会务工作流程PPT课件

1 会务工作流程 2 一 会前准备工作 1 确定会议主题与议题 2 确定会议名称 3 确定会议规模 大型 中型 小型 3 4 确定会议时间 会期会议的最佳时间 要考虑主要的领导是否能出席 确定会期的长短应与会议内容紧密联系 5 确定会议所需用品和设备包括文具 桌椅 茶具 扩音设备 照明设备 投影 音像设备等 如租用外部会议室 则由场地工作人员准备 但秘书应提前到现场检查落实 4 6 确定与会人员名单7 确定会议地点应考虑交通是否便利 会场与会议规模相适应 是否有良好的设备 避免外界噪音干扰 环境是否整洁 是否有停车场 场地租借成本是否合理 预定会议室的程序 确认召开时间和人数 确认所需会议室类型 申请使用会议室 确认会议室是否已预留 落实会议所需用品 预先调试设备 5 8 安排会议议程与日程会议议程 对会议中所要解决问题的概略安排 会议日程 会议在一定时间内的具体安排 6 9 制作 发送会议通知注意把会议有关的事项一次性交代清楚 选择恰当的方式发送会议通知 书面 口头确认会议通知是否送达 10 制作会议证件会议证件内容应包括 会议名称 与会者姓名 所在单位 职务 证件号码等 若重要会议 证件上必须贴上本人照片 加盖公章 7 11 准备会议文件资料12 安排食住行 1 会议的餐厅和住宿应尽量选择离会场较近的地方 2 预定会议住宿确认到会人员数量 选择住宿地点 应综合考虑价格 地理位置 安全性 环境 设施等 确认预定 3 其他注意事项 会议住宿的房间安排 参照 培训教程 p23 8 13 制定会议预算方案文件资料费 通讯费 会议设备和用品费 会场租用费 食宿费 交通费等 14 布置会场15 检查A 文件材料的准备情况B 现场落实会场的布置情况 9 会中服务工作 10 1 接站的准备内容 培训教程 p25 2 接站的车辆安排 培训教程 p25 1 完成接站工作 11 2 完成会议签到和引导工作 门前迎接 引领与会者到签到处 会议签到和引导 核实与会者身份 发放会议证件和文件 把重要来宾引领到会场 耐心解答与会人员的询问 安排合影 主人居中 主人右侧为上 引导参会者按照其身份按一定顺序排列 引领会议领导进入会场 12 签到的方式 在签到表上签名 签到表应事前制作 其内容应包括姓名 单位 职务 到会时间 签名栏 小型会议或公司内部会议 秘书可自行在名单上批划 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡 注意 秘书应根据签到名单及时统计到会人数 发现未到会的及时电话联系 13 14 3 做好借用物品和代保管物品的登记工作 P33事例分析 15 4 做好会议记录 格式 1 记录头 会议时间 会议地点 会议主席 主持 会议出席 列席 和缺席情况 会议记录人 会议主要议题2 记录主体 与会者的发言 重要领导 嘉宾发言需详细记录 议定事项 要求准确 完整 简洁 明确 3 记录尾部 散会时 主持人 记录人签字 16 会议记录模板 17 18 19 会议记录的重点 1 会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动 2 会议讨论 争论的焦点及其各方的主要见解 3 权威人士和代表人士的言论 4 会议开始时代表人士的讲话和结束前的总结性言论 5 会议中已通过的决议和未通过的决议 6 对会议产生较大影响的其他言论和活动 20 会议记录的方法 1 重点记录主要讨论的观点 决议 决定 重要声明 修正案内容 结论全记下 其他内容简要记录 2 漏记内容先做记号 会后对照录音修改 或会后请发言者重复 3 与会者提的意见 建议 要记人名 4 如发现错漏 应及时修改 21 案例分析 华夏企业协会举办了 华夏公司融资操作研讨会 此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家 管理学家到场发表演说 各大媒体闻风而动 齐聚会场 秘书邓林负责会议的信息宣传工作 她事先对情况估计不足 当许多记者向她所要宣传资料 专家讲座大纲时 无法满足对方的要求 协会领导想她询问各大媒体对会议情况的报道情况时 她也没有做好简报收集 留起各种资料 无法为领导提供适用的信息 22 会后落实 23 一 返程工作 1 提早登记与会人员返程所需票据 并及时分发 2 合理调配车辆3 结算与会人员的会议支出 不符合财务管理制度的开支项目可以拒付 4 及时归还代保管物品 提醒与会人员及时归还借用物品5 妥善安排暂留人员6 需要时可召开欢送会 尤其对重要宾客 24 二 清退会议文件 1 会议文件清退的程序 1 向会议主席团或主持人汇报发文情况 提出清退文件资料建议 2 待主席团或主持人批准后 下发收退文件资料目录 并做好必要的解释工作 3 会议结束后进行清退 清退要逐份清点 登记 发现丢失应查明原因 及时向领导汇报 25 文件清退的方法 1 小型会议由会议主持人宣布会议结束的同时 请与会人员将文件放在桌上 由秘书统一收集 由秘书在会议室门口收集由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收集 2 大中型会议提前发出文件资料清退目录 先由与会人员个人清理 再统一交给大会秘书处 对会议工作人员 下发收集目录 限时交退 26 清退文件时应注意 1 统计并印刷好清退文件资料的目录 2 分清清退文件和不清退文件的资料范围 P35 3 避免只要求部分与会人员退回文件资料的造成误会 4 清退文件 需要填写 文件清退登记表 交接双方清点无误并签字后留存 5 文件清退 归档后 剩余的文件资料 经鉴别没有保存价值的进行登记 经批准后 由2人以上送到指定地点销毁 27 三 整理会场 会议室