第八章---会展时间管理方案.ppt

第八章展会时间管理方案策划 第一节会展时间管理的基本方法 一 会展时间管理的含义所谓时间管理 是指企业将时间看成是和市场 客户 质量与成本等一样重要的企业成功运营的基本要素 在安排各项工作时充分考虑时间方面的需要以及它们彼此在时间上的协调性 以时间为基础形成快速反应和协调能力 促进企业经营管理工作的全面展开 会展时间管理的主要内容有 1 招展时间管理 2 招商时间管理 3 会展宣传推广时间管理 4 会展服务时间管理 5 筹展撤展时间管理 6 会展整体时间管理 二 会展业进行时间管理的必要性1 对展会进行时间管理 是展会业市场激烈竞争的需要 2 对展会进行时间管理 是展会适应市场变化的需要 3 对展会进行时间管理 是展会适应客户需求变化的需要 4 对展会进行时间管理 是保证展会顺利筹备的需要 5 对展会进行时间管理 是保证展会各项工作彼此协调的需要 6 对展会进行时间管理 是完善展会管理工作的需要 三 会展时间管理的基本原理时间管理一般分为三步 一是目标选择 即确定自己在某一段时间内计划要达到的目标 各目标最晚必须在什么时候达到 二是行动排序 即按照计划目标 对在这段时间内将要采取的各种行动进行合理排序 分清主次 计划好哪些需要优先执行 三是过程控制 即对各行动的具体执行过程进行优化控制 尽量合理规划业务流程 使各执行过程顺畅 对会展进行时间管理 一般要遵循以下基本原理 1 时间性原理 第一 要在各项工作展开之前就确定各工作完成的具体期限 对各工作完成的进度要有总协调人 各具体工作要有明确的负责人 第二 要合理安排会展的开幕时间 筹展时间 闭幕时间和撤展时间 在时间上合理安排展览期间的各项相关活动 第三 要合理安排会展各项筹备工作的进度 使各项筹备工作能按会展的整体进度要求有条不紊的进行 第四 各项筹备工作本身要在时间上进行合理规划 把握工作进展 抓住工作开展的最佳时机 第五 要充分考虑展会开幕程序和展会展览期间各项工作的安排在时间上的合理性 不能出现程序次序颠倒或者工作顾此失彼的现象 第六 要有应急方案 要定期检查 对各项工作的期限安排不能太紧 要有调整和补救的余地 2 系统性原理 第一 聚合性 展会的整体筹备和正式举办是由既相联系又各自独立的子系统所组成 是这些子系统的大聚合 第二 层次性 第三 相关性 展会的各项筹备工作互相配合 彼此影响 相互关联 对会展进行时间管理 要有整体性思维 动态的眼光 开放的胸怀 要与环境相适应 要有综合性的策略 3 人本原理 第一 会展时间管理是服务于会展的 但归根结底是服务于人的 第二 会展工作人员是会展进行有效时间管理的关键 第三 使客户得到最完美的会展专业服务是会展时间管理的追求 4 团队精神原理 5 责任性原理 第一 规范办展业务流程 明确各部门和个人的业务分工 使各部门和个人职责分明 各负其责 第二 明确各部门和个人在既定的时间内需要完成的工作任务 使相关部门和个人的工作彼此配合 不互相脱节 第三 制定相应的监督和控制办法 第四 制定相应的奖惩办法 6 效率性原理 7 创新原理 第二节展会招展时间管理 一 展会招展工作的时间性1 展会开幕时间要符合展览题材所在行业产品的产销时间特点 2 展会招展的起动时间安排要合理 3 预留的招展时间要充足 4 重点招展时间段要很好的把握 一是展会招展的中后期 而是在上届展会展览现场招展时期 5 要密切监控展会的招展进度 二 展会招展进度管理一是按目标参展商招展效果进行监控 二是按展位划出数量进行监控 三是将上述两者结合起来进行监控 三 给参展商以参展时间指导1 在让参展商理解展会日程具有不可变更性的基础上 协助参展商制定筹展工作计划 2 将一些事务性的日程安排以表格的形式通知参展商 帮助参展商及时安排相关事宜 3 让参展商确定本次参展的具体负责人或联络人名单 使展会和参展商能保持及时的沟通 第三节展会招商时间管理 一 展会招商工作的时间要求1 展会招商计划及工作安排要有统一的时间规划 2 把握好展会招商工作的起动时间 3 招商进度要与招展进度相协调 4 要善于把握展会招商工作的 黄金时期 5 要密切监控展会的招商进度 二 展会招商进度管理对展会的招商进度监控一般有三种方法 1 按既定的招商进度计划进行监控 2 按观众参观申请登记情况进行监控 3 同时按既定招商进度计划和观众参观申请登记情况进行监控 三 给观众以参观时间指引1 将展会的一些重要日程安排明确通知观众 展会正式开幕日期和具体时间 展会闭幕日期和具体时间 展会展览期间每天对观众的开放具体时间 一些重要的相关活动的日程和时间安排等 2 在展会现场布置 展会重要日程安排表 3 在展会现场设置咨询台 第四节展会宣传推广时间管理 一 展会宣传推广的时间性1 展会宣传推广要符合展会招展的时间进度安排 2 展会宣传推广要符合展会招商的时间进度安排 3 展会宣传推广要从时间上考虑建立展会良好形象的需要 4 展会宣传推广要配合展会业务代理的工作时间进度 二 展会宣传推广的进度管理1 按展会既定的宣传推广进度计划进行监控 2 按展会宣传推广预算监控 3 按展会整体筹备进度的需要来监控 第五节展会服务及筹展撤展时间管理 一 展会服务时间管理无论是展前服务 展中服务还是展后服务 都应当做到及时 快速 有求必应和信守承诺 二 筹展时间管理1 将筹展的确切起止时间准确的通知参展商 2 提醒参展商尽快提供展位搭建备审材料 3 让参展商理解筹展截止时间的不可变更性 4 加强布展现场管理 对展会筹展进行有效的时间管理 需要展会 参展商和展位承建商等方面的通力合作和密切配合 三 撤展时间管理1 将撤展的确切起止时间准确的通知参展商 2 让参展商理解撤展开始时间的不可变更性 3 加强撤展现场管理 第六