全宗卷PPT课件

1 全宗卷 监督指导二处赵相伟二 八年三月 2 全宗卷 一 全宗的定义二 全宗的意义三 立档单位及其构成条件四 全宗卷的定义五 全宗卷的作用六 全宗卷主要包括的内容七 全宗卷的管理办法八 全宗指南 全宗介绍 的编写 3 全宗卷 一 全宗的定义全宗是一个独立的机关 组织或人物在社会活动中形成的档案整体 二 全宗的意义全宗是组成国家档案全宗的基本单位 档案必须按全宗整理 其主要意义如下 4 1 按全宗整理 符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求 一个单位的全部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活动情况 反映其职责 任务 工作发展 生产经营等情况 只有维护了每一个单位的历史真实面貌 才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌 所以 一般说 同一单位的档案不能分散 不同单位的档案不能混淆 2 按全宗整理 能够紧密的保持文件之间的历史联系 因为按全宗整理 首先保持了文件在来源方面的联系 然后在分类 立卷 排列等各项整理工作中再保持内容 时间或形式方面的联系 5 3 按全宗整理 便于系统和历史地研究档案内容 发挥档案的凭证作用 4 按全宗整理 便于档案进馆后的各项业务工作的进行 全宗是档案馆管理档案的基本单位 收集 鉴定 保管 统计都必须以全宗为单位 总之 按全宗整理 是整理档案的科学方法 任何档案都必须按全宗整理 这称为全宗原则 6 三 立档单位及其构成条件立档单位是与全宗这一概念联系在一起 立档单位必须是具有法人地位的机关 社会组织 企事业单位和某些著名人物 它的全部档案可以构成一个全宗 构成立档单位的条件是一个机关 社会组织 企事业单位必须在行政上 财务上和组织人事上具有一定的独立性 具体条件是 1 可以独立行使职权或进行管理 并能以自己的名义对外行文 机关 团体 企事业单位必须是一个法人单位 而不是一个内部组织机构 7 2 是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位 可以编造预算或财务计划 3 设有管理人事的机构和人员 并有一定的人事任免权 上述三个条件是互有联系的 一般说有第一条即有第二条 第三条 由于各种原因 有的单位不完全具备三个条件 则以第一条为主 8 四 全宗卷的定义 全宗卷是在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 五 全宗卷的作用 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案 它记载了档案工作的基本情况 反映了立档单位和全宗的历史演变 是人们熟悉档案 做好档案管理工作的一种有效管理工具 每个单位档案室均应建立全宗卷 9 六 全宗卷的主要内容 一 档案收集 二 档案整理 三 档案鉴定 四 档案保管 五 档案统计 六 档案利用 七 档案管理新技术的应用 10 全宗卷 的主要内容 一 档案收集 包括档案交接文书 移交目录 接收 征集记录 档案来源和价值说明等 档案交接文书 档案移交概况以及其他需要说明的问题各企事业单位涉及到的主要是档案交接登记表 11 档案交接登记表 档案业务建设指南 253页 日期移交人签名接收人签名 12 二 档案整理 整理工作方案 分类方案 案卷目录说明 整理工作小结等 档案整理加工登记表全宗号 注 内容栏填写具体工作项目包括整理 鉴定 修复 缩微 扫描等 13 三 档案鉴定 鉴定小组成员名单 档案保管期限表 鉴定档案分析报告 销毁档案的请示与批复 销毁档案的清册等 四 档案保管 档案安全检查记录 报告 重点档案采取的特殊保护措施 档案的抢修与修复情况报告等 14 档案检查记录 档案业务建设指南 257页 注 检查时间是指检查的具体日期 一般每年检查一次 15 五 档案统计 档案收进 移出登记 全宗档案基本情况统计和档案利用统计表等 全宗档案基本情况统计表全宗号 16 17 六 档案利用 全宗指南 全宗介绍 开放利用和控制使用范围说明 档案汇编和公布出版情况及报批文件 档案产生社会效益或经济效益的典型事例等 18 档案利用效果登记表 档案业务建设指南 259页 19 七 档案管理新技术的应用 缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料 20 七 全宗卷的管理办法全宗卷的保管形式为一个环节一盒或数盒 每盒附上盒内目录 按件整理 单独保存 档号编写如下 1 收集环节 QZ1 1 N 件号流水 2 整理环节 QZ2 1 件号流水 3 鉴定环节 QZ3 1 件号流水 4 保管环节 QZ4 1 件号流水 5 统计环节 QZ5 1 件号流水 6 利用环节 QZ6 1 件号流水 7 新技术应用 QZ7 1 件号流水 21 全宗卷盒内目录注 页数是指此份材料的总页数 22 八 全宗指南 全宗介绍 一 全宗指南 的定义 全宗指南 是向利用者介绍和报道档案全宗构成者 立档单位 及其所形成档案情况的工具书 二 全宗指南 的编制原则编制全宗指南应客观 准确 真实 语言简练 文字表达清楚 23 三 全宗指南的封面格式封面格式如下 全宗指南 年 全宗号 立档单位 编写时间 年 月 24 四 全宗指南的编写 档案业务建设指南 219页 全宗指南基本结构一 组织机构沿革 一 立档单位成立 合并 更名 撤销情况 二 单位办公地址迁移情况 三 单位性质 隶属关系和职能 四 单位主要领导人任免职情况 五 内部机构设置及负责人任免职情况1 内部机构设置情况 机构名称 成立时间 撤销时间 2 内部机构负责人任免职情况 机构名称 职务 姓名 任职时间 离职时间 25 六 直属单位设置及负责人任免职情况 1 直属单位设置情况 单位名称 成立时间 撤销时间 单位性质 2 直属单位负责人任免职情况 单位名称 姓名 职务 任职时间 离职时间 七 单位人员编制情况二 全宗内档案情况简介 一 各种门类 载体档案数量说明 二 检索工具编制情况说明 三 实行计算机管理情况说明 四 档案数字化情况说明 五 全宗档案状况说明 26 三 全宗内档案内容与成分介绍 按照单位档案分类逐一介绍 一 文书档案1 永久2 长期 二 照片档案 包括纸质照片和数码照片 三 音像档案 包括录音带 录像带 四 实物档案 五 其它档案四 全宗档案利用权限说明五 全宗指南编写时间六 全宗指南编写人员 27 示例 全宗指南 2001 2006年 全宗号 XXX立档单位 市政工程集团编写时间 2006年8月 28 青岛市市政工程集团有限公司全宗指南 2001年 2006年 一 组织机构沿革 一 单位成立 合并性质 隶属关系和职能 青岛市市政工程集团有限公司的前身分别为 青岛市市政工程管理处 青岛市市政工程总公司 青岛市市政工程管理局 具体机构沿革情况如下 解放初期 市政工程建设 管理由青岛市建设局下设工务科负责 1953年 建设局设立养护工区和工程队 1956年 建设局改称城市建设局 成立了市政工程管理所 统一负责市政工程的施工和养护 各养护工区和工程队也由市政工程管理所领导 1958年7月 城建局在原市政工程管理所的基础上组建市政工程公司 下设道路 桥梁 上下水三个工程队 29 不到半年 市政工程公司被撤销 只保留了原市政工程管理所和两个工程队 由城建局直接领导 1961年6月 青岛市决定撤销各区建设局 成立城市建设工程队 后为市政工程队 统一负责全市市政工程的养护和施工 下设五个工区 1966年1月 市政工程队扩建成青岛市市政工程管理处 仍负责市政工程的养护和管理 1971年4月28日经中共青岛市城建局革委核心领导小组批准 成立青岛市城市建设局市政工程管理处 1984年2月13日 经青岛市政府批准成立青岛市市政工程总公司 列为市直事业单位 实行企业化管理 30 1995年9月26日 经青岛市委批准成立青岛市市政工程管理局 2001年4月20日 经市委办公厅批准 将青岛市市政工程管理局承担的政府职能移交市城市管理局 将市政工程管理局机关和所属排水管理处 市政工程养护管理处等成建制划归市城市管理局 在现城建集团公司和原市市政工程管理局所属企事业单位基础上 已移交的单位除外 重新组建青岛市市政集团公司 列为市直企业 具有独立法人资格 归口市建设委员会管理 成立党委 隶属于市委建设工委领导 2001年8月26日经总工会同意成立青岛市市政工程集团有限公司工会 列市直工会 31 2001年11月12日经团市委同意成立青岛市市政工程集团有限公司团委 列市直团委2001年12月19日 经集团党委批准 成立中共青岛市市政工程集团有限公司机关党支部 职能 按市政府授权对集团范围内的国有资产进行管理与运营 确保国有资产保值增值 制定集团公司发展战略和经营方针 决定重大事项投资等事宜 通过调整产权结构及组织结构 合理配置生产要素 建立健全监督管理机制 协调各所属企业间的相互利益 维护企业依法行使和享受应有的权利 32 按照党管干部的原则和现代企业制度的要求及规定程序 推荐或选派所属企业经营管理人员和事业单位领导干部 承担城市防汛救灾和突发事故的应急处置及抢险任务 完成市委 市政府赋予的其他任务和交办事项 33 二 单位主要领导及班子成员任免职情况 34 三 内部机构设置及负责人任免职情况1 内部机构设置情况 35 2 内部机构负责人任免职情况 36 四 直属单位设置变化及负责人任免情况1 直属单位设置情况 37 2 直属单位负责人任免职情况 38 二 全宗内档案情况简介 一 各种门类 载体档案数量情况 本全宗自2001年至2006年形成了各种门类 各种载体档案 其中案卷级档案X卷 永久X卷 长期X卷 短期X卷 文件级档案X件 永久X件 长期X件 短期X件 会计类档案X件 报表X件 帐簿X件 凭证X件 纸质照片X张 底片X张 数码照片X张 实物档案X件 二 检索工具编制 实行计算机管理情况 本全宗文书档案案卷目录 卷内文件目录 文件级目录 会计档案目录 实物档案目录 数码照片目录等均录入计算机 实现了计算机管理 检索 39 五 单位人员编制情况 40 三 全宗内档案内容与成分介绍 一 文书档案1 永久 X卷 X件 集团党委会议记录 大事记 组织机构设置 撤并 恢复 变更 所属企业集团改制 设立 董事会 监事会及启用印章的请示 批复 职工重大信访案件 职工调整工资审批表 审计报告 土地产权证明 副县级以上干部任免 出国政审资料 年度统计报表 其它记录集团重大事项材料 2 长期 X卷 X件 集团行政例会记录 年度工作安排 干部职工调动介绍信 党员组织关系介绍信 职工工资关系转移证 党费收缴表 表彰决定 购置设备请示 批复 干部任免请示 批复 职称评定 成立临时机构请示 批复 简报等内容 41 二 照片档案主要收集各级领导视察 检查集团工作 重大工程项目建设 集团召开各种会议 开展各项活动所形成的照片 其中纸质照片X张 底片张 2002 2003年 数码照片X张 2004 2006年 扫描2001年 2006年重要照片X张