有关外贸业务流程.doc

外贸业务流程询盘报盘打样试单大货量产商检订舱报关结汇核销退税客户开发一、 客户开发从目前情况来看，做外贸，主要有两种：一是跟单； 二是开发。为了更好的开发市场，新进外贸业务人员首先必须：l 掌握基本的英语知识l 熟悉国际贸易知识（尤其是贸易术语、国际物流知识及付款方式的综合运用）l 公司及产品相关知识，如产品性能、 参数、 测试、 加工工艺、 生产流程、 设备、 人力、 产能、 包装、竞争对手、 客户群等等。详见附件 1.l 了解动态的国内、国际形势（政治环境、文化背景、消费习惯、汇率政策、退税政策、自然灾害等等）。l 树立国际贸易风险防范意识。如信用风险、汇率风险、运输风险等。1. 开发客户的途径：l 展会（展会应注意的问题，见附件）l 付费B2Bl 免费B2Bl 搜索引擎l 海关数据等2. 开发信l 内容简洁l 主题明确l 多用被动语态l 少用特殊字体、颜色、粗体等l 少用附件和图片l 少用URL链接老外的建议：Dear C,As you mentioned last time, how to write a right email, pls find my reply as follows:1) short2) short3) short again4) delete all extra words5) make everything clear6) thats ok, order comes, ahHave a nice day!N参考范例：见附件 强调：1. 所有客人必须长时期的跟进；据统计，一般成交的客人，均来自第11次的跟进。2. 跟进的方式，可以是：新产品上市，价格更新、节日问候、公司信息更新等， 也可结合客人网站最新信息，有针对的跟进等等。3. 跟进的频率，可根据与客人的沟通进度来判断。一般为1周一次，或2周一次为宜。4. 所有与客人往来的邮件，均须按客户别进行整理保存、归类管理，并定期刻盘留底。（具体的操作见附件）二、询盘1. 须通过搜索引擎、B2B平台、黄页、IP地址、客户网站等多种途径查询，了解客户的真实性、公司规模、企业背景等。2、 客人的询盘，所有询盘均要回复，且须在客人发出的24小时内给予回复；如有不确定信息而造成不能及时给予全面回复的，也须答复客人，说明可以回复的时间，以表示对客人的尊重。3、须根据询盘内容的针对性，分重点的回复和后续跟进。三、报盘在掌握客户相关背景等信息后，结合以下信息，有针对性的、全面的回复客人。1. 产品的最新成本（特别是原材料价格波动比较大的行业，也可参照期货市场走势预期来调整成本）。2. 最新汇率（考虑人民币汇率为浮动汇率机制，建议在当前汇率的基础上，再提高1-3%来规避汇率风险）。3. 如报CIF、CNF价格，须与至少3家货代联系，咨询最新海运/空运价格； 另外，CIF价格，须向保险公司咨询一切险（All risks）或客人特指的保险险别的保费费率等（一般情况下，一切险的费率为1.5-3）。4. 根据产品的客户市场行情，实行有差别化的报价方式。5. 如果客户信用指数不高，可办理出口信用险；并将出口信用险的费用（费率为7）加进报价中，以规避信用风险。6. 如何计价FOB=工厂成本+国内费用（报关费，货代操作费，商检费，港杂费，内陆运费，银行费用等等）+利润CNF=FOB+海运费/空运费CIF=CNF+保险费（货物总值x1.1x保费费率）7. 为了避免日后发生无谓的争议，报价单须体现以下几个方面的重要信息：l 产品名称l 产品重要参数/特征l 单价l 交易方式l 付款方式l 最小订购量 MOQl 报价日期及有效期l 包装方式l 装箱/柜情况l 客户信息8. 为了掌握报价和谈判的主动权，可综合运用贸易术语、物流知识、付款方式及产品参数等条件，进行动态调整。附：A. 付款方式，安全系数从高到低排列：l 100% T/T (prepaid) + CIF/FOBl 30% T/T (prepaid) + 70% L/C + CIF/FOBl 100% L/C + CIF/FOBl D/Pl D/AB. 付款地域，安全系数从高到低排列：l 北欧四国l 德国、日本、新加波l 以色列、西欧、北美、澳洲l 东欧、中东、东南亚l 俄罗斯、印巴、拉美、非洲C. 如果是L/C付款的，须严格审证，主要包括：l 开证行的资信（建议”保兑”）l 信用证的真实性l L/C条款 （文件要求，时间与地点等；尤其是软条款 / 陷阱条款）注：1. 信用证是独立性的文件。客户开立的任何保函均属无效文件。 2. 信用证是单据买卖，要保证单证相符，单单相符。3. 交单必须及时、准确。4. 有任何依赖买方的文件条款，须全部删除。5. 交单时间，须以卖方的时间为准。6. 防止客户与船公司、银行串通，实行欺诈。9. 如何促成交易对业务人员来讲，最重要的就两个方面：一是怎么找到客户，二是怎么成交。第一个问题就是跟开发信有关，第二个问题往往和价格有关，什么东西都谈拢了，就差价格了。价格是业务人员永远绕不开的话题，也是比较棘手的问题。价格是很重要，但不是影响成交的关键因素。怎么让客人在价格高于预期的情况下买你的产品？迂回策略是个可选择的好方法之一，根据客人的目标价量身定做。打个比方，卖一个LED灯，客人很喜欢，外型材料亮度都觉得不错，但是3.5美元的价格他觉得太贵了，他希望2.5美元左右，他能接受。这个时候我会告诉客人，这个价格相当困难，外壳塑料要用PP代替ABS，还要掺50%以上的recycled material(回料)，另外LED用差一点的，亮度从12000MCD改成5000MCD，另外节省一切材料，把东西做轻做薄，彩盒包装改成白盒，而且是一层纸的最软的那种。外箱同样用比较烂的。就可以达到目标价了。这个时候就是谈判的关键，你把上述条件全部列出来，然后告诉客人，这就是基于您的目标价，我们能给出的方案。我明白，价格尽管达到了，但是品质肯定离您的要求比较远，那么这样，我再给出第三套方案，在一和二里面折中一下，把价格控制在3.5和2.5之间，比如3美元或者2.98美元，让客人比较容易接受。参考范例：见附件 四、打样1. 样品是检验一个公司的开发及生产能力的依据。无论是ODM(orginal design manufacturer)，还是OEM(orginal equipment manufacturer), 客人都是要确认样品的；特别是OEM。2. 要非常明确了解客人的需求细节（图纸、手工样、色号、材料、规格、印刷品等），还须与客人了解样品费和快递费等事宜。3. 样品费和快递费，依国际惯例和做法，一般情况下：a. 样品货值不高的，样品免费，客人承担运费。b. 样品货值比较高的，客人支付一定的样品费，同时承担运费。c. OEM，结合公司规定及客人的实际情况另议。d. 如果客人下单意向很高的，须送样进行检测/认证的，可承担运费和样品费。样品费一般用TT或西联汇款。使用西联汇款时应注意需要客户提供准确的信息，详见公司资料2收款账号。4. 在明确客人需求信息并收到样品费后，填写样品需求单，经部门主管/经理审核签字后，交总经理核准，然后给工厂生产。生产完成后，仔细核对样品与客户要求是否相符，确认正确无误后，快递给客人。5. 自己须留存样品（样品附在客户的样品需求单后面，如样品较大较多时，可在样品上做好客户标识放在客户样品储存柜，如客户没有特殊要求时可用PPT文档附在样品单后面）以便后续生产时，有据可查。同时保存好样品需求单，并复印给相关部门，以便工厂生产和财务核算成本利润等。6. 样品快递后，及时跟进各方面的进度；最终无论质量好与坏，下单与否，都必须得到客人的评价，并反映在周报表及月报表上。五、试单及大货量产1. 客人确认样品后，客人一般会下一个或多个小批量试单，待小批量试单完成后，才会下大货订单。2. 无论是试单，还是大货量产，先根据客人的指示及要求，结合最初的报价单，制作PI（proforma invoice），并跟催货款。一般情况下，国外订单我们可以要求客户一次性付款，收到全款后才安排生产。3. PI要注意：a. 核对当初与客人的报价，确保PI所包含的内容需报价单一致；b. 须注意质量标准，尤其是OEM；c. 须提供公司银行资料，以便客人付款；d. .须仔细核对订单数量及金额（注意大小写）；4. 填写生产任务单，待部门主管/经理审核签字后，交总经理核准，然后给工厂安排生产。自己须保存好文件，以便后续核查； 并复印给相关部门，以便公司财务结算。5. 生产过程中，须持续跟进生产进度及产品质量（确保质量与样品质量或合同约定一致），同时与客人保持信息的及时沟通，以便客人掌握进度。尤其是发生了与交期有冲突的时候， 更是如此，否则影响客人的市场推广而丢失订单，或导致索赔，甚至丢失客户。6. 当生产完成80%左右时，核对与客人的付款约定，如果与客人的付款方式是出货前付清余款的，须将产品拍照给客人，跟催货物余款。跟催时，须附上当初的PI，以更好的推进业务的发展。7. 所有文件，均需保存留底备查（包括货运单）。六、联系货代安排运输1、 多找几家货代比较价格2、 选好货代公司并确定好付款方式（争取月结或者至少在客户收到货物后才付款）3、 提供货运公司需提供的资料（如：品名，HS编码，数量，包装重量，包装尺寸，目的港，交易方式）。4、 安排运输后及时取得运单并尽快提供给客户，以便客户查询，每天跟踪货运信息直到客户收到货物。5、 客户收到货物后要及时跟客户确认收到的货物是否与订单相符。6、 跟踪客户对产品及公司的满意度并反映在周报月报中。七、商检 （按HS编码查询，为法检商品则需要办理）1. 根据出口产品的海关编码，属于法检范围内的产品，须向当地商品检验检疫局申报检验。如果企业没有报检员，须委托具有报检员资格的机构进行申报。2. 商检的材料：合同、发票、装箱单、厂检单、包装性能检验结果单、报检委托书；特殊行业的，须依据行业要求，另提供行业相关资料。3. 一般在生产完成了80%的时候，即可办理商检，以节省/缩短时间。4. 无论是否是法检产品，有部分客人，需要自己的分公司验货，或委托第三方来验货，同样按以上方式处理。5. 无论是自己报检，还是委托报检，均需要跟进进度，预约商检局来厂检验。6. 商检完成后，及时付款、领取出口货物换证凭单，此单须在出口口岸商检局更换商检单。7. 如果有客人需要办理Form A 原产地证的，我们也须及时提供相关资料，前往商检局办理。8. 如果客人只需办理普通的产地证，且客人没有具体要求的情况下，可在商检局或贸促会办理。9. 办证所需资料： 营业执照、组织机构代码证、批准证书/备案登记表、原材料增值税发票、INOVICE、PL、产品工艺流程、加盖中英文印章。10. 单证出来后，须复印留底备查。八、租船、订舱1. 找几家成熟的、服务态度好、有行业知名度、价格有优势的货代，咨询运费，港杂费、内陆运费（整柜拖柜）、货代操作费、船期、航程时间等等；并建立货代信息。2. 比对报价时的运费差异，确定货代，并安排订舱（传真或邮件一份托书）。一般情况下，可与报检同步进行。3. 如果是FOB交易方式的， 也须第一时间与客户指定货代取得联系，确认相关费用、船期等相关信息。4. 订舱须提供产品名称、HS编码、重量、体积、港口信息、交易方式，保险等提单信息给货代。待货代安排好舱位后，会得到一个进仓编号和进仓地址及时间。然后，按要求将货物送到指定地址。5. 通常情况下，在出具正本提单前，货代会根据我们提供的订舱信息出具提单确认件和放单方式（书面提单或电放提单；电放的须提供电放保函）。业务须仔细核对所有细项内容，特别是L/C交易的，要特别谨慎，以免因小差错，而导致客人拒付。6. 货物进仓后，须跟进报关状态及准确船期等相关信息。 一般情况下，船期后两天，船公司会开出正本提单，业务须及时跟进提单。附：a. FOB：一般是货代提单 (House B/L); 散货情况，基本也是货代提单。HBL非物权凭证；一般客人拿到HBL，须到目的港货代那边换取MBL。 b. CIF/CNF：船公司提单（Master B/L），MBL是物权凭证。7. 拿到提单后，根据与客人的交易方式和付款方式的约定，快递提单或传真提单副本（须屏蔽提单号和箱号，防止部分国家地区用提单副本取货）给客户。另外，到日本的货，基本采取提单电放的方式。8. 提单拿到后，须安排支付货代相关费用，并提醒货代公司及时退回核销单（退税联）和报关单（退税联），以便后续安排核销和退税。10. 如果