单证员操作流程PPT幻灯片

外贸单证业务操作流程 1 外贸单证流程图 2 外贸单证工作流程 一 翻译新合同 建立客户资料 二 通知备货 三 报检材料准备 四 下达海运委托书 五 寄出正本提单 六 寄送交单资料 3 一 编制合同号 建立客户资料 签订一个新的合同后 熟悉合同内容 将英文合同条款翻译成汉语版本 需要特别注明发货数量 单价 指标要求 发货日期 支付方式 在收到下达的英文版发货计划后 需要将其翻译成汉语版 交给储运部安排备货 4 二 安排备货 将发货计划 包括目的港 柜数 每柜的桶数 发货日期 交给销售人员以便其按照客户合同中的指标要求 安排报检批次和通知储运部 储运部做货物的出运安排 出口货物要在开船前5天到达出运口岸 5 三 报检材料准备 1 接到下达的报检计划 先在九城电子报检系统做电子报检 电子报检单据内容填写要求准确无误 待商检局审核通过 发出商检编号后打印出来 步骤如下 6 出境货物报检单的制定需要在九成系统内完成 首先登入九城电子系统 点击质检业务 出现 出境货物报检 选项 点击 页面内显示出之前报检过的所有单证 双击任意一个单证 点击 复制 然后开始填写报检单的内容 先打开 基本信息 页面 此页面的大部分内容是固定不变的 需要更改的包括 合同号 到货口岸 发往国家 发货日期 其他内容的更改根据具体情况而定 7 然后打开货物信息 在原来内容的基础上更改 报检重量 包装数量 HS标准量 货物总值 和货币单位 单证填写完成检查无误后点击保存 此单证保存在 未选择单证 文件夹下 然后点击 未选择单证 选中所做的单证 点击页面上方的 选择单证 此时单证到了 待发送单证 文件夹下 打开 待发送单证 然后点击页面上方的 发送业务单证 此时单证被保存到了 无回执单证 文件夹下 8 打开无回执单证后 点击页面上方的 接收回执信息 信息在系统内部需要被审核所以可能需要几分钟时间才会有回执信息 如果接收一次失败后 可以隔段时间点击一次直到收到回执信息为止 收到回执后 将单证打印出来 再次检查报检单信息 准确无误 报检单完成 9 2 准备英文报检材料 合同复印件 出境货物报检单 发票 装箱单 厂检单 包装性能结果单 及其它文件 10 发票和箱单的制作首先要复印一份之前的 然后更改里面的信息 发票要更改的信息包括发票号 一整套资料里的发票号要保持一致 日期 目的港 重量 单价 总金额 以及总金额的大写 包装数量 箱单更改的内容包括发票号 日期 数量 净重 毛重 尺寸 包装数量及装箱形式 制作完成后打印 盖上长条章和法人章 11 四 下达海运委托书 根据合同的发货期或到货日以及船的航行天数 船期 算出精确地开船日期 在开船日前一周给货代下达海运委托书租船订舱 12 海运委托书的格式可以由货代提供 然后填上相关信息 其中包括 发货人 一栏需填上卖方公司名称地址联系方式 收货人 和 通知人 一栏需根据客户要求填上客户的公司名称地址及联系方式或者 TOORDER 起运港 目的港 预配船期 货物件数 重量等各栏信息根据实际情况填写 13 海运委托书填写完毕 检查无误后传真给货代 并且和货代确认海运费 租下舱位后向货代索要入货通知 将入货通知交给外贸主管 外贸主管通知储运部 根据实际情况要求货代来背箱或者我公司安排送货港口 14 开船前给货代准备一整套报关资料 卖方公司是委托报关行进行报关 所以需要提前给报关行寄报关委托书 报检委托书 核销单 此三份资料都由核销员提前寄给报关行 单证员需要在开船前向货代传凭条 箱单和发票 15 凭条给货代之前要跟外贸主管确认凭条号 箱单和发票的制做要求 复制一份箱单 发票 更改里面相应的信息即可 注意报关发票和其他发票不一样 报关发票多一项海运费 海运费由我方支付 然后加盖电子印章 传给货代 16 五 寄出正本提单 货物离港前后 货代要传给单证员草本提单 单证员要对其进行更改确认 提单确认要求做到准确无误一字不差 包括收货人 通知人的地址是否有字母错误 起运港 到货港 货物重量 体积等是否准确 17 提单如有问题需更改后回传给货代要求其更改信息 对方更改后再次传过来 需要再次检查核对 直到确认提单准确无误时 在提单上方空白处注明 OK 请出正本 需要电放的注明 OK 请等通知电放 出正本提单的话 要及时提醒货代在开船后一周内将正本提单寄回卖方公司 18 六 交单资料 开船一周内 做好一套完整英文交单资料寄给收货人 商业发票 箱单 提单 原产地证 FORM A 分析证 非转基因证明 非木质包装证明 等等依据进口国家单证的要求及合同 所递交的交单资料不完全一样 19 商业发票和箱单的制作和之前的其他资料的做法一致 先复制一份 然后更改里面的信息即可 注意交单资料里面的发票与其他发票的不同之处在于发票末尾加上我公司收款银行的信息 包括收款行的名称 银行代码 收款人 收款人账号 收款人地址 20 产地证的制作根据客户不同的需求做法有差别 如果客户没有特别要求提供由CIQ出具的产地证 单证员需要做一份自己公司出具的产地证 包括发票号 日期 出口商 收货人 运输路线 重量 包装 和最后一句货物产地承诺 We herebydeclarethattheabovedetailsandstatementsarecorrect thatallthegoodswereproducedinChina 21 具体制作过程仅需复制一份之前的产地证然后更改里面的具体信息即可 如果客户要求卖方提供有CIQ出具的官方产地证 需要在九成电子系统内完成 首先打开九成系统 然后点击质检业务 质检业务项下有两种产地证 一般原产地证和普惠制原产地证 22 注意 产地证里基本信息页面内的三个日期要遵循一个原则 发票日期早于申请日期早于拟出运日期 如果进口商属于普惠制国家 卖方需要提供普惠制原产地证 进入九城电子报检系统后 点击普惠制原产地证打开页面 复制一份更改里面的信息 做法与一般原产地证一致 23 点击货物基本信息页面 更改里面的货物描述 包装数量 毛重 发票金额 FOB值 由于本单是复制前面的单子制作的 单证末尾有个原发证书号 此号需要被删除 此单完成 检查无误后 点击保存 然后打开 未选择单证 选中此单点击 选择单证 再打开 待发送单证 点击 发送 发送完成单证已经到达商检局的审核系统 24 由于此单是商检局网上人工审核 所以审核时间可能较长 过一段时间打开 无回执单证 点 接收回执信息 没有回执的话还需要过几分钟接着接收信息 直到收到审核正确的回执信息为止 单证完成后打印出来 打印底纸由报检员从商检局购买 25 分析证的制作需要复印一份以前的单证 更改发票号 日期 箱号铅封号 箱号铅封号对应的批次号 以及每批次的指标 非转基因证明 非木质包装证明等其他证明都是复制以前的单证 更该里面得发票号和日期等信息即可 26 注意 一整套交单资料的发票号和日期要保持一致 一般情况下日期以开船日为准 若需要提供原产地证的话 发票日期要与产地证内的发票日期一致 其他日期仍以开船日为准 另外整套单子的文件名要保持一致 例如 证书名称 目的港 箱型柜数 开船日 电汇方式付款 在货物到港前让客