AAR应用PPT课件

1 AAR 即AfterActionReview 行动后学习机制 又称行动后反思 AAR 或事后回顾 是目前知识管理实践中应用得最为广泛的工具之一 什么是AAR 2 AAR起源 AAR最早是美国陆军所进行的一项任务后的检视方法 对美国陆军来说 使用这种方法的好处是当新的理解被产生时 可以马上响应到行动上 他们使用AAR解决了许多问题 3 AAR定义 到如今 AAR已经延伸了其概念 一般的定义如下 AAR是一个简单而有效的过程 供团队用来获取从过去的成功和失败中得到的经验教训 以便改进未来的表现 它为团队提供反思一个项目 活动 事件或任务的机会 以便下次可以做得更好 它是一个结合了技术和人的因素的快速报告的方法或工具 4 简单的说就是4W 2H 如何操作AAR Who 谁 包含所有与这个行动相关的人员 4W代表Who What When Where2H代表Howlong Howtodo AAR有两个关键角色 他们是 facilitator 组织者 引导讨论 营造与维护一个聚焦 开放 安全 客观的对话环境 而非答案的提供者 assessor 评价者 在大型复杂的AAR中帮助组织者进行分析和评估 帮助引导讨论 当然 最重要的还是我们全体TeamMember 成功的AAR有赖于团队成员的共同智慧 5 如何操作AAR 4W Who 谁What 讨论什么 不必每个事件或行动都进行AAR 选择可从中得到最多学习或最有价值的部份进行 When 何时 趁着记忆犹新 尽可能在行动之后马上进行 Where 何地 在任何有助于开放及学习的地方 但别因为选择地点而耽误了时间 选择离行动越近的时间及地点越好 6 Howlong 多久 不能过长 少于一小时较佳 15分钟亦是适当的 但应该提供足够的时间进行完整的讨论 让群体能走到下一个步骤 Howtodo 怎么做 AAR实施过程的6个步骤 如何操作AAR 2H 7 如何操作AAR Howtodo Howtodo 怎么做 AAR实施过程的6个步骤 Step1 当初行动的意图是什么 Whatwastheintent 当初行动的意图或目的是什么 当初行动时尝试要达成什么目标 Step1 8 Step2 发生了什么 Whathappened 实际上发生了什么事 为什么 怎么发生的 如何操作AAR Howtodo Step2 Tips 要真实地重现过去所发生的事 并不容易 人类的知觉是有很多偏差的 而且不同人的视角也常是不同的 在这里 我们推荐大家使用两种方法 1 依时间顺序重组事件 2 成员回忆他们所认为的关键事件 并优先进行分析 9 Step3 从中学到什么 Whathavewelearned 我们从过程中学到了什么新东西 如果有人要进行同样的行动 我会给他什么建议 如何操作AAR Howtodo Step3 10 Step4 可如何将学习转化为行动 Whatdowedonow 接下来我们该做些什么 哪些是我们可直接行动的 哪些是其它层级才能处理的 是否要向上呈报 另外 可采用三种时间长度来辅助思考 1 短期行动 可以被快速采行 并可立即产生效益的行动 2 中期行动 影响系统 政策 以及组织的行动 3 长期行动 与基本策略 目标 及价值观有关的行动 如何操作AAR Howtodo Step4 11 Step5 采取行动 Takeaction 知识是存在于行动中的 知识必须透过应用才会发挥效用 必须产生某些改变才是所谓的学习 如何操作AAR Howtodo Step5 12 Step6 分享给别人 Tellsomeoneelse 谁需要知道我们生产的这些知识 他们需要知道什么 要把 有用知识 有效地传递给组织其它 需要的人 如何操作AAR Howtodo Step6 13 将焦点放在少数关键性的议题上 不必过多分析 AAR并不讲求面面俱到 而要抓住重点 包含群体中的所有成员 因为角度不同 互相补充完善 根据多样化的观点以及结构化的步骤来进行 角度很重要 宜从多个角度进行分析 而不是一面倒 结构化也很重要 可使过程和结论描述清晰有条理 能迅速的反映到行动中 在行动之后马上执行 形式可以很正式也可以不正式 但尽量让行动与学习间的循环时间越短越好 在AAR过程中 需要注意哪些关键点 14 总之 AAR不是一个为做而做的过程 而是为了改进 所以要立刻进行改进 如果有些活动需要间隔一段时间后才会重复进行 那么 也要在活动进行前再复习一下原来的AAR文档 以期在下次行动中改进 15 AAR的目的并非确认过失 决定成败 而是要学习与行动 有时候 因为害怕被责备 所以对于AAR会浮于表面 所以一定要说清楚 AAR不是为了追究责任 不是用于算账 而只是总结经验和教训 以备发扬长处和规避短处 不断改进 AAR并非其它正式流程 例如PDCA循环Plan Do Check Act 的替代品 AAR和PDCA担负着不同的功用 不能混为一谈 相比之下 PDCA更为正规 而AAR可正式 可随意 丰俭由人 AAR是要人们变得更行动导向 而非做更多的分析 基于反思的必要性 有时候 我们容易陷入分析的谜局中 AAR的关键在于行动 而不是一味分析 分析是为了行动而服务 所以不能本末倒置 当然 过少的分析也起不到作用 所以分析要适中 不能过多 也不能过少 AAR不是什么 16 AAR不一定都是问题导向 并非都是为了改善什么 AAR的开展可以只是为了控制及抽取有用的知识 也就是为了学习而进行的 通过AAR 项目团队成员能在项目或活动的生命周期中获取相关的隐性知识 并将之显性化 避免了知识因为项目团队解散而流失 AAR都是问题导向的吗 Page17of12 AAR对我有什么帮助 常言道 一个错误第一次犯是错误 第二次是失误 第三次就是愚蠢 如何不做愚蠢的事 就要个人有AAR 行动后反思 的意识和管理系统 AAR在组织内的最大价值是经验分享 知识重用 避免重蹈覆辙 如果企业里每个员工都树立了AAR的意识 并在工作中持续运用 那我们每个人不仅是贡献者 也是受益者 18 AAR常用工具 AAR记录表 注 AAR记录表通常用于正式的AAR场合 如果是非正式的AAR 可以简化记录 具体参见会议AAR实例一 19 举例 20 场景一 会议你是否觉得会议冗长 没有效率 不解决问题 现在你就可以使用AAR的方法和TEAM成员共同来改善这些问题 如何在实际工作中使用AAR 21 使用方法 每次会议结束时 利用5分钟的时间 让所有参会人对会议的形式 或内容 进行简单的非正式的AAR 优秀的方面要发扬光大 不足的方面要持续改善 TIPS 1 尽量要求每个人都要发表观点2 不追求质量 只求数量 3 记录AAR的结果 并在下一次会议时检查 4 每一次只针对一个方面 例如 会议形式 或会议内容的某一方面 IPG从08财年开始一直在全员中推行会议AAR 共同致力于提高会议效率 会议AAR 22 会议名称 X部门月例会组织者 彼得参与者 李伟 王旭 刘欣 国强会议结束时 彼得要求大家针对 会议形式 做一次非正式的AAR小结 以下是纪要 会议AAR 做的好的方面 准时开始 事先给每个议题设定讨论时限 会议开始前向所有与会人员说明会议要求 例如 不许使用电脑 接打电话等 有待改善的方面 精简议题 使每个议题都有充分的研讨时间 按照预先设定的时间结束每个议题的讨论 将会议资料事先发给大家 给与会人员分配不同的角色 如组织者 时间master 负责控制时间 记录员等 使会议更加高效 会议中设置一定的休息时间 23 场景二 项目 活动总结当你带领一个团队胜利完成一个项目 活动 并获得老板的认同与嘉奖 你一定沉浸在幸福的喜悦中吧 或者在心里长长的舒了口气 暗自庆幸总算 不辱使命 吧 等等 你是否想过召集