企业科技事业单位档号设置及条目录入PPT课件

1 企业科技事业单位档号设置及文书档案条目录入 2011 5 2 一档号设置 依据 档号编制规则 DA T13 19941995 06 12 3 1术语 1 1档号 档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取档案的标记 并具有统计监督作用 1 1全宗号 档案馆 室 给定每个全宗的代码 1 3案卷目录号 全宗内案卷所属目录的代码 1 4类别号 馆 室 藏档案类别的代码 4 1术语 1 5项目号 产品 工程 课题 设备等档案的代字或代号 1 6案卷号 案卷排列的顺序号 1 7文件号 案卷内文件的顺序号1 8页 张 号码 案卷内文件每页 张 的顺序号 1 9代码 一个或一组有序的 易于计算机和人识别与处理的数字 字母 汉字及其它符号 5 2档号编制原则 2 1唯一性原则 档案馆 室 内档号应指代单一 不同编号对象应赋予不同代码 一个代码只表示一个编号对象 2 1合理性原则 档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应 2 2稳定性原则 档号一经确定 一般不应随意改变 2 4扩充性原则 档号必须留有适当的递增容量 以便适应不断扩充档案的需要 2 5简单性原则 档号力求简短明了 以便减少代码差错 节省存贮空间 提高处理效率 6 3各种门类档号格式 管理性文件材料 件装 全宗号 年度 类别号 件号 如 Grt 2009 0 0001格瑞投资有限公司2009年党群工作类第1件 管理行文件材料 卷装 全宗号 目录号 类别号 案卷号 如grt 1 0 0001 001格瑞投资有限公司第1号目录党群工作类第1卷 大类下可根据实际需要增设下级类目 7 3各种门类档号格式 科技档案 卷装 全宗号 类别号 案卷号 如 grt 5 1 0001 001格瑞投资基建类 项目第一卷 会计档案 卷装 全宗号 类别号 案卷号 如 grt 6 1 0001 001格瑞投资会计业务类永久第一卷 8 3各种门类档号格式 实物档案 全宗号 类别号 件号 位数3 1 4 030 T 0001照片档案 全宗号 分类号 张号 或全宗号 保管期限 张号 档号中左边为上位代码 右边为下位代码 连写时上 下位代码之间用 短横 相隔 上下级类目之间用 相隔 9 4档号的编制方法 4 1全宗号的编制 全宗号是档案馆给立档单位编制的代号 一个单位所有档案都是这一全宗号 全宗号统一用3位阿拉伯数字表示 4 2类别号的编制 类别号是由汉字 汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识 不同级位的类别之间可用间隔符 分开 不产生误解时 省略间隔符 类别号一般不应超过三级 在一个全宗内 不应有重复的类别号 10 4档号的编制方法 4 3目录号的编制 案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置 可按不同时间 不同组织机构 不同保管期限 不同专题或不同载体形态设置案卷目录号 用3位阿拉伯数字标识 每一案卷目录内案卷数量超过1000时 一般应另立案卷目录 并另编案卷目录号 在一个全宗内不应有重复的案卷目录号 11 4档号的编制方法 4 4案卷号的编制 案卷号用3位阿拉伯数字标识 目录内的案卷按排列次序流水编号 不应有空号 每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号 4 5件号的编制方法 件号用4位阿拉伯数字标识 不装订的案卷 卷内文件必须以 件 为单位装订编号 12 二条目录入 依据 档案著录规则 DA T18 1999 重庆市涪陵区文书档案条目录入细则 涪档发 1006 39号 重庆市统一推广的 科怡文档一体化管理系统 软件的操作要求 13 1有关概念 1 1档案著录 在编制档案目录时 对档案的内容和形式特征进行分析 选择和记录的过程 1 2档案条目 又称款目 档案著录的结果 是反映单份文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合 14 1有关概念 1 3档案条目录入 按照一定的格式和规则将档案条目录入到档案管理软件的过程 它是建立档案目录数据库 以供计算机进行检索 统计等项工作的基础工作 1 4录入项目 根据 档案著录规则 的规定 档号各组成项目 归档年度 保管期限 题名 责任者 文件形成时间 文号 页数等为必录项目 其余项目各单位可自行决定是否录入 15 1有关概念 1 5条目种类 按不同的著录对象 分为案卷级和文件级两种条目 案卷级条目以卷 册 袋 盒 为录入对象进行录入 文件级条目以单份文件为录入对象进行录入 按传统案卷整理方式整理的档案 既要录入案卷级条目 也要录入文件级条目 按 归档文件整理规则 整理即按 件 整理的档案 只需录入文件级条目 16 2科怡软件的初始设置 2 1全宗设置 在科怡软件的 初始化 模块中 根据本单位所藏档案的全宗情况 选择 单全宗 或 多全宗 并输入相应的三位数全宗号 全宗名称 即单位全称 无全宗号的可以单位拼音字母代替 如涪陵区就业局可设为jyj 17 2 2档号格式设置 按件整理的文书档案的档号设置 在 系统维护 档号格式设置 模块中 文书档案 类的 简化方法整理 依次设置为以下格式并保存 全宗号 长度为 3 分隔符 归档年度 长度 4 分隔符 实体分类号 长度 1 分隔符 件号 长度 4 分隔符选空 如 Grt 2009 0 0001表示 格瑞投资有限公司2009年党群工作类第1件 18 2 2档号格式设置 按卷整理的文书档案的档号设置 在 系统维护 档号格式设置 模块中 文书档案 类的 传统方法整理 依次设置为以下格式并保存 全宗号 长度为 3 分隔符 目录号 长度 3 分隔符 实体分类号 长度 1 分隔符 案卷号 长度为4 分隔符为 页号 长度 3 分隔符选空 卷内文件未拉通编页号的 可将此项设为 顺序号 长度 3 分隔符选空 如grt 0 1 0001 001表示 格瑞投资有限公司党群大类的党务工作第1卷第1页 19 2 2档号格式设置 科技档案 类档号设置为以下格式并保存 科技档案档号格式为 全宗号 类别号 案卷号 件号 位数3 8 4 4 格式设置如下并保存 全宗号 长度为 3 分隔符 类别号 长度 1 分隔符 案卷号 长度为4 分隔符为 件号 长度 4 分隔符选空 20 2 2档号格式设置 会计档案档号格式为 全宗号 类别号 案卷号 件号 位数3 2 4 4 格式设置如下并保存 全宗号 长度为 3 分隔符 实体分类号 长度 1 分隔符 案卷号 长度为4 分隔符为 件号 长度 4 分隔符选空 21 2 2档号格式设置 照片档案档号设为 全宗号 分类号 张号 或全宗号 保管期限 件号 全宗号 长度 3 分隔符 分类号 长度 1 分隔符 张号 长度 4 分隔符选空 特殊载体档号设为 全宗号 类别号 件号 全宗号 长度 3 分隔符 类别号 长度为 1 分隔符 顺序号 长度 4 分隔符选空 22 2 3保管期限项的设置 进入软件的 辅助字典 模块 选择 保管期限 增加以下两个项目并保存 30年保管期限 名称 填 30年 代码 填 30 10年保管期限 名称 填 10年 代码 填 10 如有其它保管期限的 可按此法进行相应设置 23 3 文书档案条目录入 依据 档案著录规则 DA T18 1999 归档文件整理规则 DA T22 2000 涪档发 2010 13号转发 重庆市机关归档文件整理实施细则 渝档发 2009 34号 涪档发 2011 14号印发 重庆市涪陵区文书档案条目录入细则 及全市统一推广的 科怡文档一体化管理系统 软件的操作要求 24 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 1档案类别 通过下拉菜单选择 文书 25 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 2全宗号 录入本立档单位的全宗号 不足2位数的 用0补足 如全宗号为30号 则此项录入 030 无全宗号的单位可录入设定的代用全宗号 26 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 3保管期限 录入本件文件的保管期限 如永久 27 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 4归档年度 录入本件文件的归档年度 采用4位数年度的表示方法 如 2010 28 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 5件号 填入每件文件材料首页归档章 室编件号 处的数字一般以每份文件为1件 29 3 1简化整理方法文件条目录入规则 文件正本与定稿为一件 正式印件 领导签发手续 原始底稿 正文与附件为一件 正文提及的 附件1 附件2 等 本机关去文与外机关复文可各为一件 最好各为一件 简报 会议纪要等一期一件会议记录原则上以一次会议记录为一件 也可一本 册 为一件 以本为单位时 最好是同一种类型的会议 30 3 1简化整理方法文件条目录入规则 原件与复制件为一件 因原件纸张或字迹不耐久 故需复制 转发文与被转发文为一件报表一套为一件名册 图册等一册为一件外机关来文与本机关复文可为一件 最好各为一件 会议文件每份一件 31 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 6密级 根据文件的实际密级进行录入 无密级则不录入 32 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 7文号 填入每件文件材料的发文字号 无则不填 文号即发文字号 一般由机关代字代号 发文年份 文件顺序号三部分组成 录入时三部分内容需全部录入 33 3 1简化整理方法文件条目录入规则 简报 信息的期数 会议纪要 议事纪要 的期数不作文号内容 不能录入 填入 文号 栏发文年份不论其原始内容如何 全部改用4位年度进行录入 为便于录入和检索 年份前后的圆括号 六角括号等 统一改用方括号 如原始文号为 涪委 91 26号 则修正录入为 1991 文号内容有明显错 漏的 应结合前后文件同类文号的格式补充完整 34 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 8责任者 是指对档案内容进行创造或负有责任的团体或个人 即文件的署名者 35 3 1简化整理方法文件条目录入规则 团体责任者一般以公章为准 机关 团体 企事业单位一律用全称或规范化简称 不常见的单位名称或不便简称 不宜简称的单位则使用全称 不得简称为 本部 本委 本局 等 规范的通用简称见 涪档发 2006 54号关于印发 涪陵区机关 企事业单位全称简称对照表 的通知 36 3 1简化整理方法文件条目录入规则 个人责任者形成的文件材料 如为公务活动形成的 则录入其任职单位 职务和姓名 例 本单位赵XX局长的会议发言材料 责任者则录入为 涪陵区XX局局长赵XX 如以个人身份形成的 则只录入其姓名 例 张XX撰写的思想汇报材料 责任者录入为 张XX 37 3 1简化整理方法文件条目录入规则 联合发文的多责任者原则上全部照录 每个责任者均录入全称或规范化简称 中间用顿号隔开 当录入字数超出限制时 100汉字 则至少录入与发文字号相对应的责任者和立档单位本身 如果本单位也是责任者之一 如区民政局与区档案局联合制发的文件 责任者录入为 涪陵区民政局 涪陵区档案局 38 3 1简化整理方法文件条目录入规则 会议文件的责任者除明确署名的外 录入为会议的组织 承办者 会议纪要 简报 信息等文件的责任者为材料的制发单位 合同 协议文件的责任者录入为各方签字单位 审批表责任者为最后的审批单位 无责任者的应考证清楚后再录入 无从考证的不录 39 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 9题名 题名由 责任者 问题 文种 组成 原则上全部照录 包括标点 标记 字句 汉语拼音等 40 3 1简化整理方法文件条目录入规则 题名中涉及年度 时间的汉字数字统一改用半角阿拉伯数字 如题名过长超过字段字数限制的 则可不录入责任者部分 直接从问题部分 一般从 关于 开始 开始录入 录入时字与字之间不得夹杂空格 关键的字与字之间不得夹杂空格 41 3 1简化整理方法文件条目录入规则 部分没有标题或题名不完整 含义不清 不能准确 全面地揭示文件内容的 应根据题名三要素 责任者 问题 文种 进行适当调整 删改 自拟新标题 并在新标题的前后加 如原标题为 干部基本名册表 工资统计报表等 则应自拟并录入为 涪陵区XX局1010年度干部基本名册表 涪陵区XX局XXXX年度工资统计报表 注意年度用阿拉伯数字 42 3 1简化整理方法文件条目录入规则 涉及同一人的录用通知 介绍信 考察材料等 原档案已将这些材料整理为一件的 录入时则自拟一个能全面概括这几份文件内容的组合式题名 并加 如 XXX人录用通知 介绍信 考察材料 43 3 1简化整理方法文件条目录入规则 人事方面的文件 应将正文中涉及本单位的人员姓名全部列举 如 一些审批 任免 录用 辞退 转正 调资等涉及个人待遇的文件 内容涉及多人而题名中未全部列举出来的 录入时应将题名中涉及本单位的人员姓名全部列举出来 并在标题的前后加 如原题名为 XX单位关于赵XX等三人晋升工资的批复 应录入为 XX单位关于赵XX 钱XX 孙XX等三人晋升工资的批复 44 3 1简化整理方法文件条目录入规则 如人名太多 超出题名字段字数限制 可将其拆分为若干件进行录入 并在拆分后的第一件的题名的最后注明 本件已拆分为XX件 被拆分的 件 除第一件完整录入原始件的题名外 从第二件开始 可直接录入人名 以节省字数 并在题名最后打圆括号标注 续1 续2 等 如原标题为 XXX单位关于确定XXX等六十三人为中级职称的函 应自拟标题第一件为 XXX单位关于确定XXX XXX XXX 等62人为中级职称的函 本件已拆分为XX件 第二件为 XXX XXX XXX 续1 第三件为 XXX XXX XXX 续2 依此类推 45 3 1简化整理方法文件条目录入规则 一些审批 普调工资等涉及本单位所有人员的文件以及整个单位年度考核结果的文件材料 可不列举出所有人名 而直接在原题名 关于 之后增添被审批 普调 考核单位的名称 并加 如原标题为 重庆市涪陵区人事局关于调整XXX等301人工资标准的通知 录入时修改为 重庆市涪陵区人事局关于调整XXX单位XXX等301人工资标准的通知 原题名为 重庆市涪陵区人事局关于二000年年度考核结果的通知 录入时修改为 重庆市涪陵区人事局关于XXX单位2000年年度考核结果的通知 46 3 1简化整理方法文件条目录入规则 信息 简报 会议纪要等录入其正文内容的具体题名 无题名的 应根据内容自拟题名 不能用其期数作题名 期数录入到题名的最后 并在其前后加注圆括号 其格式为 XXX内容 XX信息或简报 第X期 XXX内容 会议纪要 第X期 47 3 1简化整理方法文件条目录入规则 会议记录录入 若一次会议算一件 则自拟题名为 研究XXX问题的党组会议记录 传达XXX XXX等问题的职工会议记录 等 若一本 册 会议记录为一件 则自拟题名为 XXX单位XXX年度党组会议记录 或 XXX单位XXX年度办公会议记录 或 XXX单位XXX年度职工会议记录 48 3 1简化整理方法文件条目录入规则 合同 协议文件的题名一般应自拟 需将双方签字单位 合同或协议的内容补充完整 并在自拟标题的前后加 如 XXX单位与XXX单位签订的关于XXX问题的合同 49 3 1简化整理方法文件条目录入规则 题名中只引用文号而无具体内容的 应在文号后加注其文件题名 并加 如 重庆市涪陵区档案局关于转发渝档发 2000 12号文的通知 自拟题名为 重庆市涪陵区档案局关于转发渝档发 1000 12号文 关于XXX问题的通知 的通知 50 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 10文件形成时间 采用8位阿拉伯数字格式录入文件的形成时间 51 3 1简化整理方法文件条目录入规则 年采用4位数 月 日不足2位的用 0 补足 如2010年1月2日 录入格式为 20100102 日期不清或有误的 或文件材料上未标注日期的 应考证出正确日期并录入 至少考证出年度 无法考证的不录 各种报表的形成时间 以报表标注的报出时间为准 未标注的 以报表注明的数据截止时间为准 审批表以最后审批时间为准 合同以签字时间为准 52 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 11分类号 根据该归档文件实体分类情况 由 下拉框选择相应的分类号 53 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 12页数 录入每 件 文件的页数 包括底稿 签发单 处理签等的页数 双面印刷 书写的 应算2页 54 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 13档号 由系统根据录入的全宗号 保管期限 归档年度案卷号自动生成 不需手工录入 但需将选项中 自动生成档案 打勾 55 3 1简化整理方法文件条目录入规则 3 1 14主题词 份数 存放位置 组卷标识 预立卷号 盒号等项可不录入 56 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 1归档年度 录入本卷档案所属的归档年度 即案卷脊背上编制的年度 采用4位数年度的表示方法 如 1997 57 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 2全宗号 录入本立档单位的全宗号 不足3位数的 用0补足 如全宗号为30号 则此项录入 030 无全宗号的单位可录入设定的代用全宗号 58 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 3目录号 录入本卷档案所属案卷目录的目录号 如属于1号目录 则录入 01 59 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 4案卷号 录入本卷档案的案卷号 如第1卷 则录入 1 60 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 5分类号 根据该归档文件实体分类情况 由 下拉框选择相应的分类号 61 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 6保管期限 分为永久 长期 短期三种 根据本卷档案所划定的保管期限进行录入 62 3 2传统整理方法案卷级条目录入细则 3 2 7案卷档号 由系统根据录入的全宗号 目录号 案卷号自动生成 不需手工录入 录入前应先检查菜单 工具 中 自动生成档号 功能的状态 确保此项功能已启用 即