学生团体举办活动流程(2012.4).doc

同心协力社团人 有你有我有明天蚌埠学院学生团体举办活动流程1、 协会内部决定好所要举办的活动，并写出活动策划书（小型活动只需附人员安排）；2、 填写相关表格或申请；如蚌埠学院学生团体活动申请表（必须要）、蚌埠学院学生团体财务预算表（必须要）、蚌埠学院学生团体资金预支申请表（视情况而写）、蚌埠学院大学生活动中心使用登记表（视情况而写）、阶梯教室申请表（视情况而写）、活动中心物品借条（视情况而写）。3、 协会会长团成员之一将活动策划书、蚌埠学院学生团体活动申请表（必须要）、蚌埠学院学生团体财务预算表（必须要）、蚌埠学院学生团体资金预支申请表（视情况而定）、在活动举办前37天交给管委会主席签字盖章；注：申请表格填写有误，活动不批；所办活动与社团宗旨不符的，活动不批；多个社团所申请的活动，其主要内容雷同的，只批第一个申请的社团；所办活动超出本社团剩余财务资金的，活动不批；4、 活动若需使用大学生活动中心，请携带蚌埠学院学生团体活动申请表(需有管委会主席签字盖章)，填写蚌埠学院大学生活动中心使用登记表，协会会长团成员之一交给活动中心主任（苗冠南签字，安排好使用时间；5、 协会会长团成员之一将相关申请交给团委（行政楼103办公室）老师签字盖章；如蚌埠学院学生团体活动申请表、蚌埠学院学生团体财务预算表、蚌埠学院学生团体资金预支申请表、蚌埠学院大学生活动中心使用登记表（团委老师签字后，需在活动举办前37天，交给管委会活动中心主任）、阶梯教室申请表。6、 阶梯教室申请表交到B楼B217（教务处）办公室，每个阶梯教室每晚50元；7、 活动若需展板，可提前向管委会宣传部借用展板，展板借还时间为每周一、三、五19：0020:00，地点为大学生活动中心，工作人员请联系宣传部副部长（潘丽，其余时间，管委会不对外借用展板。活动若需桌子或凳子，请携带蚌埠学院学生团体活动申请表(需有管委会主席签字盖章)，在活动举办前12天通知活动中心主任安排开门时间及人员，并在借用物品当天，将填写好的活动中心物品借条交给活动中心。8、 完成申请流程，活动举办前半天一定要通知管委会活动管理部相应社团监管人员到场监督活动，若找不到监管人员请及时通知活动管理部部长（李晋，若未通知且未有活动管理部人员前去，则此活动不视为完全举办成功，在星级评选时，活动管理部有权对此活动减分！9、 学生团体按申请内容合法举办活动，活动管理部活动监管人员填写社团活动监督表，并由社团负责人签字确认；10、 活动结束3天内，协会活动部人员需将蚌埠学院学生团体活动总结表、蚌埠学院学生团体活动申请表、蚌埠学院学生团体财务预算表、蚌埠学院学生团体资金预支申请表、活动策划书等资料，交给管委会活动管理部部长，若相关资料填写不准确或格式不正确将不收入档案。协会借用的展板、桌子、凳子请及时归还。11、 报账流程日常零星开支报销： 社团日常零星开支不满200元的一律等到月初开会报销。若满200元，经团委签字后可随时到管委会财务部报销。活动开支报销：活动结束后，收集、整理好所有的凭证，经团委同意到管委会财务部报销。日常零星开支凭证本次活动所有支出凭证上交团委（签字、盖章）上交社团将凭证登记入账上交管委会（领取资金或退还资金）备注：1、所需报销的凭证均必须在其背面注明此张凭证的“经手人”“证明人”及“用途”2、各社团必须提前一天向管委会财务部部长发信息或打电话告知报销的金额，以便准备资金 3、报销均由各社团财务部部长到团委签字 4、各社团在每次报销团委签字后即可登记入账 5、若社团所办活动是由团委拨款，则应到团委直接报销，报销凭证均为正规发票12、 活动前，协会可利用广播站宣传活动内容，将广播稿交给广播站人员广播稿件；活动结束3天之内上交新闻稿，给管委会办公室，根据情况上传网站。13、 相关联系方式：管委会网址：http：// 管委会邮箱： 办公室邮箱：网络部邮箱：QQ群（社团人社团情）：158188120 (群共享里有相关表格下载) 学生团体管理委员会 二一二年四月十八日 附：社团活动监管人员表附：社团活动监管人员表社团负责人演讲与口才协会刘球协会跆拳道协会体育俱乐部杨育舞蹈协会IT俱乐部银翼设计协会柏家色环境保护者协会大学生就业与创业协会大学生心理互助协会汤建昇语之角协会棋弈文化社青鸟话剧社刘法协会淮星文学社徽风民俗协会褚海燕1822590670