会议室使用管理规定.docx

广州吉中汽车内饰系统有限公司会议室使用管理规定件编号：JZGZW405 版 本 号：V1.0 生效日期： 编写部门：行政中心编制：朱淑娴 2015 年 9 月 17 日审核： 2015 年 月 日批准： 2015 年 月 日 版权所有，注意保密广州市吉中汽车装饰有限公司文件标题会议室使用管理规定文件编号JZ-GZ-W4-05版次V1.0页码4/3一、 目的为进一步加强公司会议室的规范化管理，提高会议质量，确保会议室合理有效使用，特制定本制度。二、 适用范围适用于广州市吉中汽车装饰有限公司各类会议室的使用。三、 职责权限（一）行政中心：全面负责会议室日常管理1.会议室使用接收、审核以及相关协调工作；2.会议室物资准备；3.会务人员需提前打开会议室门，需要使用音响、投影等设备需提前安装调试。（二）各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室1.需至少提前一个工作日向行政中心提出申请，并填写会议室使用预约申请单，经总经理准许后方可使用；2.会议中会议室内所有器材设备的保管与维护；3.会议结束后请将使用物品归位，及时归还借出物品；4.会议结束后，使用者应关好会议室门窗、照明、空调，切断会议设备电源等；5.会议室使用如有冲突，先让申请部门使用，特殊情况下，双方可协商调整会议室使用顺序；6.遇公司级的紧急及重要会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司级的重要会议；7.为了提高会议室的使用效率，部门及个人应在预约的时间到达会议室并开始使用，超过15分钟未到达会议室，行政中心有权对会议室的使用权另作安排；8.会议室超时使用请及时通知行政中心，如在紧接的时间段内已安排了给公司级或其他部门使用时，超时使用的单位或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室；9.会议室内不允许抽烟，违者罚款1000元；10.如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。四、 具体流程：（一） 申请流程1. 使用部门或个人先到行政中心处查询会议室的使用情况；2. 使用部门或个人填写会议室使用预约申请单3. 行政中心根据申请要求以及审核结果作出安排，并记录在会议安排表，以邮件方式或在公司内部通信平台发出通知。（二） 使用流程1. 使用者按照会议室使用规定规范使用会议室；2. 使用者自行安排会务工作。（三） 交还流程1. 会议结束后，使用者将物品归位，及时归还借出物品；2. 会议结束后，使用者应关好会议室门窗、照明、空调，切断会议设备电源等；3. 行政中心对会议室进行检查验收。会议室使用流程：总经理确认行政中心审核使用部门提出申请会议室交付使用会议结束整理验收会议物资准备五、 补充说明本规定自审批通过之日起执行，由行政中心负责解释和修订。六、 附件附件：会议室使用预约申请单会议安排表会议室使用预约申请单申请者填写栏部门名称申请人会议名称会议预计起止时间 年 月 日 ： 至 ： 会议性质 内部 外部与会人数是否需要茶水服务 是 否是否准备果盘 是 否会议器材用品要求投影 电脑 话筒 音响 瓶装水 其他 会议室选择 1号会议室（303） 2号会议室（309） 3号会议室（209） 4号会议室（404） 5号会议室（202）意见审批栏行政主任意见总经理意见注意事項：1、按预约方式，填写表格提前一个工作日送交至行政中心，由申请人对会议的使用具体负责；2、办公室茶水间备有茶叶与水杯，原则上内部会议以及无重要领导的外部会议茶水服务由部门自行安排人员服务或使用瓶装水；3、会议结束后请将使用物品归位，及时归还借出物品；4、会议结束后，使用者应关好会议室门窗、空