3店长必备财务管理知识

店长/督导必备财务管理知识,在门店财务管理过程中，店长应扮演怎样的角色,一个问题,费用控制指标的把控者与有力执行者,门店应对本店各项费用支出额度、费用率等有总体认识，并组织制定切实可行的费用控制办法，严格审批费用；同时，以身作则，为员工作出表率，确保费用控制指标的达成，并力争节约。,财务制度执行的坚决拥护者与有力推动者,作为门店的第一责任人，店长应认同并正确理解公司财务制度，培养下属遵循规范的意识；配合财务管理中心的财务管理工作，并积极参与，确保本门店各项营运流程符合财务制度的规定，避免出现管理漏洞或违规行为给公司造成损失。,一个问题,资产安全的有效组织者,门店资产：包括库存商品、固定资产、低值易耗品、客户等资产安全： 一层含义指组织加强防范措施，避免数据失真，或毁损、偷盗资产的事件发生，避免造成损失； 二层含义指加强员工维护、爱惜资产的意识，延长资产 使用寿命，提高资产使用效率,下面围绕这个问题-“在财务管理中店长扮演的角色”来展开我们的探讨,主要内容,财务计划,基本财务知识,费用控制,主要财务制度要点,基本财务知识,设备,基本财务知识,增值税,增值税是一项由最终消费者负担的税种我们不是增值税的负担者,我们只是替税务局从消费者手中收取我们从顾客手中获得收入时,需要将它分成销售收入和税金我们支付给供应商的货款或耗材款,总金额也含增值税公司考核门店的销售收入、毛利所用口径将来为不含税增值税是对增值额纳税,概 念：对销售货物或提供加工、修理修配劳务过程中实现的增值额征收的一种税,基本财务知识,增值税的计算：,一般纳税人：应交增值税 = 销项税进项税=毛利增值税率 销项税 = 不含税销售额增值税率 (17%或13%) 小规模：应交增值税不含税销售额增值税率（3）,进项税 =商品进价/(1+增值税率) 增值税率,而进项税这个抵减项必需建立在取得增值税发票的基础上，如果没有取得增值税发票，则应在商品的进价基础上顺加18.7%或14.3%才与有票的商品成本一致，因此取得增值税发票的意义重大 。,不含税销售额=含税销售额/ (1+增值税率),基本财务知识,相关费用支出取得增值税票的意义：,减少费用额,减少当期应交附加税税额,+,相关费用范围含：各类办公用品、耗材、水电费、促销品、修理费用等必需取得增值税票。(其他如餐费、住宿等为服务业发票。),意义：,举例：,一促销赠品总价为1.17万元，如果开具普通发票，则1.17万元需全额入费用。如开具增值税票，按计算公式可知，计入费用的额度为1万元，减少的0.17万元进项税可予抵扣，当期可少交应纳增值税0.17万元，少交城建税及教育费附加0.017万元，相当于下调18.7%,增值税纳税人分一般纳税人和小规模纳税人,基本财务知识,权责发生制,凡是当期已经实现的收入和已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应作为当期的收入或费用处理；凡是不属于当期的收入和费用，即使款项已经在当期收付，都不作为当期的收入和费用，不能成为调节收入或利润的手段。,例如：,销售商品时，只要商品已办妥出库手续，即使当月货款没收回，该笔销售已确认，款项挂应收往来；反之，商品在当月未出库，即使货款已到位，也不应确认收入，款项挂预收往来。例：如有店长因当月业绩较好，将已发货但没收款的收入不确认收入，会受到公司的处罚。,基本财务知识,企业经营创造的利润需要缴纳企业所得税33%,利润 = 销售收入 + 其他业务收入 销售成本 费用 税金 折扣,下岗人员达员工总人数的30%，企业所得税三年全免，因此应配合取得“下岗再就业”认定证明，意义重大,所得税,收据：,基本财务知识,收据是收款的书面证明发票是财务用来列支成本的依据，并不证明已收款空白收据必须由会计保管，但出纳、业务人员不得拥有空白收据；,收据与发票的关系？开收据，不开发票？开发票，不开收据？,不得坐支营业款,费用控制,费用控制是任何公司向管理要效益、向内拓展利润的一个必然,与轰轰烈烈的销售大战不同，费用控制有些“润物细无声”，但其对利润的贡献却更为显著，我们所节约的每一笔费用都将直接形成公司的净利润。,“利润”是左右公司最终发展动力的决定因素，因而公司在强调“开源”的同时，从未放松对“节流”的关注。,为什么要进行费用控制？,费用控制,费用分类,按性质分,按是否可控,变动费用,固定费用,可控费用,不可控费用,指费用总额与销售量的增减有关的，随着销售量增减的变化按比例变动的费用。实行费用率控制，如促销费、包装物及物料用品 、商品损耗等。,指费用总额在一定时期和一定销售量范围内，不受工作量增减变化影响的费用。实行定额控制。如折旧费、租赁费,指门店无法直接施加影响、确定支出额度的费用。如租赁费、折旧费等(相对不可控)。,指门店可以直接施加影响、控制支出额度的费用，除上述二项不可控费用以外的费用项目均为可控费用。,费用控制,不可控费用：,1、租赁费：,根据公司与产权方签订的房屋租赁合同规定条款支付租赁费，凭专用租赁发票结算。,2、折旧费：,门店各类固定资产所计提的折旧。(固定资产：指单位价值在2000元以上，使用期限超过一年以上并且在使用过程中保持原有形态的资产；成批购进价值在2000元以上，公司认为有控管必要的资产也作为固定资产管理。),费用控制,各类资产的折旧年限：,房产30年,中央空调10年,步行梯、扶梯10年,收银机、电脑5年,收银票据打印机、办公用喷墨打印机、扫描枪5年,其他均为5年,如无毁损或被盗，正常使用情况下在规定年限内按月平均摊销,强调全员爱惜资产，注重资产日常维护，延长资产使用寿命，对节约费用、减少资金占用具有重要意义,固定资产如有毁损或被盗，必须立即办理报损手续；同时必须及时查明事实，追究相关当事人的责任。否则时间一长，责任人都不在了，做为门店资产第一责任人，必需承担全部责任。,资产长期闲置不用，一样要计算你门店的折旧，一样要从你口袋里掏钱，应及时要求调回公司进行内部调剂，在降低本门店折旧费用的同时，也可加快资产周转。,费用控制,可控费用：,要求财务核算更为明细，人均费用和人均销售,1、人力成本：,指公司所有员工的工资、工资性补贴、奖金及社会保险费。,人力成本为门店费用的重点，我们应吸取以往及同行的经验，根据本门店实际情况，合理配置人员，杜绝间接人员人浮于事、培养适应多岗合并的多面手。,店长应根据销售进度安排当值人员，进行科学排班，尤其是收银、防损等人员。在积累一定数据，找出规律，根据时段合理排班确定最终编制。,费用控制,2、通讯费：,固定电话实行责任管理，按公司下达的目标控制,手机费按公司制度执行,公司固定电话不允许打私人电话与声讯电话等，一经查出，处以罚款；无法查明使用人的，从店长工资中按扣回。,门店应主动争取当地各电信公司的集团用户优惠政策，以降低费用。,费用控制,3、招待费：,外部招待指日常接待公司外部各单位、部门的应酬支出,内部招待指公司内部部门之间接待发生的餐饮、食品支出,节庆招待指各节日向外部单位、部门赠送的礼金(卡、券)、礼品,员工加班工作餐及按公司规定标准开支的留守外派人员春节会餐费用，作为福利费开支，不列入招待费,公司内部不允许招待；外出宴请须自带酒水 ，报销时注明招待人员、人数、达到目的。,根据需要在财务制度和公司规定的限额内支付的招待费用，包括餐费、礼品、娱乐活动、旅游景点门票、礼金劵等。,费用控制,4、差旅费：,店长应年初的差旅费计划，参照费用开支进程，对出差人数及频率做出合理安排；严格审核出差的必要性，可以通过其他途径解决的，尽量不安排出差。,指因公出差的差旅费、住宿费、交通费和伙食补助费。根据公司规定，差旅费在一定的额度内实报实销。一般情况不允许坐出租车，特殊情况需申请。,费用控制,5、办公费：,对于由门店自主购买的办公用品，店长应指导购买人员把握好尺度，严禁拨高档次、侈奢浪费,指部门发生的日常办公费用，包括日用品（如饮用水、一次性水杯、纸巾、洗手液、卫生用品用具）、文具（包括消耗品：账本、铅笔、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、橡皮、夹子、印泥、圆珠笔、订书钉、签字笔、修正液、电池等。管控品：剪刀、美工刀、订书机、钢笔、计算器、笔筒、名片夹、U盘、各类书籍资料等。）、纸张（复写纸、便条纸、复印纸、信纸、信封）、电脑打印传真设备耗材（传真纸、硒鼓、墨盒、色带等耗材）、邮电通讯、会议、印制名片、员工手册、企业简介、办公室清洁、报纸报刊、日常维护修理等有关费用。,费用控制,6、水电费：,水电费属进项税额可予抵扣的项目，在允许的情况下店长可安排人员每月及时到电力局、自来水公司开具税票，以免税额未抵而多交增值税。,对外水电应单独装表，并加大收取力度。日常照明按季节、天气控制好照明设备的开关，每个月做好水电的使用度数记录。,费用控制,7、事业性收费：,指工商、环保、城管、质监局、劳动局、卫生防疫站、计量检测所、消防及各类协会等职能部门收取的事业性收费。,对于检测费，应具体落实到供应商，按供应商名称开具发票，由供应商负担。,事业性收费额度弹性大，存在较大的协调空间，门店店长应在充分了解本地实际情况的基础上，多与同行交流经验，争取最大限度上压缩此类费用支出。,费用控制,8、广告销售费用：,广告费：,包括媒体（电视、电台、报纸）、户外广告（灯箱、巨幅、车身广告）。营销策划费开支范围包括营销策划咨询费、促销活动及宣传资料；,促销费：,指专门用于门店促销活动的支出，如买赠费用、换购费用、摇奖费用、企划费用、公司划账的促销赠品等,对于可开具增值税发票的赠品供应商，必须要求提供增值税发票,快递费：,指公司划账的快递费及门店印制的宣传单,向公司申报或自行印制时，应注意数量的合理性，杜绝浪费,极为重要的可控费用，重点关注,费用控制,过程：公司在组织、策划促销方案时，要有财务的参与，应及时向财务了解促销费用的开支进度，合理确定支出额度，避免费用超出限额；同时，应督促员工在促销活动结束后，及时将费用报销入账，以保证账面金额完整，后续参考依据真实。,完整的促销活动,方案费用预算、预期效果,执行合理开支、组织完备,评估费用决算、效益评价,促销费用的控制,费用控制,企划在设计促销方案时，要考虑投入与产出间的配比问题：,什么是有效的促销方案,目的,毛利提升 促销费用支出,促销方案,促销的最终目的还是要赚钱不能赔本赚吆喝,支出费用,广告宣传,卖场布置,促销赠(奖)品(控制在购物单价的2%-5%之间),人 工,有多少钱可花是已知的(计划),牺牲毛利,直接降价(禁止负毛利销售或以促销费用补负毛利),换购、买赠等间接降价,所有促销商品的综合降价幅度应不高于20%对整体毛利率的影响应控制在2%范围内,费用控制,9、店堂布置费：,指用于门店布置的横幅、汽球、喷绘写真、窗橱布置、吊挂、花卉、装饰品费用、招牌制作、发光字体制作及公司划拨的招贴、POP、节庆店堂装饰用品等。,对于可循环利用的布置品，活动期间应避免损坏，活动结束后应安排门店企划人员予以妥善保存。,对于需要提前上报支出计划的项目，应根据本门店卖场面积、布局等确定合理数量,对于已确认的可由供应商承担的费用，应及时通知财务，保证费用及时收回。,费用控制,10、修理费：,因工作需要而购置的单位价值低于200元的修理工具，由分店审批后购买；单位价值高于200元的工具，必须报公司资产部进行审批后购买；并将所有工具做好资产台账备查。,需要大修的设备或大额的工程维修，必须将维修方案报公司行政部进行逐级审批。审批决定后，与维修费用预算明细表一并送交财务管理中心，财务管理中心据此支付维修借支或费用。,主要财务制度要点,新店筹备期间费用管理,筹备期间第一责任人为筹委会3.1 销售部：负责提出代理门店布局要求；3.2 企划部：负责根据代理门店布局和公司VI标准提出设计要求，在初审设计图和效果图后交总经办；3.3 总经办：3.3.1负责组织总经理、监事办/业务/采购/商品管理中心会审图纸；3.3.2负责组建筹委会；3.4 筹委会：3.4.1负责代理门店装修统筹；3.4.2负责指定专人购买装修材料；3.5 拓展部：负责施工现场的质量、进度控制；3.6 财务管理中心：负责进度款的安排及相关账务处理；3.7 审计部：负责专项审计。,归属筹备组编制的人员，其费用均纳入项目预算，在项目所在地开支。筹备组成住宿由公司统一安排，筹备期间不再报销出差住宿、伙食补助，不再报销工作餐。,住宿用品、食堂用具、办公用品等由筹备组就地购买（费用控制在整体预算内），开业后移交门店。,主要财务制度要点,公司、片区临时出差人员,公司、片区各部门人员在项目筹备期间到项目所在地进行的短期考察、调研、督导、设备调试等临时出差，其差旅费不纳入筹备预算，回其部门报销。,筹备组在项目进场时，应提前在了解当地价格、位置等基础上参照差旅费管理制度划定的人员级别，指定各级出差人员的住宿宾馆（招待所），将出差人员级别与对应住宿地点张贴在醒目位置，指导出差人员对应住宿。 筹备组应将当地最终确定的各级人员对应住宿地点及入住标准，以邮件或传真方式告之公司、片区，以便各部门合理安排出差人员；同时，财务管理中心门将严格按筹备组确定的住宿地点及标准审核报销费用，,主要财务制度要点,商品管理,库存周转天数,= (计算期期初库存+计算期期末库存)/2 - 计算期天数 计算期商品销售成本,店长应指导各处借助系统，结合公司下达的库存周转考核指标，适时调整门店商品库存，避免盲目订货。,存货越多，费用越高（货款库存管理费用订货费用等），风险越大(因存货会贬值、会过期)提高销售、削减库存金额可降低周转天数！所以我们应充分利用ERP系统中的相关数据，找出畅销品和滞销品、正常销售商品，用最快的速度淘汰滞销品、保证畅销品不缺货，该报损的商品及时报损!经常地进行存货盘点可以让你更好地管理库存！,主要财务制度要点,流转环节,商品在门店入库、退仓、出库、调价、报损等各个流转环节，都要求单货同行，单据手续齐全，由两个以上人验收，店长等所有经手人均需签字确认，以查漏补差，明晰责任，避免因内部控制环节的漏洞造成损失。,主要财务制度要点,商品报损,报损金额,店长审核,片区督导审核,营运总监审批,公司总经理审批,对人为损坏、保管不善导致过期变质造成的商品报损，由直接责任人按商品进价购买,商品报损需有门店、销售部、财务管理中心人员共同参与，并在报损单上签字确认,主要财务制度要点,商品盘点：财务盘点管理制度,培训很重要,新开门店分店应根据公司盘点流程及相关规定，组织所有员工进行详细的专题培训 。,老门店应针对前次盘点出现的问题和不足，进行总结和分析，对盘点人员进行针对性强化培训，不断提高盘点人员的技能。,前期准备,不允许在盘点前打印出商品电脑账存，核对实物差异，如有发现，将对店长处以罚款 。,公司制订的盘点制度,关注初盘复盘差异率,盘点前不得有任何修改电脑数据的行为。,主要财务制度要点,赠品管理,入库赠品,视同商品管理,不入库赠品,1、设立台账，登记赠品的领用存。2、促销活动发放的赠品，出库时挂经手人个人往来，平账 时须凭有效凭据(电脑小票或顾客签名单据)做为依据。3、每月关账日对库存进行盘点，亏损由相关责任人承担。,主要财务制度要点,资产管理：固定资产及低值易耗品管理制度,固定资产,固定资产的购入、调拨必须按照资产部的规定办妥手续，单据及时到位。,包装物耗,日常卖场巡视时，应关注设备的使用是否符合规范，以免因使用不当导致能耗增加；经常督促相关人员组织设备使用知识培训，如收银机的维护等，延长设备使用寿命；关注重点资产的防盗措施，如电脑等，避免资产及公司商业机密受损。,门店应根据费用计划，制定考核方案，控制包装物耗的开支。重点包装袋、公司配送的促销品。,主要财务制度要点,现金及有价证券,关注现金及有价证券(卡券)的安全存放措施；关注营业款的安全缴存,门店备用金由收银组长经管，店长负管理责任。公司财务中心定期或不定期的对各店备用金使用情况进行检查，对于违反公司财务制度而报销或出借的款项及不能收回的，由店长负连带责任。,1.1现金券由企划部统一制版并负责印刷，制版时，需增加编号和空白有效期截止，每张面值为100元以下或100元。1.2 现金券版样需经营运总监签字确认后，才能通知厂商印刷。1.3 企划部负责将印制好的100元以下面值现金券派发到各店，要连号派发，并做好各店数量及编号登记，交财务管理中心存查。1.4 门店收银组长负责100元以下面值空白现金券的接收、核对和保管；负责保管已经由店长签名的100元以下面值现金券，财务管理中心负责100元面值空白现金券的保管。,主要财务制度要点,备用金,店长为本门店备用金第一责任人，督导和分管总监及财务管理中心、审计部为监督人。,1、各门店店长负责办理备用金的领取、支付和报账手续，并对备用金的安全负责；2、收银组长应设立流水台账，用于记录备用金的使用情况；3、备用金的存放一律采用银行储蓄卡方式，必须用门店名义在银行开卡，确保资金安全；4、备用金借款如有特殊情况需多次补充备用金可向公司财务管理中心提出申请。5、年度中间需调整备用金额度时，应向公司财务管理中心申请报批；6、备用金支付必须得到店长、督导的事先批准；7、备用金使用必须有发票等原始凭证来证实该笔支出，而发票上必须有备用金使用人和审核人签字；8、门店店长应不定期地清点备用金，备用金余额和已支付凭证地合计数应与备用金地固定金额相等，如出现误差，应及时向公司财务管理中心报告，说明原因，追究责任；9、备用金支出应严格按备用金使用范围进行报账，超出范围地费用支出一律单独申报，不得在备用金中列支。,主要财务制度要点,移交时：,主要财务制度要点,收入管理,销售收入,严禁修改系统数据！严禁人为调整销售数据！对于弄虚作假的行为，公司将严惩不贷！,其他收入,合同费用、其他业务收入是公司利润的一项重要来源。各门店须在年度供应合同条款做为保障的前提下，应收款项一分不少，不该收的款项一文不多，树立与供应商共同健康发展的意识。,门店店长应重视市场的拓展与维护，新开门店要未雨绸缪，老门店要居安思危。,门店其他零星收入必须全部上交财务入账，不允许私设小金库(有门店借团队建设为由，其他零星收入不入账，以不透明的方式开支、容易滋生腐败，因分配不公，而导致相互猜疑，影响内部团结)。,主要财务制度要点,设备工程结算,1、设备款：,统一在公司支付。,2、工程款：,新店筹备期间的工程款统一在公司支付。,门店工程款无论在何地结算，均需附工程合同及由店长签字确认的验收报告。,费用结算,门店所有的费用性支出必须由店长、督导审批,主要财务制度要点,任何费用项目报销或开支均需凭正规票据,对于公司有明文规定的开支，店长应在标准内审批；对于没有明确规定的费用，店长应上报公司分管总监审批；,财务计划,意义,依据,制定财务计划的基本依据：历史数据(上年度实际水平、同类型门店或市场数