电子表格Excel2003.ppt

1 第4章电子表格Excel2003 2 4 1Excel2003概述 4 1 1Excel2003的功能简介1 表格编辑2 格式设置3 数据计算4 图表类型5 数据处理 3 4 1 2Excel2003的启动和退出 启动 以下任何一种方法 开始 所有程序 MicrosoftOffice MicrosoftOffice2003Excel 双击桌面上的Excel快捷方式图标 双击Excel文档文件 则启动Excel之后自动打开该文档2 退出 以下任何一种方法 单击窗口右上角的 关闭 按钮 X 执行 文件 菜单的 退出 命令 单击窗口左上角 在控制菜单中单击 关闭 命令 快捷键ALT F4 4 4 1 3Excel2003的窗口组成 5 Excel2003窗口组成 1 工具栏 2 数据编辑区名称框 显示当前单元格或区域的地址或名称编辑区 编辑当前单元格的值或公式输入区 向当前单元格输入值或公式 3 状态栏位于窗口底部 显示当前命令 操作或状态的信息 6 4 工作簿窗口该区域由工作表区 垂直滚动条 水平滚动条 工作表滚动按钮和工作表标签区组成 5 任务窗格Excel中有11种任务窗格 7 4 1 4工作簿 工作表和单元格的概念 1 工作表组成 65536行 每行256列 共65536 256个单元格的二维表格 用来存储和处理数据行号 每一行分别用1 65536表示列标 每一列分别用A IV表示 2 工作簿Excel的文档文件一个工作簿中最多可以有255个工作表新建的工作簿中默认有3张工作表 分别是Sheet1 Sheet2和Sheet3 8 3 单元格工作表行和列的交叉处 是表格的最小单位一个单元中由数据内容 格式和批注3部分组成每个单元格可以进行以下操作 输入具体的数据 例如数值 文字 公式等 设置格式 例如字体 字号等 插入批注 所谓批注 就是对单元格作的注解 9 4 单元格的地址单元格的列标与行号合起来构成了单元格的名称 也就是地址 格式为 列标 行号 5 当前单元格单击某个单元格时 该单元格成为当前单元格当前单元格右下角有一个小方块 称为复制柄或控制柄 用于单元格的复制和填充 10 6 区域区域 若干个连续单元格组成区域的简化表示 只写出区域的开始和结尾两个单元格的地址 地址之间用冒号隔开 示例同一列 A1 A10同一行 A1 F1矩形区域 A1 C5 11 4 1 5工作簿的操作 1 新建执行 文件 新建 命令或单击 新建 按钮 建立新的文档时 默认文档名 Book1 XLS 可以在第1次保存时更名 12 2 保存新建文档并且是第1次保存 结果和 另存为 一样不是新建的 保存时 文件所在的磁盘 文件夹和文件名不变3 另存为执行 文件 另存为 命令 在 另存为 对话框中改变文件所在的磁盘 文件夹或原有的文件名 13 4 另存为网页将文档以网页的形式保存扩展名为 mht mhtml html或 htm5 打开执行 文件 打开 命令 在 打开 对话框中选择文档6 关闭文档该文档是新文档 打开 另存为 对话框关闭内容修改后尚未保存的文档 打开提示对话框 14 4 2工作表的操作 4 2 1输入数据1 输入数据的一般方法通常从工作表左上角开始单击某个单元格 然后输入数据2 不同类型数据的输入 1 数值直接输入 在单元格中默认的是右对齐 数值长度超过单元格宽度时 自动转换成科学计数法 15 2 文本输入时在文本之前加上单撇号 在单元格中默认左对齐 除数字字符串外 输入其他字符串时 单撇号 可以省略 数字字符串 指全由数字字符组成的字符串 例如身份证号 邮政编码等 16 3 日期输入形式比较多 例如 要输入2008年5月1日 08 5 1 2008 5 1 2008 5 1 4 时间时和分之间用冒号 隔开 也可以在后面加上 A AM P 或 PM 等表示上下午 例如 7 30AM 5 日期和时间组合输入日期和时间之间留有空格 例如 2005 10 510 30 17 6 分数的输入输入分数时 要在分数前加0和空格 例1 输入1 3 向单元格输入01 3例2 输入5 3 向单元格输入05 3或输入12 3 18 3 有规律数据的特殊输入方法 1 在相邻的单元格输入相同的数据输入第1个数据之后 按住CTRL键 然后拖动当前单元格边框上除了右下角的复制柄之外的地方 则鼠标拖动经过的单元格都被填充了该单元格的内容 19 2 有序数字 等差数列分别输入前2个数据 选中这两个单元后 拖动复制柄等比数列执行 编辑 填充 命令 20 3 有序文字 Excel已定义的填充序列 星期日 星期一 星期六 日 一 二 三 四 五 六Sun Mon Tue Wed Thu Fri SatSunday Monday Tuesday 一月 二月 Jan Feb January February 也可以自定义填充序列 21 4 鼠标右键拖动 输入起始值 用鼠标右键拖动复制柄到序列的最后一个单元 松开鼠标 显示 快捷菜单 在菜单中选择适当的填充方式 22 4 2 2有效性输入 执行 数据 有效性 命令 打开 数据有效性 对话框 23 4 2 3插入批注 单元格的批注是对单元格所作的注释 每个单元格都可以输入批注 1 添加批注 选择要添加批注的单元格C5 执行 插入 批注 命令 工作表上显示输入批注的编辑框 向框中输入批注的内容 单击编辑框之外的区域 结束输入 24 2 设置批注选项 执行 工具 选项 命令 出现 选项 对话框 单击 视图 选项卡 批注的设置有3个 无 隐藏批注内容及标识符只显示标识符 批注和标识符 25 3 编辑批注右单击带有批注的单元格 在弹出的快捷菜单中执行 编辑批注 命令4 删除批注右单击带有批注的单元格 在弹出的快捷菜单中执行 删除批注 命令 26 4 2 4编辑工作表 1 选择单元格 1 选择单个单元格 直接单击该单元格 2 连续矩形区域 例如A1 E5 以下方法之一 单击单元格A1 然后拖动到E5 单击A1 然后按住Shift键后单击E5 在名称框中输入 A1 E5 然后按回车键 执行 编辑 定位 命令 在对话框中输入 A1 E5 然后单击 确定 27 3 选择不连续的多个单元格或区域按住Ctrl后分别选择各个单元格或区域 4 特殊区域的选择选择某行 单击该行的行号连续多行 在行号区上从首行拖动到末行选择某列 单击该列的列标连续多列 在列标区上从首列拖动到末列整个工作表 单击工作表左上角的 全选 按钮 28 2 移动单元格内容 1 用鼠标拖动将指针移动到所选区域边框上 然后拖动到目标位置 2 使用剪贴板 选定单元格或区域 执行 编辑 剪切 命令 单击目标单元格或目标区域左上角的单元格 执行 编辑 粘贴 命令 29 3 复制单元格内容 1 用鼠标拖动将鼠标指针移动到所选区域的边框上 然后按住Ctrl键后拖动鼠标到目标位置 2 使用剪贴板与移动过程一样 在第2步时执行 编辑 复制 命令 30 4 插入行 列 1 插入行 以下两种方法之一 右单击行号 在快捷菜单中执行 插入 命令单击某行的任意一个单元格 执行 插入 行 命令 2 插入列 以下两种方法之一 右单击列标 在快捷菜单中执行 插入 命令单击某列的任意一个单元格 执行 插入 列 命令 31 5 删除行 列 1 删除行 以下两种方法之一 右单击行号 在快捷菜单中执行 删除 命令单击选择某行的行号 然后 编辑 删除 命令 2 删除列 以下两种方法之一 右单击列标 在快捷菜单中执行 删除 命令单击选择某列的列标 然后 编辑 删除 命令 32 6 插入单元格执行 插入 单元格 命令 在对话框中选择方式7 删除单元格执行 编辑 删除 命令 在对话框中选择删除方式 33 8 清除单元格 选择单元格或区域 执行 编辑 清除 命令 在级联菜单中选择子命令 全部 清除数据内容 格式和批注格式 只清除格式内容 只清除数据内容批注 只清除批注 34 9 查找和替换 1 查找执行 编辑 查找 命令 在 查找 对话框设置 2 替换执行 编辑 替换 命令 在 替换 对话框中设置 35 4 2 5工作表窗口的拆分和冻结 1 拆分水平拆分单击水平拆分线下一行的行号或下一行的第一列单元格 然后执行 窗口 拆分 命令 垂直拆分单击垂直拆分线右边一列的列标或右一列的第一行单元格 然后执行 窗口 拆分 命令 撤消拆分 窗口 撤消拆分窗口 命令或直接双击拆分线 36 水平垂直拆分后的工作表窗口 37 2 冻结类型 水平冻结 垂直冻结和水平垂直冻结3种冻结方法 执行 窗口 冻结拆分窗口 命令撤消冻结 执行 窗口 撤消冻结窗口 命令 38 4 2 6工作表操作 1 选择工作表 1 选择单张 单击工作表的标签 2 选择连续多张 单击选择第一张 按住Shift键单击最后一张 3 选择不连续多张 按住Ctrl键后分别单击每一张2 插入3 删除4 重命名 39 5 移动和复制 1 使用菜单命令 打开源工作表所在的工作簿和目标工作簿 选择要移动或复制的工作表 右单击 在快捷菜单中执行 移动或复制工作表 命令 在对话框中设置 2 使用鼠标在同一个工作簿内复制或移动移动 选择要移动的工作表 然后按住左键拖动到某个工作表位置后松开复制工作表 按住Ctrl键拖动鼠标 40 4 3设置单元格的格式 设置方法 1 使用 格式 工具栏中的按钮 41 2 在 单元格格式 对话框中设置格式 执行 格式 单元格 命令 42 4 3 1数字格式 1 使用菜单命令设置数字格式 单元格格式 对话框的 数字 选项卡用于对单元格中不同类型的数字进行设置格式 43 2 使用工具栏按钮设置数字显示的形式3 自定义格式 0 以整数方式显示 0 00 以两位小数显示 0 00 小数部分保留两位 整数部分使用千位分隔 红色 表示当数据为负值时 用红色显示 44 4 日期和时间 45 4 3 2对齐方式 对齐 选项卡中主要包含了3个部分 1 文本对齐 水平对齐 和 垂直对齐 2 方向框改变文本的旋转角度 角度范围是 90度到90度 3 文本控制复选框 自动换行 缩小字体填充 和 合并单元格 46 4 3 3字体 字体 选项卡进行字体的设置 主要包括了字体 字形和字号的设置 47 4 3 4边框 1 预置无 取消所选区域的边框外边框 对所选区域的外边缘即上 下 左 右加框内部 对所选区域内部加线 2 边框分别设置8个不同位置的框线 3 线条样式 4 颜色 48 4 3 5图案 图案是指单元格中使用的颜色和阴影 49 4 3 6条件格式 对选择的区域中满足条件的数据设置格式 操作方法 选择区域 执行 格式 菜单的 条件格式 在 条件格式 对话框中设置条件和格式 50 4 3 7设置行高 列宽 使用鼠标改变行高 拖动两行之间的分隔线 改变列宽 拖动两列之间的分隔线 使用菜单 格式 行 或 列 级联菜单下的命令 51 4 3 8格式的复制和删除 1 复制格式 选择已设置好格式的单元格或区域 单击 格式刷 按钮 在目标区域拖动 设置好的格式被添加到目标区域2 删除格式执行 编辑 清除 格式 命令 52 4 4数据计算 4 4 1使用求和按钮 进行计算1 计算连续区域之和计算一个区域各行的和 将结果放在区域右侧的一列计算一个区域各列的和 将结果放在区域下方的一行2 计算不连续多个区域之和单击 按钮按住Ctrl键 分别选择其他区域单击编辑栏中的 按钮 53 4 4 2在状态栏观察计算结果 Excel具有自动计算功能将选定单元格中的数据进行诸如求和 平均值 最大值 最小值等计算 计算结果在状态栏显示默认计算的是求和右单击状态栏 快捷菜单上显示其它的计算功能 54 4 4 3公式 使用公式的过程 1 单击要输入公式的单元格 2 向单元格输入公式 3 按回车键或单击确认 这时 编辑栏显示公式 单元格显示公式计算的结果1 公式的组成以 或 开始 后面是用于计算的表达式表达式是用运算符将常数 单元格引用 作为变量 和函数连接起来构成的算式例如 向A3单元输入公式 A1 A2 55 2 运算符 1 算术运算符加号 减号 乘号 除号 乘方 和百分号 例如 5 表示0 05 而4 3表示64 2 比较运算符 小于等于 比较运算的结果为TRUE或FALSE 例如 5 3 的结果为TRUE 而 5 3 的结果为FALSE 3 文字运算符连接 表示将两个文本连接起来例如 表达式 abc xyz 的运算结果为 abcxyz 56 3 公式的复制 将鼠标移动到已输入公式的单元格边框右下角的黑色方块 当鼠标指针变成细加号时 拖动鼠标到其它单元 将公式复制到其他单元 57 4 使用公式计算时常见的出错信息 58 4 4 4单元格的引用方式 1 相对引用公式复制 移动时公式中单元格的行号 列标会根据目标单元格所在的行号 列标的变化自动进行调整表示方法 直接使用单元格的地址 即将地址表示为 列标行号 例如单元格B6 区域C5 F8等等 59 2 绝对引用 在公式复制 移动时 不论目标单元格的地址是什么 公式中单元格的行号和列标均保持不变表示方法在列标和行号前面都加上符号 即表示为 列标 行号 例如单元格 B 6 区域 C 5 F 8 60 3 混合引用 在公式复制 移动时 公式中单元格的行号或列标只有一个进行自动调整 另一个保持不变表示方法 只在不要进行调整的行号或列标之一的前加上符号 即表示为 列标 行号 或 列标行号 的方法例如B 6 C 5 F 8 B6 C5 F8等 反复按F4键 可在这几种方法之间进行转换 61 4 引用其它工作表中的单元格 引用同一工作簿中其它工作表的单元格 在单元格地址之前说明单元格所在的工作表 工作表名 单元格地址例如 C3 D3 Sheet1 C3 62 5 引用其它工作簿中的单元格 引用不同工作簿的工作表中的单元格 则应在工作表名前说明工作表所在的工作簿 工作簿文件名 工作表名 单元格地址例如 C3 D3 Book1 xls Sheet1 C3 63 4 4 5函数 1 一般形式函数名 参数1 参数2 2 输入函数 1 直接输入例如 求和 SUM C2 E2 平均 AVERAGE C2 E2 64 2 粘贴函数 1 选择单元格2 执行 插入 函数 命令 打开 插入函数 对话框 3 选择函数4 设置函数参数 65 3 常用的函数 1 求和函数SUM 2 求平均函数AVERAGE 3 最大值函数MAX 4 最小值函数MIN 5 计数函数COUNT 6 条件函数IF 66 4 5数据处理 4 5 1 排序 1 打开 排序 对话框 执行 数据 排序 命令 67 2 设置 1 选择3个关键字主要关键字 次要关键字和第三关键字2 设置递增或递减的顺序3 我的数据区域 第一行是否参与排序 有标题行 第一行是字段名 不参与排序 无标题行 第一行作为数据记录参与排序 68 4 5 2记录单 执行 数据 记录单 命令 显示记录单对话框 记录单 用卡片的方式分别显示每一条记录 1 浏览记录单击对话框中的 上一条 下一条 按钮 69 4 5 2记录单 2 追加记录单击 新建 按钮 依次输入新记录各字段的值 3 删除记录用 上一条 或 下一条 按钮使对话框中显示要删除的记录 然后单击 删除 按钮 4 修改记录定位要修改的记录 直接修改相关的字段 70 4 5 2记录单 5 查找记录单击对话框中的 条件 按钮 出现条件对话框 在与条件有关的字段中输入条件 71 4 5 3筛选记录 筛选记录显示满足条件的记录 不满足条件的记录暂时隐藏 1 设置筛选执行 数据 筛选 自动筛选 命令工作表中每个字段名的右侧显示下拉箭头 单击下拉箭头后 可以在打开的列表框中设置筛选条件 2 取消筛选执行 数据 筛选 自动筛选 命令 72 4 5 4分类汇总 按某个字段不同的值对记录进行分类 然后对每一类中的其他字段进行求和 平均等计算操作方法 1 将数据按分类字段排序 2 执行 数据 分类汇总 命令 73 3 在 分类汇总 对话框中进行设置 选择分类字段 例如 班级 汇总方式 求和 计数 平均值 最大 最小等 汇总项 要进行汇总的字段取消分类汇总执行 数据 分类汇总 命令在对话框中选择 全部删除 74 4 5 5数据透视表 数据透视表 按二个或三个字段进行分类汇总 示例 对成绩表以性别 小组作分类字段 分别汇总高等数学 大学物理的平均值 1 执行 数据 数据透视表和数据透视图告 命令进入数据透视表向导3步骤之1 指定数据源 75 2 单击 下一步 按钮 进入3步骤之2 用于选择或修改数据区域 76 3 单击 下一步 按钮 进入3步骤之3 指定数据透视表的显示位置 77 4 单击 布局 按钮 进行布局设置 布局对话框中 右侧列出所有字段 页 行 列标题处为分类字段 要汇总的字段放在数据区中 78 5 布局设置后 单击 确定 按钮 回到3步骤之3的对话框 然后单击 完成 按钮 79 4 6图表 4 6 1使用图表向导创建图表示例 对学生成绩表使用图表向导创建图表要求 类型 柱形图 子类型 簇状柱形图 包含字段 姓名和三门课成绩 80 过程 1 选择两个不连续的数据区姓名区域 B1 B11成绩区域 E1 G11 2 进