概要设计说明书(OA办公系统)

OA办公系统 HYYGOA办公系统概要设计书所属单位做成者做成日期2008/05/23修改履历版本号修改内容做成日期做成者V1.0初版做成2008/05/23hyyg1. 系统概述 1.1 系统描述 .1.2 功能概述 2. 系统流程 2.1 功能结构图 .3. 系统框架设计3.1 开发环境以及运行平台3.2 系统风格设计4. 登录设计 5. 协同工作 5.1 新建事项 .5.2 待发事项 .5.3 已发事项 .5.4 待办/已办 6. 表单应用 6.1 表单查询 6.2 表单统计 6.3 表单模板设置 6.4 表单查询统计设置 6.5 表单流程邦定 7. 公文管理 7.1 收文管理 7.2 发文管理 8. 电子邮件 8.1 邮箱设置 8.2 新建邮件 8.3 收件箱 8.4 发件箱 8.5 草稿箱 8.6 垃圾箱 8.7 查找邮件 8.8 增加地址 8.9 修改地址 8.10 删除地址 8.11 地址分组 9. 文档管理 9.1 我的文档 9.2 单位文档 9.3 项目文档 9.4 综合查询 10. 日程/计划/会议 .11. 公共信息 12. 综合办公 13. 常用工具 13.1 员工通讯录 .13.2 外部联系人 13.3 万年历 13.4 计算器 14. 个人设置 .14.1 修改密码 14.2 个人信息设置 .14.3 个人模板设置 .14.4 关联系统设置 .14.5 关联项目设置 .14.6 关联人员设置 .14.7 代理设置 .14.8 信息转移设置 .14.9 印章密码设置 .15. 帮助 .1系统概述1.1系统描述聚焦OA应用共性，专注于解决办公管理中的沟通、协同、跟踪及个人事务处理，系统简约高效。以事件和流程为基础，以“人”为节点的共享信息处理机制和图视化流程管理，符合传统办公思维习惯，发起跟踪、接收处理、归档查询三步完成协同工作。以邮件、协同为基础，以信息为数据，将内部数据和外部数据进行无缝隙链接，完成全面的内外数据流通。提供基于网络的协同工作平台和个人工具，提高的组织沟通能力和工作效率。规范管理行为，流程、模板化管理非结构化信息。通过文档管理扩大信息共享能力，沉淀管理知识。增强对事务、事件的过程控制管理，提高团队执行力。提高团队计划和时间管理能力。1.2功能概述本办公系统的设计目标是立足于一个强扩展性的、功能强大、技术先进的电子化办公系统。良好的扩展性就需要能将如ERP、财务系统、CRM等其他信息系统通过信息传递手段联系起来，整合信息孤岛。项目是企业中十分常见的形式，而项目的信息其实是由时间、人员、协同、会议、计划、文档这几部分组成。本办公软件为用户直接组织出以项目为中心的、各种信息围绕的表现形式，并且不改变原来的信息分类的概念，推出关联项目的功能。主要功能模块如下： 协同事项 单位内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）,任何办公事项，如计划管理、项目开展、任务执行、申请审批等均可借助于协同事项功能完成。包括新建发送协同事项、接收处理协同事项、档案管理等子功能。 公文管理 满足单位发布公文、接收公文及档案管理的需求。 表单应用 提供自定义表格单据，实现数据采集，统计的需求。 常用工具 包括综合查询、员工通迅录、外部联系人、万年历、计算器等功能。 个人设置 设置个人相关的信息，如密码设置、代理设置、信息转移设置和个人模板管 理等。 在线交流 类似于QQ的在线即时交流方式。2系统流程2.1 功能结构图OA办公系统登录协同表单应用公文管理电子邮件文档管理常用工具会议计划个人设置新建事项待发事项已发事项待办已办表单统计表单查询模板设置查询统计流程绑定收文管理发文管理邮箱设置发邮件收件箱 发件箱 草稿箱 垃圾箱 员工通讯录外部联系人万 年 历计 算 器我的文档项目文档单位文档综合查询密码修改 个人信息设置 个人模板设置 关联系统设置关联项目设置关联人员设置代理设置信息转移 3系统框架设计系统采用B/S模式。主色调为蓝色，整个界面以简洁明快为主，利用简单的图案，文字和线条组成。3.1开发环境以及运行平台3.1.1 软件开发环境开发环境：windows xp 开发工具：eclipse 3.3 tomcat后台数据库：mysql采用技术：jsp、struts、hibernate 版本管理：svn3.1.2 软件运行环境服务器奔腾四 以上内存1GMB以上硬盘9GB 以上100M 网卡客户端P-3 600以上内存128MB以上硬盘1G以上100M/10M网卡3.2系统风格设计采用框架形式的操作界面，顶部为快捷操作菜单。并且显示服务器的但前日期和用户名。用户每一步操作都会显示当前的操作目录。用户能够快捷回到桌面和退出系统。用户可以根据自己定义来显示桌面的内容。桌面默认的内容为“我的待办事项”、“我的跟踪事项”、“公告/调查/讨论”、“关联人员/项目”四个内容，其中每个内容的只显示8条记录。超过8条时候单击“更多”来显示。每条记录显示的形式：标题名、发送日期、发送人、事项类别。3.2.1 框架版面设计3.2.2可维护性考虑到应用的多变性，系统采用层次化设计思想，每层实现特定的功能，并通过标准接口向上层提供透明的服务，因此，最大限度的实现了系统各模块的功能独立性，每一层的改动不影响其它层次。这样可以方便的添加、修改、删除应用，提高系统的可维护性；管理系统采用图形化用户界面，方便管理员管理、维护系统3.2.3可扩展性系统在设计之初要考虑到系统以后的扩展，除了采用层次结构，保证功能实现与通讯接口最大限度的独立，在与通信平台的接口设计上尽量标准化，以实现和新系统的无缝连接。3.2.4安全性原则本管理系统设置了用户管理权限，采用帐号+操作日志管理方式，对管理员采取有效的管理，最大限度降低内部管理、操作失误带来的不必要的损失。3.2.5数据完备性根据不同的需要，系统可以对数据库采取实时热备份的策略.4 登录设计用户输入用户名和密码，正确后会登录到OA的操作界面，并且正常显示登录用户的信息。若客户登录不合法，则返回客户登录不成功界面。5 协同工作所谓协同，就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。不仅包括人与人之间的协作，也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。协同角色事件资源规则状态结果。5.1新建事项此功能是创建一个新的事项，对该事项可以选择发送、保存待发，发送的时候调用模板用已有的模板编辑后，添加附件。可以对该新建事项打印。5.1.1工具栏描述工具栏包括：立即发送、保存待发、另存为、模板调用、流程、添加附件、打印 立即发送：按照选好的流程发送。发送完成后提示。 保存待发：将写好的事项保存到待发事项中。 模板调用：调用已有的模板，编辑事项内容后发送。 流程：查看已有流程，选中需要的（或自定义流程） 添加附件：选择将本地已有的电子文档发送给到协同人员的OA里。 5.1.2新建事项描述新事项填写内容包括：标题、常用格式、期限、跟踪、流程、预归档、项目、重要程度、新建事项内容。 标题 由用户填写 常用格式 由用户选择已有的或创建新的格式 期限 规定新建事项的有效期 跟踪 用以跟踪事项的进度 流程 由用户选择已有的流程或创建新的事项流程 预归档 由用户选择是否预归档。 项目 如果用户选择了预归档则必须选择项目。 重要程度 设置新建事项的重要级别 新建事项内容 由用户填写新建事项内容 注：1.标题的长度不可以超过个汉字,标题不可以为空，不可以带有英文单引号。 2.期限应为一个时间段格式。 3.如果归档，项目名不能为空。 4.流程不可以为空。5.2待发事项待发事项中可以看到之前建立过并且未发送的事项。以列表的形式显示。按重要程度+时间的排序方法（首先按时间，相同时间的按重要程度排序）。待发事项功能菜单包括： 发送：将协同事项按流程发送给接收者，点击“发送”前需先勾选一个或多个 协同事项。 转发邮件：将协同事项以邮件的形式发送，先勾选一个协同事项，点击“转 发邮件”，协同的正文，附件，标题均会进入到邮件中，用户需 要填写邮件地址进行发送。 删除：删除协同事项，点击“删除”前需先勾选一个或多个协同事项。 查询：按用户所选查询条件查询，支持按标题、重要程度、自我提醒查询。 修改协同信息：双击列表中的协同事项启动修改功能。 查看流程，点击该图标前需先单击列表中的协同事项。 查看附件，点击该图标前需先单击列表中的协同事项。 打印协同，点击该图标前需先单击列表中的协同事项。 事项排序：单击列表上的列标题可以进行快速排序。 注：1.如果用户没有勾选协同事项将不能发送。 2.邮件地址应该严格按照邮件地址格式输入（例如：） 3.如果用户没有勾选协同事项将不能删除。 4.如果用户没有查询条件将不执行查询。 5.查询条件中不允许输入英文单引号。 6.如果用户选中了多个条件，也可以根据综合条件查询出表单信息。 7.上传的附件的大小最大允许为2M;5.3已发事项已发事项中存有你已发出的事项。以列表的形式显示。按重要程度+时间的排序方法（首先按时间，相同时间的按重要程度排序）。 转发事项：将已发协同事项发送给其他接收者，点击“转发事项”前需先 勾选一个或多个协同事项。 发送功能参照5.1.1的“立即发送”。不能对该事项作任何修改，可以选择发送人和新的流程发送。 转发邮件：将协同事项已邮件的形式发送，先勾选一个协同事项，点击“转发邮件”，协同的正文，附件，标题均会进入到邮件中，用户需要填写邮件地址进行发送。 重复发起： 借用已发协同事项的内容再次发起，以满足用户连续讨论的需求。发起前可对内容进行修改。按照已定制好的规则发送。 归档： 全部流程节点处理完毕后可将协同事项归档，点击“归档” 前需先勾选一个或多个协同事项。 撤消流程： 终止正在流转过程中的协同事项流程，并将其保存到“待发事项”中。同时在已发事项中删除。 删除 全部流程节点处理完毕后才能删除协同事项，点击“删除”前需先勾选一个或多个协同事项。 查询 按用户所选查询条件查询，支持按标题、重要程度、自我提醒查询。查询条件中不允许输入英文单引号。查看流程，点击该图标前需先单击列表中的协同事项。查看附件，点击该图标前需先单击列表中的协同事项。打印协同，点击该图标前需先单击列表中的协同事项。事项排序 单击列表上的列标题可以进行快速排序。5.4待办/已办在我的待办事项中可以查看是否有他人需要自己协同处理的事项。可以对相关待办事件进行相应的处理。别人发送的需要自己协同的事项，在办完后会在已办事项中显示。6 表单应用6.1 表单查询该功能主要包括两个查询的功能：1 表单业务查询 2 表单流程查询6.1.1表单业务查询）表单查询用户输入查询条件后单击“查询”按钮后，将查询到的信息在该页的下方以列表的形式显示出来。查询条件包括：标题、发起人、表单类型、查询范围、发起时段 标题由用户输入 发起人在“我发出的”和“发给我的”两个选项中只可以选一个，不可以不选 表单类型 选择以有的表单类型。 发起时段 用户输入开始和起止时间。开始和起止必须同时输入。注：当用户只选择某一个条件的时候能够正确查询表单信息。 如果用户选中了多个条件，也可以根据综合条件查询出表单信息。 如果根据输入的条件没有查到相关信息，给于提示。 标题的长度不可以超过个汉字。 发起时间段（开始和起止时间）只可以输入位数字。 当查询结果超过条时候分页显示。）保存查询结果用户可以将查询到的表单信息进行保存。当用户单击“保存我的查询”的按钮的时候要求用户输入此次“查询的标题”（此标题必须输入）同时将查询条件进行保存。）调用查询结果用户可以将已保存的查询的结果调用出来。当用户单击“调用我的查询”的按钮的时候，查询标题以列表形式显示单击某一个查询标题，查询结果会在下方以列表形式显示，也可以输入要查询的“查询标题”进行查询。当以此查询条件能够查出结果的时候，该查询结果在本页下方正确显示并且查询条件也显示出来。注：查询标题的长度不可以超过个汉字。 当查询结果超过条时候分页显示。6.1.2表单流程查询 （预留）6.2表单统计表单统计根据统计模板进行表单的统计，在表单统计前必须设置统计模板。选中设置好的统计模板，统计结果会按照设置好的统计形式显示出来。6.3表单模板设置 单击“表单模版设置”按钮后进入表单设计器。要求用户输入表单标题第一步 定义表单轮廓。根据纸制表单的样式, 依据表单的列数最多的定义表单列，选择按钮 确定表单的行列, 可以拖动鼠标框出表单轮廓, 也可以输入表单行列数按确定键, 出现表单。 第二步 填写表单单据名称, 可以将第一行所有列合并形成一个大表格单击鼠标左键,出现表单操作, 选择合并单元格, 将光标所在位置的表格和后续表格合并.。填写表格项，在每个表格可以填写表头名称。使用重复项输入定义， 选择 ， 输入列数，形成表单插入标签，可以在表格内插入标签，输入文字。输入框，在表单中凡是需要用户填写的地方，都需要采用“输入框”进行定义表格，输入框可以输入字符型， 日期型， 数字型， 进行数据的计算。复选框 即是非、真假框，即表示只能选择是或是不是。重复项输入，在应用表单中多数明细项目可能是重复的，例如报销单中的明细项等，可以选择采用“重复项”，定义一行，在应用时自行增加行数。下拉选择框。提供给用户多个选择的内容。多文本输入框，应用于多文字的输入。当设计完成后可以预览编辑效果。6.4 表单查询统计设置表单查询统计设置可以设置表单的统计范围，统计表形式。首先填写统计名称标题，其次选择所要统计的表单。6.4.1 新建表单统计模板首先输入表单统计主题名称，然后选择要统计的表单模板。然后设置表单统计范围，选择添加表单项目，表单项目可以选择，并且需要选择判断条件（“大于”、“小于”、“等于”）然后填写数值。设置表单统计格式：A：设置统计报表的统计列项目。B：设置统计报表的行的项目C：添加数据域。数据域主要是针对统计表的各个数字型项目的求和，平均值，最大值，最 小值的计算，形成统计表的行表头按“确定”，系统自动检验是否统计表授权。要求为该表单分配用户的权限。6.4.2 删除表单统计 在表单统计的显示列表中选中要删除的选项，单击删除按钮进行删除。6.5表单流程邦定6.5.1 新建协同模板必须填写协同事项的标题（标题最多可输入50个汉字，并且不可以包含有英文单引号）选择定义好的表单模板，选择流程，当选中该流程后显示该流程的内容。 新建协同模板 是在新建协同时套用表单的模板。 标题： 指协同事项的标题，由用户自己输入。标题最多输入100个字符（一个汉字占2个字符，所以最多可输入50个汉字）。标题中不允许输入英文单引号，可以用中文单引号代替。 表单调用：调用预先定义好的表单模板。 *流程：预先定义好的协同事项流转流程模板。流程分为并发、串发、多层三种形式。提供图形化操作界面供用户定义多层流程。 常用格式：系统管理员可以根据本单位的要求修改或新增系统级格式，供全部用户使用。 预归档：在建立协同事项，预先将协同归档到文档管理器中，如果该协同选择了项目，在进行预归档时直接提供项目文档目录进行归档。 重要程度：指该协同事项的重要性，分为一般、重要、非常重要三级。 跟踪：指该协同事项的是否需要进行跟踪，具有跟踪性质的协同会在首页中“我的跟踪事项”中显示。 处理期限：发起者给接收者定立的处理期限。6.5.2 删除协同模板功能实现参照.3 其他功能包括刷新，全选的功能。7公文管理7.1发文管理 此功能是创建一个公文，并发送。 新公文填写内容包括：标题、常用格式、处理期限、流程、紧急程度、新建公文内容、秘密级别。 标题：指公文的标题，由用户自己输入。标题最多输入100个字符标题中 不允许输入英文单引号，可以用中文单引号代替。 流程：指公文流转的程序。可以使用自己预先定义好的个人流程模板，也 可以新建流程。流程分为并发、串发、多层三种形式。并发指信息 的接收者们同时收到该信息；串发指信息的接收者们依序接收信 息；多层即并发和串发的混合形式，系统提供图形化操作界面供用 户定义多层流程。 常用格式：即信息正文的格式。系统提供常用的单位办公文件格式，系统 管理员可以根据本单位的要求修改或新增系统级格式，供全部 用户使用；个人可以将与己相关的系统格式或自制格式保存为 个人常用格式，供个人使用。 紧急程度：指该公文的紧急性，分为普通、紧急、特急三级。 处理期限：发起者给接收者定立的处理期限。系统在接收者“待办事项”中 以红色显示处理期限内未处理的事项，以提醒接收者。 秘密级别： 指该公文的秘密性，分为普通、机密、绝密三级。 注：1.标题的长度不可以超过个汉字。2.处理期限应为一个时间段格式。7.2收文管理收文管理是对已收到其它部门或单位的公文进行登记的过程。用以对收到公文的接收确认。打开“收文管理”点击“登记”按钮。 立即发送： 将公文发送给接收者。 保存待发： 保存公文至待发事项列表，留待下一步修改或发送。 另存模板： 保存公文为个人模板，留待以后个人调用。模板可分为格式模板、流程模板和综合模板。格式模板即前面提到的常用格式，流程模板即前面在“流程”中提到的个人流程模板，综合模板是格式模板和流程模板的合并。 综合模板调用 调用个人保存的综合模板。关于保存综合模板，请参见“另存模板”。 流程查看： 在图形界面查看和编辑流程，另可参考系统提供的流程规则建立自己的流程。 添加附件： 公文允许携带多个附件，每次只能加入一个附件，如有多个附件需多次添加。 打 印：系统支持打印功能，可将公文信息打印出来。8电子邮件在使用电子邮件模块进行收发邮件前，用户必须进行邮箱的设置。发收件前必须写邮件，选择接收者。地址本的维护需要用户来操作。垃圾箱以及邮件的删除等。8.1 邮箱设置a)、获得用户输入，如：用户名、电子邮箱、SMTP服务器、POP3服务器。b)、判断输入是否合法c)、保存设置8.2 新建邮件a)、获得用户输入，如：接收人、标题、邮件内容。b)、判断输入是否合法c)、验证用户名和密码d)、发送邮件8.3 收件箱a)、验证用户名和密码b)、返回收件箱列表8.4 发件箱a)、验证用户名和密码b)、返回发件箱列表8.5 草稿箱a)、验证用户名和密码b)、选定要操作的邮件c)存草稿8.6 垃圾箱a)、验证用户名和密码b)、选定要操作的邮件c)、加入垃圾箱或删除8.7查找邮件 a)、验证用户名和密码b)、获得用户输入c)、判断输入d)、查找邮件返回列表8.8增加地址 a)、获得用户输入b)、判断输入c)、增加地址8.9修改地址a)、选定要操作的地址b)、获得用户输入c)、判断输入d)、修改地址8.10删除地址a)、选定要操作的地址b)、删除地址8.11地址分组 a)、分组管理9文档管理文档管理中包括“我的文档”、“单位文档”、“项目文档”。是公司以及个人文档的最后归档目录。可手工建立目录。将包括协同、公文、日程事件、公告、调查、讨论、会议的文档分类保存以方便查询。综合查询：对各类信息的综合查询，包括协同查询、公文查询、日程事件查询、公告查询、调查查询、讨论查询、会议查询。9.1我的文档在我的文档中可以新建文档夹、文档，可以改名、文件替换、移动、刷新、树形结构、转发提供文档查询，查询条件不可以输入单引号。9.2单位文档只有系统管理员可以新建目录，功能参照9.19.3项目文档只有系统管理员可以新建目录，功能参照9.19.4综合查询对于各类文档的分类查询，以列表形式显示。查询条件不可以含有单引号。10日程/计划/会议10.1 会议管理 增加会议输入会议的起始时间、完成时间、会议主题、选择计划与会人（从用户列表选择），选择会议地点，确认后通知所有与会人员，待办事项中提示。 修改会议可以修改会议的起始时间、完成时间、会议主题、与会人、会议地点，也可以取消会议，并说明原因。确认后通知所有与会人员，待办事项中提示。 查询会议根据“会议时间段”、“会议主题”、“会议地点”查询，支持模糊查询。查询内容列表形式分页显示。（8行分页） 完成会议填写会议纪要（可以上传附件），选择实际与会者（默认与计划相同），选择实际会议地点（默认与计划会议地点相同）10.2 日程管理 增加日程 输入时刻，事项 显示日程当天日程以列表形式在系统首页显示。10.3 计划管理 增加计划输入计划的主题、计划内容。 修改会议可以修改计划的内容。 查询计划根据“计划主题”查询，支持对计划内容的模糊查询。查询内容列表形式分页显示。（8行分页）11公共信息11.1 电子公告栏发布企业内部的公告，包括公告标题、公告内容以及公告的有效时间。有效公告的标题将按照发布时间倒序在首页进行滚动播放，点击链接可查看公告的详细内容。超过有效时间的公告，将不在首页进行滚动显示。11.2 实时新闻发布显示功能参照11.1，显示标题包括新闻标题、点击数、评论项（评论人数），对于新闻的详细内容可以进行评论。按新闻发布时间显示，最多显示5条新闻。12综合办公12.1 部门管理 增加新部门 输入部门名称、部门主要负责人、部门次要负责人、部门主要职责等，部门编码自动生成，采用两位编码，从00-99。 修改部门信息 可以修改部门名称、主要次要负责人、部门主要职责；可通过部门管理模块进行部门成员信息的维护（增、删、改、查）操作。 删除部门信息 对部门信息进行伪删除；若部门下仍有部门成员存在，则不允许删除部门。 部门列表由于部门信息数量不会很大，因此不需要部门查询功能，直接对部门信息进行列表。 部门成员 可调用用户管理模块增加部门成员，可展现部门成员之间的隶属关系。12.2 权限管理该模块主要功能为：对登录以及使用该系统各项功能的人员权限信息和角色信息进行管理。12.3 用户管理本子模块完成对系统用户的增加、删除、修改和查询的功能。 增加新用户输入用户名称（必须）、用户全称、用户的描述信息（包括性别、籍贯、身份证号码、电话号码、电子邮件、其他联系方式、住址、婚否等）、所属部门（必须）、密码（必须）、确认密码（必须），岗位、开户时间。当一个用户新增加时，将默认取这个时候他所属部门的权限， 同时也可以分配权限或者角色给该操作用户。超级用户，用户管理本系统的所有操作用户的基本资料及在本系统中所拥有的操作权限，系统初始时默