单据通知.doc

统一规范门店（仓库）验收流程单据管理的通知配送中心和各门店：针对公司在商品入库验收环节存在的问题，现统一规范如下，本规定从2016年03月开始执行（具体执行日期为：2016年02月29日）。一、 门店和仓库对到货商品，必须及时验收，当日到货，当日验收；特殊情况当日不能及时验收，接货员也必须与供货商进行大件交接，并做好交接记录（具体操作规范见补充说明）。二、 验收单的填制要求：验收完毕，按实际验收数量和金额，填制验收单1、 验收单一式四联，一般情况下，应按规定的顺序、全部联次一次性填制，不容许货商结算联与财务联数量、金额不一致；2、 验收单除了供货商签字外，还必须有理货员、主管（或店长）、信息核算员三人签字（特殊情况如便利店只有1-2人值班，可由值班人员进行验收并签字，但交接班时，需向接班人将验收情况作仔细交接说明），否则为无效的验收单，财务不予受理；3、 验收单的制单日期与验收单录入系统的日期必须在同月，特殊情况下跨月，必须重新开具验收单（或将验收单结算联和财务联的制单日期改为下月）；4、 实际验收数量和金额与验收单上的数量和金额不一致，填制时必须按公司的规定和要求更正（明细更正和汇总金额更正，不能只进行汇总金额更正而没有明细更正），并签字确认；5、 验收单录入系统后，信息核算员必须在单据财务联的左上角写上供应商编号，右下角填写系统单据号和单据进价、售价金额，所有单据按货商编号顺序从小到大依次排列。不得在其他联次（主要是货商联和结算联）标识以上任何信息；6、 信息核算员按规定的时间段将相关单据录入系统，打印相关单据明细清单（原要求填制的两表：永德信连锁超市单据签收记录表，永德信连锁超市系统单据登记表作废，）单据在传递过程中，如需记录、签字，可在打印的明细清单空白处操作；三、单据电子档和以前一样，发到OA，交核单员四、返配单与返配验收，配送单与配送验收要做到时间一致，在同月做配送和配送验收、返配和返配验收。特殊情况下如月底门店（仓库）对配送商品或返配商品，不论是否收到货，都必须在本月结账日以前及时做配送验收和返配验收。五、 返单时间规定门店（包括大店和便利店）和配送中心所有单据的上传时间统一规定为：每月5、11、17、23、29。具体时间节点如下表：业务单据所属时期门店上传车队时间车队上传总部财务时间责任人及责任划分 具体规范要求上月29本月4日5日上午6日(便利店5号下午，其他店 6号，下同)门 店：信息核算员80%接交人：80%店 长：20%1、门店信息核算员必须在规定的上传时间前一天下班前，将本期单据整理、封包510日11日上午12日车 队：当班司机80%队长：20%2、信息核算员将封包的单据移交下一节点，是单据传递的开始，1116日17日上午18日部门主要负责人：20% 3、每一节点，必须有交接记录，并签字确认。1722日23日上午24日2328日29日上午29日六、 退货的处理1、 货商退货，按规定填制返厂单，返厂单必须要有供货商签字，特殊情况货商不能及时到门店签字，门店（仓库）必须电话告知货商，并将货商经办同意人及电话在返厂单上注明。2、 同一期间的返厂单要与验收单放在一起，空进空退相关单据要放在一起；对以前时间段的验收单开返厂单或以前会计期间的差错开返厂单进行差错更正，要在返厂单上注明相关单据的单据号和更正原因。入库商品验收环节补充说明：一、 理货员和主管（店长）根据订单或验收单，对到货商品及时进行数量和质量验收；二、 验收分类：1、大件验收 2、明细验收三、 明细验收流程：理货员和主管（店长）在对到货商品进行明细验收后签字将单据一式四联传信息核算员确认单价、金额录入商龙系统信息员签字：然后将货商联和结算联交供货商带走，余两联，其中留存联由门店留存备查，财务联按公司规定时间及要求传公司财务。四、 特殊情况不能做明细验收，则接货员先与供货商做大件验收在单据移交登记表上签字登记将货商联交供货商带走余三联待接货员对商品进行明细验收后，按第（三）条规定的流程操作待下次供货商凭货商联领取结算联，门店要做好签收登记。五、 如果：部分货商送货采用本公司出货单（非永德信订单验收单），由于商品品种数量多，则门店（或配送中心）可不必再填制永德信订单验收单，可按货商出货单依（三）、（四）流程验收，如果货商出货单没有明确标识各联次用途，则统一