杂志社稿件采编系统.doc

杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 1 页 共 53 页 杂志社稿件采编系统杂志社稿件采编系统 Ver2 0 说明书说明书 北京玛格泰克科技发展有限公司北京玛格泰克科技发展有限公司 Beijing Magtech Science Technology Development Co Ltd 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 2 页 共 53 页 目 录 第一部分 系统说明和系统安装 4 1 系统说明 4 1 1 系统应用对象 4 1 2 系统完成功能 4 1 3 系统版本说明和体系结构 4 1 4 技术支持 4 2 系统安装 5 2 1 系统运行平台 5 2 2 系统安装 5 2 2 1 服务器端 5 2 2 2 安装客户机端 9 2 2 3 客户端第一次运行 10 2 2 4 多本杂志的安装 11 2 2 5 关于数据备份 11 第二部分 系统管理 12 1 系统管理 12 1 系统登录和系统管理员口令维护 12 2 系统参数维护 13 2 1 可用权限参数 13 2 2 用户参数维护 14 第三部分 业务处理系统说明 17 1 系统说明 17 1 基本概念 17 2 关于计算机设置 17 2 系统登录 18 3 信息维护 19 3 1 杂志基本信息维护 19 3 2 作者信息维护 20 3 3 外审专家信息维护 20 3 4 定稿会专家信息维护 21 3 5 主题词信息维护 21 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 3 页 共 53 页 3 5 副主题词信息维护 21 4 稿件处理 22 4 1 收稿登记 22 4 2 打印收稿回执 25 4 3 稿件提交 26 4 4 稿件查询 27 4 5 审稿处理 28 4 6 稿件阶段查询 32 5 责编业务处理 34 5 1 栏目信息维护 34 5 2 选稿处理 34 5 3 制作当期目录和年度索引 36 6 主编决策 38 6 1 审清样 38 6 2 作者统计 38 6 3 退稿统计 38 7 费用管理 41 7 1 稿酬管理 41 7 2 审稿费 版面费 稿件处理费管理 41 8 稿件档案 43 8 1 归档说明 43 8 2 归档处理 43 8 3 归档查询 43 9 通讯 45 9 1 内部邮件 45 9 2 外部邮件 46 9 3INTERNET连接 46 附录一 单据模板可用打印参数 47 附录二 利用 PDF 技术实现大样审阅 47 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 4 页 共 53 页 第一部分 系统说明和系统安装 1 系统说明 科技期刊稿件处理系统科技期刊稿件处理系统 是北京玛格泰克公司具有自主版权的 面向科技期刊业务处理的应 用系统 1 1 系统应用对象 编辑部 编务室 总编室 社领导 1 2 系统完成功能 实现稿件从收稿 编辑 审稿 发稿 组版 大样浏览 后期处理 当期目录生成 稿件费 用管理 稿件信息查询 统计及索引文件的建立等 的全过程监控与管理 1 3 系统版本说明和体系结构 考虑到各杂志社规模和对计算机的需求相差较大 我们把系统设计成两个版本 单机版和网 络版 两个版本的特点如下 1 单机版 一次只能一个人使用稿件处理系统 不同的人用不同的登录名和口令 2 网络版 可以多人同时操作稿件管理系统 不同用户对应不同杂志 社领导可以查询全 社信息 与单机版相比 网络版采用企业级数据库 这样 在系统的运行效率 安全性 等方面均有极大的提高 1 4 技术支持 任何技术及商务问题请咨询 北京玛格泰克科技发展有限公司 电话 010 62350141 010 62358372 62043307 传真 62043307 E mail support 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 5 页 共 53 页 2 系统安装 2 1 系统运行平台 2 1 1 单机版 硬件平台 建议 CPU 主频大于 266M 内存大于 32M 硬盘大于 2G 软件平台 中文 Windows 95 98 SQL Server 7 0 数据库 2 1 2 网络版 硬件平台 服务器端 建议 CPU 主频大于 266M 内存大于 64M 硬盘大于 2G 客户端 建议 CPU 主频大于 166M 内存大于 32M 硬盘大于 1G 软件平台 服务器端 Windows NT 4 0 Win98 Win 2k SQL Server 7 0 客户端 中文 Windows 95 98 显示分辨率为 800 600 网络平台 网络协议 TCP IP 2 2 系统安装 本说明书仅介绍网络版的安装 对于单机版 只需安装服务器部分即可 2 2 1 服务器端 1 安装 Windows NT 4 0 Windows 98 Win2k 2 安装 SQL Server 7 0 安装成功后 必须在 开始 程序 Microsoft SQL Server 7 0 中运行 Service Manager 其中 Service 选择 MS SQL Server 然后启动 在屏幕右下角将出现该 程序运行的图标 3 安装 杂志社稿件采编系统 步骤如下 运行 稿件处理系统 光盘中的 setup exe 然后按屏幕提示安装 出现如下界面点击 Next 继续安装 序列号在 稿件处理系统 光盘中有一个 sn txt 的文件打开 在输入用户信息的对话框中 输入用户信息 说明如下 Name 没有特别要求 如 abc Company 输入杂志社杂志社名称 如中华医学会杂志社 Serial 输入杂志社序列号 如 AAAA BBBB 9999 ABCD 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 6 页 共 53 页 以上设置完点击 Next 继续安装 将出现如下界面 选择安装路径 本系统缺省为 C Program Files Magtech 科技类杂志社稿件采编系统 要改变它的安装路径点击 Browse 可选择你要安装的目录下 以上设置完点击 Next 继续安装 将出现如下界面 出现以上界面不要改动设置 点击 Next 继续安装 主要确认本系统的安装路径 杂志社的名称和杂志社序列号是否正确 注 在 Company 处不要输入杂志名称 序列号与杂志社必须一 一对应 输入杂志社名称与杂志社序列号时 不能有空格 大小写敏感 最好拷贝 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 7 页 共 53 页 确认正确后 点击 Next 继续安装 将出现如下界面 点击 Finish 安装完毕 本系统安装成功后 在 开始 程序 项自动添加一项 科技类杂志社稿件采编系 统 BDE 设置 MS SQL Server 客户端网络设置 系统管理 业务管理 如图 4 需要调整系统设置 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 8 页 共 53 页 如何改变 MS SQL Server 客户端网络设置 把 Default Network 设为 TCP IP 如 图 改变 BDE 设置 点击 Databases 后点 Jmaster 右对应的有个 BLOB Size 右边对应 的数字建议改为 3000 如下图 注 如果在应用本软件中不挂接稿件内容和不用大样浏览功能 则不需更改 BDE 设置 但如果在程序运行时出现 invalid Blob size 提示 则需作此设置 5 在服务器端建立杂志数据库 在服务器端运行 系统管理 系统显示数据库类别为 SQL Server 不允许改动 然 后选择 本机就是服务器 然后出现登录框 点击 杂志名 旁的下拉框选择 登录名为 sa 如图 点击确定 输入杂志名称后点击确认 然后输入杂志的序列号 注 杂志名称与杂志的序列号必须一一对应 不能有空格 大小写敏感 建议拷贝 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 9 页 共 53 页 在序列号输入正确后点击 确认 出现如下图 一般在安装本系统过程中 如果你没有改变它的安装路径 则数据库文件 日志文 件 初始化文件的路径等都是默认的 只输入一个 数据库名称 即可 数据库名 称最 好写一个好记得 建议用杂志名称全拼的第一个英文字母 注 以上设置在系统安装过程中极其重要 在输入杂志序列号时 不能把杂志社的序列号输进去 而且该序列号大小写敏感 填写 杂志名称时 必须安装我公司提供的序列号文件中的汉字输入 关于数据库所在的路径 建议把数据库放在 D 盘或 E 盘中 它与安装文件所在的路径可 以不同 填写杂志数据库名称 如 wkdb 指定杂志数据库所在的路径 建 议选择 D data 目录 选择初始化文件 缺省安装时 路径为 C Program Files Magtech 科技类杂志社稿件 采编系统 KJMMIS STANDARD BAK 在指定杂志数据库所在的路径时 日志文件 会自动生成 不需改动 投稿库不用管 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 10 页 共 53 页 数据库创建成功后 包含 4 个数据库文件 如 wk mdf wk ldf wk arch mdf wk arch ldf 其中 wk mdf 为工作数据库 wk ldf 是工作数据 库日志文件 wk arch mdf 是稿件档案数据库 wk arch ldf 是稿件档案数据库日志文件 文件名可以自己定义 建议采用易记 易懂的名称 关于初始化数据库 系统安装完成后 自动存放在安装目录下 如忘记安装路径 可在 Windows 中查找 kjmmis standard bak 2 2 2 安装客户机端 安装前必须要求所有客户机必须能 ping 到服务器的机器名 而不仅仅是服务器的 IP 地址 1 把 杂志社稿件采编系统 光盘放在光驱中 运行 Setup exe 程序 然后按屏幕提示的步骤安装 2 在输入用户信息的对话框中 输入用户信息 说明如下 Name Company 输入杂志社杂志社名称 如 中华医学会杂志社 Serial 输入对应的杂志社序列号 注 这一步必须与在服务器端安装过程是一样的 3 需要逐台安装 并注意服务器及各客户机的机器名 IP 地址设置等 说明 说明 1 如果客户端能 ping 通服务器的 IP 地址 但不能 ping 通服务器的机器名 则可以 在客户端的 c windows hosts sam 和 hosts 有时可能只有一个 文件的最后一行中 增加一行内容 如 192 168 100 1 server hosts 文件可以用文本编辑器打开 上例中 192 168 100 1 是您服务器的 IP 地址 而 server 是您服务器的机器名 2 客户端安装完成后 要求客户端默认的网络协议为 TCP IP 在 开始 程序 科技类杂志社稿件采编系统 MS SQL Server 客户端 网络设置 中 把默认的协议从 Name Pipe 命名管道 改为 TCP IP 2 2 3 客户端第一次运行 每台客户端安装完毕后 第一次运行 业务管理 程序 按下图顺序选择相应的选项 点击下一步出现如下图 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 11 页 共 53 页 选择 Ms SQL Server 不允许用户改变 点击下一步出现如下图 在 指定服务器 右框中准确输入服务器的 IP 地址后 点击下一步出现如下图 用户名 框中数据库默认为 sa 请勿改动 口令 如果安装 SQL Server 时设置了口 令 则输入安装 SQL Server 时设的口令 如果安装 SQL Server 时未设口令口令框中为空 点 击下一步出现系统登录框 则表示系统安装顺利完成 说明 每次系统重新安装 数据库被改变后 都必须重新运行该程序 配置数据库信息 每台客户机均必须安装 杂志社稿件采编系统 并进行数据库配置 如果安装过程中出现问题 请依次检查以下问题 网络连接 ping 服务器机器名 看是否网络连接正常 服务器的SQL Server 是否启动 如果报 读取杂志社信息失败 则可能是您的windows 注册表有问题 可以把光盘 上的kj reg 文件复制到本地 手工导入 只要双击该文件即可 如果报 连接主控数据库失败 则表示客户端不能与服务器的数据库建立连接 可 能的原因有 1 网络不同 2 客户端网络协议配置错误或协议失效 3 服务器 SQL Server 没有启动 4 服务器的IP 地址输入错误 2 2 4 多本杂志的安装 如果已经购买了多本杂志的使用权 则在服务器端运行 系统管理 选择新建杂志 然后依次输入新杂志的名称 序列号 并为它建立数据库即可 和以上第一次建库一样 2 2 5 关于数据备份 1 SQL Server 7 0 本身提供数据自动备份功能 开始 程序 Microsoft SQL Server7 0 Enterprise Manger 在 Database 节点下 点击欲备份的数据库 如 wk 点鼠标右键 All Task Backup Database 按屏幕提示 设置备份路径和自动备份的时间 建议选择 完全备份 和 每 天备份 说明 SQL Server 只提供本地的备份 备份后的文件为 bak 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 12 页 共 53 页 如欲从备份数据库恢复 从 bak mdf 点鼠标右键 All Task Restore Database 说明 如果发现SQL Server 的 Database Backup 功能不能正常工作 可以用 开始 程 序 Microsoft SQL Server7 0 Enterprise Manger 在Database 节点下 的 Database Maintenance Plan 功能 建议数据备份方案 如采用本方案 则服务器必须启动 SQL Server Agent 服务 在Service manager 中 Service 选项中选择 然后点击Startup 2 利用我公司的 备份监控 程序 进行数据异地备份 利用该程序可同时实现多台机器做自动备份 而且不需共享文件夹 详细资料 请咨询北京玛格泰克科技发展有限公司 或访问北京玛格泰克科技发展有 限公司网站 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 13 页 共 53 页 第二部分 系统管理 1 系统管理 1 系统登录和系统管理员口令维护 1 1 系统登录 系统登录 在任一台机器上从 开始 程序 科技类杂志社稿件采编系统 系统 管理 出现登录框 注意 登录名始终为 sa 维护不同杂志 请选择不同杂志名称 第一次运行时 sa 的口令为空 单击确定进入系统管理主菜单 如上图窗口 1 2 工具按钮 读入读入 系统可以把以前设置过的参数存在文件里 prm 利用此菜单可以把这些参数 读出来 这样避免了许多重复工作 该菜单对具有多本杂志的杂志社很有用 因为 不同的杂志 除少数信息 如杂志名称 用户等 不同外 其它的参数 如权限组 用户组 栏目结构 审稿流程等 基本相同 保存保存 系统可以把以前设置过的参数存在文件里 prm 这样不仅可以备份 而且可 以做到有据可查 存为缺省存为缺省 可以把以前设置过的参数保存成系统的缺省参数 读入缺省读入缺省 可以把保存过的缺省参数直接读出来 作为系统运行参数 导入导入 可以把以前设置过的参数文件导入近来 以免重复工作 prm 导出导出 可以把以前设置过的参数导出存成个文件保存起来 prm 修改修改 sasa 密码 密码 建议系统管理员即时修改 sa 密码 修改办法如下 在左边 系统参数 节点上 单击 系统管理员 节点 右边出现系统管理员的登录名 和口令 为安全起见 口令为不可见 显示为 把鼠标放在 口令 行上 口令行变成深蓝色 双击鼠标左键 出现如下对话框 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 14 页 共 53 页 输入口令后 点确定确定后 就完成了系统管理员的口令修改 修改 sa 口令 注意 系统管理 sa 的口令 必须由用户记住 如果遗忘 则我们也毫无办法 2 系统参数维护 2 1 可用权限参数 1 系统缺省的可用权限有 业务管理 收稿 初审 复审 外审 三审 退修 终审 退 稿 发稿等十几个权限 各权限的含义如下 业务管理 必须具有的权限必须具有的权限 指能够进入本系统所应有的权限 收稿 一般是编务室或总编室具有的权限 指能够进行稿件基本信息的登记 初审 一般责任编辑均应有的权限 能够接收编务室提交的稿件 填写初审意见 并对 稿件内容进行修改 复审 一般是室主任应有的权限 能够接收编辑提交的稿件 填写复审意见 外审 外审是由请社外专家对稿件进行审核 在本系统中 外审权限指能够把稿件提交 给外审专家 三审 和终审的意义一样 退修 指把稿件送回作者进行二次加工 在本系统中 指能够把稿件退回作者进行修改 发稿 指已经通过编委会审核 可以刊用 一般由责任编辑来完成 录入 意见 指能够填写该审稿阶段的意见 可以是任一处理阶段的名称 如 录入初审意见 录入外审意见 录入退稿意见等 2 可用权限维护 如果要修改 增加 删除可用权限 把鼠标放在相应的权限名称上 点鼠标右键 出来下拉 框 选择编辑 增加 删除 若选择编辑 增加 则出现以下对话框 参数编辑器 在名称名称下输入 或改为 欲改的权限名称 取值不用填写 点确定确定即可 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 15 页 共 53 页 说明 在 系统参数 节点中 只应改以上两个子节点的设置 其它节点参数不要改动 如果需要编务输入外审意见 或定稿会意见 则必须加上 录入外审意见 或 录入定 稿会意见 权限 稿件归档的权限名称为 归档处理 稿件处理流程中的任何一个流程 都必须有相应的权限 2 2 用户参数维护 用户参数是每个杂志社根据自己的情况进行合理配置 的参数 由系统管理员按社领导的指示按如下顺序设置 2 2 1 基本概念 系统把杂志社生产工程中的不同阶段与该阶段所完成 的业务处理内容抽象为不同的权限 即可用权限 权 限组是许多权限的集合 如可以定义 编辑权限组 它可以包含 稿件登记 初审 送外审 等 权限 权限组包含的权限由系统管理员添加和删改 同样 系统可以根据杂志社的特点 由不同权限组合成不同的权限组 系统把具有相同权限组的用户归结为一个用户组 一般来说 具有相同职务和级别的人属于 同一个用户组 不同的用户属于不同的用户组 一个用户可以属于许多用户组 如张主任同时具有普通编辑 的权限 还具有编辑室主任的权限 2 2 2 用户参数维护办法 设置用户参数顺序 权限组 来自 可用权限 用户组 必须属于某个 权限组 用 户 必须属于某个 用户组 稿件处理流程 与可用权限对应 1 权限组 编辑权限组 鼠标点击 权限组 节点 然后点鼠标右键 出来如下界面 维护权限组 把 新权限组 改为正确的名字 用此功能 可以删除用户组 可以设置用户组的属性等 设置权限组的权限 点击相应的权限组节点 如 总编室 屏幕右边出来该权限组所拥有 权限的名称 双击鼠标左键 出来如下对话框 选择适当的权限 点 确定确定 即可 注意 对任何权限组都必须加上 业务管理 权限 否则该用户组的用户均不能进入处理系统 2 用户组 编辑用户组的办法与编辑权限组的办法完全一样 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 16 页 共 53 页 为用户组添加用户 点开某用户组后 用鼠标左键双击屏幕右边的 用户 行 出来如下对 话框 选择适当用户 点 确定确定 即可 图 1 15 维护用户组 为用户组设置权限 用鼠标左键双击屏幕右边的 权限组 行 出来如下对话框 选择适当 权限组 点 确定确定 即可 3 用户 添加用户 参考添加 用户组 为用户设定参数 点击屏幕右边的 登录名 行 出来如下对话框 可以设定用户的登录名 点击 口令 行 可以编辑用户口令 如图 1 16 点击 用户组 行 可以编辑该用户所属 的用户组 如图 1 17 图 1 16 修改用户口令图 1 17 维护用户组的权限 4 运行参数 稿件流程维护 稿件流程各阶段可以自由定义 系统缺省为 9 个阶段 既 收稿 初审 复审 外审 三审 退修 终审 退稿 发稿 各杂志社可以根据自己的业务特点自由决定业务处理 流程 以上各阶段可以删除 也可以增加 删除和增加的办法是把鼠标放在 稿件处理流程 节点上 点右键 出来菜单后 选删除删除或新建 注意 如果增加了流程阶段 那么在其他阶段的 下一阶段 取值必须有相应的变化 否则增 加阶段没有意义 各阶段可有两个主要参数 是否必须由多人处理 如果是 那么只有当所有人都处理完毕后 该阶段才算结束 可以提交的下一阶段 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 17 页 共 53 页 这两个参数可以修改 用鼠标单击相应的阶段节点 屏幕右边出来参数列表 点鼠标右键 出来如下对话框 在对话框中选择适当值 点确定确定即可 栏目结构 系统缺省的目录结构如下 年度 期 栏目 子栏目 稿件等 可以在任意一级 添加新的层次 如年度 期 版块 栏目 子栏目 稿件等 注意 A 在 年度 期号 等节点的右边 可以设置一些参数 如卷号 出版日期等 但不 用填写 数值 因为该数值可在业务处理系统的 栏目管理 中填写 B 如果杂志有一些稿件 如会议名单 通知等 不属于任何一个栏目 那么必须在 期 节点下建立 稿件 和 补白 子节点 它们与 栏目 节点同级 C 在系统管理员查询中 只定义了栏目的结构 栏目的具体内容将在 业务处理系统客户 端 的 栏目管理 菜单中设置 注 除以上参数外 系统管理子系统的参数 请不要随意改动 5 参数导入和导出 为安全和方便 以上设定的系统参数可以导出到本地存储设备上 如下图 图 1 19 系统参数导出 这种导出是按每本杂志为单位的 它存成 prm 文件 数据导入 与以上过程相反 可以把原来定义好的参数导入到系统中 如下图 图 1 20 系统参数导出 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 18 页 共 53 页 第三部分 业务处理系统说明 1 系统说明 1 基本概念 1 1 稿件分类 1 待处理稿件 列表显示任何阶段未处理的稿件 2 相关稿件 以前曾处理过的稿件 3 私人稿件 自己为登记人或自己为供稿编辑的稿件 4 超时未处理 计划完成时间小于当前时间的稿件 如送外审时设定的 计划完成时间 为 3 月 1 日 而当前时间为 3 月 5 日 则这些稿件将出现在超时未处理稿件中 1 2 稿件库分类 1 备用稿件库 已经完成审稿流程的稿件 即已签发的稿件 2 计划稿件库 签发时 已确定版面信息的稿件 如年度 期号和栏目等 3 留版稿件 连载的 尚未刊出完毕的稿件 2 关于计算机设置 1 分辨率 建议为 800 600 小字体或 1024 768 否则 显示不美观 2 windows 的区域设置 默认文字 中文 中国 日期格式 yyyy mm dd 日期分隔符 3 建议安装 Office 2000 包括 Word2000 Excel2000 Outlook Express 3 改变登录画面 1 在安装后的登录界面为蓝天白云画面 2 在安装目录下 如 c program files magtech 科技类杂志社稿件采编系统 拷入图片文件 Jpg 格式 改变文件名为 splash jpg 即可 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 19 页 共 53 页 2 系统登录 首先 用户必须具有使用该系统的权限 另外 用户必须记住自己的登录名和口令 双击 稿件管理系统 的图标 显示系统封面后 出现图 2 1 登录框 图 2 1 稿件管理系统登录框 点 杂志名 后的下拉条 根据自己的单位 选择相应的 杂志名 输入登录名和口令后 点确定确定 即进入系统主界面 如图 2 2 图 2 2 系统主界面 意外处理 意外处理 1 如果登录后 没有出现图 2 3 的登录框 而是出现如图 2 4 的提示 图 2 3 图 2 4 那么 可能的原因如下 1 机器名被改变了 2 文件名 包括程序文件或数据库文件 或文件路径被改变了 3 网络连接或服务器的 DNS 被破坏 请用 ping 服务器名服务器名 命令检查 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 20 页 共 53 页 4 服务器没有启动 5 本机或服务器 的数据库平台没有启动 请依次检查以上有关配置 2 如果出现图 2 4 界面 说明系统权限设置有问题 特别注意 每个权限组必须具有 业务管 理 的权限 否则仅具有该权限组的所有用户登录时 均会出现以上界面 请让系统管理员 检查 系统管理 程序中的 权限组 用户组 用户等信息 3 信息维护 信息系统维护指对本杂志的一些常用的 不经常改变的数据进行初始化设置 这些设置是整个 系统符合本杂志实际情况的基础 3 1 杂志基本信息维护 设置杂志社涉及到的学科 专业 稿件类型 创作类型等信息 点击 信息维护信息维护 主菜单 选择 杂志信息杂志信息 子菜单 这里有 7 页信息维护框 学科类别 专 业类别 基金项目 稿件类型 创作类型 如图 3 1 输入相应内容 然后点击 确定 图 3 1 信息维护 说明 说明 1 新增加一行 只须用鼠标向下键 即可 也可点击 键 2 单击 学科名称 单元格或在该单元格按键盘空格键 就出现 框 下拉框中内容 为 学科类别 中定义过的学科列表 3 考虑到有些稿件没有基金项目 因此 必须在 基金项目 中定义 无 项 4 稿件类型 一般理解为 自由来稿 约稿 等来稿类型 5 创作类型 指对稿件类型进行分类 如论著 摘要 临床研究等 在稿件分类索引中 就是按这里定义的类型进行分类 有些编辑部需要作全年总目录 在本程序中 是按 创作类型 来生成总目录 6 对所有这些信息中 序号 按 1 2 3 设定 而 编码 只为程序设计有用 用户可以不填 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 21 页 共 53 页 3 2 作者信息维护 我们建议编辑部建立自己的作者库 如果有新的作者 我们建议先在作者库中把该作者信息录 入 然后才在 收稿信息登记 中选择该作者 作者信息维护的步骤如下 点击 信息维护 主菜单 选择 作者信息 子菜单 出现图 3 2 图 3 2 作者信息维护 条目式 图 3 3 作者信息维护 列表式 的界面 同时也可选择列表式 如图 3 3 点击右上角的 可以增加新作者基本信息 然后点击 确认 点击 忽略录入 注意 注意 1 索引编码是自动生成 无需录入 该编码符合 GB 标准 2 右上角的 表示删除选中的作者信息 表示修改作者信息 表示浏览 前一条作者信息 表示浏览后一条作者信息 表示浏览第一条作者信 息 表示浏览最后一条作者信息 3 系统提供按 作者姓名 和 单位 进行模糊查询 可单独查 也可同时查 查询结 果为包含该词的所有作者信息 如在 单位 框中输入 北京 则查询结果既包含 北京大学医院 也包含 武警北京总医院 4 界面中的 Internet 登录信息 是指 如果编辑部已经安装了我公司开发的 文宇稿 件远程处理系统 作者可以通过 Internet 来实现远程投稿 远程查询稿件处理信息 他们的登录名和密码可以由编辑部来维护 一般情况下 这些信息是由作者在登录杂 志社网站时 进行注册时输入的 5 为进行作者黑名单 可以在条目界面中的 备注 栏输入作者的违规记录 则当该作 者来投稿时 系统将自动提示 3 3 外审专家信息维护 1 外审专家指杂志社外的专家 审稿人 2 他们的信息维护与作者信息维护一样 3 系统提供导出功能 既可以把外审专家导出到 Excel 文件 然后按需要进行打印 4 界面中的 Internet 登录信息 是指 如果编辑部已经安装了我公司开发的 稿件远程处 理系统 专家可以通过 Internet 来实现远程审稿 他们的登录名和密码可以由编辑部来 维护 一般情况下 这些信息是由编辑给专家进行分配的 如果在此没有输入 则在送审 时会要求输入 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 22 页 共 53 页 3 4 定稿会专家信息维护 1 定稿会指决定稿件是否刊登而召开的编委会或编审小组会成员 2 他们的信息维护与作者的信息维护一样 3 系统提供导出功能 既可以把定稿会专家导出到 Excel 文件 然后按需要进行打印 3 5 主题词信息维护 关键词的增加 删除和修改的方法与作者信息库一样 在输入学科和专业名称时 把鼠标放 在列表单元格上 按键盘空格键 出来下拉条 将出现学科或专业名称 这些信息是在 杂志信 息 中输入的 选择适当的学科或专业名称即可 如图 3 4 所示 图 3 4 主题词 关键词 信息维护 注意 注意 1 索引编码是自动生成 无需录入 2 关于多音字 系统按 A B C 顺序形成编码 如 行 是形成 Hang 而不是 Xing 因此 在形成索引时 请检查关键词在排序中的位置 如果位置不对 请检查 该关键词的索引编码 并及时修改 修改时注意第一个字母应大写第一个字母应大写 3 一个词只须修改一次 4 右上角的编辑符号与其他地方的意义一样 5 学科名称 与 专业名称 按前面定义的内容填写 6 系统提供关键词的模糊查询 当输入新的关键词时 系统会确认数据库中是否已经存在该 关键词 7 对英文关键词 必须手工输入 如 癌症 对应 cancer 则在稿件中 选择 癌症 时 自动把 cancer 填入英文关键词框中 3 5 副主题词信息维护 副主题词的维护与关键词的维护一样 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 23 页 共 53 页 3 5 读者信息维护 有些编辑部经常搞读者调查 可把读者信息进行管理 读者信息维护与专家信息的维护一样 4 稿件处理 4 1 收稿登记 说明 说明 1 一般情况下 由编务室进行收稿登记 稿件基本信息也只有编务室才能修改 但按照 一 编到底 的原则 也可由责任编辑进行收稿登记 对应权限为 收稿 2 为减少编辑工作量 一般情况下 无需把所有收到的稿件内容进行登记 只须把有可能刊 用的稿件进行登记 4 1 1 稿件基本信息输入 第一次使用本软件 点 信息维护信息维护 主菜单 点击 修改稿号默认形式修改稿号默认形式 将出现下图 4 1 修改 稿号默认形式 图 4 1 修改稿号默认形式 方法 在 请选择稿号形式 框中输入编辑部需要的稿号形式 把 将此稿号形式存为缺 省 前打 点确定 举例 如果编辑部的稿号是 2004 0001 在 请选择稿号形式 框中输入 2004 即可 下面登稿将用此稿号为例 切误输入 2004 0001 说明 此版本支持任何稿号形式 如 04 0001 040001 wk040001 等 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 24 页 共 53 页 初次登稿 新来一篇稿件点击 稿件管理 主菜单下的 稿件登记 子菜单 出现下图 4 2 点界面上的增加增加按扭 出现下图 4 3 提示设置稿号 图 4 2 收稿登记 列表方式 图 4 3 提示设置稿号 出现图 4 3 点 ok 系统将出现图 4 4 收稿登记 条目方式 图 4 4 收稿登记 条目方式 增加增加 稿号 稿号 2004 0001 点击小三点 输点击小三点 输 入作者 入作者 此栏叫工具条此栏叫工具条 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 25 页 共 53 页 根据 修改稿号默认形式 的设置 在正式稿号框中输入编辑部需要的稿号如 2004 0001 以后 登稿只要点工具条中增加 本系统会根据你设的稿号按流水号自动生成 在相应的空格中输入中文或 英文 文题 字数 此处的字数为原稿字数 稿件类型 等信息 然后点击工具条的 确 认 表示保存 凡是带下拉框的 只要选择即可 一般不需每次都输 注意 注意 1 在所有的信息中 只有 稿号 和 文题 是必须的 其他信息可填可不填 2 稿号可以自己编 建议有年度 如 2004 0001 或 040001 等 当年度发生变化时 在 信息信息 维护维护 主菜单 点击 修改稿号默认形式修改稿号默认形式 具体参照图 4 1 修改稿号默认形式及方法 3 供稿编辑 不用填写 由系统自动生成 4 如果新增加的稿件题目 作者与数据库中已有稿件相同 则系统认为是重复输入相同稿件 会给予自动提示 4 1 2 输入作者 在上图 4 4 收稿登记 条目方式 在稿号下边有作者 点击作者框后的 三个点 进入作 者库 出现如下图 4 5 作者信息 所示 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 26 页 共 53 页 图 4 5 输入稿件的作者 作者信息中上框中表示这篇稿件的作者 下框中表示编辑部的所有作者 作者库 1 在作者信息上框中点击 则输入中文或英文的作者姓名后 点击 系统会自动到下框的 作者库中去找有没有此作者 如果有此作者下框会自动显示该作者的信息 如果作者库没有此 作者系统将提示 信息库中没有符合条件的作者 要增加吗 点 Yes 则光标会移到 下框的作者库中 在下框输入该作者的省 地址 单位 邮编 电话等的详细信息 输入后点 击 表示保存到作者库 这些信息将自动进入作者数据库 一篇稿件有多个作者 和输入 第一作者的方法一样 2 如果要改变作者顺序 请选中该作者 然后点击工具栏中的 或 键 3 如果要标记 违规作者 应在 信息维护 作者信息库 找到该作者 在 备注 框 中 填写违规记录 则在登记该作者来稿时 系统将自动提示 4 通讯作者 或联系作者 对同一篇稿件有多个作者情况下 作者信息输入后需选择联系作者 如果不选择本系统默认为本文的第一作者就是联系人 以后编辑部给作者寄稿费 样刊 小样 文件 收稿回执等信息都读联系人作者信息 说明 1 在上框输入第二作者 后 系统在下框自动默认第二作者信息与第一作者信息相同 如果你认为是相同的在下框库中打 保存 如果不相同 可直接在上面修改 4 1 3 输入文章内容 对科技 1 0 和 2 0 版 系统可挂接 Word 编辑软件 要求用户在机器上安装 Office2000 点 击 稿件内容 按钮 即打开 Word 软件 按常规方式导入文件 保存后 该文件就是该稿件的 文章 注意此时的文件名已经变成稿号 关闭 Word 稿件时系统会提示 是否保存一份现稿件内 容的备份 点 Yes 系统将此稿件内容在数据库中作为原稿自动储存一份 说明 1 这种方式导入文件 不会影响原文件 原稿 2 导入后 文章内容 内文 存在数据库中 3 对大多数杂志社 来稿数量太大 如果编辑不在电脑上加工稿件内容 无须输入每篇内 容 建议在审稿会 定稿 后 编辑加工前再输入内容 4 打开编辑器后 可以查看修改痕迹 如果编辑器是 word 应在 稿件管理 稿件编 辑器选项 在 word 中显示修改痕迹 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 27 页 共 53 页 4 2 打印收稿回执 编务登稿后 可以自动打印 收稿回执单 点击工具条中单据出现图 4 6 界面 选择欲打 印的单据点 打印 出现图 4 7 界面 点击左上角的打印按钮即可 在此框中打印的是文本格式 要想打的漂亮 点击 外部编辑器 系统将自动进入 Word 再点打印 图 4 6 单据处理图 4 7 回执单预览和打印 在打印单据选择界面中 系统提供邮件发送功能 自动调 Outlook Express 可以把有关单 据 连同内文直接通过 Email 发送给作者 收稿回执 退修信等 审稿人 送审单 催审单等 说明 说明 1 本系统同样的单据提供四套模板 两种格式 xlt 用 Excel 进行修改 和 rtf 用 Word 进行修改 格式 xlt 支持表格 rtf 不支持表格 编辑部根据自己的单据是否要表格 决定采用哪种格式的模板 各种单据的格式可以修改 2 如果在图 4 7 中修改格式 那么 修改结果只对目前单据有效 3 如果想作一些对所有稿件都有效的修改 必须修改单据模板文件 这些文件在系统的安 装路径中 即 mmis exe 所在的路径中 如 C Program Files MagTech 杂志社管理系统 稿件送审单 rtf 或稿件送审单 xlt 4 模板文件中可用的参数 见附录一 可用打印参数 所调用的参数必须用 标注 否则按文本处理 5 如果作者有电子邮件系统 即在作者信息中有填写该作者的电子邮件地址 则可以把 收稿回执 作为附件直接通过电子邮件发送给作者 仅限第一作者 方法是 选择 收稿回执 后点击图 4 6 乙中下部的 发送邮件 按钮 6 通过邮件发送时 如果本文有多个作者 审稿人 则系统只读取第一作者 审稿人 的邮件地址 如果需要同时给多个作者 审稿人 发 email 必须手工填写其他作者 审 稿人 的 Mail 地址 7 如果在发送电子邮件时 报 Fail to send mail error code 25 是由于缺乏相应电子邮件 的地址造成的 8 如果直接打印各种单据时的 页面格式不美观 是由于 RTF 格式与 WORD 的格式不 兼容造成的 RTF 是 IBM 公 司提出的标准 而 WORD 是 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 28 页 共 53 页 Microsoft 的标准 建议打开外部编辑器中来打印 9 也可以在工具条上 批量打印 收稿回执 和 稿件退稿单 如图选择欲打印的稿 件号 然后点击填制单据 将生成单据模板 10 系统可以打印和 Email 对应的英文单据 注意 1 在安装目录下有 收稿通知单 xls 和 退稿通知单 xls 模板 2 英文单据模板文件名及可用字段见说明书附件或帮助 4 3 稿件提交 编务登稿后 用以下方法把稿件提交给责任编 辑 供稿编辑 点击工具条右上角提交提交按钮后出 来如图 4 8 的界面 该界面有三页 分别为 提交处 理 历史阶段 处理意见 在 提交处理 页中 选择阶段名称 如 初 审 从左下框中的名字 是具有该处理权限的人 员 中选择适当的人 点 按钮 则该姓名出现在右 边的框里 再选择 计划完成时间 后 点提交提交按 钮 那么该稿件就提交到该编辑的 待处理稿件库 中 图 4 8 稿件提交界面 说明 说明 1 只有供稿编辑和当前处理人才可以把稿件提交给下阶段 2 提交时间 缺省为当前时间 由系统自动输入 也可手工调整 3 如果在 系统管理 中设置的该阶段可由多人处理 则可以选择多个处理人 否则只 能选择一个 4 点击日历中的 年 或 月 会出现下拉框 供选择 5 稿件每处一种状态想在本系统留下标记 都点提交 4 4 稿件查询 可以查询任一稿件的基本信息和流程信息 本系统可在三个地方查到某篇或某些稿件 作者来电 话查稿一般在稿件管理稿件管理 查询查询 组合查询组合查询 编辑部可在稿件登记下的查询稿件列表 审稿下的查 询稿件 下面多种查询发法 1 如果稿件不多 可以采用 快速定位 找到目标稿件 根据稿号查询 在稿件登记或审稿界面的 快速定位 框中 输入特征位 如 55 则回 车后光标定位到稿号含有 55 的第一篇稿子 再按下回车后 系统从光标的下一行开始查 询 根据文题查询 在 快速定位 框中 输入特征位 如行为行为 则回车后光标定位到稿号 含有 行为 的第一篇稿子 2 如果稿件多 可用复杂组合查询 在稿件登记或审稿界面的 稿件列表 页中 点击 查询稿件列表 出现查询条件输 入框 如图 在取值框输入相应的查询条件 如 稿号包含 55 文题包含 行为 然后点击 加入条件 点确定确定后或输入后直 接按 2 下回车 查询结果列表显示 满足以上条件的所有稿件 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 29 页 共 53 页 图 4 9 稿件组合查询界面 说明 1 每行为一个条件 各条件的关系可以是 与 也可以是 或 2 时间的格式为 year mm dd 如 1999 年 12 月 25 日 应为 1999 12 25 3 查询项目列表中的顺序根据查询情况自动调整 把最后一次查询项目放在最前面 4 审稿界面的查询 则只在稿件列表中查询 如果需要在所有稿件中查稿 则应在 稿件管 理 查询 组合查询 中进行 在查询结果的列表中 选择欲查找的稿件 点 稿件信息 页 可以查看该稿的基本信息 点提交提交按钮 在稿件阶段处理界面中 点 历史阶段 页面 可以浏览稿稿件经过的所有处理流 程 处理人 计划完成时间 实际完成时 间及处理意见等信息 不同权限的人查询到的稿件是不同的 每个编辑只能查询自己的相关稿件 包含 私人稿件 部门主任可以查询到本部门 的所有稿件 社领导可以查询到全社的所 有稿件 说明 如果稿件提交错误 可在此逐步回 退 然后重新提交 3 作者来电话查稿点稿件管理稿件管理 查询查询 组合查询 组合查询 参照上页图 4 9 稿件组合查询界面按 稿号 作者姓名 题目 关键词等等均可查询稿件的基本信息 流程信息 每流程意见和刊出信 息 输入待查的稿号或和作者姓名 出现如图 4 10 界面 快速定位框输入稿号在按 回车 在此选择查询条件 在此输入要查询的内容 杂志社稿件处理系统 科技版 北京玛格泰克科技发展有限公司 软件事业部 第 30 页 共 53 页 图 4 10 查询稿件流程信息和刊出信息等 该界面有三页 稿件列表 稿件本信息和稿件流程 刊出信息 如果该稿件未刊出 则刊出信 息为空 4 5 审稿处理 说明 说明 1 审稿流程由系统管理员在 系统管理 程序中进行设置 不管审稿流程如何 实际上 审稿过程涉及到的人员无非是 供稿编辑 部门主任 社外专家 总编 或编委会 四 种角色 他们担任的分别是初审 编辑加工 复审 外审和终审工作 在每一个阶段之 后 可能有多种选择 但处理过程完全一样 2 在审稿的过程中 按 一编到底 的原则 由供稿编辑把稿件提交给不同的人处理 如供稿编辑把稿件送主任复审 送社外专家外审 送总编终审等 4 5 1 初审 1 一般由供稿编辑负责处理 2 作初审时 除审阅和修改稿件内容外 还必须填写初审意见 3 初审结束后 可以把稿件作退稿处理 提交外审 提交复审等 初审操作如下 责编登录系统 进入主界面后 点击 稿件管理 主菜单下的 审稿 出现如图的待审稿 件 查询结果稿件列表显示 点稿件信息 显示稿件详细信息 点稿件流程 刊处信息 显示稿件 处理情况 意见及刊出情况 相关稿件 你曾经查过 看过 处理过的稿件为相关稿件 私人稿件 责任编辑都 是你的稿件为私人稿件 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