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会展策划流程范文 我们所有策划行为都要以市场为导向，策划应考虑从两方面入手，一是营造势力，这里是指利用各种宣传、广告手段，营造商业氛围，形成市场声势，并利用各种关系和途径，建立起庞大的展览营销网络，进行广泛的市场推广和招展，最终令目标客户纷纷前来报名参展；二是以专业的展览服务，赢得买家和卖家的支持和信赖；原则上是应该使80%以上的参展商都达到参展目的，使70%以上的参观商都达到参观效果为标准。 一、策划阶段（一）项目的选定1执行项目市场调查。 根据本地、本区域的教育产业结构、地理位置、交通状况和展览设施条件等特点，首先考虑本区域的优势学科和主导学科，其次考虑重点发展中的学科，再次考虑政府扶持的学科。 2办展资源的整合。 办展资源包括资金、人力、物力（办公设备和通讯工具）以及信息资源和社会资源。 信息资源指目标客户的信息量、合作单位的信息量，还有关于该项目的行业、产业的信息量；如该行业发展趋势、该行业的热门话题、行业的亮点等；社会关系指与该展览所属行业的主办单位、主管部门的关系；与全国及海外合作伙伴、招展组团代理的关系；还有与各大专业媒体和公众媒体的关系等；3同行对此项目的反应。 同行业是否经营同类的展览项目，特别是本地、本区域，如果有同类项目的话，就须慎重考虑；4该项目举办的时间选定。 原则上要避开国内外同类展览项目的举办时间，避免冲突。 5创意命题。 项目确定后，展览名称命题需要有创意，而且要抓住行业的亮点和市场的特点，而进行命题。 （二）寻求支持单位寻求的目标-行业的政府主管部门、行业的权威协会、具有广泛影响力的行业媒体等。 目的是提高展览会的档次、规格和权威性；扩大展览会的影响力，吸引媒体的广泛关注，便于展开新闻宣传和炒作；提高行业号召力，利于组织目标客户参展和目标买家参观；能代表行业的发展状况和趋势；能有效地形成项目的品牌效应，最终实现可持续发展战略；（三）寻求合作单位寻求的目标-媒体支持单位专业性、大众性、权威性等。 合作招展（组团）单位当地行业协会、主办单位的分支机构、行业权威机构、办展机构（公司），还有海外的代理机构（国际展）的建立。 目的是提高展览会的影响力，加快信息的有效快速传递；善用资源，优势互补，加快资源整合；最大限度挖掘新客户，壮大参展队伍；最大限度地降低招展成本。 二、实施阶段（一）广告攻势宣传的主要方式包括媒体广告和户外广告。 媒体广告围绕展览不同的卖点和亮点来进行宣传，按区域、分行业地设计制作不同的软广告和硬广告；除此之外，还可以通过新闻发布会、行业研讨会等形式制造新闻题材，或对牵头参展的行业代表（企业）进行新闻专访，从侧面传播展览会信息，来进行新闻炒作。 户外广告利用人流量较大的公共场所，如机场、车站、码头、商业街道和广场等地点，以海报、灯箱、广告牌、宣传布幅、彩旗等形式，进行广泛宣传。 其目的是营造展览会的声势，形成广告宣传攻势。 广告宣传的效果，是展览会成功与否的最关键因素，打造品牌的最有效方法。 （二）招展和组团工作如果说宣传广告是展览会的战略性武器，那么招展和组团工作就起到陆战队的作用-攻城略地。 主办单位与潜在客户和目标客户之间双向交流信息。 它的优势是信息可以渗透的很深入，能清楚地了解情况，掌握第一手资料。 招展和组团工作必须要坚持一个中心、两个基本点的原则。 一个中心是以优秀的专业服务得到应有的济经效益；两个基本点是一是着眼于买家（参观商），二是着眼于卖家（参展商）。 我们所有的工作都要围绕以上原则来开展1.寻求支持及协助单位-建立展览营销网络；2.组织实施的具体工作项目；（）认真做好项目预算。 （）收集可能参展的客户名录，建立信息库。 （）宣传资料的设计、制作，及发送调查表、征询表。 （）主办单位打印文件下发。 （）利用新闻发布会、酒会，介绍及配合市场的宣传文章（软广告）。 （）利用各种媒体做宣传广告（硬广告）。 （）电话联系或发送传真件，并通过因特网发布信息。 （）印刷宣传资料一般有a.招展邀请函、征询函、调查表等b.展商须知（或参展手册）c.招商邀请函d.门票e.会刊f.纸袋g.展览会进展报告、挖掘-潜在的参展企业、大的参展商。 （）对展商目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。 （）上门拜访一些主要的牵头参展企业。 （）联合可能合作的同行，采取让利的办法，合作招展。 （）展位的销售安排及布置。 （）收集尽范围可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。 （）与展览会有关的各项广告征集工作。 （）展览工程业务和展具租赁的预定工作。 （）展览现场的气氛营造（现场的布置、开幕式安排、开幕广告等）。 （）展览现场的优质服务（工程、广告、会务、清洁、保安、交通等协调工作）。 （）主办、协办单位及开幕嘉宾人员的会务及礼品安排。 （）展览会有关数据、信息的统计和收集。 （）着眼于第二届的预告宣传工作。 3.组织实施过程的阶段划分从展商的角度划分（）初步认识展览会阶段。 （）进一步了解展览会阶段。 （）被展览会吸引阶段。 （）拍板决定参展阶段。 （）展览实施阶段。 从主办单位工作划分（）信息发布阶段a.发送调查表；b.发送征询表；c.发送邀请函。 （）营造气氛阶段a.媒体广告、文章宣传；b.新闻发布会、酒会及研讨会；c.主办单位文件下发对口企业；d.电话、传真、网络广泛宣传；e.第二次发邀请函；f.合作单位发邀请函。 （）与展商直接联系阶段a.电话、传真、电子邮件；b.拜访重点客户；c.合作单位同时开始招展工作。 （）与展商洽谈阶段a.电话；b.约见；c.拜访；d.传真；e.发送筹备进度报告；f.发送门票。 （）展览服务阶段a.广告征集；b.工程预定展具工作；c.招商广告安排；d.招商邀请函；e.招商门票发放；f.现场营造气氛；g.发送各种类型的调查表；h.着眼于第二届的宣传；i.现场的专业服务。 三、展后阶段展后工作一般分三个阶段进行展后跟踪阶段、总结阶段和评估阶段。 （一）展后跟踪阶段；展后的跟踪服务主要是针对参展商和重要的参观商而进行的，其目的是加深目标客户的印象；树立展览会品牌形象；为下一届展览会作预告宣传。 1.感谢工作-对象是所有的参展企业、重要的参观商和支持单位、合作单位以及曾给予展览会大力支持的媒体。 对于重要的客户，我们可以采取登门致谢，甚至通过宴请方式表示谢意。 2.媒体跟踪报道-主要是对展览会进行一个回顾性的报道，将有关情况、有关的统计资料数据，提供给新闻界炒作，进一步扩大展览会的影响；展览会的各类统计数据包括展览环境如参观人数、专业含量、平均参观时间等；展览效果如展位布局、成交额、展商和观众的反馈意见等；3.发布下届展览信息;4.给展商发放展后意见调查表、征询表。 （二）总结阶段；一般展后总结分三部分1.从筹备到开展中的各项工作总结；2.效益分析和成本核算；3.项目市场调查-本展览会在市场同类项目中所占的市场分额、优劣势比较、竞争情况等。 （三）评估阶