函——公文写作

函 情境导入 小李是合景地产公司办公室新招聘来的文员 某日 办公室主任老李给她布置了一项写作任务 主题是向某某区国土局申请购买位于南山脚下的一块土地 小李的拟稿如下 关于购买南山脚下地皮的请示瓯江区国土局 由于我公司业务发展需要 特向贵局请求将南山脚下三十万平米的土地的所有权审批给我公司 妥否 请批示 合景地产公司 公章 二 九年十月十日 老李过目后很生气 认为这是一篇很不规范的文稿 首先文种就不正确 因此打回给小李 让她认真重拟 Help SOS 难道请求事项不是用 请示 吗 为什么这里不能用请示 如果不能的话 又该用什么文种呢 函适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 13中行政公文中 函 是唯一的平行文 一 什么是函 函的使用范围极广 使用频率极高 函的用途主要包括四个方面 1 平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系 往来 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项 3 业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项 4 机关单位对个人的事务联系 如复群众来信等 二 函的种类 一 按照内容可分为 1 商洽函 不相隶属机关之间商洽工作 联系有关事宜的函 2 询问函 向不相隶属的机关询问有关政策 工作情况或某一问题 3 请批函 向无隶属关系的有关业务主管部门请求审批事项 4 答复函 答复有关机关询问的事项 或答复同级机关的请批事项 二 按照往来关系可分为1 发 来 函 即主动发出的函 也叫去函 2 复函 即答复函 三 按照格式可分为1 公函 用于机关单位正式的公务活动往来 属于正式公文 需遵循公文一般格式 2 便函 用于日常事务性工作的处理 不属于正式公文 没有公文格式要求 甚至可以不要标题 不用发文字号 只需要在尾部署上机关单位名称 成文时间并加盖公章即可 武文线 文武线 1 沟通性 函对于不相隶属机关之间相互洽工作 询问和答复问题 起着沟通作用 充分显示平行文种的功能 这是其他公文所不具备的特点 2 灵活性 表现在两个方面 一是行文关系灵活 函是平行公文 但是它除了平行行文外 还可以向下行文 没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制 二是格式灵活 除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式 行文要求行文外 一般的函格式都比较灵活自由 三 函的特点 四 函与相近文种的区别 1 请批函与请示的区别相同点 请求批准的函和请示都有请求批准的功用 不同点 请求批准的函是向不相隶属机关或有关主管部门发出请求批准的公文 请示只限于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准 2 复函与批复及答复报告的区别相同点 三者都有答复有关事项的功用 都是被动的来行文的 具有被动性 不同点 复函主要用于回复平级或不相隶属机关的来函 属平行文 批复只能用于答复下级机关的请示事项 属下行文 答复报告用于下级机关用来回答上级机关的询问 属上行文 五 函的格式和写法 一 标题函的标题可由发文机关 事由 文种构成 如 市劳动局关于工伤确认等问题的函 劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函 也可由事由 文种构成 如 关于毕业生分配问题的函 二 主送机关 三 正文1 开头 写行文的缘由 背景和依据 发函的开头写清发函缘由 即商洽 询问 请求批准的理由 依据等 此处不必像写私人信函那样写客套话 而是开门见山 直奔主题 如 为适应引进国外先进技术和设备的需要 我厂拟选派10名技术员到贵校出国人员英语强化进修班进修半年 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号 有的复函还简述来函的主题 这与批复的写法基本相同 继而 有的复函以 现将有关问题复函如下 等承启语引出主体事项 即答复意见 如 你局 关于加强发布公众天气预报归口管理的报告 发 2009 12号 收悉 现将有关问题函复如下 2 主体 写需要商洽 询问 答复 联系 请求批准或答复审批及告知的事项 发函的主体写发函事项 即商洽 询问 请求批准的主要事项 这部分要求具体明确 干脆利索 切忌长篇大论 复函的主体写明答复事项 即针对来函商洽 询问或要求批准的事项一一作答 要求态度明确 结语 不同类型的函结语有别 如果行文只是告知对方事项而不必对方回复 则发函的结语常用 特此函告 特此函达 若是要求对方复函的 则用 盼复 望函复 请即复函 等语 请批函多以 请批准 请大力协助为盼 望能同意 望准予 是荷 等习惯用语收束 复函的结语常用 特此复函 特此回复 此复 等惯用语 也有的函不写结语 四 落款 六 注意事项1 正确使用文种 特别使要注意批请函与请示的区别 2 一事一函 3 内容简洁 开门见山 不要问候 喧寒 客套 4 用语得体 发函要使用平和 礼貌 诚恳的语言 对主管机关要尊重 谦敬 对级别低的单位要平和 对平行单位和不相隶属的单位要友善 切忌使用生硬 命令性的语言 复函 则态度要明朗 语言要准确 避免含糊笼统 犹豫不定 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 大学文学院 据报载 贵院将于今年9月开办涉外秘书培训班 系统讲授涉外秘书业务 公关礼仪 实用文书写作等课程 我集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高 这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会 为能尽快提高我集团公司涉外秘书人员的从业素质 拟选派8名在岗秘书委托贵院代培 随该班进修学习 有关代培费用及其他相关经费 将按时如数拨付 望函复 集团 印章 二 五年七月二日 商洽函 XX市塑料二厂关于询问TK一89型自动考勤打卡机维修事宜的函 市海威企业有限公司 我厂于两年前购进贵公司组装生产的TK一89型自动考勤打卡机 两年来使用情况良好 但近来发现打印出现断痕 造成 3 6 8 9 等字难以分辨 估计是打印头断针 我厂曾在我市寻找多家电脑维修站 店 均无此配套的打印头 特发函向贵公司询问 贵公司在我市何处设有该种机型的维修部 应如何送交维修 预计维修费用多少 以及付款方式等 特此函达 XX市塑料二厂 公章 二 一年四月二十日 询问函 XX市海威企业有限公司关于自动考勤打卡机维修问题的复函 市塑料二厂 贵厂4月20日 关于TK 89型自动考勤打卡机维修事宜的询问函 X塑函 2001 11号 收悉 鉴于我公司在XX市尚未设立维修网点 我公司决定派出售后服务部经理XXX并一名技师前往贵厂上门维修TK 89型自动考勤打卡机 特此函复 XX市海威企业有限公司 公章 二 一年五月五日 答复函 市统计局关于请求拨款的函市财政局 我局原有132平方米砖瓦结构车库 平房 一处 因年久失修于今年雨季突然倒塌 急需修复 经测算 共需资金30万元 因我局除财政拨款外无另外资金来源 故请能予临时拨款为盼 以便解决车辆越冬之急需 特此函请 请审批 市统计局 印章 二 六年九月八日 请批函 广东省交通厅关于商请派车运送民工的函福建省交通厅 为做好今年的春运工作 及时运送在我省工作的外省民工回家过年 我们组织了民工运送专门车队 但由于我们运力不足 车辆不够 估计不能满足民工的要求 特请贵省派出大型客车20辆 与我省组成运送民工车队 负责运送贵省在我省工作的民工 妥否 请尽快函复 以便办理有关手续 广东省交通厅二 七年二月一日关于派车运送民工的复函广东省交通厅 你省 关于商请派车运送民工的函 粤交基函 2007 20号 收悉 我省同意派出车辆接送民工 特此函复 福建省交通厅二 七年二月八日 病文分析 学校关于解决进修教师住宿的函 大学 首先 我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候 在此 我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题 事情是这样的 最近 我校为了培养师资 选派了五名教师到 学院进修 因该院基建工程尚未完工 学校住宿紧张 我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解决 在进退维谷的情况下 我们情急生智 深晓贵校府高庭阔 物实人济 且有乐于助人之美德 因此 我们抱一线希望 冒昧地向贵校求援 请求贵校救人之危 伸出援助之手 为我校进修教师的住宿提供方便 为此 我们将不胜感激 有关住宿费用等事宜 统按贵校的有关规定办理 以上区区小事 不值得惊扰贵校 实为无奈 望能谅解 最后 再次恳请予以关照 学校 印章 年 月 日 分析 就内容而言 这份函对事情的交代是清楚的 但行文失范 用语错误 冗长拖沓 违背了函的写作要求 修改稿 学校关于请求帮助解决进修教师住宿问题的函 大学 为培养师资 我校选派了五名教师到 学院进修 但因该院基建工程尚未完工 我校进修教师的住宿问题至今仍未得到解决 请贵校为我校五位教师提供帮助 解决其住宿问题 住宿费用等事宜 按贵校有关规定办理 请予支持为荷 学校 印章 年 月 日 函的写作注意事项 1 注意函的使用范围函是一种典型的平行文 是平行机关或不相隶属机关之间经常使用 用于商洽和联系工作的一个文种 它的主要作用是 相互商洽工作 询问和答复问题 向有关部门请求批准及对对方的请求作回复等 理论上讲 上述这些任务应该由 通知 请示 批复 及 报告 等文种来完成 但这几个文种不是上行就是下行 都不符合平行文的要求 所以在实际的公文运行中 人们常作这样一个变通 平行机关或不相隶属机关之间需要采用 请示 批复 通知 报告 时 通常改用 函 来行文 请批函就相当于 请示 答复请求的函就相当于 批复 商洽工作 告知事宜的函就相当于 通知 或 报告 上级机关向下级机关询问有关情况 可以用函 上级机关向下级机关催办有关事宜 也可以用函 上级机关收到下级机关的请示后 有时委托办公厅 室 或转给业务部门答复 行文时须用复函作答 不能用批复 如 国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅 局 级直属海关问题的复函 注 大多数函是平行公文 但有时也可用于有隶属关系的上下级机关之间 特殊情况 2 注意函的语言的分寸感函的写作要以诚恳合作 平等待人为原则 在语言上尊重但不能一味逢迎 严肃但不能动辄板起脸来训人 以诚相待切忌盛气凌人 但也不能过于谦虚 以至显得虚伪 3 注意公函与私函的区别私函 私函的语言随意 口语化 文字可长可短 可详可略 内容可重要 可不重要 公函 公函的语言书面化 较多使用诸如 均 系 兹 暨 特此函复 收悉 等文言词和公文专用语 显得稳重 老练 给人一种值得信赖 可以放心的感觉 如果用口语化的文字写公函 就会显得随便轻浮 给人一种不严肃的感觉 有损公文的严肃性 如 月 日的来信和随信寄来的 定单一份 我们都已经收到了 月 日来函暨所附 定单一份均已收悉 公函一般也不使用针对个人的寒暄用语 公函是谈论公务的信件 对所谈的问题要力求开门见山 不能绕圈子 更不能在讨论公务的文字中加入诸如 身体好吗 工作顺利吗 之类的私人之间的寒暄用语 这类文字非但无助于工作的开展 相反还会使严肃的公文庸俗化 另外 在正式的公函中也不能用 此致敬礼 等私函常用的礼貌用语来结尾 而要用 特此函告 特此函复 之类的用语结尾 因此 我们不能随意在公函中加入一些 热情洋溢 的文字 在阅读公函时 也不能因为来函的文字缺少私函式的 温情 就因此断定发文者不近人情 难以合作 七 练习与巩固 一 填空1 向上级机关请求批准用 向不相隶属机关请求批准 用 答复上级机关询问用 答复不相隶属机关询问用 答案 请示函报告函 二 多项选择1 函是机关公文的一种 亦即公务信件 它的适用范围是 A 平行机关之间相互商洽工作B 不相隶属机关之门询问和答复问题C 向有关主管部门请求批准D 奖惩有关人员 答案 ABC 2 在函正文的结