收银系统深圳奥凯慧商V13解决方案.doc

. 慧商V13商业管理信息系统 解决方案书 深圳市奥凯软件有限公司SHENZHEN AOKAI SOFTWARE CO.,LTD20151.前言- 4 -2.奥凯公司介绍- 5 -2.1奥凯公司简介- 5 -2.2奥凯快速成长- 5 -3、项目背景- 6 -4、奥凯信息化理念- 6 -4.1概论- 6 -4.2连锁经营本质特征- 7 -4.3中小零售企业现状- 7 -4.4管理与信息系统的关系- 7 -5连锁商业理念- 8 -5.1 系统设计- 8 -5.2 商业模式- 9 -5.2.1商品编码体系和商品资料- 9 -5.2.2经营方式- 9 -5.2.3 系统三流关系图- 10 -物流、资金流、信息流关系- 10 -6、奥凯慧商全面解决方案- 11 -6.1系统功能模块结构- 11 -6.2基础设置- 11 -6.2.1自动编码- 11 -6.2.2商品资料- 12 -6.2.3其他基础功能- 13 -6.3采购管理- 14 -6.3.1商品采购流程- 15 -6.3.2采购设置- 17 -6.3.3如何补货- 18 -6.3.4日配商品采购管理- 19 -6.3.5采购过程管理- 19 -6.4零售管理- 20 -6.4.1 销售流程- 20 -6.4.2 后台零售管理- 21 -6.5批发管理- 22 -6.5.1批发流程- 23 -6.5.2批发客户管理- 23 -6.5.3批发单据类- 24 -6.6VIP管理- 24 -6.6.1会员流程- 25 -6.6.2会员初始化- 26 -6.6.3会员业务- 26 -6.6.4会员报表查询- 27 -6.7生鲜管理- 27 -6.7.1生鲜管理流程- 28 -6.7.2生鲜经营- 28 -6.8仓库管理- 29 -6.8.1 盘点流程- 30 -6.8.2仓库其他操作- 32 -6.8.3仓库报表查询- 32 -6.9促销管理- 32 -6.9.1慧商促销方式- 33 -6.9.2促销查询单据- 33 -6.10结算管理- 34 -6.10.1结算流程- 34 -6.10.2结算模块- 35 -6.10.3结算其他功能- 36 -6.10.4 结算查询- 36 -6.11短信管理- 36 -6.12连锁配送- 37 -6.12.1商品物流属性- 38 -6.12.2配送流程- 39 -6.12.3配送报表- 41 -6.13决策支持- 41 -6.13.1慧商独有报表- 41 -6.13.2零售常用重要报表- 43 -6.14系统管理- 44 -7、系统整体架构- 45 -8、实施培训- 46 -9、售后服务错误！未定义书签。9.1保用服务与保用期错误！未定义书签。9.1.1服务经理全程追踪错误！未定义书签。9.1.2热线电话咨询错误！未定义书签。9.1.3电子邮件服务错误！未定义书签。9.1.4现场培训和专业培训错误！未定义书签。9.1.5特殊要求的签约服务错误！未定义书签。9.1.6紧急上门服务错误！未定义书签。9.2问题严重程度定义错误！未定义书签。9.2.1程度级1系统不能运行错误！未定义书签。9.2.2程度级2系统性能降低，功能部件缺陷错误！未定义书签。9.2.3程度级3功能受限错误！未定义书签。9.2.4程度级4微小缺陷错误！未定义书签。9.3奥凯技术响应时间错误！未定义书签。9.4其它服务内容错误！未定义书签。9.4.1系统功能变更定制开发错误！未定义书签。1.前言从1859年，连锁业在美国出现以来的150年，目前连锁经营业态在各国都逐渐演变成商业主流。中国现代零售业的开始是从80年代由美国引进以来，从简单的模仿到形成独具中国特色的模式经历了很长的一段时间。目前摩尔、购物中心、综合超市、专卖店、便利店、折扣店等各种业态，几乎都已经在国内形成一定的规模。连锁超市作为主力业态，占据着现代零售业的主流，但是竞争也越来越惨烈。特别是2008年美国次贷经济危机引发的全球性经济危机加剧了这种态势。祸兮福之所倚，福兮祸之所伏！很多有远见的零售业领导在这次危机中看到了机会。通过管理思维创新，收购兼并，企业联盟，业态的重新设计，区域性规模扩张等来实现等手段，实现企业二次创业！中国零售业经历过这次危机的考验，必将迎来一个崭新的未来！作为现代零售业与传统零售业两者之间最大差别之一的就是现代IT技术的应用。零售业管理信息系统（POS-ERP）的大规模、多层次在不同零售企业的应用，带动了企业管理的精细化，从而使得企业决策层可以更加高效、迅速的执行企业的经营战略。零售业的资金流、物流、信息流不再是孤立地运作，而是实现了三位一体。言及零售业POS-ERP，大家都会提到沃尔玛的信息化的成功！那么到底沃尔玛的成功是因为系统的成功吗？她的核心到底是什么？难道沃尔玛的管理系统就足以保证另外的零售企业也会成功吗？企业的信息化建设到底该怎么走，才是真正的信息化？我们不是为了信息化而信息化，信息化的终极目的是为了企业获取更大的商业利润，从而企业可以获得更大的发展空间！深圳奥凯软件公司团队经过10多年零售业信息化的洗礼，针对中小型零售企业（年销售额在01.5亿元）提出了自己独特的市场理解、信息化理解。所以奥凯软件公司向贵公司提交的解决方案将充分把我们的所思所得融入在我们的系统设计中，并且将努力帮助贵公司实现自己的战略构想。奥凯公司相信奥凯POS-ERP系统将为贵公司实现真正的企业信息化，使得贵公司在企业管理水平上得到提高。当然如果贵公司在管理、技术等方面有自己独到的见解，大家将进行更加深入的沟通与交流。从而让我们的解决方案更加完整和有效。本建议书仅仅是我司对于贵司整个业务流程、管理模式等方面的建议，提供给贵司决策层作为参考。由于在本解决方案书中会涉及双方的商业机密。请视为机密材料，请勿外传。对贵司的合作我们将非常感谢！2.奥凯公司介绍2.1奥凯公司简介 1、公司是由海外留学人员、流通业精英、商业IT顾问共同创立的具有全球视野的高科技企业，特别是核心技术团队都具有零售行业10多年的开发经验。 2、公司专注于流通领域（零售、餐饮娱乐）的POS-ERP软件的研发。零售流通业系列商业管理软件，主要为中小型连锁超市、连锁便利店、连锁专卖店、百货、服装、医药行业提供专业的信息化产品及完整的综合解决方案。餐饮娱乐业商业管理软件，面向酒楼、中西餐厅、连锁快餐、美食广场、茶楼酒吧等业态，提供简便易用的软件产品与多方位的解决方案 3、公司定位纯软件公司。 4、公司总部深圳，在全国各大省份及大中城市设有销售机构和服务中心。 5、经营宗旨：为客户提供真正适用的解决方案！ 6、愿景：成为中国流通领域中小型企业的首选品牌！2.2奥凯快速成长 奥凯公司经过两年的产品、市场、人员准备，在2009年正式对外进行市场运作。经过短短的时间，迅速在全国各地建立起合作伙伴生态圈，目前除了西藏、宁夏等地其他地方都有完整的渠道覆盖。同时在全国各地也迅速的有了一定数量的最终客户，有些客户是从我们主要竞争对手的主流系统切换过来的。 奥凯软件坚持“诚信为本、服务创新、客户导向、全局高效”的核心价值观，不断开拓创新，与客户一起应对市场的挑战和机遇，这是我们的责任。我们将努力打造国内中小型流通企业的优质品牌，让客户轻松享受商业科技带来的便利。 “客户的成功是我们前进的动力”，奥凯软件将为此投入更多的资源，对整个流通业进行深入的研究，从而使得我们的产品帮助客户更快、更好得取得成功！2.3奥凯优势 1、我们有丰富的行业经验：奥凯核心团队在零售信息化都有10年以上的经验，特别是技术核心团队，是中国最早一批从事POS-ERP信息化的人员之一，对整个零售业信息系统的整体趋势有非常深刻的认识，和实际的项目产品开发经验、项目实施经验、产品架构设计经验。 2、产品成熟、稳定：产品在2年筹备期间，经历过严格的测试和品质检验，确保了在交付给最终客户使用之前，客户今后实际遇到的情况都做了模拟测试。高标准的要求使得产品质量有了良好的保证，为今后用户的投资回报提供了可靠的保证。我们的产品品质一流的，价格是适中！是我们追求的目标。 3、完整的产品线：根据我们的规划我们的产品会逐渐覆盖整个流通领域，因为奥凯认为今后除了大型公司的继续兼并、重组。中小型企业发展的路子会走行业细化，专业超市的路子做发展。所以我们的产品要涵盖各种业态超市、便利店、专卖店、连锁餐饮、连锁娱乐业等。使用户有更加广阔的选择空间。 4、优质的服务： 奥凯软件从成立之初就构建出完整的售后服务体系。跟我们的合作伙伴和最终客户，可以提供124全天候、高质量的服务中心。积极地与奥凯的合作伙伴联系，了解使用情况、及时反馈用户信息、帮助用户解决各种问题。 5、雄厚的资金实力： 奥凯有强大的经济实力，从而可以保证公司的可持续发展。这样合作伙伴、最终客户都可以随着奥凯的发展而发展、奥凯也可以与客户一起成长。 6、广泛的合作伙伴： 奥凯从创建初始，就有明确的企业定位，从而可以保证不会由于公司发展方向、策略经常变换。使得零售业其他厂商与奥凯合作心存顾虑！这样也可以奥凯的合作伙伴提供更多可以供选择的软件外其他资源。从而可以帮助合作伙伴成长为区域性有影响力的零售业解决方案服务商。3、项目背景客户基本情况介绍和需求分析4、奥凯信息化理念 4.1概论POS-ERP应用的必要性经过20年左右的实际应用，已经得到了各个零售企业的认同。但是应用ERP系统以后，如何把系统的效能发挥到最佳？目前在零售业中还存在不同的意见。奥凯公司认为在管理信息系统的应用中，我们大家存在一个“错位”！不能够是为了信息化而信息化，要回归到信息化的本质中来。特别对于中小型连锁企业来说，更应该走出飘渺的幻想，一步一个脚印的来构建符合企业自身的管理信息系统。对于整个管理系统软件来说，我们认为“功能是简单的，人性是复杂的”，中小企业在这个阶段最缺乏的是“具有一定专业技能人”，这个时候的企业大多是家族企业管理模式，或者是集团多元化的分支机构。奥凯软件致力于零售业信息化的研发与推广工作，致力于把世界上最先进的企业经营理念进行吸收，然后结合公司产品定位进行创新，并且结合我国的具体国情，以及中国中小连锁企业具体操作模式。最终把实用的管理理念和实践纳入到我司的管理系统中，使得我们的系统具有独特的管理风格，并且在国内同行中保持领先地位。奥凯软件打破管理软件业传统率先提出“给客户提供真正适用的解决方案”，而不是“包治百病”的系统开发商。管理系统最终能否发挥最大的效用，需要我们和最终客户形成很好的交流和配合。4.2连锁经营本质特征 在专业化分工的基础上，实现流通的系统化和规模化，达到规模经济效益与灵活方便的统一。其实体店铺表现形式有：直营连锁、加盟连锁和自由连锁三种类型；其经营本质特征主要体现在如下：1、经营上的分工：总部经营管理、门店主要销售2、管理上的3S原则：专业化、简单化、标准化3、集中配送原则：只有集中配送才能降低成本，提高效率，取得规模效益4、信息上的网络化原则：信息是连锁经营的神经，连锁商业的信息要求全面网络化。4.3中小零售企业现状1、经营理念相对落后，管理水平需要提高2、企业经营无自身特色，无核心竞争力3、企业规模不大，标准化程度较低4、面临着中外大型连锁巨头的挤压5、自有资金有限，融资难6、缺乏接受过专业培训的零售业人才7、信息化程度不高4.4管理与信息系统的关系 在零售企业中，管理与信息系统是一个大的系统工程。他们不是各自孤立的两套系统，是一体的。我们在看到沃尔玛这样的国际巨头应用系统获得成功的同时，要从本质上来认识系统给予沃尔玛的到底是什么？及时的信息？准确的信息？简化的流程？固化的流程？人员的精简？.沃尔玛最核心的其实就是“成本理念”！“天天低价”这个售价低，并不是我们学习的真正目的。因为这个最终就是价格大战而已。沃尔玛如何让成本更低的才是我们需要花心思来琢磨的事情。 信息化！是唯一的答案，但是中小企业根本就没有沃尔玛那么强大的人力、物力、财力来运营那么庞大的系统！如何进行信息化？我们认为“POS-ERP系统应用不能太超前，也不能太滞后。当企业自身管理、人员结构没有达到一定的水平，信息系统中太多先进的管理理念，不但对管理没有帮助，有时候反而会成为管理的桎梏，对企业有害的。奥凯软件希望在中小型连锁企业里面，信息管理系统是一个“精巧的管理工具”，是企业实现质的转变的最佳工具。5连锁商业理念5.1 系统设计1、以单品管理为核心。2、以进价核算为基础，用移动平均法进行成本核算。3、商品核算方式：数量进价核算、金额进价核算。4、商品包括：按数量销售、按金额销售（称重）、制单组合（组合商品）、制单拆分（分割商品）、加工商品、赠品、促销打折商品。5、经营方式：购销、代销、联营、租赁、扣率代销、自产。6、销售方式：按数量销售、按金额销售（称重）、按个数销售。7、管理方式：采用超市连锁方式，总部分公司门店模式，电脑统一管理下面的直营店和加盟店。 8、实现中央采购制，胖总部瘦门店的模式；实现“五统一”，即“即统一采购、统一配送、统一价格、统一核算、统一管理”的原则；实现“两独立”，即“价格独立、促销独立”9、自动补货功能：系统提供按库存量指标自动补货、按安全库存自动补货、按销量自动补货、按要货申请单补货、手工补货等多种手段10、盘点：系统支持按单品、类别、全场盘点。支持前台POS盘点，省时省力。11、强大的会员功能：支持积分卡、储值卡、打折卡、会员卡四卡合一。礼品管理、积分管理、充值管理。5.2 商业模式 5.2.1商品编码体系和商品资料 一品一码：连锁经营的商品进行单品管理的，整个企业只发一个“识别码”。一品一类：连锁企业内经营的商品进行单品管理的，必须定位到具体类别。 一品一税 ：一个商品只有一个税率。 一品一牌 ：一个商品最多只能定位到一个品牌上。 一品多价 ：一个商品在不同门店允许不同售价、批发价、促销价。一品多柜 ：一个商品可以在多个柜组进行销售，但在超市只能指定一个 柜组销售。 一品多供应商多经营方式：一个商品可以是购销/代销，不可以有联营方式；一个商品可以是联营，不可以是购销/代销；一个商品多供应商 一品多仓库多库位- 一个商品可在多个仓库存放。供应商购销代销租赁联营扣率代销自产5.2.2经营方式 5.2.3 系统三流关系图物流、资金流、信息流关系物流：实物流通的简称，是流通过程的物质基础，物流引导并决定着其它流的方向。资金流：付款方式和支付工具。资金流制约着物流的流量。信息流：穿梭于其他流之间，贯穿于物流过程的始终。表现为各种基本信息，单据资料等6、奥凯慧商全面解决方案6.1系统功能模块结构奥凯慧商基础设置采购管理零售管理批发管理VIP管理生鲜管理仓库管理促销管理结算管理连锁配送决策支持系统管理POS前台6.2基础设置 在应用奥凯管理系统之前，我们需要对企业的各种基础信息进行编码化，没有一个好的基础信息的编码，对企业管理的标准化、规划化、制度化提升起的作用有限。信息编码是企业信息化建设中的基础工作，信息编码的一致性、完整性、易用性将直接影响管理系统的信息交互与数据共享能力。对于零售企业来说最核心的编码包括：供应商编码、商品品类编码、商品编码、条码编码、客户编码、门店编码等。要做好企业的编码体系，需要我们在体系管理、编码定义、编码实现这三个方面做细致的工作。其中，编码管理组织为编码规则的集中制定与执行提供管理基础保障，编码规则制定又为编码实现提供规则指导与技术参考。因此，要做好统一编码体系就必须做到“做牢管理基础、做细编码规则、做全信息编码”。 6.2.1自动编码系统提供了供应商编码、客户编码、自编码、条码、称重商品的自动编码。使用这些自动功能，可以加快系统的初始化速度，而且这个资料都有规律可循。对于编码可以依照如下原则：1、 商品编码规则尽量可以反映类别：这样企业的采购、卖场补货人员等一看商品编码，就知道是那个类别的商品，可以使业务工作更加快速。也便于今后企业有专人做品类时更加方便。2、 编码长度适中：编码长度要按照人的记忆习惯，不要太长。因为根据数学排列来看6位数的全排列，已经是百万级别的商品量了。而一般超市单品数量也就在万级是足够了的。3、 避免使用难以区别和交流的符号：比如字母l 和数字1，字母o和数字0等等。4、 避免使用具有特别意义的编码5、 不要把可能经常变动的信息用于编码：一旦有业务产生，更改编码会对有些数据产生影响。6.2.2商品资料 商品资料里面主要包括商品的基本属性、价格属性、其他属性。 基本属性：商品的条码、自编码（店内码）、名称、单位、规格、类别 价格属性：对商品的进价、零售价、会员价、批发价、配送价、最低售价、联营扣率进行设置；对商品的进项税、销项税、采购周期、损耗率、是否积分、积分值、提成比率进行设置；特别的支持多达4种批发价，方便对于不同级别批发客户进行多价格体系管理。 其他属性：对商品规格、商品类型（普通商品、捆绑商品、制单拆分、制单组合、自动转货、自动加工）、管理库存、商品状态（正常、淘汰、停购销售、停购停售）、品牌、采购范围（总部购配、门店采购、总订店收、自产、不限）、计价方式（普通、称重、计数）、门店变价、前台议价、前台打折、附加条码（支持一品多条码）、其他供应商 （支持一品多商）。 方便的录入设计：系统可以在录入界面直接进入增加类别、供应商界面，避免由于工作人员的疏忽，需要不停切换界面的繁琐。6.2.3其他基础功能 1、商品综合查询：提供商品流转、调价历史、商品修改记录、一品多码、商品信息、电子秤商品等商品整个进、销、存、调等各种信息，便于对商品整个流转周期进行全程管理。 2、货架货位：定义店内货架位 3、供应商资料：为供应商编码、录入以及维护与之相关的基本信息，如联系人和税号等 4、组合商品：用于维护加工、分割商品的组成成分5、淘汰商品：根据经营的实际情况，采购人员可以对商品进行淘汰处理，在必要时可以恢复 6、调价：系统以单据的方式处理调价，规范了操作，可以跟踪以往的调价记录，可以实现提前调价和延期生效。同时考虑到业务操作上的灵活性，也允许直接在商品档案中调整价格 7、新品审核：总部具有的功能门店通过录入商品信息，上传总部批准生效 8、分店仓库：系统支持连锁及一店多仓库 9、商品陈列与存量指标：货架位上商品的陈列与存量，后面便于自动生成补货单 10、基础代码：包括厂商类型、品牌、调整库存原因等基础信息 11、编码修改：修改商品货号、供应商编号 12、助记码更新：可以全部重新生成助记码，或者助记码为空的才生成 13、批量调价：允许批量生产会员价和最低限价。便于快速启用会员功能 14、导出盘点商品：导出全部商品、库存商品、类别商品便于盘点使用 15、条码价签：跟商品设计条码价签，打印，支持导入特价单、调价单、入库单、调拨单 16、商品综合查询：商品流转全流程跟踪、调价历史、商品修改记录、一品多码、商品信息、电子秤商品 17、商品异常查询：商品档案异常、异常成本、异常毛利、负库存商品、淘汰商品、商品状态异常 18、调价到期提醒：进价、售价、会员价等价格信息生效日期跟踪 19、调价历史查询：对商品整个调价历史跟踪 20、组合商品查询：可以跟踪组合商品里面成分商品定义与否进行检索6.3采购管理如果说零售企业的选址是整个商业经营关键的第一步。采购就可以说是商业企业经营的“发动机”，一个零售企业仅仅是有好的地址，是远远不够的，顾客进入门店消费的“内驱力”是因为在此购物，可以解决客户的所有购物需求。任何采购总的原则是“在适当时机、适当价格、适当渠道引进有流行趋势的商品进入卖场”。零售企业的采购员，引进商品以后还要对商品在卖场的陈列负责、以及品质好坏负责，因为这些将影响顾客健康和超市形象。6.3.1商品采购流程流程说明（标准流程）采购部1. 采购部采购员跟供应商就商品引进的事情谈判具体单品、价格、结算方式等达成初步意向。2. 供应商根据企业商品要求，提供相应的公司营业执照、生产许可证等相关文件。3. 采购员初审没有问题后，提交采购经理复审，符合公司商品引进条件的，确认正式引进。4. 采购员录入供应商基本资料、商品资料进入系统，制作采购订单给供应商。供应商1. 供应商凭“采购订单”送货，送货品种、数量不得超出订单范围。否则收货方有权拒收。2. 收货方验收货品后，交“入库单”一联予供应商。对于购销业务，供应商将以此作为结算凭证；对于代销业务，仅作对帐使用。配送中心/门店1. 供应商送货到仓后，配送中心/门店凭订单收货，制“入库单”。打印“入库单”一式三联。其中一联留底；一联定期送交总部财务；一联交供应商作结款凭证。2. 对因缺货未能配送到门店的商品，可用新到货品在下次配送时补送。财务部1. 定期接收来自配送中心的“收货入库单”和“退货单”。2. 在约定的结算日，财务部与供应商，参考电脑系统数据，就本周期内的“收货入库单”和“退货单”等对帐结款。信息部1. 为保障单据能够正确及时地在各个分部与总部间流转，信息部应制订相应的数据处理与传输制度，约定数据传输与处理的时间，严格遵守，并纳入考核机制。异常处理1. 数量价格录入错误。此类错误将导致帐款和商品采购成本计算的误差。制单时发现此类错误可即时修改；如果单据已被审核，结算对帐时才发现，应先作退货单将该笔错误入库单冲抵，之后再按正确的数量价格入库。两张新单的付款日期如设为与原单同一帐期，财务上容易管理。2. 条码错误。供应商送到商品的条码可能与订单中的商品编码不一致。对该种情况，收货组应通报采购部处理。3. 订单过期。供应商送货时所持订单过期，收货组应按公司规定拒收或通知采购部临时补发订单作为收货凭证，原订单不得用于收货。4. 超量送货。对于供应商送货量多于订单数量的情况，根据公司政策，由采购、营运和收货协作控制，决定是否收货，如收货则采用无订单进货或是补订单方式。6.3.2采购设置 上述采购引进流程为零售企业的标准流程，公司管理已经走向比较正规的管理，在中小企业管理没有制度化，流程化的时候，需要系统可以提供比较灵活的设置满足企业不同阶段的管理要求，为此采购管理模块里面通过采购设置完成这一功能。1、补货单只允许入库一次：系统默认一张订单可以多次入库，2、必须按补货单采购和销售：管理严谨以后，可以避免没有订单供应商随便送货，到门店再新增采购单，从而使得采购无计划的弊病。3、必须按单退货：退货必须根据采购单据才能退货，避免一品多供应商时候，无业务发生的商品也退给供应商的问题。4、进价高于加权平均价时提示：系统成本按照加权平均法计算方式，这样可以提示业务人员尽快处理。5、入库数量加现库存量超过库存上限时提示：零售企业商品周转速度很慢，造成库存资金过大，影响企业资金周转，而且库存不合理影响仓库管理。带来低效的仓库利用率。6、进价档案进价或成本价时显示红色：零售企业商品繁多，光凭记忆不可能对商品的各种价格信息人工记忆。以及采购环节的漏洞怎么来堵，需要企业各个环节进行协同，在收货入库阶段，企业理货组人员在入库验收阶段，可以根据系统提示，然后跟采购部沟通供应商价格变动情况。7、商品资料中保质期大于0时，采购入库必须录入生成日期：商业企业中有一部分商品是高值商品，但是又属于有保质期限的，对于这一部分商品可以重点监控。8、商品收货时剩余保质期小于总保质期的2/3时，禁止审核入库：对于食品类商品，由于食品安全的问题，需要零售企业在入库验收的时候就严格把控。6.3.3如何补货补货管理是连锁超市管理的一项基础性工作，超市的运营建立在恰当的补货基础上，补货的好坏直接关系到销售的好坏、营销的成败和顾客的满意与否，进而关系到企业的形象、生存与发展。补货又是一项比较复杂的技术性工作，与其他行业不一样，连锁超市的商品具有品类多、SKU规模大、供应商多、季节性强、有地区差异等特点，连锁超市的补货既要对付商品的复杂性，又要对付市场的复杂性，既要在历史数据、运作经验上进行合理回归，又要针对市场环境、消费者行为的变化进行前瞻性的调整。商业企业销售商品过程中，会由于补货的不及时、补货的不合理给企业带来各种损失：1、缺货损失：畅销高毛利的商品由于不及时补货，会影响企业的整体营收。2、库存资金积压：如果补货过多，且是不能退货的商品，那么会给企业带来现金流带来灾难性的影响3、影响仓库货位管理：某些单品过多补货，会严重影响货品的存放。挤占其他商品的货位，并打乱仓库货架货位的分布。如何合理的进行补货是卖场理货员、卖场各品类主管、店长、采购部都需要认真考虑的事情。奥凯慧商据此提供多样的补货方式，满足不同企业的需要。系统另外还提供专门的补货分析表，可以剔除促销期间的非正常销量影响，以及毛利过低带来的批发团购等的影响。6.3.4日配商品采购管理 在超市经营中，熟食日配的经营管理极其重要，它关系着顾客的一日三餐，成为顾客关注的热点商品，同时它是超市经营的人气商品，形象工程，带动整个超市其他商品的销售。日配商品的特点是：保质期短、顾客购买频率非常高、对商品质量要求高。所以超市在日配商品的经营中要严把商品质量关，每天详细记录各种品牌商品进货数量、销售数量、剩余数量，然后根据具体销售情况，再确定次日进货数量，尽量减少剩余数量，这样就能保证每天的商品都是新鲜的，满足顾客的消费需求。奥凯慧商管理系统针对日配商品提供永续订单来解决门店经营需要。6.3.5采购过程管理超市业务中有采购订货流程、日配商品订货管理、补货管理等重要环节的管理，不代表会提升整个产品部门的工作质量，还需要在采购的其他环节做好整体衔接工作，才能带来采购部门整体的提升。为此奥凯慧商提供以下辅助功能：1、订单状态监控：提供订单状态、订单到货率、到期订单、订单终止功能；可以全程监控采购订单的有效性，供应商根据订单实际送货数量。从而可以让卖场人员、采购人员根据订单的完成情况的好坏，及时采取相应的补救措施。2、综合查询：提供无业务发生的供应商、无商品的供应商、供应数量编号闪开记录，供应商信息等功能，可以让采购员即使淘汰无价值的供应商。3、供应商销售分析：提供销售汇总、每天单品销售、销售明细、机构销售汇总等辅助功能，方便采购部对供应商进行价值评估。4、采购查询：提供商品汇总、类别汇总、供应商汇总、历史进价查询、大类汇总6.4零售管理 零售就是指把商品直接出售给最终消费者的销售活动。Pos(point of sales)就是对每一个销售点销售数据的整合分析，那么怎么利用系统产生最佳的销售是每个零售企业追求的目标。奥凯慧商通过零售前台、零售后台的工作分解，对零售行为进行更加细化的管理。6.4.1 销售流程流程说明：顾客 顾客到门店使用购物篮/购物车选购商品，到收银台排队结帐，付款后拿商品离店收银员 收银员拿商品进行扫描，结帐门店 门店对收银员收银情况进行监控，收银流水进行分析，长短款进行控制。6.4.2 后台零售管理 功能说明：1、前台设置：提供收银小票设置，前台零售设置，前台班次设置、前台功能键设置，重点在前台零售设置，里面提供关于前台销售的各种功能设置。2、前台管控：对pos机身份进行登录，没有加入的机器将不能使用前台功能3、流水查询：提供商品销售流水、收银流水、非交易收入与现金收支、订金查询、送货查询、商品销售汇总等各种流水信息4、收银对账：提供收银员对账、营业员对账、收银日报、收银前台对账5、实时查询：对pos机的销售量、状态监控、客流量监控，从而让卖场管理人员对门店销售的实时情况一目了然，便于根据市场情况，随时做出决策6、毛利销售报表：提供按照类别、日毛利、大类毛利、中类毛利、供应商类别汇总分析7、卖场销售：提供商品汇总、商品分部汇总、类别分部汇总、分部汇总、库位销售汇总、大类汇总、类别汇总、日均销售、商品明细等分析报表，8、销售日结：日结的目的是处理当天整体门店的进、销、存、调、配等业务单据，9、缴款设置：超市业务存在找零难问题，所以很多超市会根据具体情况，允许收银员存在一定额度的差异。系统提供缴款设置，可以完美解决这类问题。10、柜台营业员：超市或者专柜业务，有时需要对营业员、柜组实行分别管理，系统提供柜组定义，营业员资料建档11、缴款单：超市业务中，需要收银员每天交班以后做当班时段的收银情况，与系统进行核对。12、电子秤：超市销售中，有些商品是称重商品，需要根据重量进行收费，需要用电子秤来解决这个问题，系统提供主流电子秤的支持，13、营业员销售提成：有些专柜商品营业员的业绩考核是根据销量来制定的，14、柜台销售查询：根据商品所属柜台提供销售查询，可以便于企业进行柜组调整15、品牌销售查询：根据商品所属品牌提供销售查询，可以便于企业进行品牌调整16、班次查询：根据班次销售情况的规律，企业可以对人员上班时间做出合理调整17、长短款报表：提供长短款日报表、长短款汇总报表、长短款日报表、缴款记录报表6.5批发管理 连锁超市的主要业务是零售业务，为什么要上批发业务/大宗团购业务呢？1、连锁超市由于采购谈判的优势，在商品采购价格上比一般小超市、便利店等比有更低的采购成本价，从而可以为附近的其他零售企业提供商品2、制造企业、机关单位等企事业单位在传统节日等一般都会给员工发放福利，就需要采购相应的商品3、连锁超市有些企业是自营门店+加盟门店，自营门店在有些时候就是加盟店的仓库，为了结算管理等的方便，一般就把加盟店做为批发客户所以批发业务做的好也会跟企业带来很大的经济效益。6.5.1批发流程流程说明：业务员 业务员拜访潜在客户/接待上门批发的客户，就购买商品种类、数量、价格等一系列商务条件达成协议，确认合同。批发客户 客户到门店缴款或者通过转帐等，门店团购部在后台制作批发单据门店仓库 仓库人员根据批发单据，备好货，安排物流送货。6.5.2批发客户管理1、客户资料：对客户的基本信息进行录入，便于今后对客户进行管理2、客户区域管理：可以根据地域对批发客户进行管理3、客户类别管理：对批发客户可以分成普通客户、长期客户、优惠客户等不同级别，这样针对不同级别的客户4、客户预先价格：可以跟每一个批发客户就商品制定约定价格，这样今后批发的时候就不需要进行价格谈判5、批发调价单：对5级批发价可以统一调整价格6、批发特价单：可以针对某一具体客户、某一类客户的制定专门的价格7、批发搭赠单：针对批发一般订货量较大，企业为了便于促进销售，会才用进货量到一定数量的时候，有赠品或者以优惠的搭赠价格给客户8、批发结算单：系统提供自动给每一个批发客户未结算的单据进行自动结算，实际结算中，可以根据具体情况灵活结算全部款项、部分款项、或者抽单结算。9、应收账款：到期账款、应收账款（汇总）、应收账款（明细）、历史往来账款、客户信誉额度、已收账款明细、历史往来账款汇总6.5.3批发单据类1、客户销售查询：提供客户汇总、客户商品、业务员客户、批发销售让利汇总、客户赠品、无业务客户查询、业务员客户明细2、批发销售查询：商品汇总、类别汇总、销售明细、区域汇总、大类汇总、业务员销售汇总、品牌汇总、主供应商汇总3、批发类单据查询：可以对历史批发单据进行查找，追溯问题所在4、客户费用查询：提供客户费用汇总、客户费用机构查询5、批发毛利报表：商品毛利汇总、类别毛利汇总、单据毛利查询、客户毛利查询、业务员毛利汇总、区域毛利汇总、商品日毛利汇总、大类毛利报表6.6VIP管理连锁超市企业推行会员制营销，是企业发展壮大的必然选择。会员管理水平高低是衡量企业经营管理水平的一个标杆。营销管理大师彼得.德鲁克说：“衡量一个企业是否兴旺发达，只要回头看看其身后的顾客队伍有多长就一清二楚了。”特别是现在中国整体商业环境不是很健康的情况下：1、 企业经营者没有创新的商业模式，各个公司都是“价格屠夫”2、 消费者没有成熟理性的消费观念，一味追求低价商品而作为超市经营，最佳的途径就是连锁追求规模扩张，但是在公司体量增大的同时，更应该考虑如何培养起顾客消费的忠诚度，需要考虑如下几个问题：1、什么样的客户给企业带来最好的利润？2、企业如何吸引和保留好的客户？3、企业如何把其他客户培养成公司的高价值客户？要解决上述问题，一套完整高效的会员制度的建立是必不可少的，通过对会员分门别类的管理，企业必须给他们量身打造一套销售服务体系，让他们都能够享受到购物的乐趣。6.6.1会员流程 流程说明： 顾客 顾客填写会员申请表，递交给连锁门店服务台 门店 门店服务台人员审核资料的有效性，提供资料完备的，确认为正式会员，发会员卡给客户 会员管理 连锁企业对会员卡进行生命周期管理，然后重点在于根据会员消费情况，连锁超市对客户进行分级管理，最大限度提高客户的忠诚度，以及给企业带来最高的价值6.6.2会员初始化1、会员卡：指明会员卡介质类型、业务总体规则、储值消费功能、门店是否可以管理自己会员的积分规则等2、积分规则：具体各种情况积分规则的设置，各个连锁超市根据自己的目标灵活选用3、会员类别：企业可以自己定义自己企业的会员类别如积分卡、储值卡、折扣卡等资料4、积分折扣：定义会员消费积分在那些区间可以享受相应折扣额度5、充值业务：定义充值卡业务模型，业务规则（是否可以转储值、充值最大金额、充值卡每日、每月消费金额）6.6.3会员业务1、制卡：制定各种批量生成会员卡、折扣卡的规则信息2、发卡：正式发给会员申请者正式会员卡3、卡管理：对会员卡挂失、恢复、退卡、作废等进行操作，以及设置卡的密码4、换卡补卡：会员卡由于各种原因可能造成丢失、损坏等需要把原有卡上面的积分、充值余额转移到新卡5、充值：手工在后台对会储值卡进行充值6、会员限量特价单：针对会员，企业可以制定某一类别的会员享受特价购买的特权，也可以进行限量销售7、会员积分兑换：企业可以利用积分卡兑换礼品的方式，提高会员参与企业的促销优惠活动中来，好的互动给企业带来良好的社会形象6.6.4会员报表查询 1、会员消费查询：提供付款记录、商品明细、会员让利、类别汇总、按发卡 人汇总、会员销售汇总、未消费会员查询、会员消费商品排行 2、会员结构分析：按会员状态分析、按年龄段分析、按性别分析、按婚姻状态分析同时系统可以提供柱状图、饼形图让人一目了然 3、会员生日、农历会员生日：跟短信平台结合可以提高客户关怀 4、积分业务查询：提供会员积分查询、礼品兑换查询、冲减积分明细、建立积分明细、积分转储值、会员积分说明、会员积分明细 5、储值卡查询：提供储值卡信息、充值记录6.7生鲜管理 超市经营生鲜对于超市来说是一个“又爱又恨”的内容，“爱之者”是生鲜对于超市人气聚集效果是如此的好，以致于稍微大一点的外资超市、内资超市都有很大卖场经营生鲜。“恨之者”是因为生鲜： 1、进货等级差价较大、变化频繁、需要经验丰富的生鲜采购人员，最容易造成采购腐败的部门 2、保质期短，需要根据不同商品的保质期，迅速机动的促销销售 3、肉类加工有损耗，不好进行准确的成本管理、利润管理 4、叶菜类商品顾客购买的时候，还喜欢进行挑选剥叶等 5、生鲜盘点工作量非常大所以在国内大多数连锁超市实际经营来看，精细化管理只有做单品核算，而现阶段不具有很强的实操性，目前很多超市还是才用金额管理，来简化管理环节。但是系统也提供了生鲜分级、肉类分割的解决方案，便于有些对生鲜管理要求较严格的企业采用。6.7.1生鲜管理流程流程说明： 供应商 供应商按照门店的永续订单，电话订货量送货 门店收货区 门店理货人员根据验收入库 门店销售人员 生鲜区各个部门员工根据商品种类：水果类的进行分级挑选，上架销售；肉类如白条猪之类的商品，进行分割，加工销售。6.7.2生鲜经营 生鲜经营既然是超市里面的难点、重点具体从那几个方面来做经营呢？ 6.7.2.1生鲜陈列生鲜陈列的一大原则就是追究“卖相好，提高顾客的购买欲”，由于生鲜有水果、叶菜、猪肉、牛肉、活鱼，展示道具、方式都是不同的。1、整齐、美观、大方，货架在销售高峰时要保持丰满 2、同一大类商品必须归类、相邻陈列，进行颜色搭配3、破损、变质、腐烂、过期的商品必须及时撤离货架4、高档易损耗且销量不大的商品可采取“假底”陈列5、必须严格遵循“先进先出原则”6.7.2.2生鲜损耗控制超市生鲜的损耗控制是生鲜的技术、管理难题。损耗有有形损耗、无形损耗，发生在超市的订货、采购、收货、加工、库存、陈列、变价、搬运、盘点、单据处理等环节中。订货损耗：没有根据市场销售情况、天气、季节、库存、历史销量、价格、物流等订货造成库存积压。采购损耗：采购人员由于经验对商品的数量、价格把握不准造成。收货损耗：超市收货人员在处理去皮重量、没有按照收货标准收货。加工损耗：蔬菜水果、肉类加工后的损耗把握不准。库存损耗：保管没有按照商品特性单独制定标准，操作规范；商品保质期管理没有做好；冷链设备的使用没有按照规则；商品的库存时间过长。陈列损耗：堆头商品陈列量过大；霉变感染商品清理不及时，影响其他商品质量；上货补货没有按照流程操作。售卖损耗：顾客挑选有剥皮、试吃等带来的损耗搬运损耗：商品在搬运中产生烂果烂菜；不适合重叠的商品堆放在一起盘点损耗：商品漏盘、错盘；盘点数量输入有误6.7.2.3生鲜促销 由于超市生鲜有这么多的经营难点，所以需要卖场及时对生鲜做出促销，以尽量减少对企业的损失。生鲜要分时段做促销，以其他带来人气、及时处理易坏商品。系统提供时段促销单：6.8仓库管理仓库管理是指对商品的收发，结存等环节的有效控制，其目的是为了保证连锁超市商品的完整性，确保经营业务的正常进行。仓库管理是超市的核心业务。奥凯慧商的仓库管理，主要业务是对商品的盘点、以及盘盈盘亏的处理。6.8.1 盘点流程流程说明1. 仓库门店1. 制定盘点计划2. 盘点前结束所有的业务单据、停止出入库并进行日结3. 手工盘点4. 根据录入实盘录单，获得盘点汇总表和盈亏调整表5. 查找差异原因，并更正2. 财务1. 获得盘点汇总报表2. 获得盈亏调整报表3. IT部1. 盘点号申请。确定单品盘、类别盘、全场盘。2. 盘点结束后，应将盘点结果录入“实盘录单”中，保存后汇总到当前的盘点号下。3. 录入实盘录单后，在盈亏调整处理中对系统库存与实际盘点数量进行比较，得出差异数量及差异金额，并决定是否用盈亏调整更新库存。4. 盈亏调整处理审核后，库存改变（若选择“修改库存”），盘点号关闭，不允许新的录入单选择这一批号，系统删除冗余数据。注意事项与控制重点1. 盘点前要结束所有的业务单据操作、停止出入库并进行日结。2. 录入盈亏调整时，要注意要先维护盈亏调整原因信息。盈亏调整原因在基本设置基础代码中维护，包括差异编码、差异原因及备注。前台盘点1. 前点盘点是指利用收银机的条码扫描功能快速录入盘点单，前台盘点录入类似后台系统中的“实盘录单”的内容，录入盘点的商品编码和盘点数量。盘点批次和盘点仓库从后台设置信息中取得，收银员不需要录入。可以保存成完整的“实盘录单”，前台盘点保存成功的录入单可以在后台系统中即时查找。2. 在后台系统的盈亏调整处理中，包含了前台录入的实盘录单的信息。前台盘点直接影响后台的盈亏处理。3. 前台盘点可以利POS机的扫描功能，快速准确地录入商品数据。设置：1. 前台盘点的前期准备需要在后台管理系统中“仓库管理盘点号” 设置相应的项目，这些设置包括：允许前台盘点、设置盘点的批次和设置盘点的仓库。2. 同时必须将“仓库管理库存设置POS机盘点设置”中将“允许POS机盘店”设置生效，而选择好盘点批号和POS机盘点仓库，方可在前台进行盘点。前台盘点：1. 准备工作做完以后，在POS前台系统主界面中按F3键或单击“盘点”按钮进入前台盘点录入状态。2. 前台盘点录入类似后台系统中的“盘点录入单”的内容，录入盘点的商品编码和盘点数量。盘点批次和盘点仓库自动从系统中取得，收银员不需要录入。3. 当所有数据录入完成后，可以将这些数据保存成完整的“盘点录入单”。前台盘点保存成功的录入单可以在后台系统中即时