秘书培训资料(20100101).ppt

秘书培训资料蒋利文2010年1月1日 简介 秘书国家职业资格鉴定 动态 国家劳动和社会保障部1998年推出 四统一 统一标准 统一命题 统一考务 统一核发证书 职业类型 工商企业秘书 外事秘书 机关行政秘书 党务秘书 秘书发展 前台接待 办公室秘书 高级助理 行政总监 秘书级别 五级秘书 一般包括公司前台接待 部门事务助理等 工作技能含量要求不高 年轻是表象特征 四级秘书 包括经理秘书 经理助理等处于中层管理者左右的秘书 中小公司经理的秘书 权力与责任相对大些 计算机应用能力 人际关系协调能力要求显现出来 三级秘书 包括公司首脑的私人秘书 董事会秘书等 对领导能力 协调能力 管理能力需要多年的积累 在职年龄偏大一些 三级秘书的发展前景 行政类 助理类 人事类 公关类 业务类 芭田的初 中 高对应 培训内容 一 基础知识文书基本格式二 职业工作要求办会办事办文 一 基础知识 文书基础 重点通用公文格式 办公自动化基础沟通基础速记基础企业管理基础法律法规基础 应用公文的类别 行政公文 事务文书 商务文书行政公文 13种 命令 决定 公告 通告 通知 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要事务文书 传真 请柬 邀请信 贺信 感谢信 启事 简报 计划 总结 述职报告 讲话稿商务文书 意向书 订货单 商品说明书 市场调查报告 招标书 投标书 合同 可行性研究报告 应用公文的格式 眉首主体版记 实务操作 芭田公司 红头文件编印流程 国家行政机关公文格式 文件挑错 注意事项 二 工作知识 三办 办会 办事 办文 一 办会 要点 1 会前筹备2 会中服务3 会后落实 实务操作 芭田公司 会议管理制度 1 1五级秘书会前筹备 发送会议通知制作会议证件和指示标识预订会议室预订 确认会议住宿确认最终的参会人员 1 2四级秘书会前筹备 能够拟订会议议程 日程能够提供会议地点备选方案能够布置会场和安排座次能够发布会议信息能够安排会议食宿 车辆能够邀请嘉宾能够准备会议资料 会议用品能够安排会议礼仪服务能够检查会议常用视听设备是否正常 1 3三级秘书会前筹备 能够拟订各种会议的筹备方案 能够督查会务的执行情况 能够审核会议文件 能够与上司沟通会议的有关事宜 能够拟定会议的应急方案 拟定会议筹备方案 三级 制定程序 组建会议筹备委员会 划分筹备机构各小组 选举或指派筹备方案编写负责人 与领导沟通确定会议的主题与议题 名称 议程 时间和地点 所需设备和工具 文件的范围 与会代表的组成 会议经费预算以及住宿和餐饮的安排 方案拟出后要交上司审核 再行具体安排与部署 会务筹备机构包括 会务组 秘书组 组织 宣传组 保卫组远程会议注意事项 预先了解电信会议的服务业务 会议程序 议程及其它材料必须先寄给与会者 远程会议筹备方案中要有专人负责检查设备是否齐全正常 检查会务的筹备情况 三级 方法 听取汇报 现场检查两种程序 先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点 将现场检查的项目制成检查单 逐一现场核实 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见 审核会议文件 三级 包括主报告 大会发言单位的材料 会议日程表 参加会议人员名单 住宿安排 主席台座次 分组名单 讨论题目和分组讨论地点 作息时间表 会议的参阅文件和相关资料等 如果会议文件涉及部门较多 可联合会审 与领导沟通会议的有关事宜 三级 沟通原则 及时性原则 全面性原则 程序 明确会议目标 明确沟通方法途径 确定沟通的时间 地点 检查文件 音像等资料 向领导汇报会议的筹备情况及进展 听取领导指示 将记录通过某种方式送给领导 拟定会议的应急方案 三级 包括 会议举行过程中可能出现的问题 出现问题时负责解决的会议工作人员 程序 预测情况 准备应对备选方案 讨论会议紧急情况 确定会议应急方案 2 1五级秘书会中服务 能够接站能够完成签到工作能够引导与会人员就座 2 2四级秘书会中服务 能够安排会议值班能够联系和接待新闻媒体能够做会议记录能够收集与会人员对会议的意见和建议能够印发会议简报能够安排与会人员的集体合影响 和原 2 3三级秘书会中服务 1 能够提示会议按计划进行 2 能够监督会议经费的使用 3 能够处理会中突发事件 提示会议按计划进行 技能要点 明确地向与会人员宣布会议开始和结束的时间 掌握提示的时机 监督会议经费的使用 包括文件资料费 邮电通讯费 会议设备与用品费 场租费 会议办公费 宣传交际费 食宿费 交通费 其它不可预见的临时性开支 处理会中突出事件 包括人员问题 健康与安全问题 行为问题 程序 向领导报告 启动会议应急方案 实施应急方案 秘要时请求外界支援 缮后处理 3 1三级秘书会后落实 安排与会人员返程清退会议文件资料整理会议室 3 2四级秘书会后落实 能够收集整理会议文件资料能够印发会议纪要能够结算会议经费能够收集反馈会议精神的落实情况 3 3三级秘书会后落实 需掌握技能 1 能够对会议进行总结 2 能够评估会议的工作 会议总结 对工作任务书的内容逐条对照检查 总结经验和教训 有理有据 实事求量 突出重点 有所侧重 一分为二 以激励为主 总结出简易行的办公程序和制度 使会议科学化 程序化 制度化 会议评估 基本程序 分析影响会议效果的主要因素 设计会议效果评估表 进行调研 统计汇总数据 总结报告 二 办事 1 接待2 办公环境3 办公室日常事务管理4 办公用品与设备的使用管理5 信息管理 实务操作 上司的工作日程安排表 公司领导出差管理规定 值班制度 合同协议编制流程 文件签批规定 电话用语规范 邮件书写规范 1 1五级秘书接待 按职业要求着装正确接打电话迎送来访者招待来访者设计 填写接待记录与电话记录表 1 2四级秘书接待 能够制定接待工作计划能够安排迎送来访团体能够安排来访者食宿 交通 行程能够安排来访者的参观 娱乐活动 1 3三级秘书接待 能够安排涉外礼宾次序能够安排涉外迎送仪式能够安排涉外会见会谈和拜访能够安排涉外宴请能够安排馈赠礼品 2 1五级秘书办公环境管理 维护接待室 会议室等相关公共区域的环境维护上司的办公环境维护本人的办公环境 2 2四级秘书办公环境管理 能够布置办公室能够检查办公室环境的安全状况能够提出办公室安全隐患的处理办法 2 3三级秘书办公环境管理 能够选择办公模式能够提出办公室布局方案 3 1五级秘书日常事务管理 预约 登记会议室预约 登记用车处理邮件 3 2四级秘书日常事务管理 能够管理印章和介绍信能够安排值班工作能够办理现金使用能够办理上司的差旅事务能够办理上司临时交办的事项能够做文字记录工作能够编制工作时间表能够编制管理工作日志 3 3三级秘书日常事务管理 能够提出改进办公流程的建议能够提出处理突发事件的预防及应对措施能够督促检查各项事务的完成情况能够制定工作计划能够确定承办期限能够进行工作评估 4 1五级秘书办公用品与设备使用 发放办公用品使用打印机打印文档使用传真机收 发文件并对结果认真确认使用复印机复印文件使用碎纸机销毁文件 4 2四级秘书办公用品与设备的使用与管理 能够订购 接收 管理办公用品能够使用数码相机拍摄照片能够使用扫描仪扫描文件与图片能够使用光盘刻录机能够使用投影仪能够使用摄像机 4 3三级秘书办公用品使用管理 能够制定办公用品和办公设备的采购程序能够提出采购办公用品和办公设备的预算方案能够调配办公资源 5 1五级秘书信息管理 收集信息筛选信息进行信息分类校核信息用各种方式传递信息登记 编码 排列 保管信息 5 2四级秘书信息管理 能够收集信息能够筛选信息能够进行信息分类能够校核信息能够用各种方式传递信息能够登记 编码 排列 保管信息 5 3三级秘书信息管理 能够加工 编写信息材料能够提供并利用信息能够反馈信息 三 办文 1 文书拟写2 收发文处理3 文档管理 实务操作 拟写通知 函 1 1五级秘书文书拟写 事项性通知 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期 商洽函 公函与便函 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期 传真稿 名称 文种 备忘录请柬 标题 称谓 正文 落款 成文日期 邀请信 标题 称谓 正文 落款 成文日期 正文 信守问候语 主体 信末问候语 贺信 标题 称谓 正文 落款 成文日期 正文 开头 主体 结尾 感谢信 一般是受助者本身或受助者代表 真实性 感召性 各种类型的启事 标题 正文 附启 署名 成文日期 四级秘书文书拟写 批转转发性通知 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 转印发原文 正文 转发语 意义 执行要求 报告 注意报告与请示的区别 请示问答函 询问函 请速回复 答复函 特此函复 简报 报头 报核 报尾 意向书 协议书或合合同的先导 没有法律效应 各种形式的订货单商品说明书 三级秘书文书拟写 通告 注意与公告区别 标题 正文 落款 成文日期 通报 表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况的公文 正文 发文缘由 通报事项 分析 决定 号召要求 决定请批 批答函计划总结述职报告讲话稿市场调查报告招标书投标书 2 1五级秘书收发文处理 签收文件拆封文件登记文件分发文件 2 2四级秘书收发文处理 缮印文书校对文书传阅文书 2 3三级秘书收发文处理 审核文书拟办文书承办文书注办文书 3 1五级秘书文档管理 确立归档范围立卷归档文书 3 2四级秘书文档管理 档案