总经理办公室.doc

总经理办公室1、 工作内容和要求1、 负责上级和有关部门来文的签收、传阅、管理工作，并做到及时、保密、不丢失。2、 协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理，协调内部各部门关系。3、 负责印鉴、介绍信的管理和使用工作。4、 负责档案、文书资料的立卷、保管工作、按照档案注有关规定，确保档案完整安全。5、 做好本部门的日常管理工作，包括召开部门例会、对各项工作做出安排等。6、 检查、督办各部门落实公司的各项决议、操作标准及规章制度。7、 负责公司公章管理，严格使用手续，末经批准不予对外，并做好相应的记录。8、 负责公司的办公用品购置。9、 实施员工激励（劳动纪律、任务、工资、福利、保险、奖惩等），拟制工资表。对业务部收集的客户资料整理归档。10、 对公司资料整理归档。11、 对公司签订的各种合同进行整理归档。12、 对公司总的文件、会议记录、纪要整理归档。13、 对公司会计资料整理归档。14、 妥善保管公司各种证照，妥善保管公司财务印签，实行分人管理。15、 负责制订公司物资采购原则，实施统一采购。16、 负责严格监控公司物资的状况，控制不合理的物资采购和消费。17、 负责建立公司物资比价体系。18、 严格规范物资保管，采用科学的仓储管理办法，保证物资尽其所用。并建立物资的综合利用和废品利用制度。19、 认真搞好合同管理，在订货合同中应规定：供应物资的品种、规格、质量标准、数量、交货期、交货方式，运输方式、验收方法、货款支付方式以及违反合同处置等事项，适用时组织各种物资进公司，以保证生产、技术改造、设备维修、工具制造等方面的物资供应。二、职权与权限1、 负责办公室日常办公制度维护、管理。 2、 协助总经理做好总经理办公室各项工作。3、 负责对全体办公人员（各部门）进行日常考勤。 4、 协助总经理处理行政外部事务。 5、 按照企业行政管理制度处理其他相关事务。6、 在上级领导授意下，对日常行政事务性工作有处理权。7、 有权对各部室工作进行协调、平衡及考核。8、 协助企业领导决策并为其提供决策所用的企业人事信息资料。9、 负责企业人力资源战略的规划、编制，并经批准后实施。10、 负责企业人力资源管理制度的修订与监督执行工作。11、 负责企业人才的引进、调配、升迁、离职等劳动关系的管理工作。12、 负责企业员工人事资料的管理工作。13、 负责企业员工薪资核定及管理工作。14、 负责企业员工的休假及出勤的审核、统计、汇总等勤务工作。15、 负责员工的统筹保险工作。16、 负责办公用品、设备的领取、登记、发放工作。17、 有权要求各部门提供上述各项工作相关的资料和信息。18、 有对违反人力资源管理制度的部门和个人提请处罚的权力。19、 有对各部门员工实施考评及结果处理的建议权。部门主管的职责：对完成本部门的工作任务和履行工作职责全面负责，对本部门各项工作进行合理分工和安排。20、 有权调换本部门人员的岗位和调整工作岗位人员的工作职能。21、 有权根据本部门工作人员的工作业绩，提出奖励和处罚的建议，并参与决定。22、 对供应的种类物资品种、规格、质量等不符合要求而影响生产计划和产品质量负责。23、 对各用料单位不合理使用材料或损失浪费材料，有权制止和提出处理意见。三、未涉及的其他事务由总经理办公室负责财务部工作标准一、工作内容与要求1、 编制会计报表，拟写财务状况分析报告。2、 对公司的空白支票、空白发票、空白收据及有价证券的购、领、销、存进行管理。3、 负责合同的管理，对公司对外的经济合同进行审核并备案，负责建立公司内部成本核算体系，并进行核算及控制工作，负责各种财务资料的收集、保管、保密工作。4、 对各种单据进行审核，处理应收、应付货款等有关业务工作。5、 负责公司税务处理工作，与财政、税务、银行等机关政府机构的协调与沟通，政府文件的执行。6、 监督公司不合理费用开支。7、 公司全盘账务业务处理。8、 按照规定的开支范围与开支标准支付各项资金，保证及时足额上交各项财政收入。9、 认真执行国家规定的信贷、结算与现金管理制度，合理使用信贷资金，按期偿还银行贷款。10、 掌握资金使用，监督全公司各部门的一切财务经济活动情况，协同生产、供销等部门积极搞好资金回笼，合理安排资金支出，保证正常生产储备与费用的合理开支。11、 根据企业经营生产目标，编制年（季）度财务、成本计划，流动资金使用计划、专项资金使用计划，并提出实施方案，按期上报财务决算表，及时准确记载各项账目，妥善保管好账册凭证。12、 主管企业各项经济效益指标，负责企业成品半成品的成本核算，财务成本核算，负责企业固定资产，专项基金的核算。13、 负责企业流动资金的管理，负责企业清算往来财务管理。14、 督促检查、仓库、车间、部门进行定期的不定期的财产、物资盘存工作，并审查财产、物资盘亏、盘盈、报废。15、 按档案管理实施办法负责原始凭证和会计档案的管理工作。二、职责与权限1、有权根据质量损失成本核算结果对相关责任部提出改进要求，并在下一期质量损失成本核算过程中对改进措施进行验证销售部工作标准一、工作内容与要求1、 根据公司质量方针目标，制订部门销售计划，积极完成销售任务。2、 认真搜集市场情报，掌握市场动态，做好销售信息及反馈工作，建立销售用户档案，为企业提供制订生产计划依据。3、 加强同用户的联系，收集用户反映意见，帮助用户选择产品，做好用户技术培训工作，积极为用户服务。4、 维护客户关系，作好所负责区域客户的管理工作。5、 建立客户档案，进行客户评估，对不同客户进行分类管理。6、 办理产品销售，抓好销售产品的发货工作，严格评审合同，严格履行合同，维护企业信誉，组织催办用户的提货收款，协助财务部门完成资金回笼。2、 责任与权限1、 负责产品的售后服务，负责接待客户并协助处理好客户投诉。2、 负责客户的沟通和联系及潜在客户的开发，负责建立公司营销资料库。3、 对不完成公司布置的销售任务负有责任。4、 对营销市场的开拓有建议权。生产技术部工作标准一、工作标准的内容（1） 工作目标1、 按照生产计划完成公司年度及中远期各项生产任务。2、 按规定完成各项技术监督工作计划。3、 按照公司长期发展规划，完成阶段性工作目标。（2） 工作要求1、 负责根据公司计划及市场营销部需求计划制定生产计划，编制具体的生产作业计划。2、 负责按计划组织各部门按计划进度完成生产任务。3、 合理确定生产节拍，使生产工作有序进行。4、 时刻掌握生产进度，做好生产各工序间的平衡，提高生产效率。5、 合理使用设备，提高设备使用率。6、 负责公司设备管理。7、 在保证产品质量的前提下，最大限度利用各类资源，减低物资消耗，避免各种不必要的浪费，降低产品物耗。8、 严格按照质量标准程序要求把好产品质量关。9、 负责公司安全管理、消防安全管理工作。10、 制定设备操作规范，指导生产员工按章操作。11、 负责公司产品规划、技术调查、工厂布局。12、 新产品开发研制，样件制作、鉴定与审核。13、 产品技术标准、技术参数、工艺图纸、工艺定额、材料消耗定额、产品说明书等技术文件的制定和管理。14、 对新技术、新材料、新工艺、新设备的研究开发，促进公司进步。15、 生产过程中在技术方面进行指导，并进行工艺技术上的监控，确保生产的正常进行。16、 向相关部门提供技术方面的服务并接受各方位的有关技术方面的信息反馈及处理。17、 负责建立公司技术资料库。18、 收集客户对本公司产品使用情况的各种信息资料，并做相应分析，提供改进 的具体方案。（3） 工作程序1、 安排部署好当天的生产任务。2、 每周召开生产例会，总结近期生产工作，提出问题及解决办法，安排部署下阶段工作任务。3、 定期召开各种生产专题会议，解决生产技术问题。4、 随时协调、安排生产过程中出现的各种问题，保证生产管理工作的顺利进行。二、职责1、 负责编制公司年度技术组织措施计划和反事故措施计划，并负责组织实施。2、 负责编制公司年度、月度设备检修计划和日常生产计划。3、 负责公司运行、检修管理和技术管理工作，组织编写、修订和完善生产运行、检修规程和系统图等。4、 负责生产部门（专业）之间的协调工作，组织解决生产技术问题。5、 负责生产运行设备的消缺管理和考核工作。6、 负责生产节能、计量、科技进步及各项技术指标的管理与考核工作。7、 负责公司有关生产项目、设备、备品备件、材料计划的审核工作，组织生产技术协议、技术合同的洽谈、签订，参与生产设备的交货验收工作。8、 负责对生产部门下达有关生产指令，并对完成生产任务情况进行检查考核。公司流程采购、付款、催款流程1、 采购货物1、 生产到仓库提货（固定库存量）如无所需，仓库填写采购申请单，由采购进行采购（采购负责询价、比价、议价、协调与沟通，催交、进货检收、整理付款）货到时由采购与库管验货并办理入库，（入库单一式两份，库管采购各一份）采购负责进货的发票及应付货款的管控，交付发票时由接收人签字（采购合同一式两份、仓库、采购各一份）2、 销售询问仓库有无现货，如无现货，仓库应及时通知采购进行询问，采购与厂商联系后应回复销售具体情况，到货时间，合同签订后由仓库填写采购申请单，由仓库签字后转交采购（采购申请单一式三份，财务、采购、库管各一份）3、 生产日常工具由生产部自行采购，后转采购报账。3、 款项方面1、 采购在签订合同后，需要付款时，应提交采购合同给财务，财务进行付款，财务须每月18日将已付款票未到的供应商清单一一例出，将于采购。2、 销售在发货时提交出库单、合同、开具发票，财务每月整理出应收账款（1） 公司名称（2）开票日期（3）总计金额，由销售负责催收款项。方案二1、 生产需要货物时，首先询问仓库是否有货，如无所需，由生产部填写采购申请单，由采购进行采购，货到时由采购与库管验货并办理入库，（入库单一式两份，库管采购各一份），入库后再由仓库按生产部的所需填写出库单（出库单一式两份，仓库、生产各一份），采购负责进货的发票及应付货款的管控，交付发票时由接收人签字（采购合同一式两份、仓库、采购各一份）2、 销售询问仓库有无现货，如无现货，销售应及时通知采购进行询问，采购与厂商联系后应回复销售具体情况，到货时间，合同签订后由销售部填写采购申请单（申请单一式四份，财务、销售、采购、仓库各一份）1、 备用金提取按公司法人规定，公司提取备用金不得超出5000元，如有超出，出现安全故事，多余公司规定部份由内务自行负责。支用现金时，必须填制“资金使用申请表”由负责人审批、财务经理签字后支取；使用后由经手人签字，负责人核批，财务经理审查后入帐。2、 公司钥匙管理按公司规定库房钥匙只配于董事长、厂长、库管，工厂钥匙中配于董事长、厂长，公司钥匙只配于董事长、厂长、办公室，财务钥匙只配于董事长、财务，其他人员不得自行配带任何钥匙，工厂、库房、财务钥匙无公事不得随意借用，自行配带、无事借用钥匙，出现一切安全事故由配钥匙、借钥匙者自行负责。3、 请假按公司制度规定，除双休日与国家规定的节假日以外，不得随意请假（除特殊情况以外），上班期间不得随意离开公司（除公司、特殊情况以外）需请假时必须写请假条，请假1天以内的（含1天），由部门负责人批准；3天以内的（含3天），由人事部主任批准；3天以上的，报总经理批准。后交办公室保管。4、 公司手机补贴按公司规定每部手机按固定套餐公司补贴一半，由于每部手机预送400元话费+预交100元，10个月后每部手机补贴10元，二年后每部手机补贴26元。总经理办公室规范化管理管理制度总经理办公室1、 公文管理制度（1） 收文工作由总经理办公室统一负责。（2） 公司所有文件，发文部门应有存档，所有文件原稿（经领导签字）审核稿件送总经理办公室存档。（3） 要复印时，经领导同意后方可复印。（4） 公司相关经营管理部门需对外发文，应经上级领导审批后，由总经理办公室对外发布，相关公司重大经营决策的公文，需经董事会审批后方可办理发文。2、 印章管理制度（1） 公司总经理办公室负责公司印章的统一管理、负责发放、回收印章、监督印章的保管和使用。公章、法人章由总经理办公室统一管理发票专用章、财务章由财务部统一管理销售章、销售合同章（合同一）由销售部统一管理采购合同章（合同二）由采购部统一管理（2） 各部门印章由部门负责人指派专人妥善保管，不得转借他人。（3） 公司各级人员若需使用印章，须按要求填写有印申请表，填写印章使用登记表。（4） 任何人不得私自动用公章，不得在空白的介绍信、信笺以及白条上盖印，防止发生损害公司利益的行为。（5） 印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用印申请单载明事项，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带使用。（6） 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失必须及时向总经理办公室报告。（7） 公司任何人员必须严格依照本制度规定程度使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。（8） 违反本制度规定，出现任何意外后果由自己承担。3、新进人员入职手续（1） 所有招聘录用的新员工正式上班当日先向综合管理部报到，并以其向综合管理部报到的日期作为起薪日。（2） 报到时，需对新员工的各类证件进行审核登记，复印存档。4、培训管理制度（1） 公司的培训类别包括新员工培训、岗位技能培训、教育培训、继续教育培训、部门内部培训、员工自我培训。（2） 培训期间，培训学员一律不得故意缺勤。（3） 建立员工培训档案，填写员工培训记录表，等员工接受培训的具体情况和培训结果详细记录备案。5、薪酬管理制度（1） 公司薪酬结构由固定工资和浮动工资两大部分构成。（2） 固定工资包括基本工资、工龄工资，基本工资标准以本市政府发布的公司最低工资标准计算，并随着本市政府发布的调整标准而调整，工龄工资，员工从正式进入公司之日起开始计算公司工龄，工龄越长，工资越多，节日补贴按工龄而定。（3） 浮动工资。每月无请假每月工资由固定工资+浮动工资组成，有请假则扣除浮动工资。（4） 年度奖金。年度奖金发放根据公司当年总体经济效益情况、个人年度绩效考核结果、工龄长短、请假次数而定。（5） 产资支付方式。工资实行月薪制，工资支付时间为每月10日，若遇支薪日为休假日，则提前至最近工作日支付。（6） 须直接从工资中扣除的部分。职工个人工资所得税应由员工个人承担的住房公积金应由员工个人缴纳的社会统筹保险与公司订有协议应从个人工资中扣除的款项法律、法规规定的以及公司规章制度规定的应从工资中扣除的款项。6、假务管理规定（1） 国家法定假日（周六、周日，元旦、春节、清明节、劳动节、端午节、中秋节、国庆节等）按照国家规定正常休息。（2） 由于公司经营需要，确需员工在法定节假日加班的，公司给予相应工资补助或相应日数的补休。（3） 法定节假日工资照发。（4） 上班期间，不得随意离开公司（公事除外），临时有事需有部门负责人请假。（5） 请假在1-3天由部门负责人审批，请假在3-5天由总经理办公室审批，请假在5天以上应由总经理审批，请假须写请假条，请假条由部门负责转交总经理办公室统一管理，年终累计出请假次数7、奖惩办法（1） 当员工有突出表现和较大贡献时，给予奖励（晋升、加薪、）（2） 若员工表达不到公司对员工的基本要求，根据公司制度给予相应惩戒（免职、降级、降薪）销售1、 订货管理规定（1） 接到客户订货要求，订货有两种情况，一是电话订货，二是传真（2） 制订销售合同，双方签字加盖合同章。（3） 确认无误后可进入生产或发货程序。2、 发货管理（1） 销售部负填写“发货单”及发货后与客户确认收货工作，并负责在发货过程中与客户协调关系。（2） 货物的准备、清点、包装等工作由生产部负责。3、 销售回款管理（1） 客户收到货物后，销售部负责整理合同交与财务开具销项发票。（2） 销售回款工作由公司销售部负责，总经理办公室对其进行指导和监督。4、 售后服务管理制度要提高销售业绩，塑造企业良好的品牌形象，必须做好售后服务工作。（1） 公司根据行业惯例确定产品，确保质期、保修期，在一个产品中不同部位、部件有不同保修期的应加以说明。（2） 耐心解答客户咨询的每一个问题。5、 出差管理制度（1） 出差人员应写出差报告，并报部门经理签字后，方可借用备用金。（2） 出差费用报销按照公司规定的标准实施。（3） 报销费用时应先经部门负责人审批签字后再由财务审批签字，最后由总经理办公室复核签字。财务部1、库存现金的存放、收支（1） 库存现金必须存放在专用的保险柜内，钥匙一般由财务负责人授权，出纳负责管理及使用。（2） 出纳人员必须在银行核定的库存限额内保管现金，超过限额部分必须及时交银行，凡因超过库存限额而造成损失，均由当事人负责赔偿。（3） 会计人员对库存现金的使用必须符合规定的使用范围。（4） 企业的空白现金支票，转账支票等结算凭证，由现金出纳负责将其放入保险柜中进行保管，印鉴实行分别管理，不得在空白支票和结算凭证上预盖印鉴备用。（5） 企业因采购材料地点不固定，交通不方便以及其他特殊原因必须使用现金的，经开户银行同意可支付现金。（6） 出纳人员必须逐日逐笔根据现金收支业务登记现金日记账，每天必须将库存现金与日记账余额核对相符。2、 银行存款控制制度（1） 除与按规定留存的库存现金以外，公司所有货币资金都必须存入银行，公司与其他单位之间的一切收付款项，都必须通过银行办理转账结算。（2） 非出纳人员不得经管存款业务。（3） 由非出纳人员逐笔核对银行存款日记账和银行对账单，并编制银行存款余额调节表。（4） 核对对账单，可以及时发现企业或银行记账差错，防止银行存款非法行为发生，保证银行存款真实和货款结算及时。3、 备用金管理办法（1） 定额备用金由出纳保管，如需使用备用金，经单位负责人批准后可向出纳借支，业务经理完毕后，经办人员应及时到财务部报销并将报销款项还给出纳，补足备用金。（2） 工作人员需临时借用备用金时，应先到财务部索取“借款单”，借款人按规定的格式内容填写借款单，经相关负责人批准后，方可到财务部办理借款手续，财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确、完整、审核无误后办理付款手续。（3） 报销单据经相关负责人签字批准后，须由财务人员根据财务管理制度及公司其他相关制度审核单据的合法性，审核无误后方可办理报销手续。（4） 借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额的款项，应让报销人员退回余额，以结清原借款单所借账款。（5） 财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。（6） 借用备用金的人员应及时冲账。4、 票据及印章管理办法（1） 加强支票的保管工作，未用支票与财务专用章要异地存放，作废支票一定要加盖作废章。（2） 领用支票时，要按规定的程序填写转账支票领用单，经部门负责人审批，主管领导批准，并由出纳人员及时填写支票领用登记，经本人签名后方可领取。（3） 采购设备、材料及其他业务，一般要求货到验收合格及任务完成后，凭审批后的发票付款。收款单位必须与合同单位及发票单位相一致，否则不予付款。（4） 支票使用人要妥善保管好支票，不得毁损或遗失，如有遗失，须立即与财务及资产管理处联系，