客訪接待工作指引.doc

发行日期2003.9.15客访接待工作标准分类编号:3-867000-008修订日期版次:第1-0版共5页,第1页1.目的 为达到门禁管制,使客户参访接待工作井然有序,特制定此工作指引2.管理责任者: 管理部主管3.工作程序:3.1名词定义3.1.1重点访客:系指对本公司产品之买家由业务单位或以上层级人员陪同来访者称之.3.1.2一般访客:系指供货商或其它业务协力商之客人3.2重点访客的接待3.2.1.当有重点访客需对本公司参访时,由业务单位把及签点表传真至公司总台,由总台小姐送呈管理部主管,再由管理部办理接待工作.3.2.2由管理部视客人重要度,在客人来访二天前完成客人参访计划.并同时通知相关单位,以配合管理部做好迎接准备工作。3.2.3客人来访前一天由管理部依客户重要度对客人来访做好接待准备.同时做好预检,力求达到客户满意.3.2.4 重点访客接待预检区分三级:3.2.4.1第一级重点客户:由董事长、总经理陪同参访公司，管理部主管在访客抵达工厂前一天安排预检.然后,总经办再作第二次预检. 3.2.4.2第二级重点客户:由业务副总陪同参访公司,管理部主管在访客抵达工厂前一天安排预检.3.2.4.3第三级重点客户:由业务单位或业务员陪同参访公司,管理部主管在访客抵达工厂前一天安排预检.3.3.一般访客的接待3.3.1一般访客包括政府部门和特定人员,公司固定之供货商和协力商、一般洽谈业务的业务员和本公司关系企业之同仁.3.3.1.1.来访的政府部门官员和特定人员进入本公司时,先由前台电话通知被访人,同时发给来访者“贵宾证”,然后由保安进行登记,直接带至会客室。3.3.1.2 公司固定之供货商和协力商来访,由前台电话通知被访人,经同意后,由来访人到前台进行探访登记,并发给“贵宾证”.来访人在前台大厅稍等待,由受访单位派员领至被访人会客,会客完毕由受会单位派员领至送出工厂在门,保安员回收“探访条”和“贵宾证”.3.3.1.3一般洽谈业务人员来访时,由大门保安知会被访人,如被访人需接洽,由来访人员在门卫室登记后,在会客室会客,不得进入公司车间或办公室。核决审核拟制窗体编号:1-860000-003-09发行日期2003.9.15客访接待管理工作标准分类编号: 3-867000-008修订日期版次:第1-0版共5页,第2页3.4客户等级分类及接待标准3.4.1客户等级分类（依客户等级别给予不同档次）A级客户：国际大买家、知名销售商（首次接触或尚未建立长期合作关系）、国外政府或行业组织董事长或总经理陪同之客户B级客户：国际大买家、知名销售商、国外政府或行业组织(已对公司有所了解)由副总经理以上人员陪同之客户C级客户：大陆地区、国外购买力较小及潜在市场之客户由各业务部门主管陪同之客户。D级客户：各直营市场或各市场部分销商代理商由各区域经理陪同之客户。E级客户：各关系企业或业务单位之业务员，国内（含大陆台湾及香港）人员由业务员安排陪同F级客户：各关系企业、协力厂商、供货商、同业工厂、其它友好公司或机构依参访目的由各主要机能部门或管理部主管陪同G级客户：政府机构、ISO 由管理部、品保部指定人员陪同H级客人：洽淡业务者或临时到访人员，由各单位相关主管指派人员陪同3.4.2接待标准为各类客户提供之茶水、糕点、中餐、晚餐、住宿及交通接待，但各业务单位须参考客户重要度选择标准并通知总务，以便准备。3.4.2.1茶水糕点（依客户等级别给予不同档次）A级：可乐矿泉水速冲咖啡红茶奶茶时令水果水果派巧克力派糕点预算费用：40元/人/日B级：可乐矿泉水速冲咖啡红茶奶茶时令水果水果派巧克力派糕点预算费用：30元/人/日C-E级：可乐矿泉水预算费用：5元/人/日F级H级：自行安排3.4.2.2用餐（依客户等级别给予不同档次）A级：业务自行决定，并通知总务部门B级：业务自行决定，并通知总务部门C级、D级、E级：永昌酒店预算费用100元/人F-G级：被访单位自行安排预算费用50元/人 F级：各部门自行安排3.4.2.3住宿（依客户等级别给予不同档次）A级：业务自行决定，并通知总务部门B级：业务自行决定，并通知总务部门C级、D级：永昌酒店预算费用：280360元/人核决审核拟制窗体编号:1-860000-003-09发行日期2003.9.15客访接待管理工作标准分类编号: 3-867000-008修订日期版次:第1-0版共5页,第3页E级：被访单位自行安排F-H级：被访单位自行安排3.4.2.4交通安排A级：业务自行决定，通知总务部门B级：业务自行决定，通知总务部门C级：业务自行决定，通知总务部门D级：业务自行决定，通知总务部门E级：公司接送FH级：被访单位自行安排注：中餐非特别要求一律提供工作午餐，费用在30元/人以内，以上客户接待等级为正常条件下之接待标准，特殊情况下由管理部遵照上级要求灵活安排。3.5本工作标准若有与其它工作标准相抵触时,以此标准为准,如有未尽事宜另案补充。4. 使用窗体4.1签点表见窗体一4.2客户访问行程表 见窗体二核决审核拟制窗体编号:1-860000-003-09发行日期2003.9.15客访接待管理工作标准分类编号: 3-867000-008修订日期版次:第1-0版共5页,第4页窗体一：签点表签点物品提供备注是否食品及饮料类可乐纯净水咖啡点心红茶绿茶水果早餐午餐晚餐文具类铅笔铅笔刀便签纸白板笔白板电子类计算机投影机胶片投影机投影笔胶片电源插座空调电子白板麦克风音响环境洗手间卫生工业安全消防安全工厂5S环境其它类人名卡会议横幅核决：总务确认：申请人：表單編號: 3-867000-008-01核决审核拟制窗体编号:1-860000-003-09发行日期2003.9.15客访接待管理工作标准分类编号: 3-867000-008修订日期版次:第1-0版共5页,第5页窗体二：客户访问行程表客户公司名称：_ 来访日期：_年_月_日来访者姓名：_ 头衔 _ 头衔 _ 头衔邀请函： 需要 不需要来访客户之伴随人员(代理商或贸易商)：_来访地点：_准备样品： 不需要 需要，明细如附招待用餐？ 不需要 需要： 早餐 午餐 晚餐安排车辆接送？不需要 需要： 迎送时间及地点：迎：_时间_ 地点_ 送：_时间_ 地点_代客户预订旅馆？不需要