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三、规章制度范文 1上海金融学院公文管理实施细则（试行）第一章总则第一条为使学院公文管理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文质量和工作效率，根据国家行政机关公文处理办法和中国共产党机关公文处理条例精神，制定本实施细则。 第二条学院公文（包括电报、传真、电子邮件，下同）是学院党政在管理过程中实施领导、处理公务的具有管理约束力和特定效力及规范体式的文书，是贯彻执行党的方针政策，依法行政，规范管理，进行学院公务活动的重要工具。 第三条学院党委办公室、院长办公室（以下简称办公室）分别主管学院党政公文运行管理工作，并对学院各部门的公文处理工作进行指导。 第四条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，不断提高效率和质量，注重实际效用。 第五条公文处理必须做到及时、准确、安全，按规定进行收发、分发、传递、用印、立卷、归档、销毁，防止漏办和压误，严格执行有关保密规定，做到既有利于保密，又方便工作。 第六条公文处理和管理工作是一项政策性、时间性、准确性和保密性都很高且又十分具体细致的工作，学院各级领导应予以高度重视，各部门应由一位领导分管此项工作，并把此项工作列入本部门工作职责，指定专人负责本部门的公文工作。 从事公文处理工作的人员应当具有较高的政治和业务素质，工作积极，作风严谨，遵守纪律，恪尽职守。 第二章学院公文的种类第七条学院适用的党政公文种类（一）决议用于经会议讨论通过的重要决策事项。 （二）决定适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门和人员，2变更或者撤销部门不适当的决定事项。 （三）通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 （四）通知适用于批转下级部门的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属单位的公文，发布规章制度，传达要求学院内有关部门办理和需要有关部门周知或共同执行的事项，任免和聘用人员。 （五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 （六）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议或批评，答复上级的询问。 （七）请示适用于向上级请求指示或批准。 （八）批复适用于答复下级请示的事项。 （九）意见适用于对重大问题提出见解和处理办法。 （十）函适用于不相隶属机关（部门）之间相互商洽工作、询问或答复问题，向不相隶属的有关主管部门请求批准。 （十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和主要精神，会议议定并要求与会单位共同遵守执行的事项。 第三章公文格式第八条公文一般由发文机关标识、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成。 （一）发文机关标识置于文件首页上方，一般由发文单位（部门）名称加公文种类组成。 联合行文，公文名称中的主办单位（部门）应当排列在前。 （二）公文的发文字号包括单位（部门）代字、年份、序号，置于公文名称之下并居中；联合行文只标明主办单位（部门）的发文字号。 凡以学院名义对外制发的公文，按党政公文类别要求，由办公室分别统一编排发文字号。 凡学院内部各部门的发文字号由办公室统一编排。 （三）上报的公文（上行文）应在首页注明签发人姓名；“请示”类公文应3当注明该项工作的联系人姓名和电话。 （四）公文标题应当完整、准确、简要，即一般应当标明发文单位（部门）名称、公文的主要内容和公文种类。 标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加停顿号外，一般不用标点符号。 批转或转发的公文，标题中不冠发文单位名称，但应当在文末或标题之下注明。 会议通过的规定、条例性文件，应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。 （五）主送单位除“通告”、“会议纪要”外，公文应当标明主送单位（部门）名称（同类型单位可用统称）。 主送单位（部门）名称一般置于标题之下、正文之上，顶格写。 （六）附件公文如有附件，应当在公文之下（间隔一行，空两格）成文日期之上加附件说明，标明附件的顺序和名称。 但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转送、发布等的文件，不再另加附件说明。 附件应当在用印页之后另起一页，并尽可能与正文装订在一起，如附件篇幅较长，制作复杂，可分别装订，并在附件首页的左上角注明发文字号。 （七）成文日期以领导人签发日期为准；联合行文以最后签发单位（部门）领导人的签发日期为准；电报以发出日期为准。 如领导人签发后，因故不能及时发文，时间耽搁20天的，成文日期可由承办部门确定。 （八）加盖印章公文除“会议纪要”、翻印的文件和以电报形式发出的外，都应当加盖印章。 联合上报的公文，由主办单位（部门）加盖印章；联合下发的公文，联合发文单位（部门）都应加盖印章。 用印应当端正、清晰，上不压正文，下压发文日期。 用印如无正文，应当在页首用圆括号注明“此页无正文”。 （九）主题词以学院党政名义，或以学院党委办公室、院长办公室名义上报下发的公文应当按照有关要求标注主题词。 （十）抄送单位抄送单位（部门）名称置于“主题词”与“印发单位名称和印发日期”的中间一栏，一般使用全称或规范化简称、统称。 （十一）印发单位名称和印发日期印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下，印发日期以送印日期为准。 第九条公文的文字排列顺序、字号、格式、用纸等按照中共中央、国务4院有关公文管理的规定执行。 第十条计算机电子公文的储存格式和传输规范，应当符合统一的机关公文处理的通用软件标准。 第四章行文规则第十一条学院内各部门的行文关系,应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。 （一）各部门根据实际情况或经学院领导授权，在本部门职责范围内可以互相行文。 重要行文抄送院办公室。 （二）学院内设机构除党委办公室、院长办公室外，一般不得直接对外行文。 下列情况例外上级领导机关的职能部门要求学院有关职能部门直接行文的；非隶属关系的平行单位职能部门之间的一般业务联系和知照性通知；各职能部门对一般性来函的复函。 （三）同级部门之间、行政部门和同级党群部门可以联合行文。 上行文送院办公室统一办文；平行文或下行文可自行行文后抄送院办公室。 （四）各级部门一般不得越级请示，因特殊情况需越级请示时，应抄报被越过的部门，并在文中说明越级的理由。 第十二条“请示”应当一文一事。 请示的问题如果涉及其他部门，主办部门应主动与有关部门协商，尽可能取得一致意见后会签行文。 如经过协商仍未取得一致意见，应当把分歧和各自理由一并说明。 凡未经协商会签，以及协商后仍有分歧而未作说明的公文，院办公室可将公文退回原呈报部门。 第十三条“报告”中不得夹带请示事项，不应出现“请批复”、“请审批”等字样。 如有此种现象，院办公室可将公文退回原呈报部门。 第十四条学院内凡报送院领导阅示的公文均应送院办公室，由办公室按照公文处理程序办理。 各部门上报公文一般不得直接送院领导，更不可同时直接送几位院领导。 如因紧急公务需直接报送院领导批办的公文，事后应立即向办公室补办登记手续。 5第五章公文办理第十五条公文办理程序一般包括收文处理程序和发文处理程序。 第十六条收文处理程序指对收到公文的办理过程。 一般包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等。 (一)签收、登记收文后要进行签收、查对和登记，除院领导亲启件外，均由办公室秘书拆封。 个人出差开会带回的文件、部门收到上级给学院的来文，都必须及时交办公室统一处理，不得自存、自传、自办。 收文后要进行登记，一般需登记的文件有下列几种 1、上级机关来文； 2、上级领导的讲话和批办的信件； 3、本单位领导参加上级召开的会议带回的文件； 4、不相隶属的上级机关或同级机关的来文； 5、院内部门上报的公文； 6、秘密级以上的刊物和资料； 7、上级机关重要电报或传真件； 8、其他应该登记的文件。 （二）审核、拟办和批办 1、上报公文如有下列情况，办公室可提出处理意见并退回原呈报部门 （1）公文内容不符合国家法律、法规、政策和学院有关规定的； （2）不符合公文处理程序的； （3）无特殊情况越级请示或越过主管职能部门的； （4）涉及其他部门的事项却未与这些部门协商会签，或虽经协商但仍不一致，而在公文中未能如实反映的； （5）请示事项可以在来文部门职权范围之内自行解决或可以与其他部门协商解决的；6 （6）一文多事、多头主送、不盖公章、没有文号和成文日期、文种不符或未经部门领导核稿签名的。 2、办公室主管领导对公文提出拟办意见。 对于外来公文要注明主办和协办部门，对有时限要求的公文，要注明办结时间或文件传阅者的限阅时间。 3、办公室秘书按照办公室主管领导的拟办意见，及时、准确地进行处理，一般应在收到公文的一个工作日内分送完毕。 4、急件即时处理。 可按公文内容，或及时请示院领导阅批，或向院领导口头汇报、请示后直接送主办部门，个人、部门不得横向传阅或随意扩大阅读范围。 5、院领导同志审批有具体请示事项公文时，应当签署明确意见、姓名和审批日期。 6、除绝密和注明不得翻印的公文外，对学院有重要或长期指导意义的公文，经院领导或办公室主任批准，可复印分发给院领导和相关部门。 复印的公文要严格控制数量，并编号登记，年末统一销毁。 7、根据国家保密法的有关规定，“机密”以上密级的公文，应严格按照文件要求的传阅范围阅办，阅批者不能带离办公场所，阅批完毕即将公文归还办公室。 公文一般不在阅批者处滞留过夜。 （三）承办、催办 1、承办部门收到交办公文后，应当按照公文要求和院领导批示意见，及时办理并答复承办结果，不得延误、推诿。 对不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的公文，应迅速退回交办部门并说明理由。 2、凡涉及其他部门的问题，主办部门应主动与有关部门协商、会签，有关部门应积极协作配合办理；如有分歧，主办部门负责人要主动出面协调，如仍不能取得一致，可以报请学院分管领导、或分管领导授权办公室协调解决。 3、送领导人批示或交有关部门办理的公文，办公室秘书要负责催办。 做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。 办结后要注明办理情况，并将办理情况和结果报告交办的院领导。 第二十一条发文办理程序指以本院名义制发公文的过程，一般包括草拟、审核、签发、登记编号、缮印、用印、分发。 7（一）草拟公文 1、凡以学院党政名义对外发文一般包含向上级请示，报告反映情况和问题，呈送总结、计划、规划、统计资料等文件，回复上级重要指示的办理情况，同不相隶属的上级或同级机关进行联系或交流的文件。 2、凡学院党政发布的规章制度、通报、决定、通知、奖惩、总结、计划、规划等文件，视其重要程度可分别以学院党政或党办、院办的名义上报下发。 3、以学院党政名义发出的公文，应根据公文内容分别由办公室或有关职能部门负责拟稿。 4、起草或下发的公文，内容要符合国家法律、法规、方针、政策及上级机关的有关规定，情况确实，观点明确，表述准确，条理清楚、文字简炼，篇幅力求简短，使用规范简称，书写工整，标点正确。 5、人名、地名、数字、引文、时间表述及结构层次序数等均按照国家有关规定执行。 6、凡涉及其他部门职权范围内的事项，拟稿部门应主动与相关部门协商会签。 （二）审核 1、上报下发的公文严格实行“二核”制度。 各职能部门起草公文的初核应由拟稿部门负责人审核并签字，办公室负责复核。 如文件内容涉及到其他部门时，拟稿部门应先会同有关部门会签，再送办公室复核。 2、各部门核稿人要重点把好文稿内容的政策关和文字关。 对文稿的内容、结构、格式、语言文字、标点符号、密级、会签手续等进行认真细致的审核。 对存在以下问题的文稿，核稿人应提出修改意见 （1）对内容、结构和语言文字问题较多的文稿； （2）对不符合发文格式规范、不符合存档要求的文稿； （3）对语言文字上存在某些问题的文稿。 3、办公室可从以下几方面对文稿直接提出修改意见或退拟稿部门修改 （1）有无行文必要，文种使用是否准确，公文格式是否规范； （2）是否符合公文的审批程序和行文规则；涉及有关部门业务的事项是否经8过协商会签的程序； （3）层次是否清楚，结构布局是否合理，文意表达是否周全、简洁、通顺、确切； （4）与国家法律、法规、政策是否相符；与学院有关规定是否抵触；是否完整、准确体现了发文机关的意图，并同学院现行有关公文相衔接；所提的措施和办法是否切实可行，具有可操作性。 （三）签发 1、严格按照上海金融学院公文签发程序暂行规范的程序操作。 2、上行公文应当在公文首页、文头下方、文号右侧注明签发人姓名。 （四）登记编号 1、凡需呈送院领导阅示的院内文件，均应先送办公室登记编号，各部门不可自行直接呈送。 2、以学院名义制发的公文文稿，按程序经院领导签发后，由办公室根据国家党政公文处理规范的要求登记编号。 （五）缮印、用印、分发 1、公文正式印制前，办公室秘书应当进行复核，重点是审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统 一、规范等。 2、公文印制工作由办公室根据公文的轻重缓急和先后顺序负责安排。 由职能部门代表学院草拟的文稿，一般应将电脑软盘随草拟文稿一并送办公室。 以学院名义制发的公文要注明签发人、核稿人、拟稿人、校对人和打印人。 公文校对一般应由拟稿人负责初校，办公室核稿人负责二校。 3、凡以学院名义制发的公文由办公室用印分发；以部门名义制发的公文由发文部门用印分发。 4、学院公章监印人员必须严格把好用印关，凡不符合发文程序的公文，监印人员有权拒绝。 第二十二条凡在受文部门职责范围内可以直接处理的问题，受文部门应在接到公文后的五个工作日内答复请示单位；如需报院领导决定的，也应在接到公文后的三个工作日内交学院办公室转呈。 主管院领导批示后，办公室应立即回复9受文部门，受文部门应按院领导批示及时予以解决并答复；个别特殊情况不能及时处理的,受文部门也应在期限内向有关部门或学院办公室说明理由。 第二十三条各部门要认真做好公文落实的反馈工作。 凡经院领导批示的请示，受文部门应将落实情况及时反馈学院办公室；办公室有责任及时催办；来文部门对超期未答复的问题，也应积极催促受文部门答复；对政策性强、涉及面广，不能在限期内给予答复的公文，应及时向来文部门说明。 第二十四条请示公文超过二十个工作日未答复的，可视为同意。 由于推诿压办而造成学院工作延误或经济损失的，应追究有关人员的责任。 第六章公文立卷、归档和销毁第二十五条学院实行部门预立卷、院档案室集中归档管理的保管制度。 办公室秘书负责上级机关、同级机关和不相隶属的上级或同级机关的来文，以学院党政名义和以党委办公室、院长办公室名义印发的公文，以及院内各级职能部门上报公文的立卷、归档工作。 各部门文书档案管理员负责本部门经办完毕公文的立卷、归档工作。 第二十六条办理完毕，应根据档案法和学院档案管理的有关规定，及时收集公文的定稿、正本和会签稿、重要修改稿等，保证有关材料的齐全、完整，按时移交学院综合档案室。 对于用电脑打印的原稿，应由拟稿人逐页签名，同时将文稿用软盘或光盘纪录保存。 个人不得保存应当归档的公文。 第二十七条立卷应当根据其相互联系、特征和保存价值分类，要正确反映学院及本部门主要业务工作开展情况，以便保管、查找和利用。 电报、传真随文件一起立卷（传真件须保存复印件）。 每年的6月份完成上一年度的档案归档工作。 第二十八条办理的公文，原件由主办部门立卷，其他部门保存复印件或其他形式的公文副本。 第二十九条公文由学院党委办公室、院长办公室指定专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 10第三十条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。 第三十一条级规定的公文按照国家保密规定统一处理。 没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和领导批准，可定期销毁。 销毁有密级的公文，要进行登记，并由专人监督，确保不丢失、不漏销。 第三十二条内部机构合并时，全部公文应当随之合并管理。 机构撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交学院综合档案部门。 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用或保管的公文按照有关规定移交、清退。 第三十三条本实施细则自颁布之日起试行，此前颁布的有关规定同时废止。 第三十四条本实施细则由院长办公室负责解释。 11公文处理规范 一、发文规范（以学院党政名义）草拟公文责任人行文部门负责人、部门文书档案管理员要求行文部门按公文要求草拟公文，按“上海金融学院发文稿纸”的要求填写相关内容。 经部门负责人签署后送院党委办公室、院长办公室（以下简称办公室），行文日期须与文件上报日期一致。 签收登记责任人办公室秘书要求收到需发送的公文，即根据办文要求对上报下发的公文进行检查、签收、登记后送办公室主任拟办。 一般应当日处理，滞留时间不超过一个工作日。 审核责任人办公室主任、有关部门负责人要求 1、所有上报下发的公文实行“二核”制度。 拟稿部门负责公文的“初核”，部门负责人审核签名后送办公室复核；凡公文内容涉及到其他部门的，拟稿部门应与其会签后再送办公室复核。 2、办公室主任根据拟稿要求和“文稿把关六要素”进行审核，确保公文的准确性和权威性。 3、办公室主任根据公文内容和院领导分管权限确定公文签发领导，交办公室秘书分送相关院领导批阅签发。 一般滞留时间不超过一个工作日。 12签发责任人办公室秘书、相关院领导。 要求 1、办公室秘书根据办公室主任的拟办意见，及时、准确地将公文送交有关领导审阅签发，并做好相关的服务。 一般滞留时间不超过一个工作日。 2、院领导根据分工权限签署公文，并及时送交办公室，一般滞留时间不超过二个工作日。 缮印等文件制作后期工作责任人办公室秘书要求根据领导签署意见和公文格式要求，对公文进行缮印誊写、打字校对、付印盖章、登记编号等文件制作的后期工作，并将公文处理情况及时反馈行文部门。 公文制作完成后，按照公文发送要求，及时发送相关部门。 立卷、归档和销毁责任人办公室秘书要求 1、根据学院档案管理的要求，将发文的底稿和成文稿盖章后按照档案管理的要求归档。 2、学院综合档案室负有对公文流转全过程、对部门立卷情况进行检查、督促、指导的职责，发现问题应及时与相关部门联系解决。 3、没有归档和保存价值的公文，可按照有关规定和程序定期销毁。 13 二、内收文规范草拟公文责任人行文部门负责人、部门文书档案管理员要求行文部门按“上海金融学院内部办文单”的要求填写相关内容，经部门负责人签署后，部门文书档案管理员登记编号并加盖部门公章送交办公室。 行文日期须与文件上报日期一致。 签收登记责任人办公室秘书要求收到部门送达公文，即根据办文要求对上报公文进行检查，签收登记编号后送办公室主任拟办。 (检查要求见学院公文处理办法)。 一般应在收到公文的当日送办公室主任拟办。 拟办责任人办公室主任要求在认真阅读上报公文，准确理解部门行文目的的基础上，根据学院领导的职权分工，确定阅批领导，交办公室秘书分送相关院领导批阅。 拟办公文一般应当日交回办公室秘书。 批阅责任人办公室秘书、相关院领导。 要求 1、办公室秘书根据拟办意见，及时、准确地将公文送交有关领导进行批阅，一般滞留时间不超过一个工作日。 如果公文涉及若干领导或部门，秘书应根据行文规则进行文件阅批。 阅文者不得自行传阅。 2、有关领导对批阅公文做出批示，提出明确的处理原则、要求、方法、完成期限，并指定承办部门。 阅批后及时送交办公室，一般滞留不超过二个工作日。 14承办责任人行文部门负责人、相关部门负责人、部门文书档案管理员要求 1、根据院领导批示意见，办公室将文件及时送交行文部门，由部门文书档案管理员签收；如果文书内容涉及数个部门，办公室在向行文部门反馈领导批示意见的同时将文件及时送相关部门传阅，相关部门的文书档案管理员应按公文处理的规定签收。 2、部门文书档案管理员将文件及时送本部门负责人阅办。 行文部门和相关部门应按照院领导批示意见，在规定期限内开展工作，并将进展情况及时反馈办公室。 催办责任人办公室主任、办公室秘书、要求 1、办公室秘书根据院领导的批示意见，在规定的期限内对承办部门进行询问和督促，并随时将进展情况反馈办公室主任或报告有关院领导，提高办文效率。 2、在催办过程中如发现问题，办公室秘书应及时汇报；办公室主任应对办文实际情况进行检查、核对，与承办部门协调，并将协调情况及时报告相关院领导，以保证文件的有效贯彻执行。 立卷归档责任人办公室秘书、部门文书档案管理员、办公室综合档案科要求 1、办公室秘书根据学院档案管理的要求，将公文分类后交主办部门存档。 2、部门文书档案管理员按部门档案预立卷的要求，将公文归入有关条款卷内。 3、学院综合档案科负有对全院文件流转的全过程和部门立卷情况