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公文写作培训 综合行政部2017年5月 2 公文的外部形式 公文的内部组织 3 依据 1 中共中央办公厅 国务院办公厅 关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 2 中华人民共和国国家标准 党政机关公文格式 GB T9704 2012 2012年6月29日发布 2012年7月1日实施 公文版面及装订要求 4 1 用纸采用60g 80g 胶版纸或复印纸 纸张白度在80 90 2 开本国际标准A4型 成品尺寸为297mm 210mm 允许误差为 2mm 特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定 3 版心版心尺寸为225mm 156mm 不含页码 每页22行 每行28个字 行间距用固定值28 8磅 版面上空约37毫米 下空约35毫米 左空28mm 右空26mm 为方便印制 每页行数可视情增加或减少1至2行 增减行数时适当调整行间距 保持版心高度不变 4 页码用4号半角宋体阿拉伯数字 置于版心下边缘之下一行 左右各放一条4号一字线 单页码居右 双页码居左 5 装订左侧装订 采用骑马订 无法用骑马订时采用平订 第一部分 公文的外部形式 5 公文份数序号密级和保密期限发文单位标识 版头 红头 发文字号签发人 主要用于上行文 抄送单位印发单位和印发时间 版头 眉首 主体 行文 版记 首页红色反线 宽度同版心156mm 以上各要素统称 红色反线以下至分割线之间的各要素统称 分隔线以下的各要素统称 标题主送单位正文发文单位 署名 成文日期印章附注 此件发至XX级 附件 版头是指公文首页红色分隔线以上的部分 6 包括 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人 红色反线 无签发人的版头 联合发文无签发人的版头 联合发文多签发人的版头 格式要素 份号 7 涉密文件标注份号将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 用6位3号阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行 前加标注份号的目的是为了加强对涉密公文的管理 防止失密 8 格式要素 密级和保密期限 密集划分 密级分作三级 划分规则如下 绝密公文 是指涉及国家核心秘密的内容的文件 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害 机密公文 是涉及国家重要秘密内容的文件 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害 秘密公文 是涉及国家一般秘密内容的文件 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害 标注位置 标注于公文左上角份号下方 标注方式 绝密 30年 机密 20年 秘密 10年使用3号黑体字 处理方式 绝密文件 阅后应立即退回发文部门 并由发文部门保存在保险柜内 机密文件 阅后应立即保存在保险柜内 秘密文件 阅后立即保存在文件柜内 格式要素 紧急程度 9 顶格编排在版心左上角第三行 密级和保密期限下方使用3号黑体字 格式 紧急公文时应根据紧急程度 分别标明 特急 加急 按办理的紧急程度划分 公文分为特急公文 特急 紧急公文 急件 常规公文 平件 特急公文 特急 是指事关重大而又十分紧急 要求以最快的速度形成 运转和办理的公文 紧急公文 急件 一般也是涉及重要工作需要急速形成 运转和办理的公文 常规公文 平件 是指可以按正常速度形成 运转和办理的公文 但常规公文也要及时办理 分类 格式要素 发文机关标志 10 由发文机关全称 简称加 文件 二字组成 也可以使用发文机关全称或者规范化简称 发文机关标志居中排布 推荐使用方正小标宋体字 颜色为红色 以醒目 美观 庄重为原则 联合行文时 如需同时标注联署发文机关名称 一般应当将主办机关名称排列在前 如有 文件 二字 应当置于发文机关名称右侧 以联署发文机关名称为准上下居中排布 格式要素 发文字号 11 发文机关代字 发文年代 发文顺序号标注于版头下方居中或左下 除标注签发人的情况外 发文字号通常居中排布 文字采用3号仿宋 GB2312 发文年代 发文顺序号用阿拉伯数字书写排印 发文年代用中文六角括号 括起 使用全称 序号不编虚位 即不编为001 不加 第 字 发文字号排在发文机关标志下空两行位置 联合行文时 使用主办机关的发文字号 格式要素 签发人 12 签发人是指上行文 也就是报送上级单位的公文中 发文单位的负责人签署姓名 如果只有一个发文单位 由该单位负责人签署 如果是联合行文 则每个单位的负责人都应签署姓名 称为会签 上报公文应在发文字号右侧标注签发人 居右空一字编排 签发人 三字用3号仿宋体字 签发人后面标注姓名 文字采用3号楷体字 联合行文时有多个签发人 签发人姓名按发文机关的顺序排列从左到右 自上而下依次均匀顺排 一般每行排2个姓名 回行时与上一行第一个签发人姓名对齐 最后一个签发人姓名应与发文字号处在同一行并使红色分隔线与之的距离为4mm 正文是公文的主体 是公文最主要的部分 13 首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分 包括 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件 格式要素 标题 14 一般由发文机关全称或规范化简称 公文主题和文种组成 位于红色分隔线下空二行位置 标题字体为2号小标宋简体 排列分行合理 美观 醒目 陕西金开贷金融服务有限公司关于上报 2016年第四季度工作总结 的通知 沙漏型标题 多行标题排列为梯形或菱形 不采用上下长度一样的长方形和上下长 中间短的沙漏型 多个发文机关名称之间用空格分开 不加顿号 换行时省略 15 格式要素 主送机关 主要受理公文的机关主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称 向下普发的公文主送机关名称应规范 稳定 主送机关名称位于正文左上方 与正文标题空一行 顶格排印 用3号仿宋 GB2312 有多个主送机关的 各机关名称之间用顿号隔开 最后一个主送机关名称后标全角冒号 空一行 16 格式要素 正文 正文是公文的主体 用来表述公文的内容 位于标题或主送机关下方 正文一般用3号仿宋 GB2312 转发 印发文件类的通知 用3号楷体 GB2312 首页必须有正文最后盖章页必须有两行以上正文正文中的层次序数 一般依次用汉字 一 汉字加圆括号 一 阿拉伯数字 1 阿拉伯数字加圆括号 1 不得逆向使用 层次序数 第一层 一 黑体 作为小标题时句尾无标点 第二层 一 楷体 作为小标题时句尾标点可有可无 第三层 1 仿宋 GB2312 无论是否作为小标题 要有标点 第四层 1 仿宋 GB2312 必须有标点 注意 17 格式要素 附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行 字体字号用3号仿宋 GB2312 附件 前空2个字 后接排附件名称 名称后不加标点符号 附件序号用阿拉伯数字 每行位置对齐 如 附件 1 有两个以上附件时 应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方 空一行 附件名称过长时 悬挂缩进 与上一行附件名称首字对齐 空两格 空一行 单一附件的情况 多个附件的情况 18 格式要素 发文机关署名及签发日期 应用全称或规范化简称 3号仿宋 GB2312 位于正文的右下方 与正文或附件说明空一行 居右排 后空2个字 两个以上机关联合发文 发文机关名称上下并排 等距撑开 长度相同 一般署会议通过日期或领导签发日期 两位以上领导人审签的 署最后一位的签发日期 联合行文的 署最后签发机关领导同志的签发日期 领导签发后 因故不能及时发文时 成文日期可请示签发人重新确定或由发文机关秘书部门提出意见报领导确定 成文日期应写明年 月 日 使用阿拉伯数字 位于发文机关署名右下方 3号仿宋 GB2312 发文机关署名 签发日期 19 格式要素 发文机关署名及签发日期 加盖印章的公文 成文日期一般右空四字编排 单一机关行文时 在成文日期之上 以成文日期为准居中编排发文机关署名 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置 印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 20 不加盖印章的公文 单一机关行文时 在正文 或附件说明 下空一行右空二字编排发文机关署名 在发文机关署名下一行编排成文日期 首字比发文机关署名首字右移二字 联合行文时 应当先编排主办机关署名 其余发文机关署名依次向下编排 如成文日期长于发文机关署名 应当使用成文日期右空二字编排 并相应增加发文机关署名右空字数 格式要素 发文机关署名及签发日期 21 格式要素 印章 加盖印章的公文 联合行文时 将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置 印章下压发文机关署名 最后一个印章下压发文机关署名和成文日期 印章之间排列整齐 互不相交或相切 首排印章顶端应当上距正文 或附件说明 一行之内 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外 公文应加盖发文机关印章 用印页 发文机关署名页 至少应有二行正文 不能采用页首加圆括号标注 此页无正文 字样 22 一般用于向下普发的公文 对印发 传达范围作说明 加圆括号标注于成文日期左下方 请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话 字体字号用3号仿宋 GB2312 上空1行 居左排 前空2个字 用小括号括起 如果表述中重复出现括号时 用中文六角括号套小括号 格式要素 附注 23 格式要素 附件 附件正文部分 用3号黑体在左上角顶格注明 附件 有序号时应加序号 序号后不再加标点符号 附件应另面编排 排在版记之前 与公文一起装订 附件格式同正文 附件序号和附件标题应与附件说明表述一致 附件标题与 附件 之间空两行 被批准的下级机关公文或被转发的上级 同级机关公文 不属于公文的附件 应在批转 转发 通知 之后另页排印 24 版记是指首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分 包括 版记中的分隔线 抄送机关 印发机关和印发日期 页码 25 格式要素 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级 下级和无隶属关系的机关 抄送机关应使用全称或规范化简称 在抄送栏内 左右各空1字编排 用4号仿宋 GB2312 标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 行文应当根据公文的内容及发文 收文机关的隶属关系及职权范围确定主送机关上行文应当坚持一个主送机关的作法 不能多头主送 请示一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 受双重领导的机关向上级机关行文 应当根据公文内容 即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关 除主送机关外 需要知晓公文的其他机关 应列为抄送机关向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一个上级机关 下级机关因特殊情况必须越级请示时 应抄送被越过的上级机关 上级机关越级向下级机关行文时 可以抄送受文机关的直接上级机关 请示不得抄送其下级机关 凡与公文办理无关的单位一律不予抄送 主送机关 抄送机关 26 格式要素 印发机关和印发日期 由公文印发机关名称 印发日期组成 一般在公文末页下部印两条横线 印发机关居左排 前空一字 印发日期居右排 后空一字 字体字号用4号仿宋 GB2312 翻印的文件 在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期 格式相同 27 页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字 编排在公文版心下边缘之下 数字左右各方一条一字线 一字线上距版心下边缘7mm 单页码居右空一字 双页码居左空一字 公文的版记页前有空白页的 空白页和版记页均不编排页码 公文的附件与公文一起装订时 页码应当连续编排 表格中的页码与公文其他页码保持一致 格式要素 页码 28 公文的外部形式 公文的内部组织 29 2012年4月16日 中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发 党政机关公文处理工作条例 的通知 中办发 2012 14号 公文种类主要有 15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 公文分类 按照文体 30 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有关单位和人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项 命令 令 适用于公布行政法规和规章 宣布实施重大强制性措施 批准授予和晋升衔级 嘉奖有关单位和人员 公报 适用于公布重要决定或者重大事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项 通知 适用于发布 传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项 批转 转发公文 公文分类 按照文体 31 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神和告知重要情况 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 回复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关请示事项 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 公文分类 按照呈文对象 32 分类 1 2 3 4 包括请示 报告 其行文方式有逐级行文 多级行文 越级行文三种 上行文 包括决定 公告 通告 通知 通报 批复 有逐级下行文 多级下行文 直接到达基层组织和群众的下行文 下行文 向同级或不相隶属的机关 单位递送的文件 即函 又叫公函 平行文 主要是指公文可以同时上行 下行或者平行 还向社会公布 行政公文中的公告 通告即属此类 泛行文 33 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和可操作性 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被超过的机关 1 情况特殊紧急 逐级上报下达会延误时机造成损失 2 经多次请示直接上级 问题长期未得到解决 3 上级交办并指定越级上报某些事项 4 检举控告直接上级 5 直接上下级之间存在有异议且无法解决的问题 6 需直接询问 答复 联系的个别一般性事项 7 反映或处理不涉及直接上下级职权范围的个别随机偶发事件或问题等 行为规则 34 请示应当一文一事 不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项 向上行文 受双重领导的机关向一个上级机关行文 必要时抄送另一个上级机关 党委 政府的部门向上级主管部门请示 报告重大事项 应当经本级党委 政府同意或者授权 属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门 除上级机关负责人直接交办事项外 不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文 不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文 原则上主送一个上级机关 根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关 不抄送下级机关 下级机关的请示事项 如需以本机关名义向上级机关请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级机关 向上级机关行文的规则 向下级机关行文的规则 35 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时抄送该下级机关的另一个上级机关 党委 政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委 政府的相关部门行文 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商一致的 不得向下行文 擅自行文的 上级机关应当责令其纠正或者撤销 党委 政府的办公厅 室 根据本级党委 政府授权 可以向下级党委 政府行文 其他部门和单位不得向下级党委 政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委 政府提出指令性要求 向下行文 主送受理机关 根据需要抄送相关机关 重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关 36 通知是运用最为广泛的下行文 适用于发布法规 规章 传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项 批转 转发公文 通知在下行文中的规格 要低于命令 决议 决定 指示等文体 用它发布的规章 多是基层的 或是局部性的 非要害性的 用它布置工作 传达指示的时候 文种的级别和行文的郑重程度 明显不如决定 指示 37 标题 完全性标题或省略发文机关的标题陕西金开贷金融服务有限公司关于进一步规范担保贷与自营贷业务操作流程的通知关于上报季度总结报告的通知 事务性通知 正文原由 阐明发文的依据和原因 事务性通知的内容为日常事务性工作 原由不必做过多的解释 为 为 现就 工作的有关事宜通知如下 事项 工作安排的具体内容 包括工作的程序 日程 要求等 一般采用分条列项的结构方式结语 以习惯用语 特此通知 做结语 也可省略 主送机关 注意主送机关的称法和排列顺序集团各部门 各所属企业各部门 金控互联公司 落款 发文单位及日期 38 会议性通知 标题 省略发文机关的标题为主关于举办 金控论坛 的通知关于召开集团公司年度工作会议的通知 主送机关 根据会议内容确定 正文原由 召开会议的依据 目的 会议主要内容 会议的组织单位 中心议题 会议名称 召开会议的时间 地点等 为贯彻 传达 部署 决定 于 月 日在 地点 召开 会议 现将有关事项 事宜 通知如下 事项 会议具体内容 包括会议名称 中心议题 会议召开 报到的时间 会期 地点 参加人员 注意事项等必备的要素 落款 发文单位及日期 39 印发 批转 转发性通知 标题 完全性标题或省略发文机关的标题关于印发 陕西金融控股集团有限公司改革工作方案 的通知关于转发省国资委 企业法治建设情况调查表 的通知 市人民政府批转市计委等部门关于进一步改革户口迁移制度若干意见的通知 主送机关 印发 本单位职权范围内的法规性公文等批转 隶属下级机关单位的公文转发 除隶属下级机关外的其他机关单位的公文 正文正文通常要写明三层意思 一是表明对外批转文件的态度 二是强调阐述了批转该文件的重要性和必要性 三是提出贯彻执行的希望和要求 具体情况而定 可以是一句话 也可以是若干条段 如 各部门要统一思想 高度重视 落实责任 切实做好有关工作 40 发布性通知 标题 完全性标题 发文机关名称 被发布的规章制度名称 文种 陕西金开贷金融服务有限公司关于印发 采购管理办法 暂行 的通知 主送机关 根据下发范围确定 正文一是要明确指出所发布的是什么规章制度 该规章制度的施行或生效日期及相关事项说明 二是提出贯彻执行的希望或要求 对于一些重要的制度 还要强调它的重大意义 在具体表达次序上 开头都要通过一个 提前 句式 使用 现将 二字 把要发布的规章制度展现给阅者 如 现将 陕西金开贷金融服务有限公司合同管理办法 暂行 印发给你们 请遵照执行 结尾宣布规章制度的时效的 从即日起施行或者自x年x月xx日起施行 并写明原有相同的法规 规章同时废止等 41 任免性通知 标题 一般由发文机关 人员姓名加 任职 或 任免 字样 文种组成若是两个以上人员任职或免职的通知 一般在第一人姓名后加 等 字若有任职同时也有免职的 则在姓名及 等 后加 职务任免 四个字 陕西金开贷金融服务有限公司关于 等同志职务任免的通知 正文此类通知 内容单一 篇幅简短 正文部分只需写明任免依据 任免决定 任免对象及职务即可 不必说明原因 主送机关 根据下发范围确定 42 报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文 注意 党政机关公文的报告 和一些专业部门从事业务工作时所使用的 标题中也带有 报告 二字的行业文书 如 审计报告 评估报告 立案报告 调查报告 等不是相同的概念 这些文书不属于党政公文的范畴 注意不要混淆 报告与请示相对应上级机关收到下级机关的报告以后 一般不需批复 在表现方式上 报告主要运用叙述的方式 概括地叙述工作的进程与有关动态 建议 即使有时需要论述道理时 也要在叙述的基础上采用叙议结合的方式进行 专题报告 指向上级反映本单位的某项工作 某个问题 某一方面的情况 要求上级对此有所了解的报告 写报告时要注意一事一报 呈报 呈转要分清写明 例行报告 日报 周报 半月报 月报 季报 年报等 例行报告不能变成 例行公事 而要随着工作的进展反映新情况 新问题 综合报告 全面汇报本单位工作情况 可以和总结工作 计划安排结合起来 要求能够写全面 新意 特色 43 报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文 标题 包括事由加上 情况报告 或 报告 字样组成陕西金开贷金融服务有限公司关于2017年一季度追赶超越完成情况报告 主送机关 收文单位集团公司 集团公司党委 集团公司战略规划部 正文专题性报告一般采用 三段式 的结构 这种结构又有两种基本情况 一是 情况 问题 意见 这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告 二是 情况 做法 或经验 不足 这种形式适用于以总结经验为主的专题性报告 综合性报告第一 要有一个概括说明全文主旨的开头 第二 要有一个比较丰富的主体 第三 要有一个极为具体的结尾 44 请示 请求性公文 请示的特点报送单位的针对性 必须按照隶属关系逐级请示 如确实需要越级请示 应同时抄送直接主管部门 行文的单向性 必须是下级机关向上级机关的行文问题的特殊性 请示的问题必须是自己无权作出决定和处理的时间性 请示的事项一般是急需明确和解决的 否则会影响正常工作事项的对应性 应当一事一请示 做到一一对应报送单位的唯一性 请示一般主送一个机关 不多头主送 如需同时送其他机关 应当用抄送的形式 但是在请示的同时不应该抄送下级机关 下级机关请求上级机关对某项工作 问题做出指示 对某项政策界限给予明确的答复 对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文 请示的分类请求指示的请示请求批准的请示请求批转的请示 45 请示一般由标题 正文 发文机关和日期四部分组成 标题 请示的标题由发文机关 事由 请示这三要素组成陕西金开贷金融服务有限公司关于上报党总支委员会委员预备人选的请示 正文 请示的正文由请示理由 问题 和请示事项两部分构成请示问题的理由 这部分应写明请示的问题并陈述理由 请示批准的事项 结尾要提出明确的要求 语气要谦恭 可写作 妥否 可否 当否 是否可行 请批示 或 以上如无不妥 请批转有关单位执行 等 注意事项应注意与报告的区别 不能用报告代替请示请示内容若涉及其他部门或单位 应事先进行协商 必要时得联合写请示如有关方面意见不一致 在请示中应该如实的表达出分歧请求拨款的应附预算表请示处理问题的 本单位应先明确表态 46 会议纪要是用于记载 传达会议情况和议定事项的公文分为指示型会议纪要和通知型会议纪要 标题通知型会议纪要由于均有特定的板式 所以一般不再另有标题 如 总经理办公会会议纪要 等 指示型会议纪要 要显示会议名称或中心内容的标题 如 2017年一季度经济活动分析会议纪要 等 文号 制文时间文号在标题正下方 由年份 序号组成 用阿拉伯数字全称标出 并用 括入 入 2017 12号 办公会会议纪要对文号一般不做必要的要求 但是在办公例会中要有文号 如 第12次 写作标题的正下方 会议纪要的时间可以写在标题下方 也可以写在正文右下方 47 会议纪要 会议纪要的开头是全文的前言 导语 即会议概况 一般要简要交代会议时间 地点 主持单位 参加人员 会议议题 会议情况 结果及对会议的评价 然后用 现纪要如下 的固定性语句开启下文 会议纪要的正文这是会议纪要的重点 主体 主要应写出会议讨论的情况和结果 一些简单的 小型的会议纪要 可不写讨论情况 直接写出情况和结果 大型会议纪要 一般均不应省去会议讨论情况 会议纪要是以整个会议的名义表述的 因此会议纪要必须概况会议达成的共同决定 如有分歧则应叙述清楚分歧 为了叙述方便 段落开头通常用 会议认为 会议指出 会议强调 与会人员一致表示 等词语 会议纪要的结尾一般是根据会议内容提出的希望 号召 48 会议纪要 写作要领会议纪要是对所有会议材料的概括 综合和提炼 会议纪要的篇幅不宜过长 语言应简明扼要 内容必须真实 注意吸收正确意见 突出中心 忠于会议精神 要认真做好会议记录 并认真研究会议精神 以便对材料正确取舍 合理删减 注意会议纪要与会议决议 会议记录 会议简报 会议公报等的区别 49 函 是唯一一个平行文 函的特点 单一性 函的主体内容应该具备单一性的特点 一份函最好只写一件事项 沟通性 函对于不相隶属机关之间相互商洽工作 询问和答复问题 起着沟通作用 灵活性 一是行文关系灵活 它除了平行行文外 还可以上行文或下行文 没有其他公文类型相对严格的特殊行文关系的限制 二是格式灵活 除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式 行文要求外 其他函在格式上没有严格具体的要求 从内容和用途上 可以分为商洽事宜函 通知事宜函 催办事宜函 邀请函 请示答复事宜函 转办函 催办函 报送材料函等 商洽函 用于互不隶属或平级机关之间商洽工作 询问函 向有关机关询问情况 提出问题 要求对方答复 答复函 针对询问答复问题 知照函 把需