Bitsoft-IAMS-V4.0.doc

必特综合档案管理系统（Bitsoft-IAMS V4.0）l 系统背景l 主要功能l 技术特点l 运行环境l 典型用户Bitsoft上海必特软件有限公司上海必特软件有限公司Shanghai Bitsoft Co.,LTDHttp：/电话：（021）50800788传真：（021）50801339邮政编码：201203地址：上海市张江高科技园区（浦东软件园）郭守敬路498号3号楼3层Bitsoft 必特综合档案管理系统Bitsoft-IAMS V4.0l 系统背景为了提高各机关企事业单位的档案管理工作效率、提高档案查找的准确率，加快检索速度，促进档案管理的规范化和正规化，上海必特软件有限公司在原有Bitsoft-IAMS V3.0的基础上开发一套“Bitsoft综合档案管理系统”，版本定为4.0。该系统为Bitsoft-IAMS V3.0的优化和功能扩充基于Internet/Intrant和大型网络数据库集（公文、科技、照片、声像、财会等）档案管理、人员组织管理、系统权限管理和档案分类管理为一体遵循国家档案标准和档案行业标准多名科技精英与档案专家的密切合作和精心开发系统功能结构图如下： l 主要功能操作管理注 册 ：指用户登录本系统后，可以用其他身份重新登录进入本系统。连续三次登录失败（用户名或口令不对）后无权登录。修改口令：指用户登录本系统后，可更改自己的口令（密码）。（必须重复两次输入新口令后，才能更改完成！）任务清单：指该系统有任务需要用户执行时，系统会不断提示用户去执行，例如文件要办理、催还等。通信信息：可以设定一周（或一月）的会议安排。例如会议召集人、地点、内容、出席人等，输入公共告示供大家阅读；通用信息库输入有关的法规、规定、制度、标准等。退 出 ：指的是用户退出本系统。流程管理收文流转收文：指纸质或电子文档的收文。阅批：是文件拟办人对文件如何操作进行批示，然后传给各个不同身份的人进行阅办及传阅（可选中多人），阅批人的阅批意见可以在收文单上反映出来。登录：记录收文信息，如收件人、发件人、发件地址、收发日期等。阅办：指阅批后的传阅及办理在网上完成，阅办人在填写意见后就不能继续传阅和阅办（传阅、阅办意见必须自动生成在收文单上）。归档：指总文秘按字段（收文）检索出一批文件，将收文库与文件登录库链接（复制部分重叠字数）到档案中的临时文件库中，待档案人员归卷时补上有关的档案属性。发文流转拟稿：由拟稿人草拟发文稿，并定义相关发文核稿（可选多人核稿）、定稿、签发人员流程。核稿：指核稿人接收到拟好的稿子进行文稿审核，然后传给定稿人进行定稿（可选）。如有不同意见可退回拟稿人重拟，核稿后的意见必须在发文单上反映出。定稿：指定稿人对已审核的稿子进行定稿，然后传给最高管理者签发，如有不同意见可退回核稿人重核，然后传给管理者签发，定稿意见必须在发文单上体现。签发：指文件签发人接收到已定稿的文档进行签发，然后传给总文秘发文，如有不同意见可退回定稿人直至拟稿人重新拟、核、定稿，然后传给总文秘发文，签发意见必须在反映在发文单上。归档：指总文秘按字段（发文）检索出一批文件，将发文库与文件登录库链接（复制部分重叠字数）到档案中的临时文件库中，待档案人员归卷时补上有关的档案属性。如果档案文件库中已有此文件，系统自动将近期（版次/修改）情况反映在条目上。档案管理文书档案管理案卷级登录：采用卡片式录入和列表式录入两种录入案卷方式。案卷级登录是将案卷的有关属性登录到系统中，包括案卷号、案卷标题、责任者、保管期限、密级、编制日期、归档日期、页数等。其中编制日期、归档日期、页数根据案卷中的文件的属性自动生成。具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、文件级属性输入等功能。文件级登录：采用卡片式录入和列表式录入两种录入案卷方式。文件级登录是将文件的有关属性登录到系统中，包括案卷号、文件材料题名、文件编号、责任者、图幅、保管期限、密级、编制日期、归档日期、收图日期、起始页数、页数、版本号、备品标志、项目名称、项目编号、修改单编号、设计修改单编号根据图纸和文件修改的情况自动生成。具有增加、删除、修改、保存、案卷定位、文件和图纸调入、文件合卷、分卷等功能。对于文件材料只输入其中必要的属性。案卷级检索：根据输入的案卷信息对案卷进行检索。文件级检索：根据文件信息对不同案卷中的文件进行检索。文件级登录界面修改文件属性，如果该文件已归卷,能通过翻阅同卷文件并修改属性；能浏览全信息；能将已归卷文件返回其所属案卷登录界面,修改案卷属性。查到的文件一定是最新版本，并且在此基础上能查看旧版本文件。档案利用利用人管理：指档案人员对档案的借阅管理，对档案借出时进行登记，在归还时也要进行登记。其中档案借阅包括室内借阅和室外借阅，因此对档案借阅能产生借阅统计报表，也可针对借阅的相关记录进行查询。利 用 管理：指对档案的利用情况进行统计。统 计 ：能统计出档案的年度报表和相应的一些其他统计报表。鉴 定 ：指对档案价值的鉴定,由有关专业人员对档案实施鉴定。包含对到期档案销毁前的鉴定,以及有关档案的密级进行鉴定，例如原来是绝密的，随着时间推移或历史背景不同变成了公开的或秘密的级别。销 毁 ：指对经鉴定后的到期档案进行销毁处理,将案卷库中案卷调入销毁库，以后在案卷级检索时就无法检索到(包括文件级)，也能将已销毁的档案返回(如误销毁时)。记录库房温湿度：能记录出档案库房的每日温度、湿度的变化情况。档案移交：把各部门档案移交至档案室，并生成档案移交清单。档案接收：档案室接收由各部门移交入库的部门档案资料，并生成档案接收清单。档案编研：根据档案的资料内容进行分析研究，并编写有关的参考资料。报 表：包含如下报表，并可根据需要进行增减调整。案卷封面：根据案卷级检索选中某一案卷生成案卷封面。案卷目录：根据案卷级检索排序生成报表。卷内目录：案卷级检索能生成相关的文件级报表。全引目录：案卷级检索能生成相关的文件级报表。备 考 表：案卷级检索后能生成相关的文件级报表。移交清单：案卷级检索后能生成相关的案卷级报表。鉴 定 表：经鉴定的档案案卷级检索生成相关的案卷级报表。销 毁 清 册：经鉴定的档案案卷级检索生成相关的案卷级报表。收 文 清 册：文件级任意组合检索后生成相关的文件级报表。发 文 清 册：文件级任意组合检索后生成相关的文件级报表。电子借阅记录：根据案卷级借阅库的检索结果生成报表。纸质借阅记录：根据案卷级借阅库的检索结果生成报表。案 卷 脊 背：案卷检索后能生成相关的案卷脊背。系统维护分类维护：按目录树结构让用户一层一层自己输入以后，在登录分类号时能选中某一分类进行归档(按09大类分类输入)。人员维护：按员工姓名、工号、职称、职务、部门、签名(可录入电子签名)等进行录入、维护。部门维护：可做成部门目录树，进行设置新部门、删除旧部门、修改部门从属关系等。权限维护：可根据各个部门的人员进行选取其相应权限。代码维护：可根据用户的需求对保管期限、责任者、密级等属性进行维护。帮助系统包括系统说明、用户手册等，可按字节进行查找（可做成电子图书形式的目录）。l 技术特点自定义功能：能对档案类型、档案分类、档案实体对象、界面、报表等进行自定义，用户可根据自己不同的需求来进行相关定义。档案类型自定义档案类型是档案管理最基本的门类，如文书档案、科技档案，它们充当着档案基层分类的作用。档案分类自定义档案分类（也就是我们常说的十大类）是档案管理中的系统二层类，它们将档案分割为N个小块，如党群工作类、行政管理类、生产技术类等等，有时档案的分类甚至可以细分到项目，或由某个部门负责。档案实体对象自定义在用户的自定义之前，可先将这个实体自定义为：案卷类、文件类、资料类(注：暂不考虑公文流转)。这三个类都必须有自已的基本属性，所定义的每个字段都必须与系统的每一个模块有明确的关联。界面自定义资源管理界面自定义资源管理器管理方式是贯穿整个系统管理方式的全过程，其中的管理方式定义是关键性的，如树型结构的组成定义，让用户选择有字典维护的字段做为分类；数据列表的的列定义；文本对齐方式等等。录入界面的自定义录入界面是档案管理人员用的最多的模块，所谓录入界面的自定义就是让用户自由调整录入界面上所有对象（包含录入窗体对象）的大小、字体、前背景色及数据字段源。并且能够让用户灵活添加、删除、修改用户属性的字段控件。报表自定义 由用户自定义报表名，画出报表格式，并定义数据输入格式。字段自定义用户可根据需求自由地添加、修改数据字段或字段的属性。l 运行