OA总体方案.doc

OA 系统解决方案 第 1 页 共 20 页 OA 系统解决方案系统解决方案 目目 录录 1项目概述项目概述 5 1 1项目背景 5 1 2针对 XX 公司的应用分析 5 1 3系统实现目标 6 OA 系统解决方案 第 2 页 共 20 页 1 3 1规范管理流程 7 1 3 2提升领导管理和决策 7 1 3 3实现知识管理 7 1 3 4搭建先进的企业管理平台 8 1 3 5实现异地和移动办公 8 1 3 6建立高效 高速的大规模应用平台 8 1 3 7建设行业信息化典范 服务企业发展需要 8 2系统建设原则系统建设原则 9 2 1建设目标 9 2 2统一规划 分步实施统一规划 9 2 3采用以产品为基础的项目开发模式 10 2 4高水平和专业化的项目团队 10 2 5设计原则 10 2 5 1先进性与发展性 10 2 5 2整体性保障原则 11 2 5 3安全性与可靠性 11 2 5 4实用性与适应性原则 13 2 5 5易用性 13 2 5 6稳定性 14 3项目总体框架项目总体框架 14 3 1项目架构 14 3 1 1项目平台的架构 14 3 1 2项目平台的构成 15 3 2网络环境 16 3 2 1网络结构 16 3 2 2基本的运行环境 17 3 3数据库系统 17 3 4电子邮件系统 17 3 5网络协议 18 3 6操作系统 18 4OA 需求具体实现需求具体实现 19 4 1网络建设 19 4 1 1网络架构图 19 4 1 2网络建设实施 19 4 2办公自动化系统 OA 19 OA 系统解决方案 第 3 页 共 20 页 4 2 1公文签批及审阅协同管理 20 4 2 2日常管理 24 4 2 3个人办公 36 4 2 4手机短信 39 4 2 5资产管理 39 4 2 6人力资源及劳资管理 41 4 2 7考勤管理 43 4 2 8劳资管理 46 4 2 9计划管理 49 4 2 10系统管理 51 OA 系统解决方案 第 4 页 共 20 页 1 项目概述项目概述 1 1 项目背景项目背景 XX 公司 简称 XX 公司 办公自动化系统 OA 项目将建设一个运行稳定 适应长远发展的网络和办公系统 实现 网络办公 网络沟通 网络审批 知识管理 网络决策 的信息化建设思路 实现信息高效传递 无纸化协同 办公 远程移动办公 科学规范管理 使 XX 公司的工作效率明显提高 使员工 工作更加简化 使信息获取更加容易 使决策制定更加准确 使 XX 公司的管理 变得更加灵活 更加科学 抗风险能力 创新能力 应变能力迅速加强 从而最 终提高 XX 公司的综合竞争能力 根据规划 整个办公自动化系统 OA 项目分部分实现 并分步实施 实 施完成后将实现办公无纸化 流程规范化 并且方便管理 提高办公的效率和质 量 1 2 针对针对 XX 公司的应用分析公司的应用分析 根据与 XX 公司招标要求以及前期分析和研究 确定 XX 公司在基础网络和 协同办公系统方面的主要需求有以下部分 公文管理 包含发文管理 收文管理 内部报告 批示回复管理 工作 汇报 工作联系单 档案管理及处理等功能 协同工作 公司内部员工间的协同工作平台 日常管理 包含会议管理 车辆管理 办公用品管理等功能 企务公开 大事记 电子论坛 规章制度 电子刊物等功能 个人信息 包含个人文档 电子邮件 个人通讯录 在线帮助等功能 资产管理 包含网上固定资产统一管理 劳资管理 包含考核劳动报酬 核算工资 工资查询等功能 系统管理 OA 系统解决方案 第 5 页 共 20 页 1 3 系统实现目标系统实现目标 建设信息化系统的总体目标是 以先进的计算机和通信技术为主要手段 以实现企业关键办公应用为导向 搭建一个覆盖全单位的自动化办公信息平台 通过网络技术 实现本集团的办公 资源共享 高效协同的事务处理机制 为 XX 单位建立一个即时有效的信息交流通道 建立高质量和高效率的信息网络 为领导提供一个方便有效的事件跟踪和监督手段 实现办公自动化 信息资源化 传输网络化和人性化管理 系统建设坚持标准化 规范化原则 标准化 规范化是实现互联互通 资源 共享的重要保障 可更好的实现数据文件共享 资源共享 互操作性 可移植性 一致的用户界面 从而使办公自动化系统 OA 能更好的与现有的信息系统进行 无缝的结合 防止信息孤岛的产生 避免重复建设 降低总体开发成本 计算机技术 网络技术已经渗透到我们的日常工作中 大量的公文 报告 报表 数据等各类信息量越来越大 涉及到的部门 合作伙伴越来越广泛 传统 的手工处理方式 文件 报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足发展的 需要 影响领导的决策和业务的发展 迫切需要利用已经拥有的计算机 网络资 源 实现办公的信息化 加快内部的信息流通与信息的有效利用 在此解决方案中主要为 XX 公司实现以下目标 1 3 1 规范管理流程规范管理流程 利用流程管理子系统可以逐步实现办公流程 涵盖行政 人事 采购 品质 财务报销 规范化和无纸化 节省时间 提高效率 流程的责任人可以方便地查 询流程的执行情况和每一步的执行状态 减少人为失误 加强业务负责人对公司 复杂业务流程的掌控和监控 具体如下 用户自定义流程 在线的批复 签字 印章 办理过程中可自动归档 流程监控 OA 系统解决方案 第 6 页 共 20 页 1 3 2 提升领导管理和决策提升领导管理和决策 在系统中为每个员工建立信息档案 需要时可快速地了解相关员工的信息 您可以确切地知道您的每一个员工的特点 专长 工作业绩等 深入了解到每个 员工所进行的工作 所完成的工作以及完成情况 根据需要在系统中为相关员工 分配和去除权限和工作职责 增强组织的柔性 根据业务需要以及员工的工作安 排情况 将他们组织到不同的项目中 总之 实现管理层与员工 员工之间的互 动 建立公司的组织架构 方便管理层对整个公司的掌控并提供一定的决策支持 1 3 3 实现知识管理实现知识管理 有关的所有信息 包括合同 质量情况表 研究报告 档案 政策方针 法 律法规 公文 工作计划 发票 合同 会议通知 新闻等由信息系统集中管理 需要时可快速查询相关信息 再不会发生信息丢失的现象 实时地了解到公司内 外所发生的任何事情 员工的知识 经验记录在系统中 避免公司的知识流失 方便地追踪相关文档的状态 责任人等信息 提高管理效率 将现有电子邮件系 统整合到系统当中 1 3 4 搭建先进的企业管理平台搭建先进的企业管理平台 通过适用 稳定的技术 实现对现有系统的有效整合 通过标准接口 实现对未来系统的整合 1 3 5 实现异地和移动办公实现异地和移动办公 通过畅通的网络平台 可以实现单位员工实时的异地办公 通过先进的移动 通信设备 可以实现随时随地的办公业务处理 实现及时了解企业内变动的一切 信息 对需办公事项进行审阅 审批 自动接收到各类通知 发文 邮件 短信 做到及时了解企业内一切信息 OA 系统解决方案 第 7 页 共 20 页 1 3 6 建立高效 高速的大规模应用平台建立高效 高速的大规模应用平台 可以满足并发 2000 人以上的在线要求 并能提供后续扩充的基础 建立大 容量的数据存储处理机制 2 系统建设原则系统建设原则 2 1 建设目标建设目标 根据办公自动化的要求和以产品 定制的方式完成 XX 公司的办公自动化的 信息化建设 以人为中心 事件为驱动 流程为导航 表单为呈现 提升执行力 和规范制度为目的 实现办公自动化在 XX 公司的大规模应用 以招标书中要求的统一规划 分期建设为基础 坚实 稳妥地完成一期建设 为后期信息化坚实目标的实现奠定坚实的基础 认真分析 XX 公司现有的 IT 应用和将来的应用开发基础 做好标准化 制 度化的工作和各种实施和培训 提供坚实的售后服务保障 确保项目成功 提升 XX 公司的办公自动化水平 2 2 统一规划 分步实施统一规划统一规划 分步实施统一规划 在系统建设之初即提供完整的信息化建设规划 确保系统建设的持续 高效 保障 XX 公司的信息化建设投资的有效性 减少和降低重复投资 规划中对系统的平台特性和接口标准进行规范 形成以后实施信息化系统的 基础标准 统一规划 分步实施 同时降低系统实施的风险 推动管理的逐步提升 2 3 采用以产品为基础的项目开发模式采用以产品为基础的项目开发模式 根据 XX 公司的实际情况 在产品应用平台的基础上 我们将经过从分的调 研 咨询和分析 开发出符合 XX 公司需求和应用的办公自动化信息管理系统 OA 系统解决方案 第 8 页 共 20 页 通过采用以产品为基础的项目开发模式 是项目稳定和高效实施成功的保障 2 4 高水平和专业化的项目团队高水平和专业化的项目团队 公司拥有一支高水平的技术研发团队和项目实施 服务和技术支持团队 其 中研发和项目实施团队的成员均是来自国家知名重点大学的计算机和管理等专业 的研究生 同时我们拥有丰富的技术开发和项目实施经验 针对 XX 公司的办公 自动化项目 我们组成专业的开发实施和服务团队 保证项目成功 2 5 设计原则设计原则 2 5 1 先进性与发展性先进性与发展性 采用当代最新技术 建立一种新概念的 开放的现代管理和办公环境 它以 TCP IP 广域网互连 路由 防火墙和网络管理技术为核心 建立一个安全可靠 的网络应用平台 2 5 2 整体性保障原则整体性保障原则 信息管理系统是单位的数字神经系统 每个部门 每个员工都可以通过信息 管理系统发布信息 获取信息 它需要与各项业务系统有通畅的信息接口 充分 利用原有系统 保护投资 安全性与可靠性 内置工作流表单手写签章组件内置工作流表单手写签章组件 能确保工作流表单的数据数据传递的安全性 该组件已获得公安部销售许可 国家密码委员会认证的商用密码产品销售许可 实用性与适应性原则 实用性是衡量项目质量体系中最重要的指标 是否与业务紧密的结合 是否 具有严格的业务针对性 是系统成败的关键因素 因此 每一个提交给用户手上 的功能都应该是实用的 解决问题的 适应性是项目质量体系中重要的指标之一 系统的设计从最开始就应该以适 应于多种运行环境 而且还必须具有应变能力 以适应未来变化的环境和需求 OA 系统解决方案 第 9 页 共 20 页 这就要求软件设计上非常灵活 才能具有很好的通用性 2 5 3 易用性易用性 参照国内外信息系统的成功与失败的经验 不论一个应用系统的功能有多么 庞大 如果不能让使用者掌握 也不能发挥作用 信息管理系统不同于财务 人 事等业务软件 只需要少数人经过培训 掌握使用方法就可以 而是涉及各个工 作岗位的人员 特别是单位的领导 如果信息系统只是领导者部门掌握使用 信 息管理系统就失去了重要的作用 信息化的目的不是为了单纯的拥有现代的科学 技术 而是为了提高管理能力和运行效率 信息化建设不是一朝一夕的工作 需 要不断地发展和完善 需要在发展中完善 在完善中发展 2 5 4 稳定性稳定性 作为一个企业的日常办公平台 必须保证其正常运作才能为企业的信息化更 好的服务 项目采用世界上应用最广泛的 AMP J2EE 应用服务来保证应用平台的 稳定运行 同时经过 8000 多家企业的正式应用和过万家企业试用 以百万计的客 户端使用 来测试和证明其稳定性完全可以达到企业级的应用标准 3 项目总体框架项目总体框架 3 1 项目架构项目架构 3 1 1 项目平台的架构项目平台的架构 信息管理平台 将主要依据 Internet Intranet 的建设原则 在先进 实用的基 本网络平台基础上 使用 客户 WWW 服务器 应用服务器 数据库服务器 的结 构来构造单位内部的信息管理系统 客户端采用浏览器模式使信息管理系统的易 用性更强 客户端不需要安装专用的客户端软件 使整个系统的管理维护工作大 量减少 特别是作为整个单位的信息化 系统的用户数量多 涉及的部门多 而 OA 系统解决方案 第 10 页 共 20 页 且可能还有远程的用户 如果需要维护客户端的软件系统 将会导致许多客户端 系统需要大量安装 调试工作 影响整个系统的稳定运行 用浏览器作为统一的 信息访问工具 避免访问各种业务系统数据是需要启动 进入不同编程工具设计 的应用系统 更有利于管理人员使用计算机获取各个方面的业务数据 3 1 2 项目平台的构成项目平台的构成 在该项目中将建设一个通用的信息管理平台 平台主要包含五个主要部分 个人事务 公共事务 工作流程 信息交流和系统管理 个人事务 主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合 如邮件 短信等 公共事务 提供了公共事务与业务综合管理的相关模块 如公告发布 新闻 发布等 工作流程 可自定义流程的工作流功能 信息交流 是单位内部进行交流的有力手段 系统管理 用于规划本单位信息系统的结构 内容 按照组织机构 业务分 类 功能需要设计信息系统的菜单 按照用户所属的部门 角色 管理范围进行 管理和权限指派 信息管理平台的模式是金中公司独创的一种信息管理模式 主要目的是为用 户提供一个自由设计符合个性化需要的信息管理系统 并且可以满足用户不断提 高的信息化需求 努力做到一次投资 终生享用 不论用户属于哪种行业类型 对用户管理 模块管理和权限管理的需要是共同的 只是对功能模块的需求不同 因此 金中公司给 XX 公司提供了一个构建真正属于自己 符合本单位需要的信 息管理系统 3 2 网络环境网络环境 3 2 1 网络结构网络结构 OA 系统解决方案 第 11 页 共 20 页 3 2 2 基本的运行环境基本的运行环境 项目是运行在服务器上的应用系统 最低的运行环境需要一台服务器 安装 Windows2000 XP 2003 操作系统或 Linux Unix 系统 办公自动化系统内置了基于 Apache 的 WEB 服务器 PHP 运行环境以及 Oracle 数据库 安装后自动配置完成 客户端只需要安装 Windows98 以上版本的操作系统 使用 IE5 0 以上版本的浏览 器 不需要在客户端安装专门的软件 建议使用 IE6 0 当用户数量比较多 且用户访问量很大时 可以考虑将 Web 服务器和数据 库服务器分别设在两台服务器上 提高系统的运行效率 3 3 数据库系统数据库系统 数据库系统实现数据信息的组织 管理 安全及可靠性保障 并为各种应用 提供数据访问 存储等服务 信息管理系统设计的信息包含大量结构化信息和非 结构化信息数据 也涉及多媒体数据信息 业务管理系统主要是以数据信息为主 决策支持需要数据仓库系统的支持 电子邮件系统 电子邮件是本 OA 的一个重要功能模块 它主要包含两个功能 1 内部员 工的电子邮件 2 收发员工的外部 Internet 邮件 内部邮件内部邮件 内部邮件系统使用户不必投资建立专门的邮件服务器 就可以使 内部员工之间可以通过内部邮件实现协作 沟通 交流 而且没有邮件服务器的 复杂配置和管理 特别适合单位内部的日常工作 外部邮件外部邮件 外部邮件实现收发 管理员工外部邮件的功能 在系统服务器上 建立邮件代理服务 可以自动接收外部的电子邮件 并分发给收件人 员工提交 的外部邮件 由代理服务器代理发出 外部邮件模块为网络的管理和邮件的使用 提供方便 3 4 网络协议网络协议 网络协议建议采用 TCP IP 通过 TCP IP 可以十分方便地将异种机型 异种 操作系统的计算机系统构成单一协议的异种机互联网络 TCP IP 网络 事实 OA 系统解决方案 第 12 页 共 20 页 上 TCP IP 也是现在网络协议中一种通行的标准 3 5 操作系统操作系统 整个信息系统的性能不仅取决于硬件设备 网络设备的性能 以及应用软件 的性能 很大程度上也取决于系统软件 特别是操作系统的性能 采用 Browser Server B S Intranet Internet 体系结构后 与数据库有关的操作都将由 服务器来完成 操作系统性能的好坏对于整个管理信息系统建设具有十分重要的 意义 目前 从安全性和性能上讲 Linux UNIX 操作系统在某些应用领域优于 WindowsNT 本 OA 全系列产品均可以很好的支持 Linux UNIX 操作系统 WindowsServer 系列操作系统具有网管能力强 Internet Intranet 集成度高 易维护 有较好的性能价格比等等优势 本 OA 系统也可以很好的支持 Windows 平台 4 OA 需求具体实现需求具体实现 4 1 网络建设网络建设 4 1 1 网络架构图网络架构图 4 1 2 网络建设实施网络建设实施 由专业网络工程师进行软 硬件的安装 并根据 XX 公司的具体情况进行设 置和安全配置 具体实施周期参照 项目实施 章节 4 2 办公自动化系统 办公自动化系统 OA 本 OA 软件功能架构框图 主要分六大类 OA 系统解决方案 第 13 页 共 20 页 4 2 1 公文签批及审阅协同管理公文签批及审阅协同管理 主要以工作流模块实现公文的签批及审阅工作 主要通过工作流的设计 监 控 办理以及特殊状态处理来实现流程的运转 4 2 1 1工作流设计工作流设计 工作流设计主要以自定义表单和自定义流程两部分组成 系统中提供了丰富 的表单控件组成及流程分支 权限等控制组成 4 2 1 2工作流委托工作流委托 在流程运行中 可以对流程的主板状态进行委托 包括主动设定一定时间段 内的流程委托规则和在流程运行中由流程监管人员进行的流程委托等功能 4 2 2 日常管理日常管理 资源管理应包含固定资产管理 办公用品管理 图书管理管理 车辆管理 会议管理以及人力资源管理 4 2 2 1会议管理会议管理 会议管理包括会议申请 会议查询 会议信息管理和会议室设置 管理员设 置和会议纪要六个部分 4 2 2 2车辆管理车辆管理 4 2 2 3办公用品管理办公用品管理 办公用品信息管理主要实现对办公用品的登记 分类 领用和报表统计功能 在新建办公用品前需要建立不同的办公用品分类 办公用品的信息可以 CSV 格式批量导入 OA 系统解决方案 第 14 页 共 20 页 4 2 2 4文档管理与共享文档管理与共享 文件共享和管理包括公共文件柜 网络硬盘和图片浏览等主要模块 4 2 2 4 1公共文件柜公共文件柜 公共文件柜可作为文档中心 规章制度管理中心和文件共享管理中心进行管 理 在文件柜中可以建立无限多级文件夹 而且可以单独对每个文件夹进行权限 设置 从而把不同文档柜赋予不同的部门或人员进行管理和维护 权限分为访问 管理 新建和下载 打印权限 可以分别按照人员 部门和角色来进行授权 可以 在线建立并编辑 Office 文件 也可以通过 附件 上传任意类型的文件 4 2 2 4 2网络硬盘网络硬盘 网络硬盘实现对服务器上文件的管理 并以访问 管理 新建和下载 打印权 限进行细化授权 以人员 部门和角色为范围进行授权 网络硬盘除可作为文件 共享与管理 在线视频点播等功能的实现平台 视频点播模块可以对 OA 服务器上的开放目录直接进行展示 用户客户端在 可以端可以直接对视频 音频 图片等媒体文件进行在线播放和浏览 该模块方 便易用 管理员在新建目录的时候直接指定服务器的目录即可 可以对目录设置 访问 新建 管理等权限 列表界面 播放界面 OA 系统解决方案 第 15 页 共 20 页 名称等类型进行排序调整 并可以上传和删除管理图片 4 2 3 手机短信手机短信 手机短信采用工业级短信猫设备和 OA 的手机短信服务器程序相结合 发送 短信不受时间和地域的限制 只要有手机信号的地方就可以发送 发送资费同手 机发送资费 同时也可以接收外部发送的手机短信 转为内部短信提醒 OA 用户 4 2 4 资产管理资产管理 固定资产管理主要实现主要实现对企业固定资产登记 折旧 维护和查询等 管理 使用中还可以设定固定资产报表 为企业资产管理做有效保障 4 2 4 1固定资产管理固定资产管理 输入查询条件 则列出相应的固定资产信息 4 2 5 人力资源及劳资管理人力资源及劳资管理 人力资源及劳资管理主要包括人事档案的查询与管理 括绩效考核管理与工 OA 系统解决方案 第 16 页 共 20 页 资上报管理 4 2 6 考勤管理考勤管理 考勤管理包括 3 个部分 考勤审批 人员考勤记录 考勤查询与统计 4 2 6 1考勤审批考勤审批 考勤审批是作为考勤管理人员才具有的功能 具有审批职权的用户 在这里 可以看到不同部门的人向该用户提交的考勤审批请求 4 2 6 2人员考勤记录人员考勤记录 选择某个部门的人员 可以查看该用户的考勤记录 列于首页的是今日该人 员的上下班登记和考勤统计查询 4 2 6 3考勤查询与统计考勤查询与统计 考勤统计是统计一段时间之内该用户的考勤记录 该记录详细列出了用户的 上下班统计 外出记录 请假记录和出差记录 考勤查询用于查询一段时间或者当天的人员上下班 外出 请假情况 其中 对外出与请假记录可以执行删除操作 OA 系统解决方案 第 17 页 共 20 页 人事档案的查询与管理 遵循用户的管理范围进行管理 可以实现对系统中 所有用户的档案信息进行登记 查询与编排 4 2 7 劳资管理劳资管理 劳资管理包括 工资流程管理 财务工资录入 和 部门工资上报 三个主要 功能 利用 工资流程管理 模块财务人员可以定义工资项目 新建工资上报流程 查看各部门工资上报的报表等 工资上报主要是为了解决一些企业为实现员工效 益工资数据的收集而设计的 利用该模块管理人员可以输入员工的工资奖金信息 并直接发送给财务人员 4 2 7 1工资流程管理工资流程管理 工资项目定义 输入项目名称 计算项需输入计算公式 上报项用于部门奖 金等上报 工资流程管理 新建工资流程 操作 报表样式定义 定义报表中工资项目的显示顺序 OA 系统解决方案 第 18 页 共 20 页 说明 如果不定义报表头中工资的项目从左至右的顺序为工资项目中定义的 顺序 报表样式定义无需每次定义 系统会选取最新的一次报表样式定义 导入工资数据 用户可以将 EXCEL 的工资数据导入到 OA 系统中 说明 1 首先