大学：《秘书学概论》第六章秘书工作规律与方法精讲PPT课件

1 应聘总经理秘书 阵子 我在同一天得到了两家企业总经理秘书的面试机会 巧的是面试题目都是现场写祝酒词 上午 我洋洋洒洒很快就写好了 满脸自信地交给了第一个考官 考官很认真地看过 先是点点头 然后又摇摇头 没做过总经理秘书吧 文章是写得不错 可是太缺少文采了 这样的祝酒词会有人鼓掌吗 我无语 下午我吸取了教训 尽力地寻找华丽的词句下笔 用满了时间才谨慎地交卷 可这个考官却说 这份祝酒词 写得浮华了吧 听众愿意听吗 别看你学历高 写的东西要符合领导的需要才可以 为什么下笔前不与我交流 摸清总经理的说话风格再写 我大悟 这不是在看文笔 而是在考 前 2 第六章秘书工作规律与方法 第一节秘书工作规律第二节秘书专项业务工作方法思考训练与教学互动 3 第一节秘书工作规律 一 秘书工作的一般规律服务领导活动 辅助领导管理 适应领导观念与行为 二 秘书工作的特殊规律指秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现 4 一 从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律 二 从辅助领导管理看秘书工作的一般规律 三 从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律 一 秘书工作的一般规律 5 1 秘书工作的实质是为领导服务2 秘书工作随管理的产生而产生3 哪里有领导活动 哪里就有秘书的工作4 秘书工作是领导公务活动的需要5 秘书工作的质量影响领导工作的效果 一 从服务领导公务活动看秘书工作的一般规律 6 二 从辅助领导管理看秘书工作的一般规律1 辅助领导管理是秘书工作的中心任务2 秘书必须努力提高辅助水平3 秘书对领导的辅助是综合辅助4 秘书工作有一定的权威性5 辅助性决定了领导工作与秘书工作之间的关系 7 三 从适应领导的观念与行为看秘书工作的一般规律1 全面领会领导意图2 取得领导信任3 研究领导的工作特点 8 二 秘书工作的特殊规律 一 秘书有效参谋活动的规律 二 办公室日常工作的规律 三 秘书公文写作的规律 9 一 秘书有效参谋活动的规律1 潜移默化规律2 参谋作用普遍存在规律3 秘书的参谋效果与秘书自身能力素养成正比规律 10 二 办公室日常工作的规律1 办公室存在的意义 是使领导的工作有头绪 使大量的复杂的烦琐的工作制度化 科学化 效率化2 办公室日常工作的正常有效运转 标志着中枢职能的强有力实现3 办公室日常工作要尽量合理化 效率化4 合理优化办公室环境 可增强办公室的凝聚力和向心力 11 三 秘书公文写作的规律1 秘书的知识 能力 素质和水平 要与 以文辅政 的职能相适应2 秘书的认识 要与领导的思想意图相统一 与领导的立意相吻合3 秘书写作的内容 要与领导的工作要求相合拍4 秘书起草文稿的风格 要与领导的风格 个性相协调 12 第二节秘书专项业务工作方法 秘书工作方法 指秘书发挥职能作用 实现工作目标 完成工作任务的途径 程序和手段 秘书专项业务活动领域十分丰富 主要有 参谋活动 调查研究 公务督查 综合协调 会议服务 信息服务 信访接待等 在实践中 完成专项业务的方法与发挥综合职能的工作方法是不能截然分开的 秘书必须根据实际需要 灵活选择并综合使用各种方法 13 一 秘书协调工作方法二 秘书督促检查工作方法三 秘书信息沟通工作方法四 秘书工作进程调度方法五 秘书工作时间调度方法 第二节秘书专项业务工作方法 14 一 秘书协调工作方法 秘书协调的意义 协调可以使各部门和人员在工作上密切配合 和谐一致 避免内耗 从而达到齐心协力 团结一致的目的 协调也可以消除各部门在人力 物力 财力和时间上的浪费 避免重复工作 增进效率 协调将分散的力量集中起来 使每个单位 每个人的个别努力成为集体的努力 将单独的行动变成合作的行动 秘书的协调从对象 可分为对事与对人 秘书机构所处的位置和作用 决定了秘书要同各方面人员正式或非正式的关系 15 秘书在协调时应注意的问题 1 从失调问题中的相关因素入手 向各方强调整体目标 整体利益的重要性 2 提出一个各方都可以接受的协调方案 对差异之处以有关政策法规为依据 采取灵活的方法加以处理 使各方在不受损失或少受损失的情况下 恢复协调配合 3 注意对不同的对象采用不同的协调方法 4 要 一视同仁 适时沟通 求同存异 与人为善 宽以待人 这是协调所有人际关系的基础 16 工作方法 一 会议协调法 二 走访调研协调法 三 征询协调法 四 政策法规协调法 五 会稿协调法 17 一 会议协调法1 事先准备好有关会议资料 2 根据客观需要请相关人员参加会议 3 秘书作为会议的召集人和主持人 时刻注意向主题方向引导 4 在协调会议上要做好必要的会议记录 形成工作意见 以利于集中意见或下次会议继续讨论 5 制订出协调的具体措施 18 二 走访调研协调法对不宜以会议形式协调的事项 秘书可直接通过走访调研 与被了解的对象接触 就问题展开面对面的交谈 听取意见和看法 并通过征集意见获得统一或部分统一的结论 1 肯定有关方面所坚持的看法或观点中的合理部分 特别要赞赏其中的共同之处 淡化各方的对立情绪 2 在有关各方看法的合理部分和共同之处的基础上 找到差异的症结 提出解决问题的方法 3 认真听取意见和建议 修正不合理的决策 进行必要的协调 4 具体问题具体分析 不搞一刀切 19 三 征询协调法征询协调方法也叫转单协调法 是指对于某些工作 如制订计划 修改文件 协调进度等 可以通过由有关人员在签呈文件上共同签字以示了解的方式完成协调任务 应注意以下几点 1 此法主要针对无根本原则分歧的失调2 提醒各方有时间观念和大局观念3 秘书要帮助各方相互理解 协调配合4 秘书要增强及时协调意识 提高工作的效率和质量 20 四 政策法规协调法政策法规协调法 是以系统完备的政策法规体系为依据的协调方法 在实践中的某些失调现象 有的是由于理解或执行有关政策法规出现偏差造成的 有的是各部门在自行制定政策法规时由于考虑问题的出发点不同 所追求的利益关系不同 导致政策法规相冲突造成的 对此类失调问题 宜用政策法规协调法 21 秘书受命处理此类失调问题时应注意 1 深入实际了解失调现象产生的政策原因 2 全面理解有关政策法规 准确把握其精神实质 并对照失调现象 具体分析有关各方在哪些方面对有关政策法规理解或执行出了偏差 应当如何正确理解或执行 3 组织各方一起学习相关的政策法规 一同对照政策法规分析失调现象 提高认识水平 4 在有关各方提高认识水平的基础上 统一认识 依照政策法规 研究出恢复协调配合的具体办法 5 按照共同研究的办法 具体解决问题 22 五 会稿协调法会稿指若干相关部门和个人 为处理相关问题 就所认同的内容与合作的事项等共同撰写文稿的过程 秘书在运用会稿协调法时要做到 1 准确把握文件内容与哪些职能部门的管理权限有关2 要了解客观实际情况3 要了解国家和上级组织已发布的相关的政策法规4 约请相关职能部门人员在遵循国家和上级政策法规的基础上 进行会稿 制成一份各方都满意的文件 再按法定程序施行5 组织各方通力合作 确保取得良好的执行效果 23 二 秘书督促检查工作方法 一 督查工作与目标管理相结合 二 督查工作与调研工作相结合 三 日常督查与重点督查相结合 四 单线督查与网络督查相结合 五 督查工作与决策纠偏相结合 六 督查与督报相结合 24 一 督查工作与目标管理相结合通过确定目标并实施目标考核和目标成果自我控制来达到管理的目的 实施过程中要注意抓好以下几个方面 1 督查考核2 检查各级目标实施中的方向偏差和达标情况3 加强督查反馈4 实施有效的目标控制 25 二 督查工作与调研工作相结合督查与调研是相辅相成的 督查工作的实质是通过督促检查工作了解实际工作情况 明确责任 帮助解决有关具体困难和问题 在开展督查活动时秘书就应当做到以下几点 1 围绕中心工作抓督查调研2 针对督查工作需要 把调研工作放到重要位置来抓 不断探索和研究督查工作的新途径 新方法3 注意总结督查和调研工作经验4 围绕当前工作热点 难点和带有倾向性的问题抓督查和调研工作 26 三 日常督查与重点督查相结合日常性的督查工作是秘书的常规工作之一 重点督查是遇到难点问题 即对全局有重大影响的事项和问题时 领导发出的指令性督查要求 为确保督查工作取得实效 秘书必须 突出重点 各个击破 重点督察需要注意 1 把握好处理的时机 当机立断 雷厉风行 力求速战速决2 抓住关键 对关键环节重点督查3 讲究方法 既要坚持原则 又要灵活机动 力求督查不引发并发症 不留后遗症 27 四 单线督查与网络督查相结合单线督查是指仅靠秘书督查部门督查 网络督查是指在一定区域形成纵向到底 横向到边的督查网络 做到上下贯通 左右顺畅 前后交叉 确保督查预案迅速 准确 完整地得以落实 保证 事事有回音 件件有结果 督查的实施要注意 1 相互之间配合督查 互通信息2 建立纵向到单位 横向到部门的督查网络3 就某一问题实施集中性的督查以防督查力量的分散4 利用不同方面的力量和不同手段交叉监督 28 五 督查工作与决策纠偏相结合秘书要了解领导的意图 防止决策执行出现偏误 使决策实施达到理想状态 督促检查过程中 秘书要注意以下问题 注重程序性 注重层次性 注重政策性 注重权威性 29 六 督查与督报相结合督查与督报是确保落实的两个重要环节 当决策开始实施以后 督查工作随之开始 督报工作也要启动 首先 各单位 各部门要及时开展抄报备案工作 其次 督查人员要坚持实事求是地上报情况 使领导尽快了解决策效应 及时发现 纠正决策实施中的偏差 再次 及时召开督查座谈会 相互交流经验 提高督查工作质量 30 一 秘书信息沟通的有效途径1 坚持信息沟通原则准确 全面 及时 适用2 畅通信息沟通渠道防止信息沟通不畅或受阻情况发生 3 完善信息沟通制度健全上下级之间 各职能部门之间 各类人员之间有效沟通的规章制度 三 秘书信息沟通工作方法 31 二 秘书信息沟通工作的具体方法根据秘书信息沟通对象的不同区分1 纵向信息沟通 1 上行沟通 2 下行沟通2 横向信息沟通根据秘书信息沟通所使用工具的不同区分1 语言信息沟通 1 口头语言信息沟通 2 书面语言信息沟通 3 态势语言信息沟通2 网络信息沟通 32 四 秘书工作进程调度方法 一 ABC重点管理法 ABCAnalysis 二 分解工作降低难度法 三 随机应变灵活处理法 33 一 ABC重点管理法 ABCAnalysis ABC重点管理法 又称帕累托分析法 主次因素分析法 ABC分析法 分类管理法 它是根据事物的经济 技术等方面的主要特征 运用数理统计方法 进行统计 排列和分析 抓住主要矛盾 分清重点与一般 从而有区别地采取管理方式的一种定量管理方法 34 二 分解工作降低难度法采取分解工作降低难度或交替做事的方法 如尽可能把复杂的工作分解成小的行动 把大块时间妥善分段 降低工作难度再各个击破关键工作 35 三 随机应变灵活处理法领导突然交办或临时出现的工作打乱了正常的工作秩序 往往造成秘书措手不及 突发性事务的特点是急迫 虽然此类工作占秘书工作总量的比例并不高 但对秘书工作的影响很大 解决好突发性的事务 一靠平常培养的硬功夫 文字能力 表达能力 人际关系 办事能力 二要有良好的心理素质 切忌产生急躁情绪 三是有较强的应变能力 36 五 秘书工作时间调度方法 在一切资源中 时间是最稀有的资源 又是一种最易流逝的资源 一 科学计划使用时间法 二 弹性管理时间法 三 统计时间法 四 提高时间利用率法 37 一 科学计划使用时间法秘书计划使用时间法 就是根据领导工作的需要 在保证工作质量和完成工作任务的前提下 对工作时间有计划地使用 定出完成各项工作任务的时间使用标准 并按照时限完成任务 克服时间使用上的盲目性和随意性 38 二 弹性管理时间法秘书必须在整体时间安排上适应领导工作的需要 而在时间的具体运用上灵活主动 由于秘书工作涉及的相关因素较多 变化较大 因此 在时间管理上要留有余地 保持一定的弹性 各项工作不要安排太满 要留有机动时间 39 三 统计时间法通过对实际消耗时间的记录统计 来诊断时间利用率和有效性 找出浪费时间的因素 提出减少浪费时间的措施 以实现科学管理时间的目标 40 四 提高时间利用率法1 提高单位时间的利用率2 建立正确的时间观念3 合理使用零碎时间4 有效利用节约时间的工具 41 思考训练与教学互动 1 如何理解秘书工作的一般规律 2 如何正确运用秘书工作的特殊规律 3 简述秘书协调工作方法的类型 4 简述秘书信息沟通工作的具体方法 5 简述ABC重点管理法的应用 6 简述提高时间利用率的方法 42 思考训练与教学互动 7 服务领导公务活动 辅助领导管理 适应领导的观念与行为 是秘书工作的 A A 一般规律B 特殊规律C 工作内容D 工作职责8 ABC重点管理法 又称 ABCD A 帕累托分析法B 主次因素分析法C ABC分析法D 分类管理法9 按照重要和急缓程度分类排列办理顺序 将要事急事列为A类 应该 ABC A 高度注意B 优先处理C 慎重处理D 以后再说 43 思考训练与教学互动 10 将一般性事务和可暂缓办理的事项列为C类 采取合并同类项的方法 可 ABC A 时间充裕时办理B 进行一般处理C 有计划地处理D 不予处理11 非言语手段沟通 是口头沟通的重要辅助形式 具有特点 ABCD A 修饰性B 替代