【精品ppt】2009年农村档案工作培训课件 - 绍兴县档案局

绍兴县农村档案工作培训班,制作者：绍兴县档案局 单红娣档案博客网站：/shanhd档 案 Q Q 群： 69439090联 系 电 话：841307912009年4月13日,农村档案工作培训内容,全县农村档案工作基本现状和今年农村档案重点工作 文书档案整理规则 会计档案整理规则 照片档案整理规则 科技档案整理规则 大事记和组织沿革编写 村档案室规范化建设基本要求绍兴县行政村归档范围和保管期限表 行政村档案管理软件和社区档案管理软件的操作使用,全县农村档案工作基本现状(总述）,2008年，是我县农村档案管理的重要转折年，由此改变了村级档案管理空白，以镇（街道）为单位统一档案管理网络、统一档案管理制度、统一档案装具、统一档案室牌子。这是我县历史上涉及面最广、工作力度最大的农村建档，使档案工作扎根于基层、扎根于农村，为新农村建设工作服务。,全县农村档案工作现状（3个）,健全领导，明确了村档案室的领导在镇政府和县档案局双重领导下，开展档案业务工作。以文书+村官的互补形式，来做好纸质档案和电子档案的管理工作。硬件配备，村档案室一般要求单独设立，做好防光、防盗、防潮、防高温等措施，有符合规范的档案装具，给档案安全保存提供条件。实体规范，村档案室的建档一般要求建立文书档案、会计档案、基建档案、声像档案等，以一文一件形式或按卷形式进行规范整理。,全县农村档案工作现状（作用）,通过去年的规范化建档，各村（居、社区 ）文书档案员能基本胜任农村工作需要整理档案，在对各村文书档案员进行培训的基础上，安装行政村档案管理软件，实现了村档案资源电子化，查找方便。做好农村档案工作，为解决基层矛盾纠纷、为保障农民合法权益、为发展村级经济社会建设、挖掘村落资源、发扬传统文化都起到积极的作用。,全县农村档案工作基本现状（存在问题）,档案资料收集不全，档案散失现象存在，部分村干部归档意识不强。档案利用效果发挥不明显，档案利用程序不到位。农村档案管理水平高低不一，传统观念还未得到彻底转变。,今年农村档案工作重点(6点）,继续加大对农村档案工作人员的培训力度，提供各类培训、交流机会，提高农村档案管理水平，使村档案室整体上一个台阶。对农村档案建档内容作进一步明确，在省级标准的基础上结合我县实际，特别是要注重新农村建设领域的归档工作，要求单位设立新农村建设档案类别。对农村档案建档标准作进一步提高，在去年建档的基础上，要求做好大村、小村的所有历年档案资料。在文书档案、会计档案基础上，要求各村设立照片档案、基建档案，有条件的村设立特色档案、一户一档村民档案。,今年农村档案工作重点（6点）,要求做好2008年度的档案工作，在5月底前完成纸质档案要整理好，电子档案全部要输入。今年我县将创建全省新农村建设档案工作示范县，各镇（街道）也将以创建全省新农村建设档案工作示范镇为契机，进一步加强镇本级和辖区内村（居）档案工作。具体实施意见将于近日内下发。对全县各村（居、社区）档案资源进行整合。总结：行政村档案管理做好深化完善文章，实现提质目标，继续延用去年的管理模式，分组对各村进行检查。开展镇级档案室的升级达标工作，按照标准要求建立好镇级档案管理工作，把社会保障、经济建设等工作内容进行归档。,档案宣传标语,档案宣传标语:加强民生档案管理，为人民群众排扰解难！树立和落实科学发展观，促进档案事业健康发展！加强档案信息化建设，为实现政务信息公开服务！ 档案工作是党和国家各项建设事业不可缺少的重要环节！拓展档案服务领域，为构建社会主义和谐社会服务！ 加强档案法制建设，努力推进依法治档！ 有效地保护和利用档案，为全面建设小康社会服务！大力开发档案信息资源，为社会主义现代化建设服务！ 加快档案信息化建设步伐，提高档案管理现代化水平！加强档案信息化建设，实现档案信息资源社会共享！,文书档案整理规则（操作过程）,操作过程：1、把一年的材料按对象分开，发文，收文，会议和活动材料、各类报表和信息。2、一般自己的发文归为永久，最少不得少于30年，为便于区分，一般将发文按文种不同，按文号顺序排列，归为永久。3、收文，有涉及到本单位人事、财产、行政区划变动的，关系到本单位重大事项的归为永久，一般性要贯彻执行的文件为30年，如涉及到人事变动、行政区划变动，文件标题没有本单位的，要自拟题目，增加到标题栏，以备后查。4、会议和活动材料，村两委会会议材料为永久，换届选举结果为永久，选票等10年短期保存，其它会议重要的永久，一般的30年。本单位举办和参加的会议材料，本单位举办的重大活动永久，本单位参加的重大活动长期。5、报表和信息。所有年报为永久，一般性报出的各类报表30年。本单位的信息10年，镇刊登本单位信息的10年，县以上刊登本单位信息的30年。整理方法：一般提倡用一文一件新办法进行归档整理，也可以用按卷整理的老方法进行整理，各村可自行选择，但各镇（街道）都必须按新办法进行整理。,文书档案整理规则（整理程序及注意事项）,归档文件整理程序及注意事项: 1、一个年度需要整理归档的文件必须收集齐全、完整。 2、收集重点： 2.1本单位(或本部门)自己制成的文件材料。 2.2上下级机关及其他单位与本单位主管业务有密切联系的文件材料。 3 、归档的文件材料应准确，有关签署手续完备，要盖章归档才有法律效益。已破损的文件材料应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制，如传真件等需要复制后才能归档。 4 、归档文件材料纸张幅面无特别要求。,文书档案整理规则（注意事项）,1、归档文件整理是一个将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2、 确定归档文件材料的“件”是归档文件的整理单位。 2.1 一般文件材料以每份文件材料为一件。 2.2 文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，复制件与原件为一件。 2.3 统计报表或名册应一次统计为一件，图册可一册(本)为一件。 2.4 请示单位的某一请示与其复文各为一件，复文单位的某一复文与其请示可合为一件。,文书档案整理规则（注意事项）,2.5 会议(或学习)记录应一次会议(或学习)为一件。（考虑到村级会议纪录本在一起，故按年装订，一年为一件，最好编写每次会议目录。） 2.6 一份组织或人事关系变动的介绍信及其附件为一件。2.7 某一工作活动形成的有紧密联系成套文件材料中的主要文件材料各为一件，其零散附件可合为一件。（比如创卫资料、科普示范村创建活动等可装订为一件） 2.8一件内的归档文件超过一份时,应正确排列每份文件的先后顺序。排列方法为：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。,文书档案整理规则（分类）,4.1归档文件可以采用年度-保管期限-机构(问题)的方法进行分类。 4.2按年度分类，即将文件按其形成或针对的年度分开。 4.3 按保管期限分类，即根据文书档案保管期限表的规定，将文件按不同的保管期限分开。 4.4按机构(问题)分类，即将文件按其形成或承办机构(问题)分开(本项可以视情况予以取舍)。,文书档案整理规则（排列）,5排列 归档文件一般先按事由、再按时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 5.1分保管期限按类目先后顺序排列。即不同期限的文件分开排列，同一保管期限的文件按类目先后顺序排列。,文书档案整理规则（编号）,6.1归档文件应依排列顺序逐件加盖归档章并编号。位置在每件材料的右上角. 6.2归档章设置为2行3列6个用于填写全宗号、年度、室编件号、机构(问题)、保管期限、馆编件号等项的空格。 全宗号：即档案馆给立档单位编制的代号。位置在第一行左起第一格（这个村级不用填写，此处为空） 年度：文件形成年度，位置在第一行左起第二格，以四拉阿拉伯数字标注公元纪年，如2001。 保管期限：归档文件保管期限的简称，位置在第二行左起第二格，如永久、长期、短期。 室编件号：文件的排列顺序号，位置在第一排左起第三格，室编件号应按文件排列顺序每年分别从永久“1”、长期“1”、短期“1”开始流水编号。6.3盖归档章用红色印油(泥)，填写各栏目一般用黑色字迹,文书档案整理规则（编目）,归档文件应依据件号顺序逐件编制归档文件目录。 7.1归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写室编件号。 1、责任者：制发文件的组织或个人，即文件材料的落款单位(可用规范化简称)、部门或署名者。 2、文号：文件的发文字号，如绍县档20081号等。 3、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“ ”号。会议记录的标题应拟其主要议题(或内容)。 4、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20010909，无月日的日期用00代替，如20010900、20010000。5、页数：每一件归档文件的页数。,文书档案整理规则（编目）,备注：注释文件需说明的情况。1盒内文件情况说明栏内填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2整理人栏内填写负责整理归档文件的人员姓名。3检查人栏内填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。4日期栏内填写归档文件整理完毕的日期。,文书档案整理规则（装盒）,7.2归档文件目录用纸幅面尺寸必须采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。每盒档案输入电脑后有固定格式可自动拉出来。（做好文件材料的归档整理后，即分类、排列、编号后，需要把文件按格式输入电脑，用档案局统一免费提供的档案管理软件浙江省行政村档案管理软件，点击按件装订，设置年份，按盒号进行输入，输入完毕后软件已提供归档文件目录、案卷目录等，只需拉出来就可以，每盒打开放入归档文件目录和备考表。 7.3归档文件目录应一份装盒，一份装订成册并编制封面。一般每年装订一册。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限，机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时就使用全称或规范化简称。,文书档案整理规则（装盒）,8.1将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。 8.2档案盒的外型尺寸为310mm220mm(长宽)，盒脊厚度根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 8.3档案盒封面全宗名称栏内用黑色填写(或刻填)。 8.4档案盒在盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并设置机构(问题)等选择项。村级档案只需填写年度（如2006）、保管期限（永久、长期、短期）、起止件号（见盒内文件材料起止号）、盒号（按年度连续排列，永久在前，长期其次，短期最后）。,会计档案的整理（定义）,会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。,会计档案的整理（归档范围）,一、归档范围 1）会计凭证。会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 2）会计账簿。会计账簿由一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账薄。 3）财务报告。财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件。主要有月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 4）其他会计核算资料。其他会计核算资料是指属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由会计部门负责办理的有关数据资料。包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。,会计档案的整理（组卷）,二、会计档案的组卷： 就是按照其形成规律和有机联系，区分不同的类型和保管期限，将会计核算材料组成保管单位案卷的过程。 （一）会计凭证的组卷： 会计凭证可按年、月顺序立卷整理，一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本，个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本。,会计档案的整理（组卷）,会计凭证装订前的准备工作：1、 按凭证编号顺序排列，检查日期、编号是否齐全； 2、 按凭证汇总日期归集（如按上、中、下旬汇总归集）确定装订成册的本数； 3、 摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针） ，对大小不一的凭证要折叠或粘贴成与记账凭证单大小一样的规格，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；4、 整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单等凭据是否随附齐全；5、 记帐凭证上有关人员（如财务主管、复核、记帐、制单等）的印章是否齐全。,会计档案的整理（组卷）,二）会计账簿的组卷： 会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理，对总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿等分别立卷装订。 会计帐簿立卷装订的步骤： 编页号、填写卷内目录、填写备考表后，加会计档案案卷封面，用“三孔一线法”的方法装订。 装订时应注意：订本式账簿应保持原来面目，贴上封面，装入硬卷盒保管；活页式或卡片式账簿应去掉账夹，抽出空白页，三孔一线法装订。会计档案卷内目录 顺序号 责任者 文件材料名称 日期 页号 备注,会计档案的整理（组卷）,（三）财务报告的组卷 财务报告按年度、保管期限立卷。会计年报和季、月报应分别立卷装订，其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订。 会计报告的立卷装订步骤 编页号、填写卷内目录、填写备考表后，加会计档案案卷封面，用“三孔一线法”的方法装订。 装订时应注意：会计报表应折叠成卷内目录规格大小，使用会计档案或文书档案的封面 立卷时也可以按会计报告的幅面设计软封面，放入A4大小的卷盒中保管。四）其他会计核算资料的组卷 其他会计核算资料可按年度问题结合保管期限分别立卷装订。如银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本。,会计档案的整理（编目）,三、保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。 会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。 具体每一卷会计档案的保管期限，严格按照会计档案管理办法规定的会计档案保管期限表来确定。 四、会计档案的编目会计档案的排列编号。一般会计凭证按形成时间顺序排列；会计账簿、财务报告和其他类按保管期限长短排列。 具体排列编号方法有两种： 第一种，年度流水编号法：按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类的顺序排列，一年的全部会计档案编一个大流水号（案卷号）。 第二种，分类流水编号法：会计凭证、会计账簿、财务报告和其他类按类别分开排列，各编一个流水号（案卷号）。,会计档案的整理（编目）,编制案卷目录 案卷目录既是会计档案的保管清册，也是会计档案的检索工具。案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制，内容包括：案卷号、题名、年度、页数、保管期限和备注等。,特种载体档案的整理规则（照片、录音、录像、实物）,特种载体档案的整理 一、照片档案的整理 （一）基本概念 1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。 2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。 （二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成,照片档案的整理规则（收集）,（三）照片档案的收集 1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片； 2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片； 3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； 4、本单位工作中选用的外单位的照片。,照片档案的整理规则（整理）,四）整理要求 照片的整理 1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在的联系。 2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。 3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号。 4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。,照片档案的整理规则（编写说明）,文字说明的编写 1、照片的说明，主要包括符号说明和文字说明。 2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。 3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素 4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁，约在200字以内。 5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的下方或者左侧、右侧书写。数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存。,声像档案的整理规则,二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期等项目。,实物档案的整理规则,三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。,科技档案的整理规则（定义）,科技档案整理方法（包括基建档案、设备档案等）基本建设指的是固定资产建设。基建程序：n 、规划决策：提出项目建议、进行可行性研究、编制计划任务书、选址； 、设计：方案设计、初设、施工图设计； 、前期准备：招投标、征地拆迁； 、施工： 、竣工验收 、使用维修,科技档案的整理规则（形成及其归属）,形成档案及其归属n 项目申请报告及批准文件、可行性研究报告、计划任务书、厂址选择报告、资源调查报告、初步设计、施工图设计、招投标、征地文件、工程承包合同、施工图会审纪要、施工组织设计、开工报告和许可文件、施工图预算、施工记录、更改设计通知单、特种载体、工程质量事故处理及报告、施工小结、竣工图、验收文件、监理文件形成档案及其归属n 建设单位归属：n 施工单位n 设计单位n 监理单位,科技档案的整理规则（形成及其归属）,设备仪器档案 、订购 、装运 、开箱验收 、安装调试 、使用维修形成档案及其归属 设备申请报告及批准文件、技术经济调查报告及批准文件、招投标材料、考察材料、合同协议、开箱记录、随机材料、安装调试记录、验收记录、维修记录,科技档案的整理规则（文件有机联系）,文件有机联系的几种状态 一项目或单位工程、分部分项工程的文件。 1、问题、事故处理形成的一组文件。2、 请示与批复3、 一组会议材料4、 就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料等 5、 系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单等。6、 设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件，自成体系、互为联系。7、 某一组实验记录8、 维修记录,科技档案的整理规则（整理方法）,四、档案整理流程与方法系统收集、科学分类、合理立卷、卷内文件整理、卷内目录与备考表填写、 案卷封面填写 案卷装订,科技档案的整理规则（注意事项）,一）系统收集： 对照归档范围，接收收集各部门、各有关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符合原始、完整、准确等要求。 区分不作为科技档案归档的文件。如文书文件、普法性文件、重份文件、事务性文件等,科技档案的整理规则（形成及其归属）,立项申报文件，注意原件的收集；项目筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。 招投标文件，应包括招标公告、招标书、投标书、招标会议材料、评标决标材料、中标通知书、承包合同、未中标文件等文件材料。 征地拆迁、政策处理：与个人签定的原始凭证n 施工文件，加强竣工图的规范化编制工作，确保质保材料、技术文件的原始性。 设计文件，着重注意全过程文件的形成积累，强调变更文件的完整性与原始性，绝对避免复印件、传真件。,科技档案的整理规则（设备档案）,设备考察材料、设备试运行记录、科研项目推广运用、产品售后服务,科技档案的整理规则（分类）,（二）科学分类n 分类是为整理、编目、进行系统化管理的需要。n 分类要根据科技活动性质、阶段等情况设置类目。n 分类要清楚，不能相互交叉、包容。（三）合理分卷卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过某种方法形成一个个案卷。n 卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。n 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。不超过公分n 卷盒内可以存放用软卷皮装订的一个或多个卷夹；也可以采用件保管的方法。,科技档案的整理规则（立卷）,基建档案的立卷n 管理性文件材料：按问题组卷按时间和单位组卷施工（监理）基础资料：按工程部位（单位、分部、分项工程）组卷；按材料性质组卷,科技档案的整理规则（立卷）,设备档案的立卷n 维修记录单独立卷n 一般情况其它材料单独立卷n 大型设备：前期、招投标材料、合同与随机材料及验收记录、调试记录,科技档案的整理规则（整理）,四）卷内文件整理n 查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金属物。n 卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在后。n 卷内文件编号：按件整理的，逐件盖档号章；整卷装订的，从001起编页号。n 卷夹一般不超过2公分（200页），卷盒可以在2-4公分。不超过公分,科技档案的整理规则（整理）,几种卷内文件具体排列方法（1）图样文件j按隶属关系k按总体和局部关系l按图幅比例m按地区特征n按时间顺序（2）文字型文件j按重要程序k按地区l按时间m按逻辑关系；复文在前，来文在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿（原稿）在后。(3)图文混合型的一般的文字在前，图样在后；如果文字只起补充说明的，则图样在前，文字在后。,科技档案的整理规则（形成及其归属）,五）卷内文件目录与备考表的填写n 最好激光打印n 字段格式符合要求n 字体大小适当。 如何填写卷内目录 序号：文件的顺序号n 文件编号：完整的代字代号n 责任者：文件的形成者，单位全称或规范化简称。n 文件材料题名：文件名称。注意无名称、名称不准确及表式名称的填写。n 日期：文件形成时间，用20010226表示。n 页号：文件所在卷的页号。n 备注：需说明的情况。,案卷封面内容填写 立卷单位：案卷的形成单位。n 立卷时间：卷内文件的起止时间n 保管期限：对照保管期限表，从案卷保管单位的角度确定是永久、长期、短期。n 密级：文件自然形成的绝密、机密和秘密。1、脊背的案卷标题用150克的白色书写纸制作并粘帖2、白色纸长、宽与脊背相同。案卷脊背式样）七）案卷的装订1、卷装订的，用电钻三孔一线线装订 2、件装订的，用包角或缝纫机踏。左上角空白处逐件盖上档号章,档案利用大事记的编写要求 用材真实、记而不评。 大事突出、要事不漏、小事不要。 系统条理、简明扼要。 时间力求确切，排列有序。 要体现出五个要素（时间、地点、主要人物、事件的前因、事件的后果）,大事记的编写步骤 大事记，由大事时间和大事记述两部分组成。首先要明确大事记的时间界限和内容范围； 其次要广泛收集与之相关的档案文件和其他相关材料； 第三是摘录应该列入大事记年表的事实； 第四是对摘录的事实进行审核；第五是按计划排列大事，组成完整的系统。,大事记的内容结构由封面、正文两部分组成 。p 封面： 大事记名称：单位名称+“大事记” 大事记起止年度 全宗号 编制单位 编制时间p 正文：由大事记述和时间两部分组成。,大事记的记述范围p 大事记记述范围要全面记述反映机关职能活动和反映本机关工作特色的大事、要事。本机关召开的各种代表大会和重要的专业会议；2、本机关发生的重大事件和影响较大的活动；3、本机关重大的组织机构调整和认识任免；4、本机关发布的重大决定、决议事项；5、本机关对社会上某些重大活动的态度和反映；6、上级党、政府机关对本机关发布的重要指示、批示、批评、表彰等事项；7、各种报刊对本机关的经验介绍、批评等方面的报道；8、上级领导来机关视察的情况；9、本机关先进人物的事迹；10、各类重大事故；11、重要的外事活动12、在业务职能活动中发生的大事、要事。,组织沿革 组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的组织机构、人员编制、体制变革情况的参考资料。一般可分为机关组织沿革、地区组织沿革、专业系统组织沿革。,组织沿革的内容包括：1、历史概况、行政区划、建制变更情况2、机关的性质、任务、职权范围和隶属关系3、机关内部组织机构的设置和人员编制变化4、机关领导人的任免情况5、机关名称的变更、办公地点迁移等情况。,组织沿革的编写方法: 编年法（按年度编写）v 系列法（按机构或问题编写）v 阶段法（按历史阶段编写）v 采用文字叙述和图表结合的方式编写。,绍兴县行政村档案规范化建设测评标准,项目评分内容标准分减分说明得分组织领导20分1、有村书记或村民委员会主任分管档案工作，专题研究村级档案管理，及时解决档案工作中的实际问题。5未明确分管扣2分；未开会研究扣1分；实际问题未解决扣1-2分。2、建立了村档案室，集中统一管理行政村各类档案。5未建立村档案室扣2分；档案未集中统一管理扣3分。3、配备或明确了政治素质好的档案人员，并经过档案业务培训。4未确定档案员不得分；未培训扣2分。4、制定了档案管理相关制度，并得到贯彻落实。4无制度不得分，未执行好扣1-2分。5、开展了档案法制宣传教育工作，村干部档案意识强。2未开展不得分,安全保管20分1、有符合档案保管条件的档案专用库房。6无专用库房不得分，库房条件差扣1-2分。2、有数量充足，符合档案保管要求的档案装具。4装具数量不足扣1分；装具不规范扣1分。3、有防光、防火、防盗等保护档案的措施。3少一项扣1分。4、档案无霉变、虫蛀、鼠咬、发黄变脆等现象。4有一种现象扣1分。5、无档案损毁、丢失、涂改和泄密等违法行为发生。3发生一种违法行为不得分。,科学管理35分1、每年定期做好归档工作，并有登记手续。3归档不及时酌情扣分；无登记扣1分。2、村党组织、村民委员会、村集体经济组织等村级组织的档案收集齐全。4不完整酌情扣分。3、村级财务档案收集齐全。4不完整酌情扣分。4、村务公开和民主管理的档案收集齐全。4不完整酌情扣分。5、行政村整治、规划和建设的档案收集齐全。4不完整酌情扣分。6、建立了村民档案，内容包括基本情况登记、养老保险、医疗保险等关系村民切身利益的材料。4未建立村民档案，不得分；归档内容不完整，酌情扣分。7、文书、科技、会计、声像等各种门类和载体的档案按照村级档案的归档范围收集完整。4不完整酌情扣分。8、档案分类科学，整理符合规范要求。6分类不科学扣1-2分；整理不规范扣1-2分。9、编制了档案案卷目录和文件目录。2无案卷目录扣1分，无文件目录扣1分。,开发利用25分1、档案人员熟悉室藏，能及时准确地调阅案卷，借阅有登记。5档案人员对室藏不熟悉扣1-2分；借阅不登记扣1-2分。2、除确需保密的外，村档案室随时向村民提供查阅档案服务，并根据利用需求定期公布档案目录。4不向村民提供利用不得分。未开展档案目录公布工作的，扣1分。3、根据档案编写了村大事记、基础数据汇编、历史沿革等材料。6少一种扣2分。4、应用计算机管理系统进行档案管理和检索。4未应用不得分。5、利用档案为发展经济、新村建设、村务管理、调解纠纷等发挥了积极作用。（举3例说明）6少1例扣2分。,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,文书档党群村务类1上级针对本村设立、撤销、范围调整的通知、批复永久2上级针对本村党组织建设、村务管理、村务公开和民主管理等工作下发的通报、通知、批复等重要的永久一般的长期3上级关于社会主义新农村建设、公民素质教育等全面性工作的计划、总结、报告、决定、通知需执行的长期不需执行的短期4上级普发的关于财务、财产、税收、物价、统计、人口普查、审计、收益分配工作的规定、意见、报告、通知需执行的长期不需执行的短期5上级领导人来本村视察、检查工作中形成的讲话、批示等有关材料永久6村党组织、村委会、村务公开监督小组、民主理财小组、村经济合作社以及妇委会、共青团、老年协会等群团组织的年度工作计划、总结、报告年度以上长期年度以下短期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,7村党组织、村委会、村务公开监督小组、民主理财小组、村经济合作社以及妇委会、共青团、老年协会等群团组织的会议记录、学习记录、讨论通过的决议、规定等永久8本村民委员会及下属企事业单位、组织的工作规划、计划、总结、意见、决定、通知、报告、情况汇报、简报、调查研究、目标责任制考核、创业承诺等永久9上级针对本村和本村关于召开党员大会、村民代表会议、村民会议、劳模表彰会等重要工作会议的通知、名册、决定、会议报告、会议记录、典型材料等永久10上级针对本村和本村关于召开民主恳谈会、村务听证会、民兵会议等一般工作会议的通知、名册、会议报告、会议记录等材料长期11本村党组织、村委会、妇委会、老年协会、计划生育协会、共青团、民兵等行政村各级组织的换届选举材料和上级批准文书等永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,12本村村民代表选举有关材料等永久13上级针对本村和本村关于村党组织、村委会、经济合作组织、各类群团组织的机构设置和调整（撤并、更名）、启用印章的通知、批复、决定等永久14上级针对本村和本村关于党（团）员发展、干部教育培养、干部任免、分工、违纪处理、廉政建设的规定、决定、意见、通知长期15本村党组织、团支部关于入党（团）批准书存根、预备党团员转正存根、组织关系介绍信和存根等长期16本村党员、团员、干部、村民、教师、职工、暂住人口基本情况登记表、名册，先进集体、劳动模范、先进工作者呈批材料等长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,17本村土改、镇反、四清、社教等运动形成的阶级成份登记表、名册，纠正错划阶级成份登记表、名册，平反冤假错案落实政策的决定、综合材料永久18上级针对本村和本村关于国民经济计划、财产管理、集体经济项目承包的规定、计划、报告、通知永久19上级针对本村和本村关于民兵、征兵退伍、计划生育、婚姻、妇女工作、自然灾害、交通安全事故等有关民政、文教、卫生、交通、安全等工作的意见、决定、计划、总结、处理报告、通报、通知、名册、审批表等重要的长期一般的短期20本村招商引资、出国考察、友好往来、经贸洽谈等活动中形成的文件材料长期21本村关于税收征管工作的统计报表、登记表等文件材料年度以上长期年度以下短期22本村民主评议村干部形成的材料，村务、财务公开全过程形成的材料，重要决策事项、重大建设项目各阶段公开意见反馈记录，以及村务公开和民主管理过程中形成的其他文件材料长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,23上级机关对财务公开内容的批复意见，对村级财务的审计结论等长期24本村关于村民建房、建墓用地呈报表、审批表、临时用地审批表，村民宅基地调查登记表等永久25本村在拆迁安置、移民过程中形成的通告、办法、意见、规定等文件材料长期26本村与有关单位、个人签订的土地转让、房屋转让、资产转让、拍卖和评估等各类合同、协议书、契约、承包方案、责任状等永久27村各个历史时期形成的土地房产证存根、林权证存根，水库、塘堰使用权证、界定图纸和登记表等永久28村固定资产登记，村集体资产产权证书永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,29本村人口统计年报及四项变动（本村出生、户口迁入、迁出、死亡人口）登记表、计划生育统计年报，暂住人口登记材料，其他关于人口普查、户口登记工作的统计表、登记表、名册等永久30本村农业、工业、村集体经济、农村经济收入分配和效益统计年报等各类统计报表年度以上长期年度以下短期31本村其他各类统计报表年度以上长期年度以下短期32本村形成的重要专题调查材料、汇报材料及村文化古迹保护等文件材料长期33上级针对本村和本村关于实施乡镇康庄工程、农村电网建设与改造工程、信息网、流通网等基础设施建设的计划、总结、决定、通知长期34本村在小康示范村、文明村、示范村、生态村、优秀党组织、先进个人和组织等“三个文明”建设先进单位的评比和建设活动中形成的计划、总结、报告、决定、通知、先进事迹、经验介绍、申报、验收等文件材料长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,35上级针对本村和本村关于实施“千村示范、万村整治”工程的计划、总结、决定、报告、通知、申报、验收等文件材料长期36上级针对本村和本村关于实施“水资源保障”、“千库保安”、“千万农民饮用水工程”、“千万亩十亿方节水”、“万里清水河道”等工程的计划、总结、决定、报告、通知、申报、验收等文件材料长期37环境卫生、绿化、美化等事务性工作中产生的文件材料短期38有关本村区划调整、地界设置、区域平面图、概况及说明文件等材料永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表,39村所属房产、土地、重要资产登记表，重要财务使用、所有权变更，工资名册、财产、物资等交接凭证、清册、统计台帐等永久40本村关于重大行政事务、文书、档案、保密等工作的意见、办法、规定、通知长期41反映本村重要活动事件的剪报及报刊杂志登载的本村各种材料短期42本村的大事记、组织沿革、年鉴、村名、村史、家谱、家史及著名人物手稿、日记、村志、章程、条例、村规民约、民主管理等规章制度永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表(综治）,43本村关于综合治理、安全防范的各项工作制度，以及综合治理网络建设的有关文件材料长期44上级针对本村和本村关于治安保卫、综合治理、违纪违法案件查处、司法调解、法律援助、民事调解、来信来访、保障老年人、妇女儿童、残疾人合法权益等工作中形成的计划、总结、处理报告、通报、通知、名册、申报材料、审批表等文件材料短期45本村有关帮教、劳改、监管、释放人员管理的文件材料短期46本村在平安村、安全村、民主法治村等综合治理先进单位创建过程中形成的计划、总结、报告、决定、通知、先进事迹、经验介绍、申报、验收等文件材料长期47本村治安检查、治安管理、消防检查的文件材料短期48本村民事调解、纠纷处理协议书长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（社会保障）,49本村最低生活保障对象、五保户、特困户的审批材料长期50本村烈属、牺牲、病故及现役军人家属、革命伤残军人、老复员军人、带病回乡退伍军人、义务兵、残疾人等优抚文件材料长期51上级针对本村和本村关于劳动工资、劳保福利、社会救助、抚恤救灾、公益劳动、殡葬改革、收养赡养、养老保险、退职退休工作的通知、报告、批复、审批表等长期52本村有关社会保障工作的各类统计报表、登记册长期53本村新型合作医疗、失地农民养老保险等人员名册长期54本村社员养老金、股份分红、福利等发放清单，其他关于村民收益分配工作的意见、规定、通知、登记表、名册等长期55上级针对本村和本村关于就业培训、劳动保障、殡葬改革、抢险救灾等工作的文件材料长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（农业）,56上级关于农业生产、农机、农经、农商、多种经营等工作的规定、意见、讲话、通知等短期 57上级关于减轻农民负担工作的意见、规定、办法、通知短期 58上级关于粮食生产、购销、流通、存储、粮食增收等工作的意见、规定、办法、通知短期 59上级关于林业、牧业、渔业、盐业、水产养殖、土地、山林、水资源管理等工作的规定、意见、讲话、通知等短期 60上级针对本村和本村关于防汛、抗洪救灾、农业重大自然灾害预报预警等工作的报告、总结、通知。长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（农业）,61上级针对本村和本村关于动植物重大疾病防控、农产品安全检测、农资供应、农产品营销、农业保险等工作的意见、规定、办法、通知长期62上级针对本村和本村关于农业结构调整、发展优势和特色农业、农业科技创新、高效生态农业、农业高新技术和先进适用技术推广、新型农业生产模式等工作的意见、规定、办法、通知长期63上级针对本村和本村关于农业综合开发、基本农田保护、农田改造、土地整理、山区小流域综合治理、农田水利建设、地力培育、耕地占用和补偿、生态公益林保护和补偿等工作的意见、规定、办法、通知、统计表等长期64上级针对本村和本村关于粮棉油菜生产、加工、销售和林、蚕、牧、副、果树生产、水产养殖、多种经营、科学种田、植物保护以及村民家庭经济发展等文件材料。长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（农业）,65本村在农（副）业生产、土壤普查、农田水利建设和农业综合开发等活动中形成的统计报表、登记表、图册等文件材料长期66上级针对本村和本村关于实施“强龙兴农”等农业扶持工程的文件材料长期67上级针对本村和本村关于农技信息服务、“百万农民信箱工程”等工作的意见、规定、办法、通知长期68上级针对本村和本村关于开展农村劳动力素质培训、转移就业培训、函授教育、网络教育的规定、决定、意见、通知和登记表等长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（农业）,69上级针对本村和本村关于农业科技人才队伍建设的意见、规定、办法、通知长期70上级关于开展千万农村劳动力培训工程、开办区域性农村劳动力培训基地、乡镇成人学校的决定、意见、通知等长期71本村土地承包的合同、承包书、登记薄、协议书、责任状等文件材料永久72本村植树造林、林业普查及山林承（延）包的合同书、登记薄、协议书、责任状等文件材料永久73本村畜牧业、水产养殖业的合同书、登记薄、协议书、责任状等文件材料长期74本村各种专业户、科技示范户材料长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（企业管理）,75上级针对村办企业、私营企业、个体工商户、市场的管理、安全生产、电力交通、环保、矿产资源管理、计量及产品质量管理的规定、意见、办法、通知短期76上级针对本村和本村关于村办企业、私营企业、个体工商户、市场管理、安全生产、电力交通、乡村建设、环保管理、计量、产品质量管理的办法、规定、意见、批复、计划、通知长期77上级针对本村和本村关于矿产资源管理、开发利用的规定、办法、决定、通知、批复长期78本村关于村级企业原材料采购、管理，产品销售工作的办法、规定、意见、通知、合同、协议永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（基本建设）,79本村发展总体规划、新村建设规划、村镇布局规划、图样及说明书永久80本村的村庄整治工程，道路、桥梁、公园、文化中心、老年活动中心、广场、学校、村办公楼、水电线路安装改造、河塘沟渠保护改造、地下设施、隐蔽工程等公用设施建设工程，垃圾处理场建设等环保工程中形成的规划、计划、总结、报告等文件材料永久81本村基本建设项目的可行性研究、工程选址、土地征用、占用、划拨及呈报审批的报告、计划、方案永久82上级针对本村和本村关于基本建设项目的施工报告、批复、合同、协议永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（基本建设）,83本村基本建设项目工程施工的设计报告、说明书及图表永久84本村村庄整治、公用设施、环保项目等基本建设项目工程的图纸、计划书、预算书及工程设计总目录永久85本村关于村庄整治、公用设施、环保项目等基本建设项目工程设计修改图样，工程会议纪要、总结永久86本村基建工程、施工承包、施工质量返工的报告、方案、合同、协议永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（基本建设）,87本村和有关单位关于基建工程竣工、验收、图样、工程决算的报告永久88本村关于基建工程使用、维修、改建、扩建工作的报告、方案、说明等永久89本村基本建设项目工程中形成的其他各种文字、图表、声像等材料永久,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（设备）,90本村设备、仪器的引进(购买)合同、协议长期91设备仪器图样、使用说明、合格证书、装箱单及安装调试、验收材料长期92本村机器运行、检查、维修记录（凭证）长期93本村关于设备仪器改装、报废的报告方案、总结长期,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（基本建设）,绍兴县行政村档案归档范围和保管期限表（产品）,94产品技术协议、委托书及有关合同永久95设计工艺产品、工装图样、产品检验鉴定、试制定型、验收等材料永久96产品的合格证、使用说明和证书、商标及装箱单永久97产品的文件目录、图样目录及明细表永久科研类98本村关于科学种田、培育优良品种、改良土壤的试验报告、调查总结及名优土特产品说明书等永久,绍兴县行政村档