样板房管理作业指引.doc

鄂尔多斯市宇晨物业服务有限责任公司样板房管理作业指引编制日期审核日期批准日期流 程 要 素流程目标：流程时间要求流程监控点数目流程主要责任岗位流程涉及职位数目修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人1. 目的规范各项目销售展示用样板房从设计到销售的工作流程。2. 适用范围适用于深圳市XX房地产有限公司开发项目的样板房及其物资管理。3. 术语和定义4. 职责4.1 XX公司：4.1.1 负责设计及装饰工程施工监理；4.1.2 负责组织装饰设计交底；4.1.3 负责销售展示用装饰物资的采购和验收；4.1.4 负责样板房竣工移交工作。4.1.5 审核样板房物资处理申请4.2 销售经营部4.2.1 按销售要求确定样板房展示要求，包括所处区域、推出时间等。4.2.2 参与样板房竣工及销售前验收。4.2.3 负责根据样板房现状确认结果，办理销售事宜。4.2.4 确认对不再展示的样板房物资的处理方案。4.3 成本管理部4.3.1 负责完成装饰工程施工招标采购的成本测算；4.3.2 参与装饰工程招标采购的开标和评标；4.3.3 参与装饰工程议标合同条件约谈；4.3.4 参与装饰工程议标审批。4.4 项目经理部4.4.1 参与装饰工程施工的设计交底；4.4.2 按时提供施工场地。4.4.3 指派专业工程师负责防水、水电工程的施工和隐蔽验收。4.4.4 参与装饰工程竣工验收和销售前验收。4.5 客户服务中心4.5.1 参与装饰工程施工的设计交底。4.5.2 负责样板房竣工验收和销售前验收；对问题的整改情况进行监督和验证。4.5.3 组织编制并保存样板房现状说明书。4.5.4 负责样板房移交后的保修、维修及保修款的支付。4.6 物业公司4.6.1 参与样板房的竣工验收和销售前验收。4.6.2 样板房物资入库登记，以及移交后的日常保管、维护、安全等。4.6.3 根据样板房现状说明书，进行销售前物资清点确认，提供物资价格清单。4.6.4 样板房销售后物资搬移、清洁卫生。4.6.5 对入库的样板房物资提出处理建议，并按审核结果安排处理。4.7 财务管理部4.7.1 负责样板房装修及物资出售折价的审核确认。4.7.2 参与样板房销售前验收。4.7.3 样板房物资清理估价审批。4.8 设计分管领导审定计划外样板间装饰协办单的合作方选择方式。4.9 公司总经理审批样板房装修及物资出售价格。5. 工作程序5.1 样板房装饰工程管理：5.1.1 样板房展示计划管理：a) 销售经营部至少需于项目首次开盘前6个月与项目设计责任人、装饰设计师、项目经理部确定销售展示计划，并纳入项目开发三级计划。b) 样板房装饰工作确认通过协办单形式确定：n 协办单最少需于提供使用日期前4个月发出。n 由销售经营部与XX公司装饰设计师、建筑项目负责人根据销售策略、现场情况推盘原则和户型特点提出装修要求，内容包括但不限于：所需样板房的户型、数量、位置、需求时间和样板房的装修风格。n 经确认的内容形成协办单，主送XX装饰部，抄送财务管理部、成本管理部、项目经理部、客户服务中心、总经理办公室运营管理组，收件人为部门负责人及各部门项目责任人。n 由销售经营部与XX公司对样板房方案进行沟通，XX公司需针对方案提出预算，范围包括但不限于：设计、材料采购、施工、家具、家电、装饰品。方案及预算由销售经营部负责人、XX公司总经理审批确认。n 如遇特殊情况增加或变更样板房，则协办单发出时间不受其限制，但需得到分管设计的副总经理批准并明确样板房设计、施工单位确定方式。n 协办单从发出之日起生效，XX公司是主要执行部门，销售经营部和总经理办公室负责监控执行情况。5.1.2 样板房装饰工程设计管理：a) 自协办单经确认当天开始计算，至协办单要求装饰工程完成的日期为止，如时间不小于4个月的，属计划内任务，否则，属计划外任务，其设计工作流程按装饰工程设计阶段作业指引执行。b) 样板房的设计在满足展示效果的同时，必须保证其实用性。5.1.3 样板房装饰工程施工管理：a) 样板房装饰工程施工管理按装饰工程施工阶段作业指引中的要求执行。b) 项目经理部负责按时提供样板房施工场地，并防水、水电工程的施工和隐蔽验收。c) 客户服务中心在施工期内不定期抽查施工质量，以确保达到实用性要求。5.1.4 样板房展示物资采购及验收入库管理：用于销售展示的装饰部品的采购和验收程序按营销物资管理作业指引执行。5.2 样板房竣工验收5.2.1 竣工验收：指样板房装饰工程完成后为移交展示而进行的验收。a) XX公司负责召集、项目经理部、客户服务中心、物业公司、销售经营部进行验收，客户服务中心负责主导验收工作，验收结论填写在样板房现状说明书之表一：装饰工程竣工验收表中，并由参加人员汇签。b) 对于施工验收结论为“不合格，需返工”及“合格，需改进”的装饰工程，待施工单位返工或改进结束后，由客户服务中心现场验证，直至装饰工程施工验收合格为止，并由客户服务中心、XX公司、销售经营部共同在样板房现状说明书之表一核验意见栏中签署，复印件作为结算资料中竣工验收资料一并移交成本管理部审核。5.2.2 交付使用a) 核验完毕后，由XX公司装饰设计师填写样板房现状说明书之表二：装饰工程交付使用明细表，同时向客户服务中心移交水电竣工图、平面布置图、交楼标准说明，向物业公司移交电器产品保修卡、电器发票复印件。并由交接双方签字确认。b) 装饰工程交付使用明细表原件由客户服务中心存档，物业公司、XX公司可复印备案。5.2.3 样板房装修费用结算及付款管理：a) 竣工整改完毕后两周内，由XX提交结算资料（按工程结算工作交接单的要求备齐所有资料），成本管理部需在一周内完成结算工作。b) 财务管理部在结算资料齐全的情况下可办理工程款支付。c) 装修工程结算完成后，由XX公司编制样板房现状说明书之表五 ：样板房装修费用清单作为装修售价确定的基础交财务管理部备案、客户服务中心存档。5.3 销售经营部负责完成样板房装展示提示，包括但不限于：与交楼标准差异性提示、户型提示、家具及贵重物资保护提示、危险性提示。5.4 样板房销售展示期管理：5.4.1 装修完毕的样板房地面养护方式由XX公司、项目销售组及物业公司根据样板房实际共同确定。5.4.2 样板房进入销售展示期（含关闭之后），样板房的日常维护和保洁工作由物业公司负责，样板房的开放和关闭时间由项目销售组统筹安排。5.4.3 展示期物资及家具管理：a) 物业公司在展示物资入库后，负责编制物资清单，并抄送一份由销售现场销控备案。b) 展示物资的日常管理按公司资产管理要求执行，统一登记在资产管理系统中，入、出库均有明确记录。c) 展示物资如有损坏，根据损坏原因由销售现场负责人决定赔付办法，按物资清单列明单价范围确定赔付费用，原则为现金，还入当期营销费用。 物资价值授权范围2000元销售现场负责人2000元以上项目销售组负责人d) 赔付完成后，该物资应及时注销并于物资损坏/遗失申报表注明处理意见，由有权人签字确认。5.5 样板房销售管理5.5.1 样板房原则上展示一个月后即可推出销售。5.5.2 样板房销售前验收：指为了确认样板房现状，以作为销售折价及交楼维修依据的对样板房的再次验收工作。a) 确定推出销售的样板房，由项目销售组知会客户服务中心，统一组织XX公司、销售经营部、财务管理部、物业公司现场进行现场验收。b) 验收情况补充填写在样板房现状说明书之表一：装饰工程竣工验收表中销售前验收栏，由客户服务中心确认维修范围、深度、保修事宜及完成时间，提供销售经营部作为制作样板房销售协议的附件的参考资料。c) 物业公司负责根据样板房现状说明书之表三：样板房销售前物资现状清单，列明物资现状，由各部门现场确认销售物资，原件由客户服务中心存档，物业公司保存复印件。d) 物业公司根据确认情况编制样板房现状说明书之表四：样板房物资销售确认单，由客户服务中心存档，并提供给销售经营部，用于编写样板房销售协议附件。5.5.3 拟销售样板房的封闭：a) 经检查确认现状的样板房如仍需要展示，由物业公司进行严格的现场管理，避免装修及设施受到破坏。b) 经验收确认与样板房一同出售的物资，停止调拨，如客户对物资需求有变，销售经营部需及时以书面形式知会物业公司、客户服务中心，以保证样板房现状说明书之表四：样板房物资销售确认单的一致性。c) 已出售的样板房，由项目销售组决定停止对外展示的时间。d) 样板房交付前样板房日常维护工作由物业公司负责，已关闭但暂未移交给业主的样板房物业公司至少应每周开门窗通风一次，防止屋内装修部分因受潮而变形。e) 样板房如需维修，返修期间的物资保管由项目返修组负责。5.5.4 样板房销售定价管理，售价组成包括：a) 房价：按项目价格表执行，由销控在销售系统中标明样板房性质。b) 装修结算费用：以成本管理部最终审核确认的结算价为准，如销售经营部需要提前使用结算信息，需提前两周知会责任设计师及成本核算人员，以便及时提供结算价格。c) 装修及展示物品折价：n 装修及展示物资、家具等折价：以XX公司样板房装修费用清单、物业公司提供的样板房物资销售确认单为基础，由销售经营部根据样板房的损旧状况及销售要求，提出样板房装修折价方案，经财务管理部审核，报总经理审批后执行。n 销售后的装修及物资折价款部份按实入项目营销费用。5.5.5 样板房销售协议的签订：a) 装修及物资折价的具体付款时间按认购书规定时间执行。b) 装修及物资折价可选择并入或不并入房款：n 并入房款的：协议中注明因房款增加而发生的所有费用由客户承担，认购时需签订一式三份的样板房销售补充协议（装修款并入房款）；n 不并入房款的：装修及物资折价须在销售软件系统中另行标注，认购时签订一式三份的样板间销售补充协议（装修款不并入房款）。c) 样板房的交楼时间一般为具备样板房交付条件，由销售经营部与客户协商确定。物资房地产买卖合同中约定交付时间要与买卖合同及补充协议时间相符。d) 经客户确认的样板房物资清单，需在协议承诺客户的交房时间的至少三天前抄送物业公司，作为样板房内物资的清点及搬迁凭证，同时物业公司向销售经营部移交已售出的电器之说明书、保修卡、遥控器及发票复印件，一同交付客户。5.6 样板房现状说明书（包括表一至表五）齐备后，统一由客户服务中心存档，并于项目客户档案整体移交时统一移交总经理办公室保存。5.7 样板房物资经销售经营部及XX公司确认不再展示或出售后，由物业公司列制物资清单及估价，报XX公司及财务管理部审核后安排处理。具体操作按营销物资管理作业指引执行。5.8 客户服务中心负责履行样板房装修工程保修期内的维修职责，并负责保修款的支付，具体操作按工程维修作业指引执行。6. 支持性文件6.1 装饰设计阶段作业指引6.2 装饰施工阶段作业指引6.3 工程维修作业指引7. 相关记录7.1 样板房现状说明书（表一：样板