通意识 辅助用户单位文化建设 常用工具常用工具 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 8 页 共 15 页 常用工具为使用者提供一些日常办公的小型工具和设置 帮助使用者最方便地使用系 统 包括 综合查询 员工通讯录 离线管理器 外部联系人 万年历 计算器功能 另 外提供对个人密码修改 代理设置 信息转移及个人管理模板设置功能 移动办公是使用者最经常使用的功能之一 在外出时可以通过信息转移设置将 OA 信 息发送到手机中 也可以转移成邮件方式 随时随地利用可以上网的电脑接收处理 对经 常出差的人员可以进行离线查看 在线更新 离线处理和离线提交 使用者在长时间外出 时还可以指定工作的代理人 帮助自己在外出期间接收处理各类事项 这些简洁实用的功 能是网络时代技术进步给每一个办公人员带来的宝贵贡献 打破时空界限 提升管理效率 Office 插件插件痕迹保留 公章管理 签名管理 支持 WORD EXCEL 格式 痕迹保留可以实现在协同 公文流转过程中的正文修改的痕迹保留 也可以隐藏痕迹 保留 可以实现在公文流转审批等节点的盖章功能 协同 公文等格式可以调用 WORD EXCEL 格式 也可以直接调用客户端的 WORD EXCEL 格式的文件或保存为 WORD EXCEL 格式 综合办公插件综合办公插件车辆管理 办公设备管理 办公用品管理 图书管理 车辆管理车辆管理 包括车辆需求申请 车辆管理审核 车辆档案知识库等 1 车辆需求申请 由使用者填写车辆申请单 系统自动查找空闲车辆 当车辆预定成功后 自动通知管理人 员 2 车辆管理审核 车辆预定后 由管理人员进行审核 根据车辆情况自动通知使用者 3 车辆档案知识库 显示车辆运行状况 如使用年限等 保险情况等 办公设备管理办公设备管理 主要包括办公设备 如计算机 投影仪等 显示与管理 1 办公设备查询 可按设备类型 下拉列表 查询各部门的办公设备情况 2 办公设备借用 由使用申请人填写办公设备借用单 系统将根据办公设备占用情况自动回复使用者 若可 用 生成通知单通知申请人 若不可用 则直接通知申请人 办公用品管理办公用品管理 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 9 页 共 15 页 包括办公用品申领 申领查询及库存管理等三个子模块 1 申领 在 我的申领 列表显示 用品名称 用品规格 申领数量 申领时间 是否领取 点击 用品名称可显示办公用品信息 点击 申领办公用品 填入 用品名称 用品规格 用品 规格 申领数量等信息后 然后点击 确定 即可申领该办公用品 2 申领总览 在 申领办公用品 列表显示 用品名称 用品规格 申领数量 申领人 申领人部门 是否领取等信息 点击用品名称可显示该用品申领详情 用品管理员可对用品领用情况进 行维护 3 库存管理 在 库存办公用品 列表显示 用品名称 用品规格 库存数量 点击用品名称 可修改 该用品的详情 点击 新增办公用品 然后填入办公用品的有关信息 可新增办公用品 图书管理图书管理 通过此模块建立馆藏图书的数据库 建立图书入档录入功能 图书管理功能 为员工提供 在线检索图书目录 申请借阅 预约借阅以及查询相关信息等功能 此模块应包括书目录入 图书检索 图书借阅及图书维护等子模块 1 书目录入 图书管理员填写入库图书的图书编号 名称 作者 出版单位 发行日期 图书信息 册数等相关信息 系统应自动将其纳入图书目录索引 并提供修改与维护功能 2 图书检索 员工可通过中英文全文检索方式进行查询检索 能进行同音 同义 容错 自然语言 等查询 并得到所需图书的相关信息 包括库存册数 借出册数 归还日期等 3 图书借阅 员工根据在线检索得到的结果 在线提交借阅申请单 如该图书馆藏已经全部借出 可在线提交预约申请 4 图书维护 图书管理人员可以设定员工可以借阅的图书范围和册数 不同种类图书的最长借阅时 间等权限 应能查询员工的借阅信息以及馆藏图书的相关信息 技术实施范围技术实施范围 在项目实施过程中 用友项目组仅负责有关 OA 系统本身的安装 调试 和维护等工 作 并不包括网络系统以及硬件的安装 调试 和维护 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 10 页 共 15 页 培训范围培训范围 在项目实施过程中 用友公司的培训将采用 培训培训者 的策略 这个策略包括以 下四层含义 1 由用友项目组成员培训贵公司项目组成员 2 在用友实施顾问的协助下 贵公司项目组成员对最终用户进行培训 若贵公司项 目组成员没有足够的能力对其他用户进行培训 则由用友顾问首先对客户项目组 成员进行培训 3 贵公司项目组成员的选择应充分考虑其接受新知识的能力以及这些选择对项目实 施成本和进程的影响 4 电脑技术培训在对最终用户进行培训前应广泛的展开以便提高业务和操作培训的 效果 项目验收项目验收内容和产品功能验收标准内容和产品功能验收标准 项目验收里程碑项目验收里程碑 为保证项目质量 将项目进程所完成的以下可交付结果定义为项目里程碑 必须进行 验收与批准 在第一期和第二期的试点工程和扩展工程中分别设有下述里程碑 里程碑里程碑1 1 项目小组成立 项目小组成立 交付结果 项目启动会纪要 里程碑里程碑2 2 标准版上线 标准版上线 交付结果 安装手册 管理员手册 用户手册 里程碑里程碑3 3 项目实施 项目实施 交付结果 实施方案 里程碑里程碑4 4 项目验收 项目验收 交付结果 终验报告 产品功能验收标准 产品功能验收标准 在项目验收里程碑 应用确认 项目验收中 需要参照下面产品功能验收标准进行相 关验收 产品功能验收标准如下 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 11 页 共 15 页 系统管理系统管理 可以分别设置部门 职务级别 岗位信息 并匹配到每个人员的基本信息中 可以对各种工作流程 表单 格式内容进行自定义 可以制定系统模版 并授权给相应的人员使用 可以对数据进行备份和恢复 协同工作协同工作 可以给他人发送内部邮件 可以处理合同起草 审批等流程 可以处理计划 审批 报告 借款 请假等等日常事务 可以可视化自定义工作流程 可以自定义格式 可以直接调用各种 Word Excel 文件并以正文的方式发送处理 可以调用系统模版 可以自定义个人模版 可以对事务进行继续 回退 中止 撤销等操作 可以加签 可以会签 可以转发 可以对协同进行预归档 可以对协同事务进行通知 提醒 可以对正文进行修改 可以实现痕迹保留 公文管理公文管理 可以实现发文管理 可以实现收文管理 可以可视化自定义工作流程 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 12 页 共 15 页 可以自定义格式 可以直接调用各种 Word Excel 文件并以正文的方式发送处理 可以调用系统模版 可以自定义个人模版 可以对事务进行继续 回退 中止 撤销等操作 可以加签 可以会签 可以转发 可以对公文进行通知 提醒 可以对正文进行修改 可以实现痕迹保留 可以盖章 签名 文档管理文档管理 可以实现对文档的分类管理 可以对每个文件夹指定单独的管理员 可以对文件夹进行共享 可以对文档进行借阅 可以对文档进行移动操作 可以对文档进行映射操作 可以实现对文档的排序 可以实现对文档的条件查询 可以实现文件夹的授权有继承性 可以建立预归档目录 可以实现对文件夹和文档树型结构显示 3 2 53 2 5公共信息公共信息 可以发布公告 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 13 页 共 15 页 可以发布调查 可以参加讨论 可以按照职务级别 部门或全部发布信息 可以实现对已经发布的公告 调查 讨论由文档管理员能删除或归档 3 2 63 2 6日程日程 计划计划 会议会议 可以制定自己的日程安排 可以查看他人的日程安排 可以查看资源的使用情况 可以编写日计划 周计划 月计划 计划可以总结和修改 计划可以抄送给其他领导或同事 可以对抄送 报送给自己的计划进行审批 可以发起会议 并可以选择与会人 会议时间 会议占用资源等 会议发起人可以将会议撤销 3 2 73 2 7常用工具及个人设置常用工具及个人设置 可以查询和自己有关的协同 公文和公共信息 可以查阅员工的通讯录 可以自定义外部联系人和查询 有万年历 有计算器 可以通过在线 QQ 实现简单沟通 可以修改个人密码 可以实现代理设置 指定一个代理人处理与自己有关的事务 可以对个人的模版进行删除等维护 3 2 83 2 8车辆管理车辆管理 可以实现车辆的使用申请 致远 OA 软件 咨询电话 400 820 8720 模板 编号 技术支持 7 10 版 本 V1 0 日 期 04 07 1 1 用友致远 技术文档 第 14 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